Moderne Unified-Communications-Technologien sind unverzichtbar geworden, um eine produktive Echtzeit-Zusammenarbeit und -Kommunikation zwischen Kollegen und Teams zu ermöglichen. Diese können sich nun von nahezu jedem Ort aus virtuell treffen, um gemeinsam Aufgaben zu erledigen. Videokonferenz-Tools wie Zoom, WebEx, Skype und GoToMeeting haben in den letzten Jahren einen rasanten Aufschwung erlebt, um diesem Bedarf gerecht zu werden. Sie bieten Mitarbeitern zudem die Möglichkeit, noch mehr aus ihren Meetings herauszuholen – einfach per Aufnahmetaste.

Immer mehr Menschen nutzen Videokonferenz-Tools, um Gespräche, Schulungen, Brainstorming-Sitzungen, Projektbesprechungen, interne Kommunikation und vieles mehr aufzuzeichnen. So lässt sich ganz einfach eine vollständige Aufzeichnung der Besprechung erstellen, auf die man bei Bedarf später zurückgreifen kann – unabhängig davon, ob jemand an der Besprechung teilnehmen konnte oder nicht.

Doch was geschieht mit all den Videokonferenzaufzeichnungen, die häufig sensible, interne Diskussionen und Informationen enthalten? Wo werden sie gespeichert? Und wie werden sie weitergegeben?

Die vier Probleme beim Teilen von Besprechungsaufzeichnungen

Die sichere Weitergabe von Besprechungsaufzeichnungen an Kollegen ist eine Funktion, für die die meisten Konferenzlösungen schlichtweg nicht ausgelegt sind. Sie wurden entwickelt, um Aktivitäten zu erleichtern, nicht um sie zu dokumentieren und zu teilen.

Das bedeutet, dass die Frage, wie und wo Videoaufzeichnungen geteilt werden sollen, meist dem Meeting-Inhaber selbst überlassen bleibt – und die Antworten, die er in der Regel findet, sind alles andere als optimal.

Heutzutage landen Meetingaufzeichnungen meist auf einzelnen Laptops, werden in Ordnern im Firmennetzwerk abgelegt – lediglich mit Datum oder Meetingthema als Kennung – oder nur temporär in der Cloud gespeichert. Schlimmer noch: Der Meetingleiter lädt das Video auf verbraucherorientierte Plattformen wie YouTube oder Dropbox hoch, wo sensible Informationen für jeden zugänglich sein können, der den Link findet.

Klingt übertrieben? Zum jetzigen Zeitpunkt liefert eine kurze YouTube-Suche mehr als 800.000 Videos zum Thema „internes Meeting“, weitere 240.000 zum Thema „Produkt-Roadmap“ und nochmals 170.000 zum Thema „vertrauliche Schulung“.

Hoffentlich ist keines davon Ihres.

Die Bereitstellung von Videodateien ist nur ein Teil des Problems. Beim Teilen von Besprechungsaufzeichnungen mit Kollegen stoßen Ihre Mitarbeiter häufig auf folgende Herausforderungen – von denen jede dazu führen kann, dass Ihrem Unternehmen der Wert dieser Inhalte entgeht.

Problem 1: Man kann nicht einfach eine Videodatei senden.

Selbst kurze Videodateien sind oft zu groß für E-Mail-Anhänge. Eine einzige Minute Video, aufgenommen mit einem iPhone in 1080p, erzeugt eine 175 MB große Datei – das ist um ein Vielfaches größer als die maximale Anhangsgröße, die die meisten E-Mail-Server für Unternehmen zulassen, und das bei einer Länge von nur 60 Sekunden. Wenn E-Mail keine Option ist, laden Nutzer die Aufnahme auf Dateiaustauschplattformen wie Google Drive oder Dropbox hoch, um den Link zu teilen. Doch auch diese Dienste sind nicht für einfaches Teilen von Videos optimiert. Nutzer müssen in der Regel die gesamte Videodatei auf ihr Gerät herunterladen, bevor sie sie abspielen können. Und keine der derzeitigen Dateiaustauschplattformen ermöglicht es, im Video zu navigieren oder nach bestimmten, relevanten Momenten zu suchen.

