これまでどこかで働いた経験がある人なら、おそらく何らかの形で新入社員のオリエンテーションを経験したことがあるでしょう。初日にオフィスに足を踏み入れた瞬間から、出会うべき新しい顔ぶれ、覚えるべき業務プロセス、設定すべきシステムが山ほどあります。さらに、山のような初期書類への記入という面倒な作業も待っています。これらすべてが、どの企業においても新入社員のオリエンテーションの一部なのです。

ところで、従業員のオンボーディングとは、具体的にはどのようなものなのでしょうか？

米国人事管理協会（SHRM）によると、従業員のオンボーディング（組織的社会化とも呼ばれる）とは、「新入社員が新しい職務における社会的側面や業務面への適応を迅速かつ円滑に行えるよう支援し、組織内で効果的に機能するために必要な姿勢、知識、スキル、行動を習得させるプロセス」である。

要するに、従業員のオンボーディングとは、新入社員が順調なスタートを切れるよう支援する一連のプロセスを指します。これらのプロセスは、大きく分けて以下の2つのカテゴリーに分類されます：

• 正式なオンボーディングとは、新入社員が新しい職務に順応できるよう支援するための、体系化された業務や手順を指します。正式なオンボーディングでは、新入社員は既存の社員とは別枠で、オリエンテーション、教室での研修、および交流のための計画的な活動に参加することが一般的です。
• 非公式なオンボーディングとは、新入社員が新しい職務について学ぶための、その場その場で行われる、あるいはある程度組織化された活動のことを指します。非公式なオンボーディングには、ジョブシャドウイングや、管理職や新しい同僚との即興的な1対1の指導や面談に加え、社員証や備品の受け取りなど、入社後の実務開始に伴う細かな手続きも含まれます。

お金の使い道としては上々だ

組織が正式なオンボーディング、非公式なオンボーディング、あるいはその両方を組み合わせることを選択したかに関わらず、新入社員を戦力化させるには多額の費用がかかる。経営コンサルタントのマーク・スタインとリリス・クリスチャンセンが著書『Successful Onboarding』で述べているように、企業はオンボーディングの過程で、新入社員の年間給与の最大30％を費やしている。

新入社員の受け入れにかかる費用は高額に感じられるかもしれませんが、それは十分に価値のある投資です。一元化され、十分なリソースが投入された新入社員の受け入れプロセスは、新入社員の4人に1人もの早期離職を防ぐことができるからです。また、新入社員が歓迎されていると感じ、新しい役割に早く適応すればするほど、会社への貢献も早まります。

従業員数が増えるにつれ、従業員の勤務形態はかつてないほど多様化しています。本社に常駐する従業員もいれば、完全リモートで働く従業員や、週の特定の日に在宅勤務を行う従業員、さらには顧客対応を行う現場スタッフもいるでしょう。トレーナーやチームを招集して対面式研修を行うことは非効率的なプロセスであり、研修予算の驚異的な85%を消費しています。リモートワークが主流となる現代において、この数字はもはや維持不可能な水準になりつつあります。

新入社員の採用にかかるコストを考慮すると、大企業はどのようにして、多様な職種にわたる時間的制約のある研修を構築し、国内や世界中に分散して勤務している可能性のある新入社員に提供すればよいのでしょうか？

スケーリングの解決策は動画です。

動画はすでに、分散型社会における知識共有の基盤となっており、多くの人材開発（L&D）のリーダーが、新入社員のオリエンテーションや研修の実施に動画を活用しています。動画を活用することで、人事部門は以下のような方法で新入社員のオリエンテーションを改善することができています：

• 研修プログラムのコストを削減する。IBMやマイクロソフトなどの企業は、対面式の研修や小規模なイベントを動画に置き換えることで、出張費や宿泊費だけで数百万ドルのコスト削減を実現している。
• 知識の定着率を向上させる。動画を活用することで、概念や詳細を記憶する能力が向上することが実証されており、その効果は時間の経過とともにさらに高まることが分かっています。さらに、エンタープライズ向け動画プラットフォームでは、トレーニング動画のライブラリ全体を検索できるだけでなく、各動画内で音声や画面に表示された任意の単語を検索することも可能です。この検索機能により、従業員は必要な情報をオンデマンドで探し出せる検索可能なリソースを利用できるようになります。
• 研修資料の一貫性を確保する。大規模な組織や地理的に分散した企業の場合、複数の研修担当者がいると、すべての新入社員に対して一貫した入社研修を提供することが難しくなることがあります。動画を活用すれば、誰が研修を担当しても、企業が一貫した高品質なメッセージ基準を維持できるため、この問題を解決できます。
• 従業員のエンゲージメントと一体感を高める。強固な人的ネットワークや人間関係を築くことは、新入社員のオンボーディングにおいて最も見過ごされがちな要素の一つです。動画を活用して会社やチームの紹介を行うことで、オンボーディングプログラムのリーチを世界中に広げることができます。これにより、新入社員は社内名簿やメールの受信箱で見かける名前と、その人物の顔や人柄を結びつけることができるようになります。

動画を活用して、新入社員のオンボーディング体験を向上させましょう

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