Während eines Interview, erläuterte Amazon-CEO Jeff Bezos die Art und Weise, wie er immer noch Besprechungen durchführt, was Außenstehenden zugegebenermaßen "seltsam" erscheinen mag. "Bei Amazon werden keine PowerPoints verwendet", sagte er. "Wenn wir eine neue Führungskraft von außerhalb einstellen, [warnen wir sie]: 'Dies ist die seltsamste Meeting-Kultur, die Sie je erlebt haben.'"

Wenn ein Mitglied des Amazon-Teams eine Idee vorschlägt, erstellt es nicht noch ein PowerPoint-Deck, wie es in den meisten anderen Unternehmen üblich ist. Stattdessen strukturieren sie ihre Präsentation in Form eines vier- bis sechsseitigen Memos, das das Unternehmen als "Erzählung" bezeichnet.

Diese Praxis besteht seit 2004, als Bezos ursprünglich eine E-Mail an sein Führungsteam schickte, um zu erklären, warum er die Aufzählungszeichen verbietet. Darin heißt es:

"Ein bisschen mehr, um das "Warum" zu verdeutlichen.

Wir wollen einen gut strukturierten, erzählenden Text und nicht einfach nur Text. Wenn jemand eine Liste von Aufzählungspunkten in Word erstellt, wäre das genauso schlecht wie eine PowerPoint-Präsentation.

Der Grund, warum es schwieriger ist, ein 4-seitiges Memo zu schreiben als eine 20-seitige PowerPoint-Präsentation, liegt darin, dass die erzählerische Struktur eines guten Memos ein besseres Nachdenken und ein besseres Verständnis dafür erzwingt, was wichtiger ist als was und wie die Dinge zusammenhängen.

Powerpoint-Präsentationen erlauben es, Ideen zu beschönigen, den Sinn für relative Wichtigkeit zu verflachen und die innere Verbindung von Ideen zu ignorieren."

Und da es so viel Zeit in Anspruch nimmt, ein großartiges Memo zu verfassen, hat Bezos auch eine narrensichere Methode eingeführt, um sicherzustellen, dass jeder es liest - das gemeinsame Lesen.

"Wir lesen im Raum. [Andernfalls bluffen sich die Führungskräfte wie Schüler durch die Sitzung, als ob sie das Memo gelesen hätten", sagte er. In der Sitzung, in der das Memo verteilt wird, werden die ersten 20-30 Minuten damit verbracht, das Memo zu lesen. Danach stellt sich der Vortragende den Fragen des restlichen Teams.

Würde dies auch anderswo als bei Amazon funktionieren?

Amazons Meetings sind zwar ein wenig einzigartig, aber die zugrunde liegende Struktur und die Ziele sind es nicht. Das Format von Amazons Meetings kann man allgemein als umgedrehtes Meeting. In Anlehnung an das Modell des umgedrehten Klassenzimmers im Bildungswesen werden den Teilnehmern in einer umgedrehten Besprechung relevante Präsentationsmaterialien zur Verfügung gestellt, die sie vor der eigentlichen geplanten Besprechung durchsehen können, so dass mehr Zeit für Fragen und sachkundige Diskussionen bleibt.

Wie auch immer das umgekehrte Meeting umgesetzt wird, es soll einige der häufigen Probleme lösen, die bei traditionellen präsentationsbasierten Meetings auftreten können. Wir alle kennen die stereotypen, langwierigen Besprechungen mit unterentwickelten Ideen und unbeteiligten Zuhörern, die so strukturiert sind, dass nur wenige Minuten für Fragen oder Gespräche bleiben.

Aber das umgekehrte Meeting ist keine schnelle Lösung. Es ist ein kultureller Wandel, der eine erhebliche Investition von Zeit und Ressourcen erfordert - Kosten, die Bezos immer wieder erklärt hat, dass er mehr als bereit ist, im Austausch für informiertere und produktivere Teamgespräche zu opfern.

Natürlich sind nicht alle traditionellen, auf Präsentationen basierenden Meetings inhaltslos oder unproduktiv. Die Harvard Business Review (HBR) spricht sich zwar nicht für ein völliges Verbot von Präsentationen in Meetings aus, stimmt aber Bezos in gewisser Weise zu. Die HBR hat festgestellt dass ein übermäßiger Rückgriff auf Präsentationen in Meetings dazu führen kann, dass Unternehmen produktivere Gespräche verpassen, die einen echten Wandel im Unternehmen vorantreiben.

