Twitter s'est un jour trouvé être un sujet involontairement populaire sur sa propre plateforme. Les médias ont fait un grand battage autour de l'éviction du directeur général Dick Costolo, de la passation provisoire de la direction à Jack Dorsey, cofondateur et ancien directeur général de la société, et de la personne qui allait être choisie pour prendre les rênes de la société à long terme (Snoop Dogg, quelqu'un ?).

La transition à la tête de Twitter a été rendue d'autant plus difficile par un certain nombre de facteurs. L'entreprise avait déjà connu des transitions difficiles au niveau de la direction générale. Et plus d'un an après son introduction en bourse, Twitter ressentait une fois de plus les tensions entre ses investisseurs, alors que le cours des actions du concurrent Facebook s'envolait tandis que ses propres actions stagnaient.

Mais bien sûr, Twitter est loin d'être le seul à devoir relever le défi de l'embauche de nouveaux cadres supérieurs.

Aujourd'hui, il est courant que les entreprises fassent appel à des cadres supérieurs extérieurs à l'entreprise. Plus de 1 poste de PDG sur 5 est confié à des candidats externes et, dans certains secteurs, jusqu'à 60% de tous les postes de cadres supérieurs sont confiés à des étrangers. Alors que la plupart des transitions de cadres supérieurs sont précédées d'un préavis de deux semaines, les nouveaux cadres ont rarement le temps d'apprendre les tenants et les aboutissants de l'entreprise avant de prendre leurs fonctions.

Même les changements planifiés de dirigeants sont des moments importants dans les opérations d'une entreprise - et il est essentiel de les réussir pour garantir la continuité des opérations. C'est pourquoi, dans pratiquement toutes les entreprises, la mise en place d'un programme d'intégration des cadres qui fonctionne est devenue une tâche essentielle pour l'équipe de formation et de développement.1

 

Ce qui rend l'intégration des cadres différents

La plupart des entreprises ont déjà découvert que les programmes formels d'accueil des employés constituent un investissement judicieux. Selon un rapport du Aberdeen Group, les entreprises qui proposent un programme d'accueil ont un taux moyen de rétention des employés supérieur de 30 points à celui des entreprises qui n'en ont pas. Des techniques d'intégration bien exécutées entraînent des résultats positifs tels qu'une plus grande satisfaction au travail, de meilleures performances professionnelles et un plus grand engagement organisationnel.

Cependant, tous les besoins en matière d'intégration ne sont pas les mêmes.

Dans la plupart des entreprises, les postes de première ligne et de gestion d'équipe sont souvent recrutés pour des compétences ou des capacités spécifiques qui peuvent être enseignées. L'intégration de ces postes est souvent une tâche relativement routinière de formation pour s'assurer que les compétences de chaque nouvelle recrue correspondent aux processus préférés de l'entreprise.

Cependant, les cadres dirigeants sont généralement recrutés non pas pour une compétence professionnelle unique, mais pour leur capacité à synthétiser des informations et à utiliser ces connaissances pour éclairer l'action. L'intégration de ces dirigeants ne consiste donc pas à apprendre à quelqu'un comment faire quelque chose, mais à lui enseigner ce qu'il faut savoir à l'adresse .

Lorsqu'une opportunité se présente ou qu'une crise se profile, les entreprises attendent de leurs dirigeants qu'ils comprennent le paysage et agissent. Ils doivent savoir comment les systèmes informatiques existants sont le plus susceptibles de tomber en panne et quelles sont les failles. Ils doivent comprendre le statut global des défis juridiques et concurrentiels et reconnaître les impacts qu'ils peuvent avoir sur les plans de communication. Lorsque la chaîne d'approvisionnement menace de se rompre, ils doivent être en mesure de trouver le bon plan B.

Toutes ces connaissances, et bien d'autres encore, existent déjà dans chaque entreprise, et c'est le travail de executive onboarding de les rendre accessibles aux nouveaux dirigeants. Bien qu'il s'agisse d'informations presque impossibles à documenter, il est possible de les saisir.

 

La politique et les procédures de l'entreprise sont des sujets idéaux pour la formation vidéo, en particulier pour les cadres très occupés qui n'ont pas toujours le temps de suivre des cours en classe.

