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Just-in-Time-Lernstrategie: Wichtige Erkenntnisse aus Panoptos Webinar-Panel

Die moderne Arbeitswelt steht vor einem Paradoxon: Unternehmen investieren viel in die Ausbildung, doch die Mitarbeiter berichten immer wieder, dass sie die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, nicht finden können. Diese Diskrepanz offenbart eine grundlegende Diskrepanz zwischen der Art und Weise, wie Unternehmen Lernen anbieten und wie die Arbeit tatsächlich abläuft.

Am 13. November wird Panopto zusammen mit dem Ausbildungsmagazin gemeinsam mit dem Training Magazine ein Webinar veranstaltet, das sich mit dieser Herausforderung befasste. "Vom formalen Training zum Just-in-Time-Lernen" brachte drei Praktiker zusammen, die sich täglich mit diesem Wandel auseinandersetzen: Amy Clark, Chief Operating Officer bei Panopto, Amy Lang, Head of Talent für Nordamerika bei Colliers International, und Julia Velloso, Fractional Head of People und Executive Coach. Ihr Gespräch offenbarte nicht nur das theoretische Versprechen des Just-in-Time-Learnings, sondern auch die praktischen Realitäten seiner Umsetzung in verschiedenen Branchen.

Das Zugangsproblem: Wenn die Ausbildung unsichtbar wird

"Traditionelle Schulungen bilden eine wichtige Grundlage, um die Weichen zu stellen", so Clark, "aber sie setzen oft ein perfektes Timing voraus, damit die Mitarbeiter das Gelernte sofort anwenden können. Aber wir alle wissen, dass das selten der Fall ist."

Die Untersuchung zeigt das Ausmaß der Herausforderung: 49 % der Mitarbeiter haben keinen Zugang zu den Informationen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen . Selbst wenn es Schulungen gibt, geben 43 % an, dass sie unwirksam waren, weil sie zum falschen Zeitpunkt stattfanden, und 70 % der Kenntnisse werden innerhalb einer Woche vergessen, wenn die Mitarbeiter keine Möglichkeit haben, das Gelernte sofort anzuwenden.

Herkömmliche Schulungen gehen von der falschen Annahme aus, dass die Mitarbeiter die Informationen noch Wochen oder Monate nach der ersten Einweisung behalten und anwenden können. Die Realität der Wissensbewahrung sieht jedoch anders aus. Wenn die formale Schulung von der Anwendung abgekoppelt wird, entsteht ein kostspieliger Kreislauf aus Nachschulung, Produktivitätsverlust und vermehrten Support-Eskalationen.

"Unsere Chance", so Clark, "besteht darin, dass wir von der Ausbildung als Ereignis zum Lernen als Nutzen übergehen - etwas, auf das die Menschen jederzeit und überall zugreifen können, wenn es am wichtigsten ist."

Definition von Just-in-Time-Learning: Jenseits von Microlearning

Just-in-Time-Learning wird oft mit Microlearning oder mundgerechten Inhalten verwechselt, aber die Unterscheidung ist entscheidend. Das Format ist zwar wichtig, aber das entscheidende Merkmal ist die kontextbezogene Verfügbarkeit, d. h. die Bereitstellung spezifischer, relevanter Informationen zum Zeitpunkt der Anwendung.

Lang veranschaulichte dies anhand eines konkreten Beispiels von Colliers: "Wir hatten ein umfangreiches virtuelles Programm unter Anleitung entwickelt: drei virtuelle Module über sechs Stunden. Ziel war es, unsere Fachleute mit Kundenkontakt dabei zu unterstützen, besser zu pitchen und zu präsentieren. Durch das Feedback und die Erprobung des Programms wurde uns klar, dass es einige greifbare Momente gab, die besser als Just-in-time-Lernen funktionieren würden."

Das Ergebnis? Das Team reduzierte den von einem Ausbilder geleiteten Teil um 90 Minuten. "Das war enorm", betonte Lang. "Zeit ist Geld für unsere Vertriebsmitarbeiter, daher war es wirklich wertvoll, ihnen die Tools an die Hand zu geben, die sie in ihren Arbeitsablauf integrieren können."

Dies zeigt sich in verschiedenen Anwendungsfällen:

  • Sicherheit und Compliance
  • Operative Effizienz
  • Förderung des Verkaufs
  • Wissen bewahren

Die menschliche Realität des Lernens

Velloso bot eine Metapher an, die verdeutlichte, wie grundlegend sich das Verhalten geändert hat: "Jedes Mal, wenn ich meine Espressomaschine entkalken will, schaue ich mir online dasselbe DeLonghi-Video an, weil ich weiß, dass es die Informationen enthält, die ich brauche. Selbst wenn ich andere Informationen finden könnte, die mir helfen würden, weiß ich, dass dieses spezielle Video genau das enthält, was ich brauche."

