Wie man den ROI von Schulungen misst: Formel, Beispiele und die Daten, die ihn belegen

Um den ROI von Schulungen zu berechnen, subtrahiert man die Gesamtkosten des Programms vom Dollarwert seiner Vorteile, dividiert das Ergebnis durch die Kosten und multipliziert es mit 100.

ROI der Schulung (%) = (Nutzen − Kosten) ÷ Kosten × 100

Ein Beispiel: Ein Programm, das 10.000 US-Dollar kostet und messbare Gewinne in Höhe von 35.000 US-Dollar erwirtschaftet, hat eine Kapitalrendite von 250 %. 

Die Berechnung ist der einfache Teil. Wenn die Führungsebene fragt, was das Schulungsbudget bewirkt hat, liefern Zufriedenheitswerte keine Antwort. Die Schwierigkeit besteht darin, den Nutzen nachzuweisen, und dazu benötigt man Daten darüber, wer die Schulung absolviert hat und welche Veränderungen sich im Anschluss ergeben haben.

Dieser Leitfaden behandelt, was auf beiden Seiten der Formel zu berücksichtigen ist, die Rahmenwerke, die L&D-Teams zur Bewertung von Schulungen verwenden, durchgerechnete Beispiele und wie Videotraining mit integrierter Trainingsanalyse eine evidenzbasierte Zahl liefert.

Wie berechnet man den ROI des Trainings?

Beginnen Sie mit dem Ergebnis, das das Training verändern soll, und arbeiten Sie rückwärts. 

Legen Sie vor Programmbeginn einen Ausgangswert fest, erfassen Sie anschließend dieselbe Kennzahl, rechnen Sie die Veränderung in Dollar um und vergleichen Sie sie mit den Gesamtkosten. 

Hierbei handelt es sich um einen Prozess, bei dem Sorgfalt im Detail entscheidend ist: Genauigkeit entsteht durch die Erfassung aller Kosten und durch die Ermittlung des tatsächlichen Anteils der Verbesserung, der durch das Training erzielt wurde.

Das ROI Institute, das die Phillips-ROI-Methodik entwickelt hat, gibt auch ein Nutzen-Kosten-Verhältnis (BCR) an: Nutzen geteilt durch Kosten. Ein BCR von 2,11:1 entspricht einem ROI von 111 %, da das BCR den erhaltenen Gewinn mit einbezieht, während der ROI nur den darüber hinausgehenden Gewinn berücksichtigt ( ROI Institute, 2022 ).

ROI-Formel für Schulungen

ROI (%) = (Nutzen der Schulung − Kosten der Schulung) ÷ Kosten der Schulung × 100

Der Nutzen von Schulungen entspricht dem monetären Wert der Leistungssteigerung: höhere Produktivität, weniger Fehler, geringere Fluktuation. Die Schulungskosten umfassen alle Aufwendungen für die Entwicklung und Durchführung des Programms, einschließlich der Zeit, die die Mitarbeitenden dafür aufgewendet haben. Das Ergebnis ist Ihr Return on Investment (ROI) als Prozentsatz Ihrer Ausgaben.

Beispiel: Verkaufstraining

Die Zahlen in diesem Beispiel dienen der Veranschaulichung. Ein Unternehmen investiert 10.000 US-Dollar in ein Vertriebstraining für 20 Mitarbeiter. In den folgenden sechs Monaten steigt der Umsatz um 35.000 US-Dollar, da die Mitarbeiter mehr Abschlüsse erzielen, der durchschnittliche Auftragswert um 15 % und die Abschlussquote um 8 % steigen.

ROI = (35.000 $ − 10.000 $) ÷ 10.000 $ × 100 = 250 %

Das Unternehmen erhielt seine 10.000 Dollar zurück plus einen Nettogewinn von 2,50 Dollar für jeden ausgegebenen Dollar, und die Daten zur Auftragsgröße und Erfolgsquote belegen, dass dieser Gewinn mit der Schulung zusammenhängt.

Was zählt zu den Ausbildungskosten?