Problem 2: Videos werden nicht auf allen Geräten automatisch korrekt abgespielt.

Videodateien sind nicht mit Textdokumenten vergleichbar. Es gibt Dutzende verschiedener Videodateitypen, und nur wenige lassen sich zuverlässig auf allen PCs, Macs und Smartphones abspielen, die von allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens genutzt werden. Manche Videokonferenzsysteme zeichnen Videos sogar in proprietären Dateiformaten auf, die sich nur nach dem Herunterladen und Installieren spezieller Software wiedergeben lassen. Dieses Problem wird leicht übersehen, bis jemand versucht, ein Video zu teilen und ein Kollege lediglich die Fehlermeldung „Dateityp nicht unterstützt“ erhält.

Problem 3: Die Suche nach bestimmten Momenten in den Aufzeichnungen von Besprechungen ist nahezu unmöglich.

Die meisten Meetings sind auf 30 oder 60 Minuten angesetzt. Wenn Mitarbeiter jedoch später die Aufzeichnungen ansehen, wollen sie selten die gesamte Sitzung anschauen – sie möchten sich die zwei relevanten Minuten ansehen, in denen wichtige Details besprochen wurden. In einem Dokument ist das einfach: Mit Strg+F und einer Stichwortsuche lassen sich selbst die längsten Memos durchsuchen. Video hingegen war bisher eine Blackbox, ohne dass Zuschauer schnell zu wichtigen Momenten springen konnten. Stattdessen müssen sie entweder wahllos durch die Wiedergabeleiste klicken oder sich damit abfinden, die gesamte Aufzeichnung anzusehen. In beiden Fällen geht die durch die Aufzeichnung gewonnene Effizienz verloren, da die Informationen in den Aufzeichnungen nicht leicht zugänglich sind.

Problem 4: Ihre Besprechungsaufzeichnungen sind möglicherweise nicht so sicher, wie sie eigentlich sein sollten.

Ob Sie nun den Cloud-Speicher Ihres Videokonferenz-Tools oder ein Dateifreigabesystem wie Google Drive oder Dropbox nutzen: Wenn „ein Video teilen“ bedeutet, einfach einen Link zu einer nicht gelisteten Datei zu verschicken, riskieren Sie, dass sensible interne Besprechungsaufzeichnungen in die falschen Hände geraten. Die meisten Konferenzsysteme bieten keine detaillierten Kontrollmöglichkeiten, um Ihre Videoinhalte auf administrativer Ebene zu schützen. Wählt ein Mitarbeiter die Option „Jeder mit diesem Link kann ansehen“, kann tatsächlich jeder mit diesem Link das Video ansehen – ob beabsichtigt oder nicht. Und Sie bemerken es möglicherweise erst, wenn es viel zu spät ist. Die potenziellen Folgen einer solchen unsicheren Freigabe liegen auf der Hand, wenn es um die Veröffentlichung sensibler Inhalte geht. Doch die Konsequenzen können genauso schlimm oder sogar noch schlimmer sein, selbst wenn das Video nur versehentlich den falschen internen Personen zugänglich gemacht wird. Man kann sich leicht vorstellen, welche negativen Auswirkungen es haben könnte, wenn Mitarbeiter Einblick in die Besprechungen Ihrer Führungskräfte erhalten, in denen Änderungen an Unternehmensstrategien, Budgets und Personalplänen besprochen werden.

 

Auch wenn die Menschen die besten Absichten haben, die Produktivität durch das Aufzeichnen und Teilen ihrer Meetings zu steigern, schaffen sie ohne eine andere Lösung, die ihnen dabei hilft, oft zusätzliche Arbeit, neue Frustrationen und potenzielle Sicherheitsrisiken.

Videokonferenzen und eine Videoplattform: Gemeinsam sind wir stärker

Es ist unbedingt erforderlich, Ihre Meeting-Aufzeichnungen intelligent zu verwalten, um sicherzustellen, dass sie sicher aufbewahrt und nur mit den vorgesehenen Zielgruppen geteilt werden, und um sicherzustellen, dass diese Zielgruppen jederzeit auf die Inhalte der mit ihnen geteilten Videos zugreifen und diese schnell durchsuchen können.