 

Ce qu'un programme complet d'intégration des cadres doit comprendre

Lorsque les équipes de formation et de développement cherchent à fournir des documents d'accueil précieux aux nouveaux dirigeants, la première priorité doit toujours être de recueillir des informations. Un certain nombre de détails peuvent s'avérer essentiels pendant les 90 premiers jours des nouveaux dirigeants, aussi les équipes de L&D voudront-elles s'assurer de mettre à disposition le plus d'informations possible. La provenance de ces informations sera différente pour chaque entreprise. Pour la plupart, les ressources suivantes aideront à établir une base solide de connaissances.

Entretiens avec les cadres sortants

La meilleure ressource pour la plupart des nouveaux dirigeants sera leur prédécesseur. Les nouveaux dirigeants chanceux peuvent avoir le luxe de passer plusieurs semaines ou mois à travailler côte à côte avec la personne qui occupe déjà le poste pendant la transition. La plupart d'entre eux, en revanche, ne rencontrent jamais la personne qu'ils ont remplacée et sont contraints d'apprendre les subtilités du rôle par eux-mêmes.

Les équipes chargées de la formation et du développement peuvent faciliter les transitions abruptes en travaillant avec les cadres qui partent afin de saisir et de préserver autant que possible leurs connaissances institutionnelles avant qu'ils ne prennent la porte. Comme le note le New York Times ( ), les entreprises ont de plus en plus commencé à enregistrer les connaissances de leurs experts en la matière, afin de garantir que ces connaissances puissent être transmises aux vagues successives d'employés.

Chaque fois qu'un dirigeant quitte l'entreprise, les équipes de L&D doivent prévoir de prendre du temps avec le dirigeant sortant pour enregistrer autant que possible les éléments suivants :

  • Les détails de leur travail quotidien, y compris toute information sur le fonctionnement des systèmes/programmes et sur l'identité des principaux membres de l'équipe et des parties prenantes.
  • L'état d'avancement des projets existants et proposés
  • Obstacles et défis courants auxquels il faut s'attendre

Les cadres qui partent veulent généralement s'assurer qu'ils ont quitté l'organisation en de bonnes mains et sans brûler les ponts, et sont donc généralement plus que disposés à partager leurs idées.

Le point de vue des futurs collègues

Si un prédécesseur peut aider un nouveau dirigeant à mieux comprendre son rôle, les autres dirigeants de votre organisation contribueront à façonner la façon dont votre nouveau dirigeant travaille au sein de votre entreprise.

La plupart des nouveaux dirigeants prévoient de prendre le temps de rencontrer leurs collègues dans le cadre de leurs 90 premiers jours de travail. Cependant, l'attente souvent nécessaire pour que les calendriers de deux dirigeants s'alignent peut être considérable. Ce temps d'attente ne fait qu'augmenter si les deux ne travaillent pas dans le même bureau.

De plus, attendre la réunion en face à face est souvent une perte de temps, quel que soit le temps qu'il faut pour la programmer. Les cadres chevronnés savent généralement déjà quelles informations ils veulent partager avec un nouveau collègue. En saisissant ces informations à l'avance et en les partageant immédiatement, vous aiderez le nouveau dirigeant à se mettre au courant plus rapidement et à avoir une discussion plus informée une fois que les horaires de chacun seront ouverts.

Chaque fois qu'un nouveau dirigeant arrive à bord, les équipes L&D doivent prévoir de rencontrer d'autres dirigeants et de noter les points suivants :

  • Les détails du fonctionnement des équipes de chaque dirigeant, ainsi que les projets et programmes auxquels ils participent.
  • La manière dont l'équipe de chaque dirigeant interagit généralement avec l'équipe du nouveau dirigeant.
  • Des informations de niveau exécutif sur les stratégies ou les initiatives actuelles de l'entreprise.

Alors que les organisations s'aplatissent et que les opérations allégées entraînent davantage de dépendances entre les équipes, les dirigeants de la plupart des organisations se réjouiront de pouvoir nouer des relations bien informées avec de nouveaux collègues cadres.

