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Synapticsでは、一元化されたナレッジ共有がイノベーションをサポートし、年間7,000の労働時間を節約
ほとんどの人は気づいていませんが、ほとんどの人がシナプティクスの「ヒューマン・インターフェース」技術に毎日接しています。同社のタッチと音声を可能にする技術は、今日のスマートフォン、タブレット、ノートブック、自動車、ウェアラブル、スマートホーム、その他のアプリケーションの重要な部分を占めています。シナプティクスは、エレガントで直感的なユーザー体験を可能にするヒューマン・インターフェイス・ソリューションの幅広いポートフォリオを通じて、ユーザーがデバイスを最大限に活用できるよう支援しています。
シナプティクスが関わっているPC、スマートフォン、タブレット、オートモーティブ・エレクトロニクスの市場は、いずれも常に進化しており、競争が激しい。新製品やアップグレードされた製品は、幅広い競合他社とシナプス社の両方から、非常に速いペースで発表されています。
市場をリードする技術をサポートし、さらに向上させるために、シナプティックスは、自社の一連の製品と競合する製品の両方を完全に理解することを従業員に求めています。この専門知識により、シナプティックスの社員は、明白な解決策を超えて考えることができ、他の機能やプロセスからの答えを適応して適用し、新しいアイデアを繰り返していくことができます。
そして、その専門知識を共有することができれば、シナプティクスの製品を支えるイノベーションの文化の基盤となるのです。
見逃したインサイト、逃したチャンス。 グローバルな成長に伴い、知識の一元化が必要になる
シナプティクス社は、高度な技術を要する製品を提供しているため、簡単な課題を抱えていました。社員全員が自社製品を理解し、サポートし、改善していくためには、最先端の知識ベースを明確に文書化することが不可欠だった。しかし、実際には、そのような文書化を維持することは困難でした。製品ラインや市場でのポジションが目まぐるしく変わる中、最新の詳細や最も重要な要素は、社内の専門家の頭の中にしかないことが多いのです。
さらに、Synaptics社は3つの異なるビジネスユニットに分かれており、それぞれが独自の内部構造を持っています。あるチームのメンバーが他のチームのメンバーと交流することはあまりありません。さらに、それぞれのチームに所属する2,300人の従業員のうち、半数以上がアジアに拠点を置き、英語を第二言語としています。
社内で知識を共有する正式な手段がないため、構造的、地理的、言語的な障壁により、個々の社員の知識を社内の全員で効果的に共有することが困難な場合があった。
解決するよりも多くの問題を作成する： シナプティクスは、学習のためのビデオを使った最初の実験を行います
Synaptics社では早くから、ノウハウを共有する手段として、動画を使った実験を始めていました。
"シナプティクス社のラーニング・ソリューション・ディレクターであるミネット・チャン氏は、「ビデオは、ナレッジ・シェアリングの速度と精度を向上させるための最良の方法の一つです。"複雑で技術的な情報を共有する場合、専門家が同じテーマを文章で記録するよりも、素早く説明ビデオを録画する方が時間がかからないことがよくあります。"
しかし、メディアの選択は簡単でしたが、ビデオを活用した のナレッジ共有プログラムをどのように実施するかという問題が 迫っていました。
Synaptics社のビデオは、一般的に非公式なものでした。従業員は録画したものをローカルネットワークに保存し、電子メールで共有していました。そのため、動画ファイルは制作者にとってはオンデマンドで共有できる便利なものでしたが、他の人が自分で見つけることはほとんどできませんでした。
会社のイベントや社内研修の様子を撮影したビデオなど、よりフォーマルな記録は、ラーニングソリューションチームが制作することが多かったです。しかし、そこには「時間」という新たな課題がありました。1週間にわたるトレーニングイベントのビデオは、編集、タグ付け、制作を手作業で行うため、最終的な完成までに数週間かかることがあります。ファイルが利用できるようになるまでに、多くの社員が他の手段でその情報を見つけていることでしょう。
そして、どのようなソースであっても、すべてのビデオに共通するもう一つの課題、それは検索性でした。
