Il video è una bestia unica. È più coinvolgente di un manuale di formazione e aiuta a scalare la formazione in organizzazioni di grandi dimensioni. Ma è estremamente difficile gestire e condividere risorse di formazione basate su video senza il giusto set di strumenti. E i sistemi su cui le organizzazioni di solito fanno affidamento per supportare l'apprendimento e la condivisione delle conoscenze sul lavoro, come i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS), i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) e i sistemi di condivisione dei file aziendali, semplicemente non sono mai stati costruiti per supportare l'apprendimento basato su video.

In Panopto, abbiamo avuto l'opportunità di lavorare con più di mille organizzazioni nell'ambito delle loro iniziative di apprendimento video e, sebbene gli obiettivi e le strategie di ciascuna azienda siano unici, quasi tutte incontrano la stessa serie di problemi quando si tratta di includere video nella formazione dei dipendenti .

Challenge 1: memorizzazione di file video

Hai finito di registrare un video. Congratulazioni! Ora dove lo metti? È una domanda semplice con una risposta complicata perché i file video sono enormi.

Considerate, per riferimento, che un video di un minuto registrato con un iPhoneX a risoluzione 1080p produrrà un file con dimensioni di circa 175 MB. Per illustrare quanto sia grande, confrontalo con un enorme documento basato su testo. Guerra e pace di Leo Tolstoy è un tomo pesante di 1440 pagine composto da oltre 587.000 parole, ma occupa solo 2 MB come documento Microsoft Word.

La dimensione comparativa dei file video diventa un problema pratico quando consideriamo dove la maggior parte delle aziende memorizza i propri materiali didattici: in un LMS come Saba o Cornerstone o in un CMS come SharePoint.

Il problema è che la dimensione massima predefinita del file di tali sistemi è generalmente impostata tra 50-100 MB. Al momento della scrittura, la dimensione massima predefinita del file che è possibile caricare su SharePoint, pronta all'uso, è di 50 MB. Cornerstone ha una dimensione massima predefinita del file di 100 MB. E la maggior parte degli altri LMS popolari hanno limitazioni simili. Questo ci lascia una sfida ovvia: anche un video di un minuto supera i limiti di dimensioni dei nostri file!

Naturalmente, la maggior parte delle organizzazioni può adottare misure per aumentare le dimensioni massime dei file nei sistemi LMS e CMS. Ma questi passi possono andare solo così lontano. Oggi, la maggior parte degli LMS e dei CMS ancora impostano un hard cap a un massimo di 2 GB per file. Con 175 MB al minuto, potremo registrare solo circa 11 minuti di video prima che il nostro file superi questo limite. Ma quanti municipi, corsi di formazione in classe e keynotes esecutivi arrivano in meno di 11 minuti?

Per registrazioni più lunghe, che in genere costituiscono la maggior parte delle registrazioni aziendali, emerge una nuova serie di problemi. Per rendere disponibili questi video, qualcuno dovrà prima
dedicare tempo prezioso a comprimere e convertire i file video alla velocità bit corretta, alla giusta frequenza fotogrammi e alla giusta risoluzione che consenta di caricare il video su un LMS. Si tratta di fasi di produzione tecnica complesse che spesso richiedono software costosi o specialisti esterni.

Con così tante sfide nell'utilizzo dei sistemi LMS e CMS, alcune organizzazioni alzeranno le mani e caricheranno semplicemente i loro video sui loro sistemi di condivisione file aziendali (che si tratti di semplici unità LAN di rete o soluzioni basate sul Web come Google Drive o Dropbox). Sebbene questi sistemi in genere non abbiano limitazioni di dimensioni dei file simili, presentano altre sfide relative a formati di file, rilevabilità e analisi.

Sfida 2: Formati di file video

Un breve esercizio: prova a pensare a un formato video digitale che sei sicuro che riprodurrà su tutti i dispositivi del tuo dipendente. Se hai bisogno di un suggerimento, ecco alcune possibilità: AVI, MP4, FLV, MPG, WMV, MOV, QT, ASF, 3GP, WMA e M4V.

Qualche ipotesi?

In realtà è una domanda ingannata. Non abbiamo modo di sapere se un file video è compatibile semplicemente osservando il suo tipo di file. Il motivo è che i file video sono più complessi di immagini fisse o documenti di testo. Nello specifico, i file video sono costituiti da due parti: contenitori e codec.

