In ogni azienda, le riunioni sono un modo importante per i colleghi di condividere idee, brainstorming e hash out dettagli per portare a termine il lavoro. Sfortunatamente, molte delle idee condivise durante le riunioni vengono spesso perse nelle e-mail di riepilogo delle riunioni che non richiedono solo tempo per scrivere, ma sono spesso trascurate nelle caselle di posta elettronica in continua crescita dei dipendenti.

Perché il valore di una riunione dovrebbe finire quando la discussione è terminata?

In Panopto, stiamo scoprendo che sempre più clienti utilizzano la nostra piattaforma video per registrare le loro riunioni , assicurando che le idee e le informazioni condivise vengano acquisite e rese disponibili ai dipendenti di tutta l'organizzazione.

Riunioni record? Perché qualcuno dovrebbe farlo?

Nelle nostre discussioni con i clienti, abbiamo scoperto che ci sono tre motivazioni principali alla base di portare video nelle loro sale riunioni:

1. Niente più incontri persi: Registrare le sessioni di riunione significa che nessuno deve perdere una discussione. Il video può essere condiviso con dipendenti che non sono stati in grado di partecipare a causa di conflitti di programmazione o distanza geografica, in modo che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni.
2. Tieni traccia del processo decisionale: troppo spesso, le idee alternative condivise durante le riunioni vengono perse quando viene presa una decisione. I video delle riunioni possono servire come documentazione di altre idee prese in considerazione, nonché come sono state prese le decisioni in definitiva. Se necessario, i team possono tornare alla discussione iniziale per trovare idee che non erano pronte per l'esecuzione al momento che ora possono essere valutate per aiutare i progetti a crescere.
3. Riduci la necessità di prendere appunti: spesso i punti importanti sollevati durante le riunioni possono essere persi semplicemente perché i partecipanti erano concentrati sulla scrittura di un punto precedente. Con il video, i dipendenti possono partecipare più pienamente a una discussione sapendo di poter utilizzare all'interno della ricerca video per tornare a tutti i punti che hanno perso. E il video può anche fornire un riepilogo della riunione, riducendo la necessità di creare lunghe e-mail di follow-up post-riunione.

 

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E qui a Panopto, utilizziamo la nostra piattaforma video per registrare ogni tipo di riunione, dalle piccole chat all'interno del dipartimento alle riunioni a tutte le mani aziendali, in modo che tutti siano aggiornati.

 

Come registrare una riunione utilizzando Panopto

Con Panopto, registrare le riunioni è facile e puoi iniziare con un minimo di iPhone, iPad o laptop e la webcam integrata.

Innanzitutto, se c'è tempo prima della riunione, dai un'occhiata alla sala riunioni prima che arrivi il resto dei partecipanti e preparati per la registrazione. Apri il registratore Panopto (disponibile per Windows e Mac, nonché tramite Panopto Mobile per iOS) e assicurati che la fotocamera sia puntata verso l'area che desideri catturare.

Se utilizzi l'applicazione per registratore desktop di Panopto, ti suggeriamo di eseguire un controllo rapido del suono parlando nelle aree della stanza in cui gli addetti alla riunione saranno seduti e confermando che il microfono sta raccogliendo adeguatamente il suono. La qualità del suono può fare la differenza tra una registrazione utile e una non così utile, quindi vorrai sicuramente assicurarti che tutti possano essere ascoltati. Per ulteriore assistenza con l'audio, consulta il nostro post sul blog sui suggerimenti per la registrazione audio della presentazione.

Una volta che ti senti a tuo agio con le impostazioni video e audio, puoi iniziare a registrare liberamente. Basta premere il pulsante Registra e iniziare la riunione. Al termine della riunione, fai clic sul pulsante Interrompi registrazione. Il video della riunione viene caricato nella libreria video Panopto della tua azienda, dove viene automaticamente codificato per lo streaming su qualsiasi dispositivo e reso disponibile ai membri della tua organizzazione.

Inoltre, con Panopto, qualsiasi parola pronunciata durante la riunione può essere indicizzata e resa ricercabile, in modo che chiunque abbia perso un punto o un elemento di azione specifico possa cercare una parola o una frase esatta, quindi essere portato a quel punto preciso durante la riunione.

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