Asumir un nuevo puesto en el comercio minorista, la hostelería o cualquier otro sector de servicios no es tarea fácil. Hay que aprender habilidades, memorizar políticas y dominar sistemas de punto de venta (TPV). La incorporación puede ser un reto incluso en las mejores circunstancias.

Los empleados a tiempo parcial y por horas son esenciales para las operaciones en muchos sectores. Es más, el personal de los comercios, los cajeros, los camareros, los baristas, los asociados de la recepción, los técnicos de servicio y los equipos de entrega son la cara de la marca: son los que interactúan con los clientes cada día.

A medida que los clientes esperan mayores niveles de comodidad y servicio, estos puestos son cada vez más importantes. Según datos recientes de , el número de puestos de trabajo a tiempo parcial en Estados Unidos ha crecido un 18% desde el año 2000, y el mayor salto se produjo tras la Gran Recesión de 2008.

 

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¿Por qué muchas organizaciones escatiman en la incorporación de empleados por horas y de temporada?

Muchas empresas han ampliado los programas de incorporación de los empleados a tiempo completo y los empleados corporativos, mientras que las prácticas de formación de los empleados por hora y de temporada siguen incluyendo lo mínimo. Esto suele estar justificado por una serie de preocupaciones comunes:

• La escala requerida para formar a los empleados a tiempo parcial es demasiado grande. La proporción de formadores corporativos con respecto a los potenciales aprendices, si se incluyen los empleados por hora, sería de miles -quizás millones- a uno.
• La distancia geográfica es demasiado grande. Para las grandes organizaciones que dependen de la incorporación en persona, el cálculo de la logística de los viajes puede ser excesivo. Incluso sin tener en cuenta las tiendas minoristas, el esfuerzo requerido por un equipo de formación para incorporar a todos los empleados en persona en una empresa con sólo media docena de oficinas sería asombroso.
• La rotación es demasiado grande para justificar el gasto. Muchos puestos de trabajo por hora están diseñados para ser estacionales o temporales, e incluso de los que no lo son (especialmente en los sectores de la venta al por menor y la hostelería), las tasas de rotación son altas. Sencillamente, no es rentable ofrecer una formación completa a los empleados que probablemente se marchen en pocos meses.

 

Ofrecer una experiencia de incorporación excepcional a los empleados por horas es importante

Para muchas organizaciones, el proceso de incorporación intenta resolver un problema difícil: ¿cómo proporcionar una formación sensible al tiempo, adaptada a funciones específicas, e impartida a pequeñas audiencias que pueden estar situadas a distancia en todo el país o en todo el mundo?

Es una tarea de enormes proporciones, pero muy importante, con implicaciones reales para su cuenta de resultados.

• Conseguir que los nuevos empleados se familiaricen con la cultura, los procesos y la base de conocimientos de una empresa puede costar hasta un 30 por ciento del salario anual de un nuevo empleado.
• La mala comunicación y la formación ineficaz son citadas por 1 de cada 4 empleados que han dejado un trabajo en los seis meses siguientes a su incorporación
• Cubrir un puesto de trabajo que queda vacante debido a una mala incorporación cuesta a las empresas, por término medio, casi 11.000 dólares.

Estas estadísticas no sólo se aplican a los altos ejecutivos, sino que son válidas para todos los puestos de su organización, hasta los asociados de ventas junior, los técnicos de ventas asociados y los representantes de atención al cliente del tercer turno. Las altas tasas de rotación se acumulan rápidamente. Se calcula que una cuarta parte de las empresas gastan casi el 40% de sus ingresos anuales en gastos relacionados con la rotación de personal.

De hecho, el impacto potencial de escatimar en la incorporación de los empleados por hora podría ser incluso mayor de lo que sugieren las cifras en bruto. Un analista de datos interno en la sede corporativa, por ejemplo, puede tardar meses en conocer la cultura y los procesos de la empresa sin causar mucha consternación. Pero los clientes esperan que los empleados con los que se relacionan sean representantes perfectamente informados y capaces, desde sus primeros minutos de trabajo.

