En los últimos años, la propia noción de incorporación de empleados a ha evolucionado mucho.

Atrás quedaron los días en que la "incorporación" se refería solo a la reunión de 2 horas con RRHH para completar una docena de formularios, tradicionalmente seguida de un café con el gerente de contratación antes de que se le asignara un escritorio y una lista de responsabilidades. Hoy en día, las mejores prácticas de incorporación siguen un enfoque más holístico y a largo plazo.

Según la Sociedad para el Desarrollo de los Recursos Humanos (SHRM), la incorporación de los empleados (también conocida como socialización organizativa) es el "proceso de ayudar a los nuevos contratados a adaptarse a los aspectos sociales y de rendimiento de sus nuevos puestos de trabajo de forma rápida y sin problemas, y a aprender las actitudes, los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para funcionar eficazmente dentro de una organización."

En resumen, la incorporación de los empleados implica los procesos que te ayudan a garantizar que tus nuevas contrataciones empiecen con buen pie.

Los procesos de incorporación más exitosos de hoy en día ofrecen información de la forma en que las personas aprenden mejor, introduciendo nuevos materiales en trozos pequeños a lo largo del tiempo y repitiendo los conceptos clave para garantizar que los nuevos empleados aprendan lo que necesitan saber en su totalidad y retengan la información.

La forma exacta en que estos componentes se traducen en un proceso de incorporación de empleados eficaz y fácil de gestionar será única para cada organización. Sin embargo, gracias a nuestra experiencia en ayudar a cientos de organizaciones de todo el mundo a utilizar el vídeo para compartir conocimientos, hemos identificado siete pasos fundamentales que nuestros clientes han utilizado para planificar y ejecutar procesos de incorporación eficaces con apoyo de vídeo.

Siete pasos esenciales para diseñar un proceso de incorporación basado en vídeo

1. Identificar un conjunto de actividades de formación básicas para la incorporación de cada nuevo empleado

Sea cual sea la forma en que su organización decida incorporar a los nuevos empleados, el primer paso para diseñar su proceso de incorporación es identificar la formación que necesitan sus nuevos empleados.

2. Determine cuáles de sus principales actividades de incorporación pueden complementarse con formación en vídeo a la carta

Hay una gran cantidad de maneras de utilizar el vídeo para ampliar y apoyar su proceso de incorporación, desde conocimientos culturales hasta la formación de habilidades técnicas. ¿Busca ideas para empezar? Echa un vistazo a estos cinco tipos de vídeos de incorporación populares de que puedes crear fácilmente.

3. Diseñe un cronograma de incorporación semanal para los primeros 60 o 90 días de cada nuevo empleado.

Mantenga un calendario algo flexible, sobre todo al principio, identificando los requisitos de incorporación como un conjunto de expectativas semanales, en lugar de un programa diario formal. Esto permite que los nuevos empleados se adapten más fácilmente a las exigencias de sus nuevas funciones y les da la posibilidad de revisar los materiales de formación a su propio ritmo. Por supuesto, el tiempo que los empleados necesiten para completar el programa de visualización variará en función de la organización, pero le recomendamos que planifique la distribución de las actividades de incorporación a lo largo de los primeros uno o dos meses del empleado , ya que los expertos creen que hacerlo aumenta significativamente las tasas de retención de los empleados.

4. Repita los pasos anteriores con los vídeos específicos para cada función, departamento y lugar

Aquí es donde los mejores procesos de incorporación se distinguen. Una vez que haya trazado las tareas esenciales de incorporación para cada empleado, comience a adaptar los procesos de incorporación especializados trazando valiosos recursos adicionales para funciones, departamentos o lugares específicos. Recomendamos que las empresas centren primero sus esfuerzos en un grupo selecto de funciones (por ejemplo, formación en ventas y atención al cliente específica para el puesto) y ubicaciones (por ejemplo, estrategias locales para la región de Dallas, o normativas regionales que afecten a las tiendas del Reino Unido). A continuación, se parte de esta base para incluir finalmente todas las funciones y ubicaciones.

5. Documentar el proceso y compartirlo con otros departamentos para que puedan añadir contenido adicional

Este paso más sencillo es el más esencial y, a menudo, el más útil. Compartir su mapa de incorporación entre departamentos le brinda la oportunidad de agregar más actividades útiles de capacitación multifuncional al mapa. Compartir su mapa también puede ayudar a garantizar que su organización adquiera el nuevo programa.

6. Hacer que la experiencia de incorporación sea coherente con los mensajes automatizados

Colabore con sus equipos de comunicaciones corporativas o de comunicaciones internas por correo electrónico para crear una "campaña de goteo" de correo electrónico automatizada para compartir videos de incorporación con el nuevo personal según lo planeado según lo programado. La mayoría de los sistemas de correo electrónico empresarial facilitan esto: simplemente escriba un conjunto de correos electrónicos que compartan enlaces a videos y observe la cadencia con la que deben enviarse a un nuevo empleado. Una vez que haya configurado el proceso, cada nuevo empleado recibirá automáticamente sus correos electrónicos tal como los programó, lo que garantiza que todos reciban una experiencia de incorporación constante.

7. Utilizar el análisis de vídeo para controlar la actividad de visualización

Una vez que sus mapas estén en su lugar y sus comunicaciones estén configuradas, observe para asegurarse de que el sistema funciona como se espera. Con una plataforma de vídeo empresarial podrá ver las tendencias generales de visionado en toda la organización y saber cuándo y con qué frecuencia ha visto cada empleado un vídeo concreto, así como si ese empleado ha visto un vídeo en su totalidad o se ha detenido. Aunque esta información resulta muy valiosa para evaluar la eficacia y el cumplimiento de los miembros individuales del equipo, también puede utilizarse para medir la eficacia de su proceso de formación.

 

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