Der ROI ist nur so genau wie die Kostenseite, daher müssen alle Kosten berücksichtigt werden, die für die Durchführung des Programms angefallen sind.

Video verändert die Kostenseite stärker als jedes andere Format. Eine einzige Aufzeichnung ersetzt wiederholte Dozentengebühren und die Buchung von Veranstaltungsorten, das flexible Ansehen spart Zeit, die sonst für die Arbeit aufgewendet werden müsste, und ein Update bedeutet lediglich die Neuaufnahme eines Abschnitts anstatt einer kompletten Neuplanung. Die Bereitstellungskosten bleiben nahezu gleich, egal ob 10 oder 10.000 Personen zusehen. 

Eine Anleitung für den Einstieg in Videotrainings finden Sie im Leitfaden für Anfänger zum Mitarbeitertraining mit Video .

Wie man den Nutzen von Schulungen berechnet

Die Effektivität von Schulungen spiegelt sich in den Geschäftskennzahlen wider, die Sie bereits erfassen:

• Produktivität: höherer Output pro Stunde, schnellere Aufgabenerledigung, kürzere Zeit bis zum Erreichen der erforderlichen Kompetenz.
• Fehler und Qualität: weniger Nacharbeit, weniger Verstöße gegen Vorschriften, bessere Prüfungsergebnisse
• Mitarbeiterbindung: Gallup schätzt, dass die Neubesetzung einer Stelle das 50- bis 2-fache des Jahresgehalts kostet (2019). Untersuchungen von Bersin by Deloitte ergaben, dass Unternehmen mit einer ausgeprägten Lernkultur eine um 30 bis 50 % höhere Mitarbeiterbindung und -motivation aufweisen (2010, zitiert in Deloitte Review, 2015 ).
• Zeitersparnis: schnellere Problemlösung, weniger an Experten eskalierte Fragen, reduzierter oder gar kein Rückspracheverkehr mehr
• Risiko vermieden: Bußgelder verhindert, weniger Sicherheitsvorfälle

Umrechnung in Geldwert

Sie benötigen eine Ausgangsbasis, bevor das Training beginnt. Messen Sie die aktuelle Leistung und verfolgen Sie dieselbe Kennzahl anschließend. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt von 50.000 US-Dollar, der seine Produktivität um 10 % steigert, erwirtschaftet einen Mehrwert von 5.000 US-Dollar pro Jahr – das ist Ihr Nutzen.

Setzen Sie nach Möglichkeit eine Kontrollgruppe ein, denn die Differenz zwischen geschulten und ungeschulten Mitarbeitern ist der Trainingseffekt. 

Um Fehler zu reduzieren, multiplizieren Sie die Kosten pro Fehler mit der Fehlerreduzierung. Verknüpfen Sie jede Kennzahl mit einem Geschäftsergebnis, idealerweise mit einem bestehenden KPI, den das Unternehmen bereits überwacht (die Erstellung neuer KPIs zur Messung der Trainingsleistung bedeutet, dass Ihnen keine verlässlichen historischen Daten zur Verfügung stehen).

Den Nutzen anhand von Betrachtungsdaten nachweisen

Der Nutzenwert ist das, was die Führungsebene in Frage stellt, da er auf der Annahme beruht, dass die Schulung die Veränderung bewirkt hat. 

Auf den Kirkpatrick-Stufen 2 und 3 findet diese Behauptung ihre Bestätigung: Haben die Teilnehmer das Gelernte verstanden und wenden sie es im Arbeitsalltag an? Videotrainings liefern im Rahmen der Durchführung einen Großteil dieser Bestätigung, da jede Ansicht aufgezeichnet wird.

Kombinieren Sie die Analysedaten mit einer Kennzahl aus der Arbeitspraxis. Wenn die Ergebnisse von Quizfragen zu einem Sperrverfahren hoch sind, die Wiederholungen dieses Schrittes abnehmen und die Vorfallsmeldungen zurückgehen, haben Sie einen Beleg für den Zusammenhang zwischen Lernen, Verhalten und Ergebnissen.