Rapports d'experts en la matière

Si les collègues qui partent et ceux qui restent peuvent aider une nouvelle recrue à se mettre à niveau dans son rôle, un autre élément essentiel de l'intégration des cadres consiste à s'assurer que les nouveaux dirigeants comprennent les forces et les faiblesses des processus, programmes, systèmes et services de l'entreprise. La plupart des cadres n'auront pas besoin de devenir des experts en la matière pour connaître les rouages de ces opérations, mais un tour d'horizon complet des aspects les plus importants de l'entreprise peut mettre en évidence des problèmes ou des opportunités pour un regard neuf.

L&Les équipes de D doivent prévoir de faire appel à des PME à chaque fois qu'un nouveau cadre arrive, afin de s'assurer que les nouveaux dirigeants connaissent les tenants et aboutissants du fonctionnement de votre entreprise et de vos offres. Assurez-vous d'inclure :

  • Une vue d'ensemble de votre produit, y compris le temps de développement, le cycle de vente typique et les informations sur la concurrence.
  • Une vue d'ensemble de vos clients, y compris les types de clients cibles et halo, les niveaux de service et les problèmes actuels, ainsi que les projets d'expérience utilisateur prévus.
  • Une vue d'ensemble de vos écosystèmes technologiques, y compris les projets et problèmes actuels les plus prioritaires pour l'informatique, l'ERP et le SCM.
  • Une vue d'ensemble de vos problèmes juridiques et comptables, y compris les exigences réglementaires de votre État et de votre secteur d'activité, ainsi que des évaluations et des projections du marché pour les yeux de l'intérieur seulement.

Pour les nouveaux cadres, la possibilité d'entendre des experts en la matière aide à identifier les ressources et à savoir où se situent les dépendances. Pour les experts en la matière, l'occasion de fournir une vue d'ensemble à un nouveau cadre peut souvent être une chance de démontrer la valeur et d'offrir des idées sur la façon dont les processus ou les systèmes existants peuvent être améliorés.

Formation et information réservées aux cadres

Dans la plupart des organisations, la formation et l'information de routine que reçoivent les cadres supérieurs sont différentes de celles que reçoivent la plupart des autres employés. Les cadres supérieurs peuvent être rémunérés différemment ou avoir accès à une liste élargie d'avantages. De même, les postes de direction comportent une plus grande liste de responsabilités, tant en raison de la politique de l'entreprise que des exigences légales.

S'assurer que tous ces détails sont compris est un élément essentiel de l'intégration des cadres. Cependant, trop souvent, la communication de ces éléments essentiels est laissée à une réunion rapide et à un manuel rapidement parcouru. En conséquence, les recherches suggèrent que pas moins de 90% de ces informations peuvent être oubliées dans les six mois.

Au lieu de faire de ces détails essentiels le sujet d'une rapide réunion de conformité, les équipes de L&D devraient s'efforcer de saisir chaque élément d'information et de le partager de manière à ce qu'un nouveau cadre puisse l'examiner à la demande, garantissant ainsi qu'une attention appropriée sera accordée et que la procédure adéquate sera suivie.

La liste complète des points essentiels à couvrir varie selon l'entreprise et le poste du nouveau dirigeant, mais au minimum, les équipes de L&D doivent se préparer à inclure les éléments suivants :

  • Politiques de gestion et de développement du personnel, y compris les procédures de révision annuelle
  • Politiques d'embauche, y compris les normes de diversité et les exigences légales
  • Politiques légales et réglementaires, y compris, le cas échéant, les politiques en matière de conflits d'intérêts, les informations PAC de l'entreprise et les exigences de Sarbanes Oxley
  • Informations sur la rémunération, y compris tous les détails supplémentaires propres aux dirigeants concernant les salaires, les primes et les options d'achat d'actions.
  • Informations sur les avantages, y compris tout détail sur les avantages pour les cadres ou les options de caractéristiques supplémentaires

Ces éléments sont essentiels à connaître pour tout cadre. En les rendant accessibles à tout moment, les nouveaux cadres pourront plus facilement comprendre et suivre la politique lorsque des questions se poseront inévitablement.

Améliorer l'intégration des cadres pour tous 

Aujourd'hui, la plupart des programmes d'intégration des cadres sont une combinaison informelle de réunions, de manuels et d'espoir. Les entreprises s'attendent à ce que les cadres supérieurs soient assez avisés pour entrer dans un nouveau poste, organiser quelques réunions, lire quelques résumés d'e-mails, rencontrer les RH et se mettre au travail.

