- Webinar-Zusammenfassung
Just-in-Time-Lernstrategie: Wichtige Erkenntnisse aus Panopto Webinar-Panel
Die moderne Arbeitswelt steht vor einem Paradoxon: Unternehmen investieren massiv in Weiterbildung, doch Mitarbeiter berichten immer wieder, dass sie die für ihre Arbeit benötigten Informationen nicht finden. Diese Diskrepanz offenbart eine grundlegende Diskrepanz zwischen der Art und Weise, wie Unternehmen Lerninhalte vermitteln, und der tatsächlichen Arbeitspraxis.
Am 13. November Panopto Gemeinsam mit dem Training Magazine veranstaltete das Unternehmen ein Webinar, das sich dieser Herausforderung direkt widmete. „Vom formalen Training zum bedarfsgerechten Lernen“ brachte drei Praktiker zusammen, die diesen Wandel täglich meistern: Amy Clark , Chief Operating Officer bei Panopto Amy Lang , Head of Talent für Nordamerika bei Colliers International, und Julia Velloso , Interims-Personalchefin und Executive Coach, führten ein Gespräch, in dem sie nicht nur das theoretische Potenzial des bedarfsorientierten Lernens, sondern auch die praktischen Herausforderungen seiner Umsetzung in verschiedenen Branchen beleuchteten.
Das Zugangsproblem: Wenn Schulungen unsichtbar werden
„Traditionelle Schulungen schaffen eine wichtige Grundlage“, erklärte Clark, „aber sie setzen oft voraus, dass die Mitarbeiter das Gelernte sofort anwenden. Doch wir alle wissen, dass das selten der Fall ist.“
Die Studie verdeutlicht das Ausmaß des Problems: 49 % der Beschäftigten haben keinen Zugriff auf die Informationen, die sie für die effektive Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen . Selbst wenn Schulungen angeboten werden, berichten 43 %, dass diese wirkungslos waren, da sie zum falschen Zeitpunkt stattfanden. Zudem geraten 70 % des Wissens innerhalb einer Woche wieder in Vergessenheit, wenn den Beschäftigten keine unmittelbaren Anwendungsmöglichkeiten geboten werden.
Traditionelle Schulungen basieren auf der fehlerhaften Annahme, dass Mitarbeitende Informationen Wochen oder Monate nach der ersten Vermittlung behalten und anwenden. Die Realität sieht jedoch anders aus. Wenn formale Schulungen nicht in die Praxis umgesetzt werden, entsteht ein kostspieliger Kreislauf aus Wiederholungsschulungen, Produktivitätsverlusten und vermehrtem Supportaufwand.
„Unsere Chance“, erklärte Clark, „besteht darin, den Wandel von Training als einmaligem Ereignis hin zu Lernen als einem nützlichen Instrument zu vollziehen – etwas, worauf die Menschen jederzeit und überall zugreifen können, wenn es am wichtigsten ist.“
Definition von Just-in-Time-Lernen: Jenseits des Mikrolernens
Just-in-Time-Lernen wird oft mit Mikrolernen oder kurzen Lerneinheiten verwechselt, doch die Unterscheidung ist entscheidend. Zwar spielt das Format eine Rolle, das entscheidende Merkmal ist jedoch die kontextbezogene Verfügbarkeit: die Bereitstellung spezifischer, relevanter Informationen im Moment der Anwendung.
Lang veranschaulichte dies anhand eines konkreten Beispiels von Colliers: „Wir hatten ein umfangreiches, von Dozenten geleitetes virtuelles Programm entwickelt: drei virtuelle Module über sechs Stunden. Das Ziel war, unsere kundennahen Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihre Pitch- und Präsentationsfähigkeiten zu verbessern. Durch Feedback und die Pilotphase des Programms wurde uns klar, dass einige konkrete Momente besser als Just-in-Time-Learning funktionieren würden.“
Das Ergebnis? Das Team verkürzte den Präsenzteil um 90 Minuten. „Das war ein enormer Fortschritt“, betonte Lang. „Zeit ist Geld für unsere Vertriebsmitarbeiter, daher war es wirklich wertvoll, ihnen die nötigen Werkzeuge für ihren Arbeitsablauf an die Hand zu geben.“
Dies zeigt sich in verschiedenen Anwendungsfällen:
- Sicherheit und Konformität
- Betriebliche Effizienz
- Vertriebsunterstützung
- Wissenserhaltung
Die menschliche Realität des Lernens
Velloso bot eine Metapher an, die den grundlegenden Wandel im Verhalten verdeutlichte: „Jedes Mal, wenn ich meine Espressomaschine entkalke, schaue ich mir dasselbe DeLonghi-Video online an, weil ich weiß, dass es die benötigten Informationen enthält. Selbst wenn ich andere hilfreiche Informationen finden könnte, weiß ich, dass dieses spezielle Video alles bietet, was ich brauche.“
Dann stellte sie die entscheidende Frage: „Aber was wäre, wenn es nicht an meiner Espressomaschine läge, sondern an einem Prozess, der sich ändern kann? Oder wenn ich unsere Kundenrichtlinien nachschlage und das Falsche kommuniziere, weil ich die Datei verwende, mit der ich vertraut bin, die aber nicht aktualisiert wurde?“
Diese Erkenntnis verdeutlicht die Tragweite der Situation. Velloso erklärte: „Wir Menschen neigen dazu, den Rat von Personen, die wir kennen und denen wir vertrauen, zu überschätzen. Als Führungskraft möchte ich dem zuvorkommen und dafür sorgen, dass die richtigen Inhalte leicht zugänglich sind, damit Führungskräfte über die notwendigen Informationen verfügen und ihre Mitarbeiter bestmöglich unterstützen können.“
Die Architektur des zugänglichen Wissens
Effektives Just-in-Time-Lernen erfordert mehr als gute Absichten; es bedarf einer entsprechenden Infrastruktur. Drei Elemente erweisen sich als wesentlich:
Suchbarkeit und Auffindbarkeit
Video hat sich dank seiner Interaktionsmöglichkeiten und der hervorragenden Suchfunktion zum bevorzugten Format für bedarfsgerechtes Lernen entwickelt. Panopto Mitarbeiter können alles Mögliche aufzeichnen und teilen: Onboarding, Demos, Updates der Führungsebene – und jedes Video wird transkribiert und indexiert, sodass sie direkt zu dem Moment springen können, den sie benötigen.