Dann stellte sie die entscheidende Frage: "Aber was ist, wenn es nicht an meiner Espressomaschine liegt, sondern an einem Prozess, der sich ändern kann? Oder ich schaue in unseren Kundenrichtlinien nach und kommuniziere das Falsche, weil ich die Datei nehme, mit der ich vertraut bin, die aber noch nicht aktualisiert wurde?"

Diese Erkenntnis zeigt, was auf dem Spiel steht. Wie Velloso erklärte: "Wir Menschen schätzen den Rat von Menschen, die wir kennen und denen wir vertrauen, übermäßig. Als Führungskraft möchte ich dem also zuvorkommen und dafür sorgen, dass die richtigen Inhalte leicht zugänglich sind, damit die Führungskräfte über die richtigen Informationen verfügen und die Mitarbeiter bestmöglich unterstützen können."

Die Architektur des zugänglichen Wissens

Effektives Just-in-Time-Lernen erfordert mehr als nur gute Absichten; es braucht eine Infrastruktur. Drei Elemente erweisen sich als wesentlich:

Suchbarkeit und Auffindbarkeit

Videos haben sich dank ihres Engagements und ihrer leistungsstarken Durchsuchbarkeit zum bevorzugten Format für Just-in-Time-Learning entwickelt. Mit Panopto können Mitarbeiter alles aufzeichnen und weitergeben: Einführungen, Demos, Updates für Führungskräfte, und jedes Video wird transkribiert und indiziert, so dass sie direkt zu dem gewünschten Moment springen können.

Der wahre Wert liegt in der Genauigkeit. Anstatt sich auf veraltete Dokumente oder zufällige YouTube-Tutorials zu verlassen, erhalten die Mitarbeiter zuverlässige, aktuelle Informationen.

Integration in Workflow-Tools

Lerntechnologie funktioniert nur, wenn sie sich nahtlos in die täglichen Arbeitsabläufe einfügt. Wenn Mitarbeiter ihre Arbeit unterbrechen, ein LMS öffnen und alte Aufzeichnungen durchsuchen müssen, werden sie stattdessen auf schnellere, aber weniger zuverlässige Quellen zurückgreifen.

Wenn das Wissen direkt in den Tools auftaucht, die die Mitarbeiter bereits verwenden - Teams, Slack, Salesforce und CRM-Systeme -, wird das Lernen mühelos. Das Ziel ist einfach: die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt bereitstellen, damit die Technologie in den Hintergrund tritt und das Lernen im Mittelpunkt steht.

Dynamische Inhaltsverwaltung

Just-in-Time-Lernen ist die Antwort auf eine der größten Herausforderungen im Bereich L&D: die Aktualität der Inhalte. Herkömmliche Aktualisierungen, wie wöchentliche E-Mails oder statische Handbücher, lassen die Mitarbeiter oft zurück und sind anfällig für Fehler.

Wenn das Lernen direkt aus der tatsächlichen Arbeit stammt (aufgezeichnete Prozesse, erfasstes Fachwissen oder dokumentierte Verfahren), bleibt es natürlich relevant. Wenn sich Prozesse weiterentwickeln, werden neue Aufzeichnungen automatisch zu aktualisierten Lerninhalten.

Dieser Ansatz reduziert auch den Wartungsaufwand: Statt ganze Handbücher neu zu schreiben, aktualisieren die Unternehmen nur das, was sich geändert hat, so dass das Wissen genau bleibt und leicht zu verwalten ist.

Wirkungsmessung: Von Aktivitäten zu Ergebnissen

Just-in-time-Lernen erfordert die Messung der Leistung, nicht der Teilnahme. Herkömmliche Messgrößen wie die Abschlussquote sagen wenig über die tatsächliche Wirkung aus.

Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

Schnell zur Kompetenz: Bei einem Logistikunternehmen sank die Einarbeitungszeit um fast ein Drittel, nachdem Handbücher durch durchsuchbare Video-Walkthroughs ersetzt wurden.

Fehlerreduzierung: Es treten weniger Fehler auf, wenn die Anleitung im Moment des Bedarfs zugänglich ist.

Support-Belastung: Ein professionelles Dienstleistungsunternehmen verringerte die Zahl der Helpdesk-Eskalationen um 40 %, indem es kurze Erklärungsclips verwendete.

Geschäftsergebnisse: Metriken konzentrieren sich auf Ergebnisse - Produktivität, schnellere Integration und Leistungssteigerung.

Untersuchungen zeigen die Auswirkungen: Unternehmen, die eingebettete Videos verwenden, berichten von 77 % höherer Produktivität und 64 % besserer Leistung, während On-Demand-Lernen in großem Umfang zu 24 % höherer Produktivität und 27 % schnellerer Problemlösung führt. Dies sind transformative Ergebnisse, keine inkrementellen Verbesserungen.

Der AI-Verstärkungseffekt

Die KI verändert das Just-in-Time-Lernen in dreierlei Hinsicht:

Bessere Suche: Die Mitarbeiter können Informationen anhand von natürlicher Sprache und Kontext finden, nicht nur anhand exakter Schlüsselwörter.

