Comment TAFE Queensland est passé de MediaSite à Panopto en seulement deux semaines
Réalisations
256 000 vues vidéo de 2018 à 2022
5 830 vidéos réalisées avec Panopto
Accessibilité améliorée pour 1 000 créateurs et 7 000 utilisateurs
Le défi
TAFE Queensland est l'un des plus importants organismes de formation professionnelle en Australie, fort d'une histoire de plus de 140 ans. L'établissement propose des formations pratiques et adaptées aux besoins de l'industrie dans divers secteurs, allant des certificats d'entrée de gamme aux licences, sur plus de 60 sites dans le Queensland.
Depuis plus de dix ans, TAFE Queensland utilisait MediaSite, une plateforme d'hébergement vidéo unique, pour répondre à ses besoins, principalement pour l'enregistrement de vidéos. Mais avec le temps et les progrès technologiques, la vidéo est devenue un élément de plus en plus essentiel de l'enseignement et de l'apprentissage, notamment en ligne. Parallèlement, un département de l'établissement a mis en place une autre plateforme pour un aspect spécifique de l'enseignement qui, selon lui, n'était pas couvert par la plateforme d'hébergement vidéo existante. Ce besoin accru de vidéo, et l'ajout de nouvelles plateformes pour répondre à des cas particuliers, n'étaient plus viables. Il était donc temps d'examiner plus en détail les solutions disponibles.
L'équipe a analysé ses besoins métiers et exploré le marché pour découvrir les solutions existantes. Il s'est avéré judicieux de consolider les deux systèmes sur une plateforme unique et d'étudier les possibilités d'intégration avec le système de gestion de l'apprentissage (LMS). « Nous recherchions une plateforme utilisable à l'échelle de l'organisation, interopérable avec notre LMS Brightspace et, surtout, intuitive pour nos enseignants », explique Simon Lewington, responsable des technologies éducatives chez TAFE Queensland.
Le défi ? Rompre avec le statu quo et instaurer un véritable changement. TAFE Queensland emploie plus de 5 000 personnes sur 60 sites ; il était donc essentiel de démontrer les avantages d’une solution vidéo à l’échelle de l’État. « Nous avons montré comment elle permettrait de simplifier l’enregistrement et le partage des cours et des démonstrations pratiques, de faire gagner du temps aux enseignants et d’offrir aux étudiants une meilleure expérience d’apprentissage », explique Lewington.
L'équipe dirigeante a défini des critères précis, notamment la rentabilité, le rapport qualité-prix, la facilité d'utilisation, l'évolutivité et la sécurité. Elle a ensuite mené une étude externe afin de mieux comprendre l'utilisation de la vidéo dans l'éducation, en interrogeant directement les enseignants, les administrateurs et les élèves. « Nos recherches et nos échanges avec les enseignants ont clairement montré que non seulement l'utilisation de la vidéo était en pleine expansion, mais que les élèves s'attendaient également à ce que cette option soit disponible », explique Lewington.
La solution
Après avoir examiné plusieurs plateformes potentielles de premier plan à l'échelle mondiale, TAFE Queensland a décidé de passer de MediaSite à Panopto en 2022.
« L’intégration du LMS est l’élément qui peut véritablement influencer l’expérience utilisateur et l’adoption de la formation, positivement ou négativement », explique Steve Ambrose, responsable de l’équipe Expérience Edtech chez TAFE Queensland. « Souvent, on n’a qu’une seule chance de convaincre les utilisateurs. »
L'étape suivante consistait à préparer les utilisateurs au changement à venir. TAFE Queensland ne disposait que d'une très courte période pendant les vacances semestrielles — deux semaines exactement — entre le passage de MediaSite à Panopto et il était essentiel que les sites du collège bénéficient d'un enregistrement continu des cours .
Pour assurer une transition en douceur dans un délai aussi court, l'établissement a préparé le corps professoral en leur fournissant des formations et des ressources avant la mise en œuvre. Lors de la formation des enseignants qui utilisaient auparavant l'ancienne plateforme, TAFE Queensland a organisé des ateliers et des sessions de formation mensuelles de 30 minutes pendant la pause déjeuner, chacune mettant l'accent sur un aspect différent de la nouvelle plateforme. Panopto .
« Nous avons organisé des ateliers et proposé des tutoriels en ligne pour nous assurer que chacun comprenne comment utiliser la nouvelle plateforme », explique Ambrose. « Nous avons également communiqué sur les avantages de Panopto aux enseignants et à ceux qui allaient les former, et leur fournir un moyen de répondre à toutes leurs questions.
Les avantages partagés comprenaient comment Panopto Cela permettrait aux enseignants de gagner du temps, d'offrir aux élèves une meilleure expérience d'apprentissage et de simplifier le partage de vidéos. « Nous avons également mis en avant des fonctionnalités spécifiques qui faciliteraient leur travail au quotidien, comme la possibilité de rechercher des passages précis dans une vidéo et la facilité de partager des vidéos avec d'autres enseignants », explique Ambrose.
