Dans un monde où les équipes sont de plus en plus dispersées, la vidéoconférence est devenue la norme en matière de communication et de collaboration au sein des entreprises.

Nous connaissons les avantages de la vidéoconférence pour le brainstorming et la résolution de problèmes urgents, mais une dépendance excessive à l'égard de la communication en direct pèse sur la productivité et le moral. Selon une étude réalisée par la plateforme de design Canva, 39 % des travailleurs du savoir aux États-Unis se sentent dépassés par les appels hebdomadaires de vidéoconférence et 48 % se sentent obligés de participer à des appels qu'ils ne jugent pas pertinents pour leur travail.

Pour communiquer de manière efficace dans un environnement distribué, vous devez disposer de l'outil adéquat.

Entrer vidéo asynchrone.

La vidéo asynchrone est une communication vidéo unidirectionnelle enregistrée et partagée pour être visionnée à tout moment. Elle ne remplace pas la vidéoconférence, mais permet d'optimiser la connaissance de la situation et de gérer les charges de travail de manière à ce que, lorsqu'un dialogue en temps réel en temps réel en temps réel soit aussi clair et productif que possible.

La vidéo asynchrone combine la clarté, l'émotion et l'engagement de la vidéoconférence avec la flexibilité, la facilité et la rétention d'un e-mail ou d'un message instantané. C'est un outil puissant qui permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d'améliorer la productivité, c'est facile à mettre en place.

Voici cinq moments cruciaux où vous devriez utiliser la vidéo asynchrone pour avoir un impact dans votre organisation. 

1. Rendre les mises à jour de statut plus efficaces et exploitables

Qu'il s'agisse d'une réunion quotidienne, d'une réunion hebdomadaire ou d'un partage trimestriel au sein d'un service, utilisez la vidéo asynchrone pour préenregistrer le contenu et le faire circuler parmi les parties prenantes concernées afin qu'elles puissent le visionner à la demande.

Non seulement cela permet de gagner du temps en éliminant le passage de témoin procédural d'une mise à jour de statut classique, mais cela permet également à tous les membres de l'équipe d'accéder à des informations cohérentes, indépendamment de leur situation géographique ou de leur emploi du temps.

Il est important de noter que les mises à jour de statut asynchrones offrent à chaque personne une chance égale de s'engager dans le contenu, au moment et au rythme qui lui conviennent. Cela permet de renforcer l'alignement de l'équipe et d'avoir des conversations plus significatives et plus productives lorsque l'on se regroupe pour une réunion en direct.

Passez à l'action : "Faites basculer votre prochaine réunion d'état en enregistrant une brève mise à jour vidéo pour votre équipe. Commencez modestement et ne vous préoccupez pas de la qualité de la présentation - une réunion inversée efficace est authentique et engageante, tout comme une conversation en direct. Comment votre équipe pourrait-elle réagir à votre mise à jour à l'aide d'une vidéo ?

2. Préserver et partager les connaissances institutionnelles pour une meilleure productivité

Vos employés passent beaucoup de temps à expliquer les mêmes outils et processus à leurs collègues. La vidéo asynchrone permet de distiller des informations essentielles dans des modules d'apprentissage de taille réduite auxquels les membres de l'équipe peuvent accéder quand et où ils en ont besoin.

Les employés peuvent trouver des informations à la vitesse où ils en ont besoin en en recherchant dans une vidéo asynchrone pour trouver la réponse précise à leur question, sans avoir à regarder l'enregistrement dans son intégralité ou à se fier à d'autres collègues.

La création d'une bibliothèque d'apprentissage interne composée de vidéos simples et auto-enregistrées améliore la productivité et l'efficacité à court terme, tout en préservant les connaissances institutionnelles clés à long terme.

Passez à l'action : Demandez à chacun des membres de votre équipe d'enregistrer une vidéo informelle sur un outil ou un processus commun essentiel à leur travail. Partagez cette mini-bibliothèque d'apprentissage vidéo avec l'ensemble de votre service. Quel est son impact sur la productivité ? Pourrait-elle inciter d'autres équipes à faire de même ?

