Hoy en día, el término "vídeo de formación" es demasiado genérico.

En los entornos de formación corporativa modernos, el vídeo desempeña diversas funciones, desde estandarizar los procesos de incorporación y ofrecer demostraciones de productos en directo hasta fomentar el aprendizaje social y la tutoría por parte de expertos en la materia. Los equipos de formación y desarrollo de todo el mundo ya han comenzado a implementar el vídeo de numerosas maneras.

Tan importante como la gran cantidad de opciones de capacitación en video es la procedencia de algunos de esos videos. Si bien muchas de las ideas innovadoras que se utilizan hoy en día provienen de capacitadores experimentados, una nueva y abundante fuente de ideas surge de los propios empleados de la organización .

El “ aprendizaje social ” y otras estrategias de base para compartir el conocimiento institucional no son precisamente nuevas: los empleados han recurrido a expertos internos en la materia desde tiempos inmemoriales para obtener respuestas rápidas. Pero a menudo estas sesiones de preguntas y respuestas eran puntuales, imposibles de aprovechar para quienes no se encontraban cerca.

Sin embargo, el vídeo lo cambia todo.

Mediante el vídeo, los empleados pueden grabar y compartir fácilmente sus conocimientos, intercambiar ideas y aprender unos de otros.

Una nueva ola de investigaciones sugiere que el aprendizaje social podría ser, de hecho, una de las formas más efectivas para que las organizaciones capaciten a sus empleados. ¿Cómo están implementando las organizaciones este aprendizaje informal? Analicemos algunas de las últimas tendencias y estrategias en constante evolución.

1. Capturar y compartir el conocimiento institucional

En las empresas actuales, prácticamente todo el mundo es experto en algún tema. Ya sea cómo se diseña la arquitectura del producto, cómo gestionan los datos los equipos, cómo se procesan los clientes potenciales a través de los sistemas CRM o cómo se organiza la cadena de suministro, alguien en tu equipo conoce los detalles más complejos del funcionamiento de cada aspecto de tu negocio.

Eso ofrece una gran oportunidad, pero también un gran problema potencial. Si no has capturado ese conocimiento, literalmente se va con tus empleados. La empresa promedio pierde el 12 % de su fuerza laboral anualmente ; aquellas que no han documentado su conocimiento institucional pueden despertarse y descubrir que se lo han llevado la competencia, y que nadie que queda tiene las respuestas.

El vídeo da respuesta a esta posible crisis con una única solución y dos ventajas excepcionales.

En primer lugar, pedir a sus expertos en la materia que registren sus conocimientos es una forma sencilla de documentar y compartir todos los detalles que conforman las operaciones diarias de su empresa, garantizando que la información vital nunca se pierda.

En segundo lugar, incluso si sus expertos permanecen en la oficina, el video también puede ser una herramienta eficaz para ayudarlos a gestionar mejor su tiempo. En lugar de explicar los mismos procesos y programas una y otra vez cada vez que surge una pregunta, compartir un enlace a una respuesta grabada previamente les permitirá ahorrar tiempo para tareas nuevas y más urgentes, al tiempo que garantiza que quien pregunta obtenga la información que necesita.

No es de extrañar que, según un estudio de Bersin by Deloitte, la empresa promedio esté gastando tres veces más en herramientas de aprendizaje social que en los dos años anteriores.

A continuación, puedes ver un ejemplo de cómo los empleados comparten conocimientos a través de vídeos:

2. Juego de rol con vídeo

En definitiva, gran parte del éxito de una organización reside simplemente en la forma en que los empleados interactúan con los clientes y entre sí. Muchas empresas han invertido generosamente en este ámbito, creando guiones para las interacciones y plantillas de comunicación, con la esperanza de estandarizar la imagen que proyecta la compañía, tanto interna como externamente.

Pero los seres humanos somos animales visuales, muy sensibles a las señales sociales. Es bien sabido que los elementos no verbales constituyen aproximadamente el 90 por ciento de nuestra comunicación.

Los guiones, manuales y demás guías impresas simplemente no son suficientes. Pero los juegos de rol con apoyo de vídeo sí.

La simulación de roles mediante vídeo puede abarcar desde la formación formal hasta la informal. Muchas organizaciones están descubriendo que simplemente grabar a sus empleados estrella en acción puede ayudar a identificar rasgos de comportamiento y acciones que contribuyen a su éxito.

Como medio visual y atractivo, el vídeo transmite el estilo y la forma de expresarse, no solo el contenido, de una interacción específica. Se comunican matices en el tono de voz, el lenguaje corporal y otras señales no verbales, lo que ayuda tanto a los empleados nuevos como a los más experimentados a tener éxito en sus funciones.