Considera un file video, MyTraining.mov. L'estensione del file.mov è il contenitore. È semplicemente una shell per ciò che c'è all'interno del file. All'interno del contenitore sono presenti codec audio e video, ed sono questi codec che determinano se il file verrà riprodotto sui dispositivi dei dipendenti. Quindi, semplicemente guardando l'estensione.mov, non possiamo dire se il file è costituito da video webcam di bassa qualità senza alcun suono, o video 4K con cinque canali di audio di qualità teatrale. E se il dispositivo di un dipendente non supporta solo uno dei tanti codec potenziali all'interno del file, gli spettatori visualizzeranno un messaggio di errore quando fanno clic su Riproduci.

I codec si sono evoluti nel corso degli anni e diversi strumenti di registrazione creano video con codec diversi. Quindi, per garantire che i tuoi video vengano riprodotti sui dispositivi dei tuoi dipendenti, qualcuno dovrebbe prima convertirli (o «transcodificarli») in formati compatibili con i browser Web e i dispositivi attualmente disponibili sul mercato. Come per la compressione delle dimensioni dei file, la transcodifica dei file è un'altra fase di produzione tecnica complessa che potrebbe richiedere software o specialisti costosi.

Sfida 3: fornire video

Hai risolto le due sfide di dimensioni e formattazione che rendono l'archiviazione video un problema? Fantastico. Ora hai una nuova domanda a cui rispondere: cosa succede alla tua rete quando le persone iniziano a premere play?

Sia che le persone guardino da remoto o in loco e che utilizzino desktop, laptop o dispositivi mobili, la trasmissione di video può rappresentare una seria sfida per le reti aziendali. Il colpevole, il più delle volte, non è il video stesso, è il sistema in cui hai scelto di archiviare i tuoi video.

Che si tratti di un LMS, di un CMS o di una soluzione di condivisione file aziendale, la maggior parte dei repository di contenuti distribuisce file video allo stesso modo in cui forniscono file di testo o immagine. Quando
un dipendente scarica un manuale di formazione dal tuo LMS, il file viene scaricato nella sua interezza. Una volta scaricato, può essere aperto. Questo approccio funziona abbastanza bene quando si lavora con documenti da 2 MB. Tuttavia, è completamente insufficiente quando si tratta di file video multi-gigabyte.

Se lo stesso dipendente dovesse fare clic su Riproduci su un video di formazione ospitato nel tuo LMS, l'LMS cercherebbe di consegnare il file video nella sua interezza, non diversamente dal manuale di formazione. Per un video da 2 GB su una rete da 25 Mbps, occorrono oltre 10 minuti per ricevere il file completo. Se il tuo dipendente ha una connessione a 100 Mbps più veloce, ci vorranno comunque circa 3 minuti.

Man mano che il video inizia a scaricare, inizierà anche a riprodurre. Sfortunatamente, i video vengono spesso riprodotti più velocemente di quanto scarichino, e ciò porta a temuti ritardi nella riproduzione denominati buffering. Il buffering costringe un video a sospendere fino a quando non ne saranno scaricati altri.

Perché il buffering è temuto? Perché quando i video vengono caricati, gli spettatori se ne vanno. La ricerca di settore mostra che un solo evento di buffering riduce la quantità di video guardati del 39%. In poche parole, se gli spettatori sperimentano il buffering, è molto più probabile che abbandonino il tuo video e cerchino le informazioni altrove.

Oltre al buffering, c'è un'altra sfida nel scaricare video nella loro interezza. Su molti dispositivi mobili, non c'è spazio sufficiente per archiviare un video da 2 GB. Il risultato? Riproduzione non riuscita.

Tieni presente che le sfide di cui sopra si applicano ai video resi disponibili su richiesta. Una serie aggiuntiva di sfide si pone se vuoi trasmettere in streaming il tuo video dal vivo. Ad esempio, se utilizzi un repository di contenuti tradizionale come SharePoint o LMS, è necessario connettersi e configurare manualmente un server di streaming live dedicato per abilitare lo streaming live.

Indipendentemente dal fatto che tu stia distribuendo video live o on-demand, hai bisogno di un sistema per la distribuzione di video che riduca al minimo l'attrito per lo spettatore e non comprometta il flusso di dati sulla rete.