Deshalb bietet eine Komplettlösung für die Verwaltung interner Meetingaufzeichnungen weit mehr als nur die reine Aufzeichnung. Sie ermöglicht das einfache Suchen, Teilen und spätere Ansehen dieser Videos und gewährleistet dabei gleichzeitig die Datensicherheit.

Die Lösung ist eine Videoplattform .

Wenn eine Videoplattform mit Ihren Aufzeichnungssystemen für Besprechungen in den Besprechungsräumen verbunden oder direkt in Ihre Videokonferenzlösung integriert wird, ermöglicht sie Ihrer Organisation, Besprechungsaufzeichnungen sicher zu erfassen, zu verwalten und in großem Umfang zu teilen – und hilft Ihnen so, eine Fülle von durchsuchbarem institutionellem Wissen und Erkenntnissen zu erschließen, die zuvor nie verfügbar gewesen wären.

Es ist, als hätte man sein eigenes privates, sicheres YouTube – nur besser.

Eine moderne Videoplattform wie Panopto Es arbeitet nahtlos mit Ihren bestehenden Meeting-Technologien zusammen, sodass Sie Ihre Meeting-Aufzeichnungen ganz einfach in wiederverwendbare Informationsressourcen umwandeln können. Hier sind neun Möglichkeiten, wie eine Videoplattform Ihren Teams helfen kann, das Beste aus Meetings herauszuholen:

1. Sichere, flexible Langzeitlagerung.

Mit einer Videoplattform können Sie alle Ihre Meetingaufzeichnungen zentral in einer durchsuchbaren Videobibliothek speichern. Aufzeichnungen sind standardmäßig privat und werden so lange gespeichert, bis Sie sie nicht mehr benötigen. Laden Sie jede Videokonferenz- oder Konferenzraumaufzeichnung auf Ihre Videoplattform hoch – auch bestehende Aufzeichnungen lassen sich in großen Mengen hinzufügen. Ihre Videoplattform transkribiert die Aufzeichnungen automatisch, macht alle gesprochenen und gezeigten Wörter durchsuchbar und optimiert sie für reibungsloses Streaming mit nur einem Klick auf jedem Gerät.

2. Governance-Tools für die Verwaltung von Besprechungsaufzeichnungen in großem Umfang.

Wie stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Meeting-Aufzeichnungen haben? Und wie schützen Sie vertrauliche Informationen, bis sie für eine breitere Veröffentlichung freigegeben werden sollen? Moderne Videoplattformen bieten in der Regel eine Single-Sign-On-Integration (SSO), die Administratoren die volle Kontrolle darüber gibt, mit wem Meeting-Aufzeichnungen geteilt werden dürfen – ob unternehmensweit, teambezogen oder für einzelne Aufzeichnungen. Administratoren können üblicherweise auch die Aufbewahrung und Verfügbarkeit von Videoinhalten verwalten und beispielsweise festlegen, dass Videos nach einer bestimmten Zeit automatisch ablaufen oder dass vor der Freigabe neuer Inhalte spezifische Genehmigungen erforderlich sind.

3. Durchsuchen Sie jedes Detail Ihrer Besprechungsaufzeichnungen.

Früher war die Suche nach Informationen in Videos so ineffizient und mühsam, dass kaum jemand die Nutzung von Besprechungsaufzeichnungen als Wissensressource in Betracht zog. Schließlich hat kaum jemand Zeit oder Lust, sich eine 30-minütige Aufzeichnung anzusehen, um die benötigten Informationen zu finden. Doch die Suchfunktionen in Videos haben sich in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt, und heute ist die Suche nach Details in einem Video nicht schwieriger als die Suche nach Wörtern in einem Textdokument oder einer E-Mail. Panopto Die Videoplattform von [Name des Unternehmens] verwendet beispielsweise KI-Algorithmen, um jedes gesprochene und jedes auf dem Bildschirm gezeigte Wort in einer Aufzeichnung zu identifizieren und zu indexieren. Dadurch können Ihre Mitarbeiter sofort die Stelle finden und direkt zu der Stelle vorspulen, an der ein relevantes Thema besprochen wird.

