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会議の邪魔をしないようにする方法
すべての準備が整いました。ロジスティックを確認しました。リサーチも済んでいる。ポイントは説得力がある。スライドはシャープ。あなたのプレゼンテーションは、適切なレベルの詳細で論理的に流れています。
完璧なミーティングです。完璧なまとめ。完璧なケース。完璧なピッチ。
あるいは、出席者の一人があなたの発言を途中で遮り、全体を台無しにしてしまうまではそうでした。突然、あなたは7枚のスライドを飛ばし、最初に理由を説明せずにピッチの3分の1を説明し、どうにかして2つの新しい仕事を引き受けたのに、まだ元のプレゼンテーションに戻っていません。
ミーティングは、ほとんどの組織で 悪い評判が立っています。非生産的であることが多く、最悪の場合、時間の無駄になることもあります。
しかし、たとえすべてがうまくいっていたとしても、一人の人間が邪魔をした瞬間に、すべてがあっという間に狂ってしまうのです。
多くのチームは、強硬な手法で割り込みを禁止しようとしてきました。どんなに上級者でも、どんなにその分野に精通していても、順番を無視して発言することを禁じています。ほとんどの組織では、人々は失礼なことをするために口を挟んでいるのではありません。口を挟むのは、正当な関心があり、あなたのプレゼンテーションでまだ取り上げられていない関連する考えやコメント、質問があるからなのです。
では、どうすれば人間の「関わったときに声を出したくない」という気持ちを乗り越えられるのでしょうか。
その答えは意外と簡単かもしれません。 会議の形式を変えればいいのです。
会議を始める前にプレゼンテーションを行う - 反転会議101
Amazon や LinkedIn のような革新的な企業が新しい方法を開拓しています。彼らは、プレゼンテーションよりもアクションを、出席よりもエンゲージメントを、そしてきれいな パワーポイントのスライドよりも実際の情報を優先する、新しいスタイルのミーティングを行っています 。
そして何よりも、どんな組織でも一夜にして採用できる新しいフォーマットです。必要なのは、私たちが会議に期待している2つのことをシンプルかつ根本的に変えることだけです。
First: この新しいスタイルでは、会議が始まる前にプレゼンターがプレゼンテーションを共有し、同様にオーディエンスも事前に確認することが義務付けられています。
Second: この新しいスタイルでは、後でやることのリストを作るのではなく、会議に出席している全員がその時間を使って会議の目的を実行する必要があると主張しています。
目標が決定であれ、計画の概要であれ、ワークフローの修正であれ、チームは予定された会議の時間を、その場で実際に目標を達成するために使わなければなりません。
その価値とは？一言で言えば、アクションです。
会議の前に視聴者と共有できる反転会議プレゼンテーションビデオのサンプル
プレゼンテーション資料を事前に確認することで、参加者がテーマについて真剣に考える時間を確保できる。前提条件を再確認することができます。専門家の意見を聞くことができる。代替案を想像することができる。健全な議論が展開できます。また、プレゼンターが主張している間、聴衆は口を挟むことができません。
反転会議の仕組みをご紹介します。
- 会議の前に、会議の情報と必要なアクションアイテムを簡単に記録しておきましょう。
- 録画したものは、予定日の1日ほど前にミーティングプラットフォームで共有します。
- 会議のために参加者が集まったら、デッキを飛ばしてすぐに議論に入ります。質疑応答、ブレインストーミング、意思決定など、状況に応じて最適な方法で意見を集めます。
関連記事： ビジネスミーティングの期待値は変化している。あなたの会議は変わっていますか？
会議を反転させるためのガイドを手に入れる
今日の会議のやり方は壊れています。ほとんどの組織での会議はPowerPoint主導の講義であり、実際の作業を行い、実際の決定を下す機会をほとんど提供しないように構成されています。
しかし、それ以外の方法もあります。当社の 反転会議ハウツーハンドブック には、組織で反転会議の文化を発展させるためのガイドが含まれています。
- 会議前のコミュニケーションとニーズの情報共有
- 会議中のグループ管理のベストプラクティス
- 反転会議をさらに効率的にする動画活用のアイデア
会議を反転すると、会議の無駄な時間を取り戻し、出席するすべてのミーティングの生産性が確保され、チームがよりスマートでタイムリーな意思決定を共同で行えるようになります。
会議をもっと活用する準備はできましたか？無料ガイドをダウンロードしてください。 Turn Your Meeting On Its Head: A guide to flipped meetings 今すぐダウンロードしてください。