"あるシナプティクス社の社員は、「複雑なテーマについて具体的な情報を求めているときに、ビデオが適切かどうか、あるいは必要な情報が含まれているかどうかを事前に判断することはほとんど不可能です」と述べています。"私は特定の瞬間に特定の情報を必要としています。必要な情報を得るために、1時間ものビデオを見たり、複数の文書を調べたりする時間はありません」。
ナレッジマネジメントを再考する。 専門知識の共有を専門知識の作成の不可欠な部分にする
このような課題を認識していたチャンさんとシナプティクスのラーニングソリューション部門は、大胆な目標を設定しました。
彼らは、公式および非公式のナレッジ共有をより集中的にアクセスできるようにするだけでなく、シナプティクスの文化の変化に影響を与えたいと考えていました。
機関知識を1つのオフとして共有することを考えるのではなく、他のチームメンバーが尋ねた場合にのみ行うべきこと-チャンさんとチームは、Synapticsのすべての従業員がその専門知識に関するビデオドキュメントを日常的で貴重なステップとして見ることを望んでいました。そもそも知識だ
その目標を達成するために、チャンさんとチームは、Synapticsチームのすべてのメンバーが正式で非公式の制度的知識を保存、提示、共有できるようにするプログラムを設計し、立ち上げることに着手しました。これは、スケーラブルであるだけでなく、多様なプロフェッショナルユーザーにとって直感的でもあります。
現状では、チームのビジョンを達成するのに十分なほど簡単にビデオを作成できていなかったため、チャン氏はナレッジ共有のためにビデオをサポートするより効率的な手段を見つけようと試みました。
彼女がPanoptoのビデオプラットフォームを見たとき、彼女はSynapticsが情報を共有するためにビデオを使用する方法のあらゆる側面を標準化する手段を見ました。作成とキュレーションからストレージ、検索、共有、ストリーミングまで。
クリックすると、Synaptics の SynaVision の動画紹介をご覧ください
SynaVision」のご紹介です。 Synaptics社が独自のコーポレートYouTubeを開設
Synapticsは、Panoptoを使用して、独自の内部ビデオポータルを作成しました。 「SynaVision」と呼ばれるこのプラットフォームにより、Synapticsチームは動画を簡単に表示、共有し、安全で一元化されたライブラリに投稿することができました。
SynaVisionでは、従業員はPanoptoを使って、知識を共有するほぼすべてのアクティビティを記録することができました。対象分野の専門家による詳細なウォークスルー、プロジェクトのキックオフやアップデートのミーティング、手順の概要など、いつでもどこでも、すでに持っているラップトップやモバイルデバイスのウェブカムを使って記録することができました。
ビデオ制作と管理の技術的側面は、サードパーティのAVスペシャリストと協力する時間とコストを追加することなく、即座に管理されました。Panopto を通じて、SynaVision にアップロードされたすべてのビデオファイル（新旧を問わず）は、どのデバイスでも最適な再生のために自動的に変換され、検索用にインデックス付けされ、共有可能になり、他の従業員がオンデマンドで視聴できるようになります。チームと個人が「記録」をクリックしただけで、共有したい情報を提示し、残りの部分をPanopto に任せました。
「SynaVision は、公開時間を短縮することで、情報をより早く利用できるように支援してきました」とチャン氏は述べています。「かつて2～4週間かかったのは今は1営業日未満です。Panopto を使用すると、組織内での情報共有がはるかに効率化され、合理化されました。」
一方、視聴者にとっては、SynaVisionは能動的な学習体験を提供することができる。Panoptoの 動画内クイズ 機能により、動画作成者は動画内のキーポイントを強化するための質問を入れることができます。また、Panoptoの可変速度再生は、視聴者がビデオを再生する際に、半速から倍速までスピードを上げたり下げたりすることを可能にし、非言語話者にとって大きな助けとなります。
何よりも、Panoptoは、各ビデオで話されている、または画面に表示されているすべての単語に自動的にインデックスを付けることで、これらのビデオアセットで共有されているすべての情報を非常に簡単に見つけられるようにしました。 SynaVisionでのクイックキーワード検索により、Synapticsの従業員は、必要な特定の情報が共有されているビデオの正確な瞬間に即座に早送りできます。