4. Automatische Transkription und Untertitelung.

Eine moderne Videoplattform kann automatisch ein Texttranskript jeder aufgezeichneten Besprechung erstellen. Dieses Transkript lässt sich herunterladen, bearbeiten und mit Kollegen teilen, die die Gespräche vielleicht nur überfliegen möchten. Diese kleine Ergänzung kann einen großen Unterschied machen und ermöglicht es den Besprechungsteilnehmern, sich aktiver einzubringen, ohne sich um Protokollierung oder Notizen kümmern zu müssen. Panopto Die Videoplattform erstellt außerdem automatisch generierte, mit Zeitstempeln versehene Untertitel für jede Aufzeichnung, die vom Betrachter ein- und ausgeschaltet werden können. Diese Untertitel erhöhen den Wert von Besprechungsaufzeichnungen erheblich, da sie nicht nur für Mitarbeiter mit Hörbeeinträchtigungen besser zugänglich sind, sondern auch flexibler als Informationsquelle genutzt werden können – mit aktivierten Untertiteln können Ihre Mitarbeiter der Aufzeichnung auch dann folgen, wenn der Ton ausgeschaltet ist.

5. Bearbeiten Sie die Aufzeichnungen von Besprechungen, bevor Sie sie weitergeben.

Im Laufe der üblichen 30 oder 60 Minuten sind die meisten Meetings nicht ausschließlich geschäftlicher Natur. Ob Ihre Meetings nun mit einem lockeren Austausch über Kinder, Sport, Wochenenden und andere Themen beginnen oder ob eine Diskussion mittendrin vom Thema abweicht – Sie möchten die Momente herausschneiden können, die nicht dokumentiert und archiviert werden müssen. Moderne Videoplattformen bieten daher oft einfache Videobearbeitungswerkzeuge , mit denen sich unerwünschte oder themenfremde Gespräche leicht aus Ihren Meeting-Videos entfernen lassen. Sie können diese Werkzeuge auch verwenden, um mehrere Meeting-Aufnahmen zusammenzufügen. So lassen sich beispielsweise Meetings, die eine Mittagspause eingelegt haben, nahtlos verbinden oder alle Gespräche zu einem Projekt in einer einzigen Aufnahme zusammenfassen.

6. Das Videowiedergabeerlebnis verbessern.

Meetings sind dynamische, kollaborative Veranstaltungen, bei denen oft mehrere Personen miteinander sprechen, während sie Bildschirme, Präsentationsfolien und Dokumente teilen und sogar auf Whiteboards schreiben – häufig von verschiedenen Standorten aus. Eine Videoplattform ermöglicht es den Zuschauern, alles nebeneinander zu sehen, sodass sie ihre Ansicht selbst steuern und die Zusammenarbeit über das eigentliche Meeting hinaus erweitern können. Panopto Die Videoplattform von [Name der Plattform] bietet beispielsweise einen einzigartigen interaktiven Videoplayer , der nicht nur mehrere Videostreams anzeigt, sondern es den Zuschauern auch ermöglicht, zwischen den Streams zu wechseln und sogar die Wiedergabegeschwindigkeit anzupassen. Zudem können die Zuschauer mithilfe von Videominiaturen, die eine anklickbare Vorschau des folgenden Inhalts sowie ein durchscrollbares Transkript der Aufzeichnung anzeigen, schnell durch die Inhalte einer Besprechungsaufzeichnung navigieren.

7. Setzt die Zusammenarbeit innerhalb eurer Videos fort.

Wenn Sie alle Ihre Meetings aufzeichnen, können Sie die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter deutlich effizienter gestalten. Teilen Sie Wissen und Informationen, die während eines Meetings entstanden sind, sofort, ohne dass Ihre Experten zusätzlich zu ihren Präsentationen weitere Erläuterungsdokumente erstellen müssen. Und falls jemand zusätzliche Informationen benötigt, kann er schnell eine Videopräsentation erstellen und teilen – in einem Bruchteil der Zeit, die für das Verfassen eines formellen Dokuments nötig wäre. Viele moderne Videoplayer unterstützen zudem die Zusammenarbeit direkt im Video, indem sie Live-Chats aus Ihren Meetings einbinden und es den Zuschauern ermöglichen, nach dem Meeting Kommentare hinzuzufügen oder Diskussionen im Video zu führen.