Panopto Die Tracking- und Analysefunktionen erfassen die Wiedergabezeit und den prozentualen Fortschritt pro Zuschauer, die Ergebnisse von Quizfragen im Video für Einzelpersonen und Gruppen sowie die Performance der Inhalte in der gesamten Bibliothek. Die Quiz-Ergebnisse können in viele LMS-Notenbücher einfließen. 

In Panopto Laut dem Workforce Training Report 2024 gaben 60 % der Organisationen an, dass sie Daten zur Beteiligung und zum Abschluss von Schulungen nutzen, um zu beurteilen, ob Schulungsinhalte wirksam sind. Damit stehen sie an zweiter Stelle nach Feedback-Umfragen mit 80 %. Panopto und NewtonX, 2024).

Wann sollte der ROI des Trainings gemessen werden?

• Unmittelbar nach der Schulung werden die Reaktionen befragt und das Wissen getestet. Dies zeigt, ob die Lerninhalte angekommen sind. Die Auswirkungen auf das Geschäft zeigen sich später.
• In den ersten ein bis drei Monaten: Überprüfen Sie das Verhalten am Arbeitsplatz durch Gespräche mit dem Vorgesetzten, Beobachtungen und Systemdaten. Kirkpatrick Partners empfiehlt, die Verhaltensmessung deutlich vor Ablauf der 90 Tage zu beginnen, um Risiken zu minimieren und gleichzeitig Zeit für Anpassungen zu geben.
• Nach 6 bis 12 Monaten: Berechnen Sie den vollständigen finanziellen ROI und bestätigen Sie, dass die Verbesserung anhält. Bei Kurzzeitprogrammen berücksichtigt das ROI Institute nur die Vorteile des ersten Jahres ( ROI Institute, 2022 ).

Methoden zur Messung des Trainings-ROI

Zwei Rahmenwerke decken den Großteil der Trainingsbewertung ab, und Studien zu den Auswirkungen auf das Geschäft eignen sich für ein einzelnes Programm mit einem klaren Ergebnis.

Das Kirkpatrick-Modell

Kirkpatrick Partners beschreibt das Kirkpatrick-Modell als das weltweit am häufigsten verwendete Rahmenwerk zur Messung der Wirkung von Lernprozessen. Es wurde in den 1950er Jahren von Donald Kirkpatrick entwickelt und umfasst vier Ebenen.

• Stufe 1, Reaktion: Empfanden die Teilnehmenden die Schulung als relevant und ansprechend? Führen Sie während und nach der Schulung kurze Feedback-Abfragen durch, nicht nur eine Abschlussbefragung. Relevanz ist der wichtigste Indikator, denn Inhalte, die als irrelevant empfunden werden, werden nicht vermittelt.
• Stufe 2, Lernen: Zuwächse in Wissen, Fertigkeiten, Einstellung, Selbstvertrauen und Engagement, gemessen durch Vor- und Nachtests, Rollenspiele, Rückfragen oder praktische Demonstrationen. Richten Sie jede Beurteilung an dem Verhalten aus, das Sie später erwarten.
• Stufe 3, Verhalten: ob die Mitarbeiter das Gelernte im Arbeitsalltag anwenden, überprüft durch Gespräche mit dem Vorgesetzten, Beobachtungen, Systemdaten und kurze Selbstberichte.
• Stufe 4, Ergebnisse: Die Geschäftsergebnisse, die das Programm erzielen soll, wie z. B. Produktivität, Qualität, Umsatz, Kundenzufriedenheit, Kosten oder Risiko. Definieren Sie diese zuerst und entwickeln Sie das Programm von ihnen ausgehend.

Phillips ROI-Methodik

Die Phillips-ROI-Methodik erweitert Kirkpatrick um eine fünfte Ebene: den ROI. Sie isoliert die Wirkung des Trainings von allen anderen Veränderungen, rechnet den Nutzen in Geldwert um und wendet die ROI-Formel an. 