SynaVisionが導入されたことで、Synapticsは専門知識を共有するための完全なビデオ対応ソリューションを確立しました。このソリューションは、チーム構造、言語の壁、地理的な課題を超えて、会社に組織的な知識への前例のないアクセスを提供します。
成功のための提携： Synaptics と Panopto サポートチームを組み、打ち上げを成功させる
SynaVisionの導入に先立ち、シナプス社とパノプト社は、導入を成功させるための40以上の要素を含む、詳細なロールアウト計画を共同で策定しました。従業員の採用が最終的な目標でしたが、基本的な認知度が最初の目標でした。
公式発表の数か月前に、SynapticsとPanopto はSynaVisionを成功に導くためのアイデアについて話し合いました。数週間にわたって、組み合わされたチーム：
数ヶ月かけて、統合チームは
- 主要なステークホルダーとのミーティングを開催し、承認を得た。
- Panoptoの使い方の簡単なデモを作成し、主要なスタッフに実際に試してもらいました。
- 社内のアンバサダーにプラットフォームの普及に貢献してもらい、フォルダの設定、権限設定の管理、動画ファイルのアップロードなどの基本的な作業をトレーニングしました。
- 新しいビデオプラットフォームのグローバルな立ち上げに伴い発生する可能性のあるネットワークやセキュリティの問題に積極的に対処するため、企業のITスペシャリストとミーティングを行いました。
- リーガルチームの主要メンバーとのミーティングにより、適切な資料のみが共有されるように積極的なポリシーと対応を設定した。
重要なのは、チャン氏とチームは、大量の既存のビデオコンテンツを編集し、新しいライブラリにアップロードしたことで、ビジターが初日から見て学べる豊富なオプションを確保したことです。また、シナプス社の従業員を教育し、プラットフォームの利用を促すために、新しいコンテンツの収録も行いました。
ナレッジ共有の取り組みには、"鶏と卵 "のような問題がつきものです。"新しい取り組みであれば、従業員がワクワクしてポータルを訪れ、その価値を感じてくれることを期待します。しかし、最初に訪れたときに大したものがなかったら、彼らは戻ってきて貢献してくれないでしょう」。
最後に、SynaVisionポータルの正式な立ち上げ日である3月1日に、チームは意識を高めるために全社員で祝賀会を開催し、ケーキや楽しいコンテストを行い、社員に新しいサイトを試してもらいました。
ビデオがSynapticsを席巻。 従業員が専門知識を共有するためにSynaVisionを採用
SynaVisionにより、Synapticsはグローバルな従業員のナレッジ共有を拡大し、専門知識を利用可能にするという会社の課題に対する価値あるソリューションを提供します。
プラットフォームを立ち上げて間もなく、会社の従業員の40％以上がSynaVisionを訪れ、何千時間もの素材を視聴しました。
わずか数ヶ月で1,000本以上のビデオがSynaVisionで見られるようになり、世界中のシナプティクスの社員が毎日のようにこのサイトを訪れ、仕事に必要な情報を探して消費しています。
今日、ラーニングソリューション部門は、SynaVisionは、Synapticsの従業員の約4分の1の時間を節約し、それ以外の場合は情報の検索に費やす時間を約 15 分削減すると推定しています。この控えめな個人の利益は、SynaVisionを通じて促進される情報共有の増加は言うまでもなく、同社が年間7,000時間近く生産時間を節約できます。
短い順でSynaVisionは幅広い評価を獲得しました。ちょうど最初の年で、プラットフォームは、ラーニング・アワードで毎年恒例のブランドン・ホール・グループ・エクセレンスの一環として、ラーニング・テクノロジーの実装における今年のベストアドバンスの一つとして認識されました, そして、最高学習責任者の雑誌の年次学習インプラクティス賞の一環として、イノベーション賞を受賞しました.ロールアウト翌月、Synaptics は、Synaptics の収益に直接影響を与えた複雑でグローバルなナレッジ共有の課題に対する革新的でインテリジェントなビデオソリューションで、ラーニングソリューションチームを認識しました。