Sfida 4: trovare informazioni nei video

Trovare informazioni nei video è come fare ricerche in una biblioteca. Entrambi comportano un processo in due fasi. Nella biblioteca, il primo passo è trovare il libro giusto e il secondo è trovare la pagina giusta nel libro.

Ma immagina una libreria in cui non c'è ordine di disporre dei libri sugli scaffali e nessun Dewey Decimal System per aiutare a trovare il libro giusto. E immagina se i libri stessi non avessero sommario, né indice né marcatori capitoli.

Che ci crediate o no, questo è lo stesso modo in cui cerchiamo le informazioni memorizzate nei video. Con la ricerca video, il primo passo è trovare il video giusto nella tua collezione. Il secondo passo è quello di trovare il momento preciso nel video in cui viene discusso l'argomento rilevante. Gli approcci tradizionali alla ricerca video spesso falliscono al primo passaggio e non iniziano nemmeno ad affrontare il secondo passaggio.

Il motivo è che il tuo CMS, LMS, i sistemi di condivisione di file e persino YouTube non guardano il contenuto effettivo dei video stessi, le parole pronunciate dai presentatori o mostrate sullo schermo. Invece, quando questi sistemi cercano video, lo fanno utilizzando le informazioni sul video, come il titolo, la descrizione e i tag. Questo approccio è estremamente insufficiente per i video più lunghi di 2-3 minuti.

Considera una sessione di allenamento registrata con istruttore, durata 45 minuti. In media, l'allenatore parlerà 125 parole al minuto, quindi durante la sessione verranno pronunciate circa 5.625 parole. Anche se il 90% di queste parole ha poco valore da cercare (ad esempio: congiunzioni come e, pronomi come lei, preposizioni come dopo, determinatori come quelli), questo lascia ancora 563 parole nel video che sarebbero preziose da cercare. Il tentativo di etichettare manualmente ognuno di questi termini richiederebbe molto tempo. Supponendo che potessimo aggiungere un nuovo tag ogni cinque secondi, ci vorrebbero circa 47 minuti per includere tutti i 563. È più lungo del video stesso.

Poiché l'efficace etichettatura richiede molto tempo, la maggior parte delle organizzazioni aggiunge pochissimi tag a ciascun video. Secondo uno studio dell'Università del Minnesota, gli editori di video hanno aggiunto in media nove tag a qualsiasi video. Nel nostro esempio precedente, questi tag coprono meno del 2% del contenuto prezioso. Il restante 98% sarà invisibile a qualsiasi dipendente che cerca il contenuto.

Ma questa non è la fine del problema. Anche se avessimo aggiunto scrupolosamente tutti i 563 tag al video, quei tag avrebbero comunque aiutato i dipendenti a trovare il punto di partenza della registrazione. Nella maggior parte dei casi, i tuoi dipendenti non vogliono guardare i video di formazione nella loro interezza. Invece, cercano momenti precisi nel video che contengano approfondimenti su un particolare argomento. Con la ricerca video tradizionale, l'unica soluzione è fare clic a caso sulla timeline o prendere il tempo per guardare la registrazione completa.

Ovviamente, una ricerca viene solitamente completata in pochi secondi e anche le ricerche inefficienti richiedono non più di pochi minuti. Ma nel corso di un anno, questi minuti si sommino. Secondo McKinsey, il knowledge worker medio trascorre quasi il 20% del loro tempo ogni settimana alla ricerca di informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro in modo efficace - è un giorno intero ogni settimana.

Il video è tradizionalmente il tipo di dati meno ricercabile nell'azienda e l'inefficienza di trovare informazioni specifiche in questo supporto non solo costa alle persone un periodo di tempo sproporzionato, ma per molte organizzazioni, finisce anche per svalutare l'intero formato man mano che i dipendenti apprendono di essere meglio cercare altrove per riferimenti rapidi.

Sfida 5: monitoraggio dell'apprendimento basato su video

A scuola, gli studenti conseguono una laurea frequentando le lezioni, progredendo attraverso percorsi didattici e mostrando competenza nei concetti che hanno imparato.