Die Standards des ROI Institute sehen die Berücksichtigung aller Kosten, die konservativsten Schätzungen und die Anpassung der Schätzungen an Fehler vor ( ROI Institute, 2022 ). Es empfiehlt, nur einen kleinen Anteil der Programme, etwa 5 %, bis zum ROI zu führen, da die Analyse einen erheblichen Aufwand erfordert ( ROI Institute, 2022 ).

Beispiel aus der Fertigungsindustrie mit beispielhaften Zahlen: 10 Mitarbeiter, Schulungskosten von 10.000 US-Dollar und eine Produktivitätssteigerung von 16,6 %.

Die Isolation ist es, die die Zahl glaubwürdig macht. Ohne sie würde dasselbe Programm eine Rendite von 315 % auf die vollen 41.500 $ behaupten.

Geschäftsauswirkungsstudien

Eine Studie zu den Geschäftsauswirkungen misst, wie ein Programm ein kritisches Ergebnis verändert hat: den Ausgangswert, das Ergebnis nach der Schulung, die Differenz zwischen beiden und deren monetären Wert.

• Einarbeitung: Zeit bis zum Erreichen der Produktivität erfassen. Nutzen = verkürzte Einarbeitungszeit × Gehalt × Anzahl der Neueinstellungen.
• Fluktuation: Nutzen = verhinderte Abgänge × Ersatzkosten pro Mitarbeiter, unter Verwendung der oben genannten Bindungszahlen.
• Betriebsfehler: Nutzen = Rückgang der Fehlerhäufigkeit × Kosten pro Fehler (Material, Nacharbeit, Arbeitszeit des Managers, Umsatzausfall). Beispiel: Bei Fehlerkosten von 150 € und einem Rückgang der Fehler von 80 auf 50 ergeben sich Einsparungen von 30 × 150 € = 4.500 €.

Wie Videotraining den ROI verbessert

Video beeinflusst beide Seiten der ROI-Formel. Es senkt die Auslieferungskosten und erfasst die Nutzungsdaten, die den Nutzen belegen.

• Geringere Übertragungskosten: kein Veranstaltungsort oder Catering, eine Aufnahme für beliebig viele Zuschauer, weniger Fehlzeiten am Arbeitsplatz. Panopto Laut dem Workforce Training Report 2024 konnten Unternehmen, die Videotrainings einsetzten, mit 40 % höherer Wahrscheinlichkeit Schulungskosten einsparen, und 83 % der Unternehmen sahen in Videotrainings die beste Rendite für ihr Unternehmen.
• Engagement: 49 % der Organisationen stimmten zu, dass Videotrainings ansprechender sind und die Aufmerksamkeit besser fesseln als Präsenztrainings ( Panopto und NewtonX, 2024).
• Flexibilität: 86 % stimmten zu, dass es flexiblere operative Lernmodelle ermöglicht als andere Schulungsmethoden ( Panopto und NewtonX, 2024).
• Analyse: Abschluss-, Wiedergabe- und Quizdaten werden automatisch erfasst, eine manuelle Berichterstellung ist nicht erforderlich.
• Aktualisierungen: Ändern Sie einen Abschnitt, und alle sehen die aktuelle Version.

Die Produktionskosten sinken ebenfalls. 

Mit AI Video Studio verwandeln Teams Skripte oder Präsentationsfolien in KI-gesteuerte Schulungsvideos mit Untertiteln und Kapiteln. Fachexperten können so auch ohne Bearbeitungskenntnisse Anleitungen aufzeichnen. Mit Panopto Develop erstellen Sie Schulungsmaterialien aus Ihren vorhandenen Videos und Präsentationen.

Speichern Sie alles in einer durchsuchbaren Videobibliothek und verbinden Sie diese mit Ihrem LMS über Panopto Die Integrationen von [Name des Systems/der Plattform] ermöglichen es, Abschlüsse und Bewertungen an einem Ort zusammenzuführen.

Beispiele für die Berechnung des ROI von Schulungen

Alle Zahlen in diesen Beispielen dienen nur der Veranschaulichung.

Callcenter-Schulung

30 Mitarbeiter, Kosten: 30.000 US-Dollar. Die Produktivität steigt von 20 auf 25 Anrufe pro Stunde, eine Verbesserung um 25 %.

