Comment TAFE Queensland est passé de MediaSite à Panopto en seulement deux semaines
Réalisations
256 000 vidéos vues entre 2018 et 2022
5 830 vidéos réalisées avec Panopto
Amélioration de l'accessibilité pour 1 000 créateurs et 7 000 utilisateurs
Le défi
TAFE Queensland est l'un des plus grands fournisseurs d'enseignement et de formation professionnels (VET) en Australie, avec une histoire qui remonte à plus de 140 ans. L'établissement dispense des formations pratiques et adaptées à l'industrie dans toute une série de secteurs, depuis les certificats de niveau débutant jusqu'aux licences, sur plus de 60 sites dans le Queensland.
Pendant plus de 10 ans, TAFE Queensland a utilisé une seule plateforme d'hébergement vidéo, MediaSite, pour répondre à ses besoins en matière de vidéo, principalement pour la capture d'enregistrements vidéo. Mais avec le temps et les progrès technologiques, la vidéo est devenue un élément essentiel de l'enseignement et de l'apprentissage, en particulier pour les cours en ligne. Indépendamment de cela, un département de l'université a introduit une autre plateforme pour un domaine spécifique d'enseignement qui, selon lui, n'était pas couvert par la plateforme d'hébergement vidéo actuelle. Ce besoin accru de vidéo, et maintenant l'ajout de nouvelles plates-formes vidéo pour résoudre des cas particuliers, n'était pas durable, et il était temps d'examiner plus en profondeur ce qui était disponible.
L'équipe a étudié les besoins de l'entreprise et s'est rendue sur le marché pour voir ce qu'il y avait d'autre sur le marché. Il était logique de consolider les deux systèmes en une seule plateforme et de voir quelles capacités d'intégration étaient disponibles avec le système de gestion de l'apprentissage. "Un système qui pourrait être utilisé dans toute l'organisation et qui serait également interopérable avec notre système de gestion de l'apprentissage Brightspace et, surtout, qui serait intuitif pour nos enseignants", déclare Simon Lewington, responsable des technologies éducatives à la TAFE Queensland.
Le défi ? Ne pas s'en tenir au statu quo et introduire un véritable changement. La TAFE Queensland emploie plus de 5 000 personnes réparties sur 60 sites, il était donc essentiel de démontrer les avantages de la mise en œuvre d'une solution vidéo à l'échelle de l'État. "Nous avons montré comment cette solution permettrait de rationaliser l'enregistrement et le partage des cours et des démonstrations pratiques, de faire gagner du temps aux enseignants et d'offrir aux étudiants une meilleure expérience d'apprentissage", explique M. Lewington.
L'équipe de direction a défini des critères spécifiques, notamment la rentabilité, le rapport qualité-prix, la facilité d'utilisation, l'évolutivité et la sécurité. Elle a ensuite mené des recherches externes pour mieux comprendre l'utilisation de la vidéo dans l'enseignement, notamment en interrogeant directement des enseignants, des administrateurs et des élèves. "Nos recherches et nos discussions avec les enseignants ont clairement montré que l'utilisation de la vidéo était non seulement en augmentation, mais aussi que les élèves attendaient cette option", explique M. Lewington.
La solution
Après avoir examiné plusieurs plateformes potentielles de premier plan au niveau mondial, TAFE Queensland a décidé de passer de MediaSite à Panopto en 2022.
"L'intégration du LMS est la partie qui peut vraiment avoir un impact sur l'expérience de l'utilisateur et son adoption, que ce soit de manière négative ou positive", déclare Steve Ambrose, chef de l'équipe Edtech Experience, TAFE Queensland. "Souvent, vous n'avez qu'une seule chance de convaincre les utilisateurs.
L'étape suivante consistait à préparer les utilisateurs au changement à venir. TAFE Queensland ne disposait que d'une très courte période pendant les vacances semestrielles - deux semaines exactement - pour passer de MediaSite à Panopto, et il était essentiel que les sites de l'université puissent bénéficier d'une capture de cours ininterrompue.
Pour assurer une transition en douceur dans un délai aussi court, l'établissement a préparé les enseignants en leur fournissant une formation et des ressources avant la mise en œuvre. Lors de la formation des enseignants qui utilisaient auparavant l'ancienne plateforme, TAFE Queensland a mis en place des ateliers et des sessions de formation mensuelles de 30 minutes, chacune mettant l'accent sur un aspect différent de Panopto.
"Nous avons organisé des ateliers et fourni des tutoriels en ligne pour nous assurer que tout le monde comprenait comment utiliser la nouvelle plateforme", explique M. Ambrose. "Nous avons également présenté les avantages de Panopto aux enseignants et aux personnes chargées de les former, et nous avons répondu à toutes leurs questions.
Les avantages partagés comprenaient la façon dont Panopto ferait gagner du temps aux enseignants, offrirait aux élèves une meilleure expérience d'apprentissage et faciliterait le partage des vidéos. "Nous avons également mis en avant des fonctionnalités spécifiques qui faciliteraient leur travail quotidien, comme la possibilité de rechercher des moments spécifiques dans une vidéo et la facilité de partager des vidéos avec d'autres enseignants", explique M. Ambrose.