Sin embargo, hay buenas noticias. Los datos también muestran que un proceso de incorporación estructurado y coherente en puede reducir la rotación de los empleados por hora y mejorar el rendimiento.

Cómo hacer que la incorporación de los empleados por hora sea fácil, asequible y escalable

Al igual que con cualquier actividad de aprendizaje y desarrollo de la organización, la incorporación de los empleados por hora requiere en primer lugar que los equipos de formación de los empleados encuentren el equilibrio adecuado entre la información que hay que enseñar y el tiempo disponible para hacerlo. En el pasado, la incorporación de los empleados por hora y de temporada era impartida por los directores locales y regionales con otras responsabilidades que gestionar simultáneamente, que a menudo daban su propio giro al "proceso de incorporación". Pero hay una forma mejor de incorporar a los empleados por hora y de temporada.

Un nuevo tipo de software de incorporación de empleados ha aportado escala, accesibilidad y coherencia a la formación de nuevos empleados.

Con una solución de video onboarding, las organizaciones pueden desarrollar contenidos de formación reutilizables a los que se puede acceder desde cualquier lugar, proporcionar formación especializada a miles de personas simultáneamente y aclimatar eficazmente a todos y cada uno de los nuevos empleados a la cultura de la empresa, incluso a los que ocupan puestos temporales o de alta rotación.

Business 2 Community la escritora Breanna Vander Helm recomienda a las empresas hacer de la automatización una piedra angular de la formación de cualquier empleado a tiempo parcial. La automatización, señala, es esencial para ayudar a los empleados por hora a equilibrar el desarrollo profesional y las responsabilidades en horario de trabajo. La tecnología también puede desempeñar un papel en otra de sus recomendaciones, el diseño de un proceso de incorporación continua que puede incluir objetivos a 30, 60 y 90 días para mantener a los empleados comprometidos y motivados.

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Cuando las empresas invierten en la formación de los nuevos empleados y siguen las mejores prácticas de incorporación de , cosechan los beneficios de la reducción de la rotación y la mejora de la productividad. En las empresas con visión de futuro, el vídeo ya se ha convertido en una parte esencial de esa inversión, ayudando a escalar y ampliar las actividades de onboarding. He aquí el motivo:

1. El vídeo ayuda a los empleados a retener los conocimientos. Los estudios demuestran que, tan sólo 7 días después de terminar una sesión de formación, sus empleados sólo recuerdan el 35% del material que se ha tratado. Sin embargo, combinar las presentaciones de vídeo con el manual tradicional es un 83% más eficaz para ayudar a los empleados a recordar la información tratada.
2. El vídeo ayuda a reducir los costes de los programas de formación. Tras comprobar que hasta el 40% de sus costes de formación presencial se gastaban en viajes y alojamiento, IBM trasladó la mitad de sus programas de formación a un formato de aprendizaje electrónico. Sólo en los dos primeros años del programa, la empresa ha ahorrado 579 millones de dólares.
3. Video ayuda a las empresas a garantizar la coherencia del material de formación. Para las grandes organizaciones, o las que tienen oficinas, tiendas o territorios de venta dispersos geográficamente, la coherencia es un gran reto para una incorporación adecuada. Tener varios formadores -o equipos o departamentos totalmente separados- a cargo de la incorporación aumenta la probabilidad de que la experiencia de su nuevo empleado sea diferente para cada nueva contratación. Aprovechar la formación en vídeo durante la incorporación resuelve ese problema, garantizando que cada empleado tenga una experiencia similar y reciba un mensaje coherente independientemente de quién realice la formación.
4. El vídeo ayuda a que los empleados se sientan más comprometidos y conectados desde el primer día. La incorporación no es sólo una formación: es un proceso delicado para introducir a un nuevo empleado en la cultura y los valores de una empresa. El onboarding ayuda a los nuevos empleados a convertirse en miembros efectivos de la organización. El valor potencial de una incorporación eficaz está bien documentado: los investigadores ya han descubierto que las técnicas de incorporación bien ejecutadas conducen a resultados positivos, como una mayor satisfacción en el trabajo, un mejor rendimiento laboral y un mayor compromiso con la organización.

 

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