Il était également important d'apaiser les inquiétudes des enseignants quant au passage à une autre plateforme . « Nous voulions les rassurer sur le fait qu'ils ne perdraient aucune des fonctionnalités sur lesquelles ils comptaient et que nous allions faciliter au maximum la transition », explique Daniel Hausin, chef de projet en médias et systèmes audiovisuels chez TAFE Queensland.
L'établissement utilisait déjà de nombreuses vidéos à des fins pédagogiques ; il lui fallait donc trouver une solution pour rediriger les liens hypertextes vers un autre système. Finalement, tous les liens existants ont été conservés et un serveur de redirection a été mis en place pour pointer vers le contenu migré. Panopto « Cela signifiait que nous pouvions dire aux utilisateurs qui pouvaient être inquiets du changement qu'ils n'avaient rien à faire et que leurs vidéos continueraient de fonctionner », explique Ambrose.
« Depuis la mise en œuvre Panopto Nous avons constaté une augmentation significative de l'utilisation de la vidéo par les enseignants. Nous avons simplifié la création et le partage de vidéos, ce qui profite aux élèves.
Simon Lewington, responsable des technologies éducatives, TAFE Queensland
L'impact
Avec l'aide de Panopto L'établissement TAFE Queensland a pu migrer l'intégralité de son contenu vidéo depuis MediaSite afin d'offrir une meilleure expérience d'apprentissage aux enseignants et aux étudiants.
« Depuis la mise en œuvre Panopto « Nous avons constaté une augmentation significative de l'utilisation de la vidéo par les enseignants », explique Lewington. « Auparavant, certains enseignants n'utilisaient pas de vidéo – ils en intégraient peut-être dans leurs contenus, mais maintenant, ils en créent. Nous avons simplifié la création et le partage de vidéos, et les élèves en profitent. »
L'analyse des données a radicalement transformé le fonctionnement de l'établissement, car il est désormais possible de suivre l'engagement des étudiants lors du visionnage de vidéos. « Que les étudiants ne regardent pas une vidéo ou qu'ils abandonnent parce qu'ils ne sont pas attentifs », explique Ambrose, « le fait de disposer d'analyses et de statistiques au sein même de l'établissement permet de savoir précisément ce qu'ils font », ajoute-t-il. Panopto Le système a été fantastique.
Ces observations ont permis à l'établissement d'identifier les contenus performants et ceux qui le sont moins. « L'un des principaux critères d'analyse consiste à visionner une vidéo et à repérer les points à améliorer afin de favoriser la participation des étudiants », explique Ambrose.
Panopto Les fonctionnalités interactives de la plateforme ont permis à l'établissement d'explorer l'utilisation de la vidéo au-delà du simple téléchargement de cours magistraux statiques. Des quiz aux commentaires vidéo , l'apprentissage est devenu beaucoup plus stimulant, favorisant la participation active et la collaboration des élèves. « Nous disposons de formateurs au sein de l'organisation qui aident les enseignants à explorer de nouvelles façons d'utiliser la vidéo en classe et en ligne, comme les quiz vidéo interactifs et les modèles de classe inversée », explique Ambrose.
Quel a été le résultat le plus surprenant depuis la mise en œuvre ? « Ce qui nous a quelque peu surpris, c’est le taux d’adoption par les utilisateurs et l’acceptation quasi unanime du changement. C’est extraordinaire », déclare Lewington. « Cela s’explique en partie par la gestion du changement et en partie par l’un des critères de notre lancement : proposer un produit facile et intuitif. »
L'avenir
Pour l'avenir, TAFE Queensland a mis sur pied un groupe de travail de collaboration vidéo à l'échelle de l'État, qui se réunit mensuellement pour discuter de diverses technologies vidéo, en se concentrant sur Panopto fonctionnalités. « Nous utilisons ce forum pour améliorer et peaufiner les réglages. » Panopto et partager des enseignements précieux », déclare Hausin.
Actuellement en phase de test, l'établissement travaille à permettre aux étudiants d'utiliser Panopto « Les résultats sont très positifs , car cette intégration a permis de lever plusieurs obstacles qui empêchaient les étudiants de téléverser des travaux vidéo, notamment les fichiers volumineux et les vidéos longues », explique Ambrose.
L'arborescence des dossiers de Panopto jouera également un rôle clé dans les évaluations futures, en centralisant les travaux des étudiants à l'intention des enseignants. « Elle nous offre un emplacement unique pour toutes les preuves d'évaluation vidéo », explique Ambrose.
Au cœur du développement technologique du TAFE Queensland se trouve la nécessité de continuer à comprendre les besoins du corps professoral et des étudiants. « Nous souhaitons également établir des liens avec d'autres… » Panopto « Le nombre de clients augmente à mesure que la base d’utilisateurs s’élargit en Australie », déclare Lewington.
Fort d'un engagement indéfectible envers la région Océanie, Panopto sert fièrement un nombre croissant de clients prestigieux en Australie et en Nouvelle-Zélande, en répondant à leurs besoins en matière d'apprentissage vidéo et en favorisant une communauté dynamique d'innovation pédagogique.