Der wahre Wert liegt in der Genauigkeit. Anstatt sich auf veraltete Dokumente oder zufällige YouTube-Tutorials zu verlassen, erhalten die Mitarbeiter verlässliche und aktuelle Informationen.
Integration in Workflow-Tools
Lerntechnologien funktionieren nur dann, wenn sie sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren. Müssen Mitarbeitende ihre Arbeit unterbrechen, ein Lernmanagementsystem (LMS) öffnen und alte Aufzeichnungen durchsuchen, greifen sie stattdessen auf schnellere, aber weniger zuverlässige Quellen zurück.
Wenn Wissen direkt in den bereits genutzten Tools wie Teams, Slack, Salesforce und CRM-Systemen verfügbar ist, wird Lernen zum Kinderspiel. Das Ziel ist einfach: die richtigen Informationen im richtigen Moment bereitstellen, sodass die Technologie in den Hintergrund tritt und das Lernen im Mittelpunkt steht.
Dynamisches Content-Management
Just-in-time-Lernen begegnet einer zentralen Herausforderung im Bereich Lernen und Entwicklung: der Aktualität der Inhalte. Traditionelle Aktualisierungen, wie wöchentliche E-Mails oder statische Handbücher, lassen Mitarbeiter oft im Rückstand und erhöhen die Fehleranfälligkeit.
Wenn Lernprozesse direkt aus der tatsächlichen Arbeit abgeleitet werden (aufgezeichnete Prozesse, erfasstes Fachwissen oder dokumentierte Verfahren), bleiben sie von Natur aus relevant. Mit der Weiterentwicklung von Prozessen werden neue Aufzeichnungen automatisch zum aktualisierten Lerninhalt.
Dieser Ansatz reduziert auch den Wartungsaufwand: Anstatt ganze Handbücher neu zu schreiben, aktualisieren die Organisationen nur die Änderungen, wodurch das Wissen präzise und einfach zu verwalten bleibt.
Wirkungsmessung: Von der Aktivität zu den Ergebnissen
Just-in-Time-Lernen erfordert die Messung der Leistung, nicht der Teilnahme. Traditionelle Kennzahlen wie Abschlussquoten sagen wenig über die tatsächliche Wirkung aus.
Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:
Schneller zum Erfolg: Bei einem Logistikunternehmen sank die Einarbeitungszeit um fast ein Drittel, nachdem Handbücher durch durchsuchbare Video-Anleitungen ersetzt wurden.
Fehlerreduzierung: Es treten weniger Fehler auf, wenn Hilfestellung genau dann verfügbar ist, wenn sie benötigt wird.
Supportbelastung reduzieren: Ein Beratungsunternehmen konnte die Eskalationen im Helpdesk durch den Einsatz kurzer Erklärvideos um 40 % senken.
Geschäftliche Ergebnisse: Kennzahlen konzentrieren sich auf Resultate – Produktivität, schnellere Integration und Leistungssteigerungen.
Studien belegen die Wirkung: Unternehmen, die eingebettete Videos nutzen, berichten von 77 % höherer Produktivität und 64 % besserer Leistung , während bedarfsorientiertes Lernen in großem Umfang die Produktivität um 24 % und die Problemlösung um 27 % beschleunigt . Dies sind transformative Ergebnisse, keine inkrementellen Verbesserungen.
Der KI-Verstärkungseffekt
Künstliche Intelligenz verändert das Just-in-Time-Lernen auf drei wesentliche Arten:
Intelligentere Suche: Mitarbeiter können Informationen mithilfe natürlicher Sprache und Kontext finden, nicht nur durch die Eingabe exakter Schlüsselwörter.