3. Assurer un accueil cohérent et attrayant

Une expérience d'intégration solide est essentielle pour motiver les nouveaux employés et les préparer à la réussite, en particulier lorsque les équipes sont de plus en plus réparties sur différents sites, fuseaux horaires et régions.

La vidéo asynchrone permet de normaliser les processus d'intégration qui dépendent généralement de chaque responsable ou bureau, créant ainsi une expérience plus équitable pour tous les employés. Les modules à la demande permettent également aux responsables de se concentrer sur les aspects plus collaboratifs et de renforcement de l'esprit d'équipe de l'intégration.

Les vidéos auto-enregistrées sont également un moyen efficace de développer la culture. Elles peuvent humaniser des sujets qui pourraient sembler arides dans un document ou un powerpoint et aider les nouveaux embauchés à connaître leurs collègues en mettant des visages sur des noms.

Passez à l'action : Normalisez une partie de votre processus d'intégration des employés grâce à la vidéo asynchrone. Commencez par un sujet qui s'applique à tous les nouveaux employés et qui contribue à démontrer votre culture, comme une explication des valeurs de l'entreprise ou des principes de leadership. Quels autres éléments de votre processus d'intégration pourraient être diffusés de manière asynchrone ?

4. Optimiser et étendre les programmes de formation

L'époque de l'approche unique de l'apprentissage et du développement est révolue. Les employés attendent des programmes de formation flexibles auxquels ils peuvent accéder quand, où et sur les appareils qu'ils préfèrent.

La vidéo asynchrone permet à l'apprenant de contrôler son expérience de formation, ce qui améliore l'accès, l'engagement et, en fin de compte, les résultats de l'apprentissage.

Pour les formateurs, la possibilité d'enregistrer des vidéos de formation simples et autoproduites permet une plus grande évolutivité. Le contenu à la demande permet également d'optimiser les calendriers et les budgets de formation en réduisant les besoins de déplacement ou d'alignement des horaires.

Passez à l'action : Enregistrez votre formation - c'est une première étape essentielle pour améliorer l'accès et l'engagement. Ensuite, identifiez un moyen d'introduire une plus grande flexibilité dans votre prochaine initiative de formation, par exemple en enregistrant le matériel d'introduction sous la forme d'une pré-visite asynchrone. Quel est l'impact sur votre calendrier et votre budget de formation ?

5. Saisir les assemblées générales et les présentations des principaux dirigeants

Une communication d'entreprise claire et cohérente est essentielle pour assurer la cohésion de l'ensemble de l'organisation dans un environnement de travail hybride.

L'enregistrement des mises à jour importantes de l'entreprise sous forme de vidéos asynchrones aide non seulement les dirigeants à partager le même message entre plusieurs bureaux ou pays, mais donne également aux employés suffisamment de temps pour assimiler les informations et poser des questions réfléchies.

En outre, la création d'une bibliothèque de présentations antérieures permet de responsabiliser les dirigeants et les employés de l'entreprise par rapport aux objectifs de l'organisation.

Passez à l'action : Divisez votre prochaine réunion publique d'entreprise en une veille asynchrone et une discussion synchrone. Enregistrez et diffusez les principales annonces, puis encouragez les employés à poser des questions avant la réunion en direct. Quelle différence constatez-vous dans le volume des questions ou la qualité de la discussion ?

À quoi sert la vidéoconférence ?
Le seul moment où il faut éviter la vidéo asynchrone

Lorsque des problèmes urgents surviennent, comme un produit défectueux ou un client en colère, il est préférable d'utiliser la vidéoconférence pour éteindre l'incendie. La vidéo asynchrone retarde la communication de par sa conception. Par conséquent, lorsqu'un problème urgent survient, vous devez toujours vous tourner vers la vidéoconférence en temps réel pour réfléchir et résoudre rapidement les problèmes avec votre équipe.

La vidéo synchrone et la vidéo asynchrone sont des compléments et non des substituts. Envisagez différentes méthodes pour chacun de vos besoins de communication. En équilibrant la vidéoconférence en direct et la vidéo enregistrée à la demande, vous pouvez mettre en place un modèle de travail engageant et productif qui permet à votre entreprise de rester compétitive dans un paysage commercial en constante évolution.

 

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