Sam Crumley est le vice-président de l'expérience des employés chez Panopto. Ce billet a été initialement publié sur LinkedIn.

 

Les premières semaines sont essentielles pour l'intégration d'un nouvel employé, non seulement pour qu'il soit productif dans son rôle, mais aussi pour renforcer la culture d'entreprise et la proposition de valeur de l'employé qui l'a convaincu de nous rejoindre. Il peut souvent s'avérer difficile de faire coïncider toutes les informations, réunions, formations et transactions de base tout en maintenant une expérience authentique. Il n'est pas facile non plus d'assurer la cohérence et la rigueur des responsabilités des gestionnaires. La dernière chose que l'on souhaite est d'étouffer l'enthousiasme d'un nouvel employé en le submergeant dans un processus décousu.

Il est fondamental d'améliorer les processus et d'accroître l'automatisation, surtout si vous effectuez encore beaucoup de tâches manuelles et utilisez plusieurs systèmes. L'utilisation de notre plateforme RH nous a aidés à rationaliser les tâches administratives et transactionnelles, de sorte que nous pouvons être opérationnels dès le premier jour avec un accueil culturel plus approfondi. J'ai même reçu des commentaires selon lesquels l'inscription aux avantages sociaux, la fourniture d'informations générales et la signature de documents sont les tâches les plus faciles que les nouveaux employés aient jamais connues.

En plus de disposer d'un excellent flux de travail et d'automatiser tous les formulaires, nous avons constaté que l'exploitation de la puissance de la vidéo améliore considérablement le processus d'intégration des employés de plusieurs façons. Il s'agit notamment d'améliorer l'adoption des processus, de fournir un contenu pédagogique cohérent et d'acclimater les individus à la façon dont les choses se font. Alors, comment créer une expérience authentique et reproductible ?

1. Reprenez le "feeling" du processus de recrutement. Si vous utilisez certains messages et propositions de valeur pour attirer les talents, faites-les passer dans le processus d'intégration. Il peut s'agir de rappeler la mission et les valeurs de l'entreprise et d'expliquer pourquoi ces éléments sont importants pour les employés.
2. Offrir une meilleure visibilité de l'entreprise. Rien ne vaut le fait de voir par soi-même. Ainsi, si vous exploitez plusieurs sites dans de nombreux endroits, la vidéo peut montrer efficacement ce qui se passe dans d'autres parties de l'entreprise. Elle donne également aux gens la possibilité de mettre des visages sur des noms et de réduire le nombre de questions gênantes du type "nous sommes-nous rencontrés ?
3. Renforcez les messages clés sur la "façon dont nous faisons les choses". Vous pouvez lire les politiques, les manuels et mémoriser les valeurs de l'entreprise. Lorsque vous voyez comment quelqu'un agit à travers la vidéo et ce qu'il considère comme important, vous avez une meilleure idée de la façon dont les choses se passent, et pas seulement de la façon dont elles sont écrites sur le papier.
4. Montrez les étapes des processus importants. La vidéo est une ressource à la demande que les employés peuvent revisiter lorsqu'il s'agit de remplir des notes de frais, de réserver des réunions et autres bonnes pratiques internes.
5. Permettre l'auto-régulation et la révision du contenu. Une journée complète d'orientation en direct peut laisser les nouveaux employés dépassés. En leur donnant accès à un contenu enregistré, vous leur donnez la liberté de faire une pause, une avance rapide et de marquer le contenu.
6. Créez des listes de lecture personnalisées. Vous constaterez que certains groupes ont besoin d'un peu plus d'un sujet et d'un peu moins d'un autre. Utilisez votre VCMS (nous utilisons Panopto, bien sûr) ou votre LMS pour créer des parcours d'accueil réutilisables.
7. Faites participer le nouvel employé à la création de la vidéo. A la fin de la première semaine, demandez à l'employé de donner son avis sur ce qu'il a appris et ce qu'il attend avec impatience après avoir rejoint l'équipe.

Cela couvre l'employé, mais qu'en est-il du manager ? Dans les cas où un manager n'embauche pas très souvent, s'il s'agit de sa première embauche, ou lorsque vous souhaitez introduire des changements dans le processus d'accueil, la vidéo peut également être une excellente solution pour montrer aux managers ce qu'ils doivent faire.

Lecture connexe : Bienvenue à bord : 8 idées pour améliorer les vidéos d'accueil des employés

 

Avec les outils dont vous disposez déjà et un peu de coordination en matière d'accès et de stockage, vous avez fait la moitié du chemin pour améliorer l'accueil par la vidéo. Il s'agit également d'un argument commercial assez simple. L'amélioration de l'intégration peut contribuer à la rétention des connaissances, réduire les coûts, assurer une plus grande cohérence et aider les nouveaux employés à se sentir plus engagés et connectés. De nombreuses organisations prospères l'ont déjà prouvé.

Si vous souhaitez en discuter davantage, venez me rencontrer lors de la prochaine édition de SHIFT : The Culture Conference. J'ai hâte d'en savoir plus et d'échanger des idées avec d'autres responsables RH.