Personalisiertes Lernen: KI empfiehlt Ressourcen basierend auf Rolle, Erfahrung, kürzlicher Aktivität oder Wissenslücken.
Sicheres Üben: KI bietet stressfreie Umgebungen zum Experimentieren und Lernen und hilft Mitarbeitern so, Selbstvertrauen aufzubauen, bevor sie ihre Fähigkeiten in realen Situationen anwenden.
Durch die Kombination von menschlichem Urteilsvermögen mit den Fähigkeiten der KI wird das Lernen schneller, genauer und effektiver, wodurch Wissen besser verankert wird und die Notwendigkeit, Fehler später wieder zu verlernen, verringert wird.
Umsetzungsrahmen: Drei strategische Maßnahmen
Als das Webinar in Richtung praktischer Anwendung ging, bot Clark einen klaren Rahmen an: „Machen Sie nicht alles auf einmal. Wählen Sie eine Aktion aus, beweisen Sie das Konzept, lernen Sie daraus, wiederholen Sie den Vorgang und erweitern Sie ihn dann.“
Anker für Geschäftsprobleme
„Beginnen Sie mit der Frage: Welches Geschäftsproblem lösen wir?“ Wenn man mit konkreten Problemen beginnt, wie der Beschleunigung der Produktivität neuer Mitarbeiter oder der Reduzierung von Serviceeskalationen, stellt man die Zustimmung der Stakeholder und klare Erfolgskennzahlen sicher.
Kartieren Sie kritische Arbeitsabläufe
Identifizieren Sie Arbeitsabläufe, bei denen Mitarbeiter besser informiert und befähigt werden müssen. Prozessintensive, kundenorientierte oder regulierte Funktionen erzielen oft den höchsten ROI.
Startorientierte Piloten
„Man muss nicht groß anfangen. Fangen Sie klein an … und konzentrieren Sie sich darauf, für diesen spezifischen Anwendungsfall so wertvoll wie möglich zu sein.“ Schnelle, messbare Pilotprojekte schaffen Glaubwürdigkeit, demonstrieren die Wirkung und bilden die Grundlage für eine effektive Skalierung.
Die sich wandelnde Rolle des Lernens und der Entwicklung
Die Personalentwicklung wandelt sich von der reinen Durchführung von Schulungen hin zur Ermöglichung strategischen Lernens. Teams konzentrieren sich nun darauf, Wissensökosysteme zu pflegen und Informationen leicht zugänglich zu machen, anstatt vollständige Kurse anzubieten.
Erfolgreiche Organisationen demokratisieren die Content-Erstellung, stärken Fachexperten und priorisieren die Auffindbarkeit von Inhalten gegenüber formalen Abschlüssen. Der effektivste Lernerfolg resultiert oft aus von Kollegen erstellten Ressourcen (kurzen Anleitungen oder kurzen Demonstrationen) anstatt aus aufwendig gestalteten Kursen. Dadurch positioniert sich die Personalentwicklung als Treiber des Wandels und nicht nur als Reagierender.
Von der Einhaltung von Vorschriften zur Leistungsfähigkeit
„Wenn Menschen im Arbeitsablauf auf Wissen zugreifen können, fühlen sie sich gestärkt und wertgeschätzt. Sie müssen nicht auf Hilfe warten. Sie stecken nicht fest.“
Der Zugang zu Wissen direkt am Arbeitsplatz fördert Autonomie, Kompetenz und Selbstvertrauen. Studien zeigen, dass 68 % der Beschäftigten es vorziehen, während der täglichen Arbeit zu lernen, anstatt dafür von der Arbeit abgezogen zu werden.
Die Integration von Lernprozessen in bestehende Werkzeuge und Abläufe hilft Mitarbeitern, Probleme zu lösen, bessere Leistungen zu erbringen und Entscheidungen zu treffen. Dies führt zu echten Verhaltensänderungen und verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung und Bindung von Talenten.
Das strategische Gebot
Die Zukunft des Lernens am Arbeitsplatz ist bereits sichtbar. Führende Unternehmen haben die Frage nach der Einführung von bedarfsgerechtem Lernen hinter sich gelassen und optimieren nun dessen Umsetzung. Sie erkennen, dass in einem Umfeld, in dem Mitarbeitende ChatGPT sofort jede Frage stellen können, betriebliches Lernen etwas Überlegenes bieten muss: präzise, aktuelle und kontextbezogene Informationen, die ebenso unmittelbar bereitgestellt werden.
In einer zunehmend schnelllebigen Arbeitswelt, in der KI die Erwartungen verändert und der Wettbewerb sich verschärft, ist die Fähigkeit, das richtige Wissen genau zum richtigen Zeitpunkt in die richtigen Hände zu geben, möglicherweise die strategisch wichtigste Fähigkeit, die ein Unternehmen aufbauen kann.
Die Frage ist nicht, ob man diesen Wandel annehmen sollte, sondern wie schnell man von einer Ausbildung als Ereignis zu Wissen als Gebrauchsgegenstand übergehen kann: von Kursen, die die Leute absolvieren, zu Antworten, die die Leute genau dann finden, wenn sie sie brauchen.
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