KK Ashisuto
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Rendere la comunicazione video parte della cultura aziendale
Nel 2020, mentre la pandemia COVID-19 imperversava in tutto il mondo, Ashisuto stava cercando di intraprendere nuove strade tecniche, che l'hanno portata a conoscere la piattaforma video Panopto. Consapevole della necessità di rafforzare i legami e incrementare la comunicazione tra i propri dipendenti durante la pandemia, Ashisuto ha ritenuto che la condivisione delle conoscenze tramite video sarebbe stata un potente strumento di comunicazione e ha iniziato a valutare Panopto.
Per comprendere appieno le possibilità offerte da Panopto, Ashisuto ha incoraggiato i suoi 1200 dipendenti a caricare messaggi video di presentazione. La possibilità per molti dipendenti di interagire con questi video ha fatto sì che venissero utilizzati in vari modi e che l'uso dei video si radicasse nell'organizzazione, al punto che oggi più di 1.000 utenti utilizzano il sistema in qualsiasi momento, con oltre 200 dipendenti che caricano nuovi contenuti ogni mese. Il team incaricato del lancio di Panopto, soprannominato "Progetto Panopto", ritiene che si sia instaurata una cultura dell'uso dei videoclip per comunicare.
La sfida
La pandemia COVID-19 ha cambiato tutto, con la dichiarazione dello stato di emergenza in tutto il mondo. Il leader del team di co-creazione di nuovi business Matsuyama Shinnosuke, a cui era stata assegnata la missione di creare nuovi business per Ashisuto.
Matsuyama ha constatato che durante la pandemia COVID-19 passava più tempo a guardare contenuti video che a parlare con le persone e ha quindi ritenuto che Panopto, che consente agli utenti di manipolare liberamente i contenuti video, avesse un potenziale come nuova modalità di comunicazione durante la pandemia. Matsuyama ha iniziato a promuovere Panopto come il sistema che avrebbe fornito questo "internet della conoscenza".
"Sentivo che l'ambiente aziendale COVID-19 aveva modificato la natura stessa dei rapporti tra le persone. Ashisuto si considera un'azienda che si prende cura delle persone. Il timore che perdessimo la motivazione e che la nostra capacità di messaggistica esterna ne risentisse mi ha spinto a parlare apertamente della questione". Matsuyama ha dichiarato.
Ritiene inoltre che le presentazioni di marketing e le spiegazioni dei prodotti debbano essere filmate e trattate come patrimonio informativo. Ritiene che le migliori presentazioni debbano essere salvate in forma di video, in modo che chi non può partecipare alle riunioni possa rivederle in seguito.
La soluzione
Per condividere informazioni tecniche e sui prodotti con le divisioni di vendita, hanno utilizzato Panopto per creare manuali video sull'uso dei sistemi informatici per formare i dipendenti.
Per incoraggiare i dipendenti ad adottare la piattaforma video, il team del progetto Panopto ha cercato di abbassare la soglia di accesso alle riprese video, chiedendo a tutti i dipendenti di realizzare video di presentazione. L'idea era quella di far provare al personale l'esperienza di realizzare un video in prima persona. Mille dei 1200 dipendenti dell'azienda hanno realizzato questi video.
"L'importanza di utilizzare i contenuti video per mettere in comune le capacità e le conoscenze dei dipendenti si allinea anche con le iniziative di trasformazione digitale che mirano a rendere le organizzazioni più digitalizzate e agili".
Matsuyama Shinnosuke, responsabile del team di co-creazione di nuovi business di Ashisuto
L'impatto
Nel periodo in questione sono stati caricati sul sistema 12.012 video, pari a una media di 231 a settimana.
Il dipendente medio ha visualizzato 347 ore di video durante il periodo, il che significa che ogni dipendente ha guardato in media un'ora di video al giorno.
Si radica la cultura della condivisione delle conoscenze e del risparmio di tempo
Molti dipendenti affermano che ora è più facile condividere le presentazioni trasformandole in video e che apprezzano la possibilità di accedere a presentazioni di alta qualità in qualsiasi momento, perché possono imparare molto dai nuovi assunti. La pratica di registrare in anticipo i seminari dei clienti ha anche permesso ai venditori di guardare i seminari prima di promuoverli ai clienti. Ciò consente ai venditori di articolare meglio l'attrattiva dei seminari quando invitano i clienti.
In passato, la prima metà di ogni riunione era dedicata alla spiegazione degli argomenti in discussione. Oggi, però, le persone sono diventate creative e hanno capito che le riunioni possono essere rese più efficienti condividendo queste informazioni in anticipo tramite video. In questo modo, le discussioni possono iniziare non appena i partecipanti arrivano. L'organizzazione ha anche stabilito una cultura di registrazione delle riunioni interne, in modo da poterle condividere in seguito con chi non può partecipare. Itaki afferma: "Ho l'impressione che il sistema abbia permesso alle persone di utilizzare il loro tempo in modo più flessibile".
Oltre a utilizzare Panopto come strumento per migliorare l'efficienza della propria organizzazione, Ashisuto raccomanda il prodotto ai propri clienti.