Il était également important d'apaiser les inquiétudes des enseignants concernant le passage d'une plate-forme à une autre. "Nous voulions les rassurer sur le fait qu'ils ne perdraient aucune des fonctionnalités auxquelles ils étaient habitués et que nous allions rendre la transition aussi facile que possible pour eux", explique Daniel Hausin, chef de projet pour les médias et les systèmes audiovisuels à la TAFE Queensland.
Le collège utilisait déjà de nombreuses vidéos pour son contenu d'apprentissage, et il fallait donc trouver un moyen de faire pointer les hyperliens vers un système différent. Finalement, tous les liens existants ont été conservés et un serveur de redirection a été mis en place pour renvoyer vers le contenu migré dans Panopto. "Nous avons ainsi pu dire aux utilisateurs qui appréhendaient le changement qu'ils n'avaient rien à faire et que leurs vidéos continueraient à fonctionner", explique M. Ambrose.
"Depuis la mise en œuvre de Panopto, nous avons constaté une augmentation significative de l'utilisation de la vidéo par les enseignants. Nous avons facilité la création et le partage des vidéos par les enseignants, et les élèves en profitent."
Simon Lewington, directeur des technologies éducatives, TAFE Queensland
L'impact
Avec l'aide de Panopto, TAFE Queensland a pu migrer tout son contenu vidéo de MediaSite afin d'offrir une meilleure expérience d'apprentissage aux enseignants et aux étudiants.
"Depuis la mise en œuvre de Panopto, nous avons constaté une augmentation significative de l'utilisation de la vidéo par les enseignants", explique M. Lewington. "Les enseignants qui n'utilisaient pas la vidéo auparavant - ils avaient peut-être intégré des vidéos dans leur contenu, mais ils créent maintenant des vidéos. Nous avons facilité la création et le partage de vidéos par les enseignants, et les élèves en profitent".
Les analyses ont changé la donne pour l'établissement, car il est désormais possible de suivre l'engagement des étudiants lorsqu'ils regardent des vidéos. "Que les étudiants ne regardent pas une vidéo ou qu'ils abandonnent parce qu'ils ne prêtent pas attention à ces vidéos", dit Ambrose, "la possibilité de disposer d'analyses et de statistiques dans le système Panopto a été fantastique".
Ces informations ont permis d'éclairer l'établissement sur les contenus spécifiques qui fonctionnent et ceux qui ne fonctionnent pas. "L'un des principaux [critères d'analyse] est de réaliser une vidéo et de voir s'il est nécessaire de modifier le contenu, afin que nous puissions continuer à apporter des améliorations au contenu pour accroître la participation de nos étudiants", explique Mme Ambrose.
Les fonctions interactives de Panopto ont également permis à l'école d'explorer la vidéo au-delà du simple téléchargement d'un cours statique. Des quiz aux commentaires vidéo, l'apprentissage est beaucoup plus engageant, encourageant la participation active des étudiants et la collaboration. "Nous disposons d'un éventail de formateurs au sein de l'organisation qui ont aidé les enseignants à explorer de nouvelles façons d'utiliser la vidéo en classe et en ligne, telles que les quiz vidéo interactifs et les modèles de classe inversée ", explique M. Ambrose.
Quel a été le résultat le plus surprenant depuis la mise en œuvre ? "Le taux d'adoption par les utilisateurs et l'acceptation quasi universelle du changement sont des éléments légèrement inattendus de cette mise en œuvre. C'est extraordinaire", déclare M. Lewington. Cela est dû en partie à la gestion du changement et en partie à l'un des critères de mise sur le marché d'un produit facile et intuitif à utiliser."
L'avenir
Pour l'avenir, TAFE Queensland a mis en place un groupe de travail sur la collaboration vidéo à l'échelle de l'État qui se réunit tous les mois pour discuter des différentes technologies vidéo, en se concentrant sur les fonctionnalités de Panopto. "Nous utilisons ce forum pour améliorer et peaufiner Panopto et partager des connaissances précieuses", déclare Hausin.
Actuellement en phase de test, l'université s'efforce de permettre aux étudiants d'utiliser Panopto pour soumettre des évaluations vidéo avec le soutien de l'intégration D2L Brightspace. "Les résultats ont été très positifs, car cette intégration a permis d'éliminer une série d'obstacles qui empêchaient les étudiants de télécharger, en particulier pour les fichiers plus volumineux et les vidéos plus longues", explique Mme Ambrose.
La structure des dossiers de Panopto sera également un élément clé des évaluations futures, car elle permet à l'enseignant d'avoir un seul emplacement pour les soumissions des étudiants. "Nous disposons ainsi d'un emplacement unique pour toutes les preuves d'évaluation vidéo", explique M. Ambrose.
Pour TAFE Queensland, l'essentiel de la croissance technologique consiste à continuer à comprendre les besoins des enseignants et des étudiants. "Nous souhaitons également entrer en contact avec d'autres clients de Panopto à mesure que la base d'utilisateurs s'élargit en Australie", explique M. Lewington.
Fortement engagée dans la région de l'Océanie, Panopto est fière de servir un nombre croissant de clients estimés à travers l'Australie et la Nouvelle-Zélande, en répondant à leurs besoins d'apprentissage vidéo et en encourageant une communauté dynamique d'innovation en matière d'apprentissage.