Personalisiertes Lernen: KI empfiehlt Ressourcen auf der Grundlage von Rolle, Erfahrung, jüngster Aktivität oder Wissenslücken.

Sichere Praxis: AI bietet eine Umgebung mit geringem Druck zum Experimentieren und Lernen und hilft den Mitarbeitern, Vertrauen aufzubauen, bevor sie ihre Fähigkeiten in realen Situationen anwenden.

Durch die Kombination von menschlichem Urteilsvermögen und KI-Fähigkeiten wird das Lernen schneller, genauer und effektiver, so dass das Wissen besser haften bleibt und die Notwendigkeit, Fehler zu einem späteren Zeitpunkt zu beheben, verringert wird.

Rahmen für die Umsetzung: Drei strategische Maßnahmen

Als sich das Webinar der praktischen Anwendung zuwandte, gab Clark einen klaren Rahmen vor: "Machen Sie nicht alles auf einmal. Wählen Sie eine Maßnahme aus, testen Sie das Konzept, lernen Sie, wiederholen Sie es und erweitern Sie es dann.

Anker für geschäftliche Probleme

"Beginnen Sie mit der Frage: Welches Geschäftsproblem lösen wir?" Wenn man mit echten Problemen beginnt, wie z. B. der Beschleunigung der Produktivität neuer Mitarbeiter oder der Verringerung von Service-Eskalationen, sind die Zustimmung der Beteiligten und klare Erfolgskennzahlen gewährleistet.

Abbildung kritischer Arbeitsabläufe

Ermitteln Sie Arbeitsabläufe, bei denen die Mitarbeiter besser informiert und befähigt werden müssen. Prozesslastige, kundenorientierte oder regulierte Aufgaben bringen oft den höchsten ROI.

Start von fokussierten Piloten

"Sie müssen nicht groß anfangen. Fangen Sie klein an... konzentrieren Sie sich darauf, für den jeweiligen Anwendungsfall so wertvoll wie möglich zu sein." Schnelle, messbare Pilotprojekte schaffen Glaubwürdigkeit, zeigen Wirkung und schaffen die Grundlage für eine effektive Skalierung.

Die sich wandelnde Rolle von Lernen und Entwicklung

L&D verlagert sich von der Verwaltung von Schulungen hin zur Förderung des strategischen Lernens. Die Teams konzentrieren sich jetzt darauf, Wissensökosysteme zu kuratieren und Informationen leicht zugänglich zu machen, anstatt komplette Kurse anzubieten.

Erfolgreiche Organisationen demokratisieren die Erstellung von Inhalten, befähigen Fachexperten und geben der Auffindbarkeit Vorrang vor der formalen Fertigstellung. Die effektivsten Lerninhalte stammen oft aus von Kollegen erstellten Ressourcen (kurze Anleitungen oder schnelle Demonstrationen) und nicht aus ausgefeilten Kursen, so dass L&D als Motor des Wandels und nicht nur als Antwortgeber fungiert.

Von der Konformität zur Befähigung

 "Wenn die Menschen während der Arbeit auf Wissen zugreifen können, fühlen sie sich befähigt und geschätzt. Sie warten nicht auf Hilfe. Sie sind nicht festgefahren."

Der Zugang zu Wissen am Arbeitsplatz fördert die Autonomie, die Kompetenz und das Vertrauen. Untersuchungen zeigen, dass 68 % der Arbeitnehmer es vorziehen, während der täglichen Arbeit zu lernen, anstatt von der Arbeit abgezogen zu werden.

Die Einbettung des Lernens in bestehende Tools und Prozesse hilft den Mitarbeitern, Probleme zu lösen, bessere Leistungen zu erbringen und Entscheidungen zu treffen, was zu echten Verhaltensänderungen führt und Unternehmen einen Vorteil bei der Gewinnung und Bindung von Talenten verschafft.

Der strategische Imperativ

Die Zukunft des Lernens am Arbeitsplatz ist bereits sichtbar. Führende Unternehmen stellen sich nicht mehr nur die Frage, ob sie Just-in-Time-Learning einführen sollen, sondern optimieren auch die Art und Weise, wie sie dies tun. Sie haben erkannt, dass in einer Umgebung, in der die Mitarbeiter ChatGPT jede Frage sofort stellen können, das Lernen im Unternehmen etwas Überlegenes bieten muss: genaue, aktuelle, kontextbezogene Informationen, die mit der gleichen Unmittelbarkeit geliefert werden.

Mit der Beschleunigung der Arbeitsabläufe, der Veränderung der Erwartungen durch KI und der Verschärfung des Wettbewerbs ist die Fähigkeit, das richtige Wissen zum richtigen Zeitpunkt in die richtigen Hände zu geben, möglicherweise die strategischste Fähigkeit, die ein Unternehmen aufbauen kann.

Die Frage ist nicht, ob man sich auf diesen Wandel einlässt, sondern wie schnell man von der Schulung als Ereignis zu Wissen als Nutzen übergehen kann: von Kursen, die man absolviert, zu Antworten, die man genau dann findet, wenn man sie braucht.

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