Das umgedrehte Meeting für Ihr Unternehmen nutzbar machen

Noch immer werden zu viele Sitzungen mit wenig mehr als einer dünnen Tagesordnung und einer Menge Wunschdenken organisiert. Eine Studie schätzt dass in den USA jedes Jahr 37 Milliarden Dollar für sinnlose Besprechungen verschwendet werden - eine Zahl, die immer schneller steigt, da wir an immer mehr Besprechungen teilnehmen.

Wir versuchen, die richtigen Leute einzuladen, und hoffen dann, dass sie aus dem Stegreif alle Informationen wissen, die wir für eine produktive Diskussion benötigen. Mit etwas Glück gelingt es uns, einen tragfähigen Konsens zu erzielen. Was wir jedoch oft erleben, sind nur teilweise besuchte Sitzungen mit teilweise informierten Teilnehmern, die nur in der Lage sind, eine Reihe von nächsten Schritten und Aktionspunkten zusammenzustellen, um die Lücken aus der ersten Sitzung zu füllen. Dann setzen wir eine zweite Sitzung an und wiederholen das Ganze.

Das Flipping von Meetings hilft dabei, die Teilnehmer im Vorfeld zu informieren und so wertvolle Zeit zurückzugewinnen, die in unproduktiven Sitzungen verschwendet wurde. So wird sichergestellt, dass jede Besprechung produktiv ist und Ihre Teams in der Lage sind, gemeinsam intelligentere und schnellere Entscheidungen zu treffen.

Bedeutet das, dass Präsentationen tot sind?

Während das Vorlesen eines "6-Pagers" zu Beginn eines Meetings und die anschließende aktive Diskussion für die Dauer des Meetings bei Amazon gut zu funktionieren scheint, ist dies nicht unbedingt der beste Ansatz für Ihr Unternehmen. Glücklicherweise lässt sich das Modell des geflippten Meetings an Ihre Unternehmenskultur anpassen.

Gut strukturierte Präsentationen - auch solche, die PowerPoint verwenden - sind nach wie vor ein wertvolles und effizientes Mittel, um neue Ideen zu vermitteln, und erfordern in der Regel nur einen Bruchteil der Zeit, die für das Verfassen eines langen Memos benötigt würde. Sie müssen diese Präsentationen nicht aufgeben, sondern sie nur vor die eigentliche Besprechung verschieben.

Vor der Besprechung kann die Moderatorin die Folien vorbereiten und ihre Redebeiträge strukturieren, so wie sie es immer tun würde. Dann verwendet sie einfach die integrierte Webcam ihres Laptops, um die Präsentation aufzuzeichnen, die sie während der Besprechung gehalten hätte. Die Moderatorin stellt die Videopräsentation dann etwa einen Tag vor der Besprechung zur Verfügung, so dass die Teilnehmer sie nach ihrem eigenen Zeitplan ansehen können - und bei Bedarf sogar zurückspulen und wiederholen können - und so gut vorbereitet in die Besprechung gehen können.

Sehen Sie sich ein Beispiel für eine mit Panopto aufgezeichnete Präsentation für ein Flipped Meeting an:

 

 

Ein geflipptes Meeting erfordert zwar etwas mehr Arbeit im Vorfeld, aber Sie werden während der Sitzung die Früchte ernten. Durch die vorherige Durchsicht der Präsentationsunterlagen wird sichergestellt, dass die Teilnehmer Zeit haben, sich ernsthaft mit dem Thema zu befassen. Herkömmliche Sitzungen sind so strukturiert, dass Meinungsverschiedenheiten und Debatten auf ein Minimum reduziert werden, indem der Vortragende den größten Teil des Gesprächs übernimmt. Echte Fortschritte können jedoch nur erzielt werden, wenn Sie die Besprechungen so strukturieren, dass Meinungsverschiedenheiten so früh wie möglich in der Besprechung zur Sprache kommen - so wird die Zeit für Meinungsverschiedenheiten minimiert und die Zeit, die der Gruppe zur Verfügung steht, um einen Konsens zu finden, maximiert.

 

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Bildnachweis: Joe Wolf via Flickr