Ora, immagina una scuola in cui gli istruttori non prendono la frequenza, gli studenti non possono interagire con l'istruttore o fare domande e gli studenti non sostengono test o ricevono voti che dimostrino ciò che hanno imparato. Questo è ciò che accade quando le aziende incorporano i video nelle loro iniziative di apprendimento e sviluppo senza alcun mezzo per raccogliere dati sul coinvolgimento del pubblico, sul comportamento di visualizzazione o sulla comprensione degli studenti per quei video.

LMS standard, CMS e sistemi di archiviazione di file aziendali in genere forniscono pochissimi dati su come i dipendenti possono interagire con i contenuti di formazione basati su video. La maggior parte dei sistemi di archiviazione di file aziendali e dei CMS, ad esempio, non offre alcun dato su chi ha avuto accesso a un contenuto. Semplicemente non c'è modo di sapere quali dipendenti hanno guardato quali video ospitati lì.

I sistemi di gestione dell'apprendimento in genere offrono di più, ma non forniscono ancora il livello di granularità necessario per comprendere le tendenze di visualizzazione e il coinvolgimento. Ad esempio, alcuni LMS possono segnalare il numero di volte in cui è stato riprodotto un video e se il video è stato guardato fino al completamento. Tuttavia, la maggior parte non riesce a segnalare quante volte i segmenti all'interno del video sono stati guardati e riguardati. Può essere una svista critica quando si valuta quali contenuti sono problematici per gli studenti. I formatori hanno bisogno di dati che mostrino ciò che funziona bene e cosa no, in modo che possano apportare modifiche iterative alle strategie e ai programmi di formazione.

In classe, le domande degli studenti e le conversazioni individuali con l'istruttore possono aiutare a informare il formatore dove potrebbe essere migliorato il curriculum. Il quiz aiuta anche gli istruttori a capire dove stanno lottando gli studenti. Se tutti rispondono alla stessa domanda in modo errato, è una buona indicazione che l'allenamento potrebbe essere migliorato.

Con gli LMS e i CMS tradizionali, tuttavia, è molto più difficile collegare i punti per capire se un video di formazione sia efficace nell'aiutare un dipendente a diventare esperto in una nuova abilità o se una parte specifica del video ha perso il segno. Non esistono opzioni di feedback per video che sostituiscono quelle interazioni interpersonali con gli studenti. E la maggior parte dei formatori non ha accesso a strumenti che consentono loro di aggiungere quiz ai contenuti di formazione basati su video o, nella migliore delle ipotesi, il quiz viene disconnesso dal video di allenamento effettivo e completato separatamente.

In qualità di educatori, i formatori aziendali sanno che i dati possono svolgere un ruolo importante nello sviluppo e nel perfezionamento delle attività e dei materiali di apprendimento. E per i leader nell'apprendimento e nello sviluppo, i dati sono una parte essenziale per dimostrare il valore degli sforzi del proprio team (oltre che per sostenere gli investimenti futuri in nuovi membri e tecnologie del team). Eppure questi dati spesso semplicemente non esistono nei sistemi tradizionali che le aziende utilizzano per gestire i propri video.

Quindi qual è la soluzione a tutte queste sfide?

Software di formazione video all-in-one

Per la maggior parte delle organizzazioni, la creazione e la gestione di video di formazione richiede una mappa complessa di sistemi e software scollegati. Oggi un'azienda può facilmente utilizzare otto diverse soluzioni video per:

1. Registrazione di video on demand
2. Registrazione del contenuto dello schermo
3. Eventi live streaming
4. Modifica di video
5. Comprimere e transcodifica di video
6. Indicizzazione di contenuti video per la ricerca
7. Memorizzazione e riproduzione di video
8. Ottimizzazione della distribuzione video su tutta la rete aziendale

Gestire i video in questo modo è costoso e inefficiente. Inoltre, farlo sarebbe paragonabile al totalizzare un laptop, un hotspot WiFi, un lettore mp3, una fotocamera digitale, una videocamera GoPro, un tracker GPS e un telefono: non ha più senso trasportare tutte quelle apparecchiature separatamente quando è possibile ottenere tutti questi strumenti e altro ancora in un unico smartphone.

Per i video, ora esiste un'unica tecnologia che risolve le maggiori sfide che le aziende devono affrontare quando si tratta di utilizzare i video per migliorare la formazione dei dipendenti: un sistema di gestione dei contenuti video o CMS video. Scopri come un video CMS risolve le 5 sfide principali per allenarsi con i video nel nostro ultimo white paper.

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