8. Gewinnen Sie tiefere Einblicke durch Videoanalysen.

Mit einer Videoplattform erhalten Sie endlich Antworten auf Ihre Fragen zu den Abläufen in den Meetings Ihres Unternehmens. Moderne Videoplattformen beinhalten in der Regel eine umfassende Videoanalyse- Suite. Sobald Sie alle Ihre Meetings aufzeichnen, gewinnen Sie wertvolle Einblicke, beispielsweise wie viel Zeit in Meetings verbracht wird, wie viel der Inhalte im Anschluss genutzt wird und welche Themen am häufigsten gesucht und angesehen werden. Sie können sogar detaillierte Aufzeichnungen einzelner Zuschauer einsehen, bis hin zu der Frage, wer was ansieht und ob eine bestimmte Aufzeichnung vollständig angesehen wurde.

9. Integrieren Sie Ihre Videobibliothek in andere Systeme.

Eine Videoplattform lässt sich nicht nur mit Videokonferenz- und Raum-AV-Lösungen integrieren. Immer häufiger ermöglicht sie es Ihnen auch, Meeting-Aufzeichnungen in Ihren anderen Unternehmensportalen hinzuzufügen und zu teilen. Moderne Videoplattformen bieten heutzutage häufig Integrationen für Lernmanagementsysteme (LMS) wie Cornerstone, Kundenbeziehungsmanagementsysteme (CRM) wie Salesforce und weitere Systeme. Viele Videoplattformen stellen zudem Entwickler-APIs bereit, mit denen Sie die Verwaltung von Aufzeichnungen und die Videointegration in Ihre bestehende IT-Umgebung individuell anpassen können.

Wenn es sich lohnt, ein Meeting abzuhalten, dann lohnt es sich auch, daran festzuhalten.

 

Es ist einfacher denn je, Besprechungen aufzuzeichnen. Doch diese Aufnahmen nützen niemandem viel, wenn sie auf dem Computer eines beliebigen Kollegen gespeichert sind, in einem unauffindbaren Netzwerkordner versteckt sind oder aufgrund falscher Formatierung oder unzureichender Bandbreite auf manchen Geräten einfach nicht abgespielt werden können.

Letztendlich bietet Ihnen eine Videoplattform die notwendigen Werkzeuge, um ein stetig wachsendes Archiv von Meetingaufzeichnungen zu verwalten und die darin enthaltenen Informationen jederzeit leicht zugänglich zu machen. Videoplattformen können zudem wichtige Funktionen umfassen, die die Zusammenarbeit und Produktivität weiter fördern, wie z. B. Mehrkamera-Aufnahmefunktionen, interaktive Player, Zuschaueranalysen und Integrationen, mit denen Sie videobasiertes Wissen und Inhalte in Ihre anderen Geschäftssysteme einbinden können.

Automatische Aufzeichnung von Meetings in großem Umfang

Wenn Ihre Organisation die Aufzeichnung von Besprechungen automatisiert, können Ihre Mitarbeiter jederzeit auf eine durchsuchbare Aufzeichnung zurückgreifen, sei es in einem Telefonat oder in einem Konferenzraum. So können sich alle aktiver an den Besprechungen beteiligen, da sie die Diskussion bei Bedarf jederzeit wieder aufrufen können.

Und die gute Nachricht? Die automatische Aufzeichnung jeder Besprechung ist tatsächlich einfacher, als sich spontan daran zu erinnern, jede Besprechung aufzuzeichnen.

Panopto Die branchenführende Videoplattform von bietet Ihnen zwei Optionen zur Automatisierung von Besprechungsaufzeichnungen in Ihrem Unternehmen.