Le fait est que, trop souvent, laisser au nouveau dirigeant le soin de gérer sa propre transition, c'est le vouer à l'échec. Selon Harvard Business Review, pas moins de 40 % des nouveaux dirigeants recrutés à l'extérieur échouent dans les 18 mois, souvent simplement en raison d'une entrée en scène difficile. Les équipes de formation et de développement de l'entreprise ont le pouvoir de changer cela, .en appliquant les mêmes concepts et outils qu'ils utilisent déjà pour l'accueil traditionnel des employés.

Lecture connexe : 15 façons d'améliorer l'accueil des employés grâce à la vidéo.

 

La vidéo, qui est déjà un élément essentiel de la formation des nouveaux employés dans les entreprises du monde entier, peut être un atout particulièrement précieux lorsqu'il s'agit de recruter de nouveaux cadres.

La vidéo capture plus de détails de manière plus efficace

Les transcriptions des entretiens avec les cadres sortants et les futurs collègues sont souvent d'une longueur incroyable. Une simple conversation de 30 minutes peut donner lieu à 20 pages de texte ou plus. Pourtant, en coupant ces documents, on risque de perdre un détail important, ce qui rendrait l'exercice inutile.

La vidéo, cependant, simplifie l'enregistrement de tous ces détails : il suffit à la personne interrogée d'allumer une webcam ou l'appareil photo d'un smartphone et d'appuyer sur "enregistrer". Les plateformes vidéo d'entreprise (parfois appelées CMS vidéo ou "YouTube d'entreprise") comme Panopto peuvent même permettre aux personnes interrogées de partager des informations sur des diapositives, sur l'écran de leur ordinateur ou sur des flux vidéo supplémentaires provenant d'autres caméras.

Une vidéothèque est une ressource sécurisée et à la demande.

Au lieu de s'efforcer d'intégrer des réunions en face à face dans des emplois du temps déjà chargés, ou de forcer les nouveaux cadres à trouver du temps pour se mettre à niveau sur les éléments de base, le partage des informations sous forme de vidéo enregistrée permet à votre nouvelle recrue d'apprendre dès qu'elle a un moment de libre. Par conséquent, ils sont en mesure d'examiner leurs documents d'accueil beaucoup plus rapidement qu'ils ne l'auraient fait lors de réunions formelles.

Un CMS vidéo d'entreprise peut encore étendre la disponibilité de votre vidéo, en garantissant qu'elle puisse être lue facilement, à tout moment et en tout lieu. Avec Panopto, chaque vidéo téléchargée dans la vidéothèque sécurisée est automatiquement transcodée pour une lecture optimale sur n'importe quel appareil, ce qui signifie que votre nouveau dirigeant peut revoir ses documents d'accueil au bureau sur son ordinateur portable, pendant son trajet domicile-travail sur un smartphone ou en voyage sur une tablette.

Mieux encore, pour les clients de Panopto, chaque mot prononcé ou montré à l'écran dans chaque vidéo enregistrée est indexé pour la recherche, ce qui signifie que les nouveaux cadres peuvent instantanément trouver et passer directement à l'information pertinente dont ils peuvent avoir besoin.

Améliorez votre programme d'accueil des cadres grâce à la vidéo

Les équipes chargées de la formation et de la communication avec les employés ont fait de la vidéo un élément essentiel de l'accueil des nouveaux employés. La vidéo est polyvalente et flexible, prête n'importe où et à la demande pour enseigner de nouvelles compétences et partager de nouvelles informations.

La valeur de la vidéo en tant qu'outil de formation ne s'arrête pas lorsque l'ascenseur atteint le dernier étage. Cette approche technologique et plus flexible de la formation devient rapidement la norme, même pour les cadres supérieurs, et correspond parfaitement à l'approche agile de l'apprentissage que préfèrent de nombreux dirigeants.

Vous êtes prêt à voir comment votre organisation peut s'assurer que chaque nouvelle recrue - de la ligne de front au bureau du coin - a un excellent premier jour ? Découvrez ce que la plateforme vidéo de Panopto pour le partage des connaissances peut faire pour votre organisation. Contactez un membre de notre équipe dès aujourd'hui pour demander un essai gratuit.

Publié le 4 juin 2014