Vorteil: 40 $ pro Agent und Tag × 30 Agenten × 100 Tage = 120.000 $

ROI = (120.000 $ − 30.000 $) ÷ 30.000 $ × 100 = 300 %

Verkaufstraining

20 Vertriebsmitarbeiter, Gesamtkosten 33.500 $ (Entwicklung, Material, Arbeitszeit). Eine Steigerung des durchschnittlichen Bestellwerts um 10 % führt innerhalb von 12 Monaten zu zusätzlichen Einnahmen von 80.000 $.

ROI = (80.000 $ − 33.500 $) ÷ 33.500 $ × 100 = 139 %

Videotraining: Ersatz für wiederholte Live-Sitzungen

Ein Unternehmen führt monatlich eine vierstündige Sicherheitsschulung für 15 neue Mitarbeiter durch, insgesamt 180 Personen pro Jahr. Die Schulung wird von einem erfahrenen Ingenieur geleitet. Sie wird einmal aufgezeichnet, mit Quizfragen im Video ergänzt und beinhaltet vierteljährlich eine kurze Live-Fragerunde.

Vorteil: 23.760 US-Dollar an Kosten für die Lebendgeburt wurden vermieden.

ROI = (23.760 $ − 4.920 $) ÷ 4.920 $ × 100 = 383 %

Dabei werden nur die vermiedenen Kosten berücksichtigt. Die eingesparten Lernstunden und das zweite Jahr, in dem die Produktionskosten nicht erneut anfallen, bleiben unberücksichtigt. 

Häufige Herausforderungen bei der ROI-Berechnung

Diese Probleme tauchen in den meisten ROI-Analysen auf, und für jedes gibt es eine praktische Lösung.

Fünf Schritte zur Verbesserung des ROI von Schulungen

1. Richten Sie die Schulungen an den Unternehmenszielen aus. Verknüpfen Sie jedes Programm mit einer Kennzahl, die von der Führungsebene erfasst wird, wie z. B. Umsatzziele, Fehlerquoten, Kundenzufriedenheit oder Kundenbindung. Beziehen Sie die Führungskräfte in die Konzeption ein und dokumentieren Sie die erwarteten Ergebnisse, bevor die Schulung beginnt.
2. Wählen Sie eine kostengünstige Bereitstellungsmethode. Kombinieren Sie Video-Selbststudium mit kürzeren Live-Sitzungen und aktualisieren Sie bestehende Inhalte, anstatt von vorne zu beginnen.
3. Die Messung sollte vor dem Training eingerichtet werden. Erfolgskennzahlen definieren, Ausgangswerte festlegen und ab dem ersten Tag abschätzen, woher die einzelnen Werte stammen.
4. Verfolgen Sie Früh- und Spätindikatoren. Abschlussquoten und Bewertungsergebnisse zeigen den Fortschritt während der Schulung. Leistung und Geschäftsergebnisse belegen den ROI im Anschluss.
5. Nutzen Sie die Daten, um Verbesserungen zu erzielen. Finden Sie heraus, wo Lernende Schwierigkeiten haben, aktualisieren Sie diese Inhalte, testen Sie Alternativen und teilen Sie erste Erfolge.

Der ROI von Schulungen lässt sich anhand einer einzigen Formel und der Disziplin, diese mit aussagekräftigen Zahlen zu füttern, ermitteln. Erstellen Sie den Messplan vor dem Start: Erfolgskennzahlen, Ausgangswerte, Datenquellen und die entsprechenden Tools. Wenn Abschluss-, Quiz- und Praxisdaten den Nutzen belegen, ist der ROI auch im Budgetgespräch gerechtfertigt.

Sehen Sie, wie Panopto beweist, dass das Training funktioniert hat

Panopto Videotrainings erfassen, wer sie angesehen hat, wie viel sie verstanden haben und zu welchen Schritten sie zurückgekehrt sind, sodass der Nutzen Ihrer Kapitalrendite durch Beweise untermauert wird.

Häufig gestellte Fragen