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会議中に他人に話を遮られないようにする方法
準備は万端です。手配も確認済みです。下調べも済ませました。主張は説得力があり、スライドも洗練されています。プレゼンテーションは論理的に展開され、詳細の量も適切です。
まさに理想的な会議だ。理想的なまとめだ。理想的な事例だ。理想的なプレゼンだ。
……そうだったはずなのに、参加者の誰かがあなたの話を途中で遮り、話を一方的に進めてしまった。気がつくと、スライドを7枚も飛ばしてしまい、根拠を説明する間もなくプレゼンテーションの3分の1を終えてしまい、どういうわけか2つの新しい仕事を引き受けてしまった――それでも、まだ元のプレゼンテーションの筋道に戻れていない。
多くの組織において、会議は評判が悪い。多くの場合、生産性が低く、最悪の場合、時間の無駄になりかねない。
この状況を改善するため、多くの効率化の専門家が、会議をより有意義なものにするための管理戦略を提言しています。 今日では、議題を設定してそれに忠実に従うこと、参加者を5人以下（信頼する専門家によって6人、7人、8人、あるいは9人とする場合もある）に制限すること、30分で会議を打ち切ること（中には10分程度にすべきだと主張する提言もある！）、そして1回の会議で1つの目的だけに絞るよう求められています。
しかし、たとえすべてを完璧にこなしていたとしても、たった一人でも話を遮ろうとした瞬間に、すべてが台無しになってしまうことがある。
多くのチームが、強硬な手法で発言を遮る人々を黙らせようと試みてきました。それは、たとえどれほど上席者であっても、あるいはその話題にどれほど精通していても、順番を待たずに発言することを禁じるというものです。 しかし、こうした措置の問題点は、根本的な誤解に基づいていることだ。ほとんどの組織において、人々は無礼を働くために割り込むわけではない。彼らが口を挟むのは、真摯な関心を持っており、プレゼンテーションの中でまだ触れられていない、関連性のある考えや意見、質問を持っているからに他ならない。
では、関与しているときに発言したくなるという人間の性向を、どうすれば乗り越えられるでしょうか？
答えは、あなたが思っているより簡単かもしれません。会議の形式を変えるだけでいい のです。
会議を始める前にプレゼンテーションを済ませておく――「反転会議」入門
アマゾンやリンクトインといった革新的な企業は、新たな道を切り拓いています。彼らが実践しているのは、プレゼンテーションよりも行動を、出席よりも参加意識を、そして見栄えの良いパワーポイントのスライドよりも実際の情報を重視する、新しいスタイルの会議です。
何より素晴らしいのは、どんな組織でも一夜にして導入できる新しい形式だということだ。必要なのは、会議に抱く期待のうち2つについて、シンプルかつ根本的な変更を加えることだけである。
まず第一に、この新しいスタイルでは、発表者は会議が始まる前に資料を共有し、聴衆も同様に事前に資料を確認することが求められます。
第二に、この新しいスタイルでは、後でやるべきことのリストを作成するのではなく、会議に出席する全員が、その時間を会議の目的を達成するために充てなければならないと定めています。
意思決定、計画の策定、業務プロセスの見直しなど、どのような目標であれ、チームはその予定された会議時間を活用し、その場で実際にその目標を達成しなければなりません。
その価値とは何でしょうか？一言で言えば、「行動」です。
会議本番の前に参加者と共有できる、フリップド・ミーティングのプレゼンテーション動画のサンプル
プレゼンテーション資料を事前に確認しておくことで、参加者はそのテーマについてじっくりと考える時間を確保できます。前提条件を再確認したり、その分野の専門家を招いて意見を求めたり、別の案を考案したり、活発な議論を交わしたりすることが可能になります。また、発表者が説明を行っている最中に、聴衆が話を遮ることもなくなります。
反転型会議の仕組みは以下の通りです：
- 会議の前に、会議の概要と必要なアクションアイテムを簡単にまとめて録音しておきましょう。
- 予定されているセッションの1日ほど前に、その録音データを会議の参加者と共有してください。
- 参加者が会議に集まったら、プレゼン資料は省略して、すぐに議論に入りましょう。質疑応答、ブレインストーミング、意思決定など、その状況に最も適した意見収集の方法を取り入れましょう。
関連記事：ビジネスミーティングへの期待は変化しています。あなたのミーティングの在り方は変わっていますか？
「会議を改革するためのガイド」を入手する
今日の会議の進め方には問題がある。多くの組織における会議は、パワーポイントを使った一方的な講義のようなもので、実際の仕事をこなしたり、真の意思決定を行ったりする機会がほとんどないような構成になっている。
しかし、別の方法もあります。当社の「反転会議実践ガイド」には、組織内で反転会議の文化を築くための指針が掲載されており、その内容は以下の通りです：
- 会議前の連絡および情報共有の必要性
- 会議中のグループ管理に関するベストプラクティス
- 動画を活用して「反転会議」をさらに効率的にするアイデア
会議の形式を「反転型」に変えることで、会議で無駄にしていた時間を取り戻し、参加するすべての会議を生産的なものにするとともに、チームが協力してより賢明かつ迅速な意思決定を行えるようになります。
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