Erstens, für all die persönlichen Treffen, die in Ihren Konferenzräumen stattfinden, Panopto Die einzigartige Funktion „Fernaufzeichnung“ ermöglicht es Ihnen, Aufnahmen im Voraus zu planen – sowohl für wiederkehrende als auch für einmalige Meetings. Sobald ein Meeting zur Aufzeichnung geplant ist, beginnen alle Kameras und Mikrofone zum festgelegten Zeitpunkt mit der Aufzeichnung. So können die Teilnehmer einfach den Raum betreten und direkt loslegen, ohne an die Aufnahme denken zu müssen.

Und zweitens, für all jene Besprechungen, die online per Videokonferenz abgehalten werden, Panopto Es bietet sofort einsatzbereite Integrationen für Videokonferenzsysteme wie Zoom, Skype for Business, BlueJeans und GoToMeeting. Wenn Sie integrieren Panopto Mit Ihrer Videokonferenzsoftware werden alle Ihre Besprechungsaufzeichnungen automatisch in eine sichere Videobibliothek hochgeladen, für eine optimierte Wiedergabe transkodiert, für die Suche indexiert und gemäß Ihren Berechtigungen sicher freigegeben.

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Die automatische Aufzeichnung Ihrer Meetings ist eine intelligente und skalierbare Methode, um die ausgetauschten Informationen und Ideen Ihrer Mitarbeiter zu sichern. Noch intelligenter ist es, die Aufzeichnungen mithilfe einer Videoplattform intern zu verwalten und zu teilen.

Wie man Besprechungen in Informationsressourcen verwandelt

Nahezu jedes Unternehmen sucht heutzutage nach Möglichkeiten, die Produktivität von Meetings zu steigern und den Nutzen der dort verbrachten Zeit zu maximieren. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass der Wert von Meetings maßgeblich in den ausgetauschten Informationen liegt. Daher suchen immer mehr Firmen nach Wegen, diese wichtigen Meeting-Momente festzuhalten und als jederzeit verfügbare Ressource für institutionelles Fachwissen und Informationen zu speichern.

Weitaus vollständiger als handschriftliche Notizen und weitaus effizienter als die Anforderung, dass die Meeting-Organisatoren im Nachhinein Zusammenfassungen verfassen müssen, hat sich die videobasierte Meeting-Aufzeichnung schnell als ideales Mittel zur Dokumentation aller Details von Teamdiskussionen erwiesen.

Mit den richtigen ergänzenden Videomanagement-Tools kann jede Organisation diese Meetings in durchsuchbare Informationsbestände umwandeln, was nicht nur die Konzentration und das Engagement während eines Meetings verbessert, sondern auch sicherstellt, dass nützliches Wissen nach dem Ende des Meetings nicht verloren geht.

Eine Videoplattform ermöglicht es Ihrem Unternehmen, eine stetig wachsende Bibliothek von Meeting-Videos zu verwalten und zu sichern. Unabhängig von Ihren bestehenden Investitionen in Meeting-Lösungen ist eine Videoplattform mit Ihren vorhandenen Systemen kompatibel, sodass Ihre Mitarbeiter alle Vorteile der Meeting-Aufzeichnung nutzen können, ohne eine neue Technologie erlernen zu müssen.

Ihre Mitarbeiter halten bereits Meetings ab – durchschnittlich 62 pro Person und Monat. Und in den meisten Fällen finden diese Besprechungen bereits in einem Raum oder über ein Gerät statt, das für Videokonferenzen ausgestattet ist.

Stellen Sie sich nur vor, was Ihre Teams alles erreichen könnten, wenn jemand einfach nur auf „Aufnahme“ drücken würde und all die Informationen und das Fachwissen, die in diesen Sitzungen ausgetauscht werden, automatisch gespeichert und zum Nutzen aller anderen Teammitglieder geteilt würden.

 

Sind Sie bereit für eine Videomanagementlösung , die Produktivität und Zusammenarbeit auf allen Ebenen Ihres Unternehmens unterstützt? Kontaktieren Sie noch heute das Panopto Team, um eine kostenlose Testversion zu vereinbaren.