Le basi di una riunione capovolta sono semplici: condividi le informazioni in anticipo, concentrati sul prendere decisioni durante la riunione e segui un riepilogo per mantenere il tuo team aggiornato e andare avanti. Il successo richiede solo un po' di pianificazione e l'impegno a ottenere la documentazione giusta.

Vuoi rendere ancora più semplice il capovolgimento delle riunioni? Lo strumento è letteralmente davanti a te, sotto forma di webcam nel tuo laptop o smartphone.

Il video può essere utilizzato per supportare e semplificare quasi ogni aspetto di una riunione capovolta. Due trucchi in particolare ti renderanno la vita molto più facile.

Trick #1: video riepilogativo della presentazione pre-riunione

Condividere il materiale della riunione in anticipo per la revisione del tuo team è essenziale per capovolgere con successo la riunione. Ma la maggior parte di noi vuole ancora questa opportunità per presentare i punti più essenziali.

Ecco dove possiamo andare oltre con una migliore pratica delle aule capovolte. La registrazione di un rapido riepilogo video dei materiali di presentazione, proprio come un'acquisizione dello schermo o con Panopto per catturare le diapositive di PowerPoint e registrare la presentazione, offre l'opportunità di fornire un rapido riepilogo esecutivo da abbinare ai materiali.

Dovrai mantenere breve il tuo video di riepilogo pre-riunione: mira per 3-5 minuti quando prepari una riunione di 30 minuti e 5-7 minuti quando ti prepari per un'ora o più. Di norma, gli spettatori si distraggono o fanno clic dopo pochi minuti, quindi dovrai mettere in primo piano le tue informazioni più importanti e fare rapidamente il tuo punto.

Per il tuo pubblico, una breve panoramica video può aiutarti a familiarizzare con il tuo argomento, fornire un punto di riferimento per quanto riguarda gli obiettivi della riunione e stabilirti come autista per mantenere la riunione in movimento come dovrebbe.

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Trick #2: riepilogo/azione post riunione

L'email wrap post-riunione, che identifica le azioni nuove o rimanenti, i risultati finali e i punti di responsabilità è essenziale per mantenere il lavoro in movimento. Ma ottenere tutto ciò dalle tue note in e-mail richiede tempo.

Un'opzione migliore? Un riepilogo video! Quando la riunione si conclude, prenditi solo 5 minuti con la webcam del laptop o dello smartphone e registra te stesso riassumendo la discussione e le decisioni dettagliate e i passaggi successivi. E se hai usato una lavagna per prendere appunti, puoi anche catturare i dettagli registrati lì.

Una volta terminato, carica il video nella tua libreria video sicura, condividi il link con il tuo team e torna al lavoro. Rimarrai sorpreso di quanto tempo un video di 5 minuti ti farà risparmiare al posto della scrittura standard delle email.

Metti in testa il tuo prossimo incontro

Il modo in cui facciamo le riunioni oggi è rotto. Le riunioni nella maggior parte delle organizzazioni sono lezioni basate su Powerpoint, strutturate per offrire poche opportunità di svolgere un lavoro reale e prendere decisioni reali.

Ma c'è un'alternativa. L'incontro capovolto, aperto da aziende innovative come Amazon e LinkedIn, e basato sul modello dell'aula capovolta che è stata lanciata nelle università di tutto il paese e in tutto il mondo.

L'approccio al meeting capovolto è rivoluzionario nella sua semplicità:

• Condividi la presentazione informativa prima dell'incontro in modo che i partecipanti siano pienamente informati in anticipo
• Concentrare l'incontro sul prendere decisioni, aprire la discussione e portare a termine il lavoro durante la riunione, non dopo

Questo manuale include una guida allo sviluppo di una cultura delle riunioni capovolta nella tua organizzazione, tra cui:

• Esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni pre-riunione
• Best practice per la gestione dei gruppi in riunione
• Idee per l'utilizzo di video per rendere più efficienti le riunioni capovolte

Capovolgere le riunioni può aiutarti a recuperare il tempo sprecato nelle riunioni, garantire che ogni riunione a cui partecipi sia produttiva e consentire ai tuoi team di prendere decisioni più intelligenti e tempestive in modo collaborativo.

Pronto a ottenere di più dai tuoi incontri? Scarica oggi il nostro ultimo white paper gratuito, «Turn Your Meeting On It Head: Una guida alle riunioni capovolte» oggi stesso.