Estos son solo algunos ejemplos de videos de capacitación sobre interacción con el cliente que los empleados pueden simular y grabar con poco más que una cámara web y su computadora portátil:

• Comprender las recreaciones del comprador
• Interacciones de venta telefónicas y presenciales
• Presentaciones de ventas y marketing
• Interacciones entre empleados y clientes de primera línea

Además, gracias a una herramienta de creación de contenido de vídeo fácil de usar, cada vez que un empleado descubra una nueva buena práctica relacionada con su función, podrá compartirla con todo el equipo con solo pulsar el botón de "grabar".

3. Proporcionar entrenamiento con apoyo de vídeo.

Puede que ya cuentes con el mejor programa de capacitación del sector. Puede que ya compartas más información que nadie, y que los resultados de las pruebas demuestren que tu equipo está aprendiendo hasta el último detalle. Pero todo será en vano si tus empleados no aplican ese conocimiento cuando lo necesitan.

Desde teleoperadores y representantes de atención al cliente hasta nuevos gerentes e incluso atletas profesionales, hay muchas pruebas de que registrar y revisar el propio desempeño con un entrenador puede ser una forma rápida y eficaz de diagnosticar problemas e identificar oportunidades de mejora.

Grabar las actividades clave de los empleados para su posterior análisis puede ayudar a los coaches profesionales a identificar con precisión dónde rinden mejor y mostrarles exactamente dónde y cómo pueden estar desviándose del camino. En este caso, el vídeo puede servir como testimonio objetivo, permitiendo al coach reproducir momentos específicos y ofrecer retroalimentación.

De esta forma, los vendedores pueden encontrar maneras de mejorar su eficacia, los empleados de primera línea toman mayor conciencia de la impresión que causan, e incluso los gerentes aprenden a comunicarse de manera más efectiva. El video, una forma sencilla de ayudar a las personas a verse a sí mismas en acción, permite a los empleados, incluidos los líderes de la empresa , identificar más fácilmente sus puntos débiles y practicar para mejorarlos hasta dominarlos.

4. Capturar el conocimiento compartido en las reuniones.

Si bien la formación formal suele asemejarse a la del aula —con un profesor designado y un objetivo de aprendizaje planificado—, gran parte del aprendizaje interno más común se produce casi de forma incidental. A menudo, esta «formación» no es formación propiamente dicha, sino información compartida en el marco de una conversación que puede influir en la manera en que un individuo o un equipo aborda su trabajo.

La información que se comparte en las reuniones de la mayoría de las organizaciones puede variar considerablemente, desde datos sobre un proyecto específico hasta conceptos más generales como las prioridades y los procesos organizacionales. Esta información puede ser sumamente valiosa como referencia para futuras reuniones, como material de repaso para los empleados que no pudieron asistir en persona, como parte del proceso de incorporación de nuevos empleados y para fomentar la comprensión y la alineación con otros equipos de la organización.

Grabar las reuniones en vídeo crea un registro útil de los motivos y el cómo de las decisiones tomadas, las ideas que se generaron y las opiniones compartidas. Sin el vídeo, esta valiosa información suele perderse poco después de que finalice la reunión.

Sin embargo, gracias a las grabaciones de las reuniones, todas las ideas, decisiones y demás información importante pueden consultarse en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. El equipo puede retomar la discusión inicial para encontrar todas aquellas ideas que aún no se han implementado y las conclusiones que tal vez hayan olvidado.

Por eso, cada vez más organizaciones están incorporando la grabación de reuniones a su rutina empresarial. Estas grabaciones suelen incluir:

• Discusiones de inicio del proyecto
• Llamadas de actualización de estado
• Revisiones y retrospectivas de los sprints de ingeniería
• Reseñas de cuadros de mando empresariales

Además, las reuniones no tienen por qué grabarse íntegramente para que las organizaciones les vean el valor. El vídeo también puede ser una forma rápida de ofrecer un resumen de la reunión y los próximos pasos, sin tener que dedicar el tiempo adicional que supone redactar un correo electrónico de seguimiento formal.

5. Capturar el conocimiento compartido en las revisiones de los entregables.

En su informe « El aprendizaje informal se consolida como un método de aprendizaje legítimo» , la analista de Forrester Research, Claire Schooley, sostiene: «El aprendizaje informal crea entornos laborales donde los empleados asumen la responsabilidad de su propio aprendizaje, con el apoyo de empleadores que facilitan el acceso al contenido y las herramientas adecuadas. El aprendizaje social, en el que las personas aprenden unas de otras, es un subconjunto del aprendizaje informal».

Las reuniones son, sin duda, una fuente clave para compartir conocimientos de forma informal. Pero existe otra fuente de enseñanza informal —en la que la mayoría de las organizaciones confían para enseñar procesos y expectativas de calidad—: las revisiones de entregables. Estas interacciones suelen consistir simplemente en que un gerente envíe un correo electrónico o se acerque al escritorio de un empleado con un bolígrafo en la mano, tome algunas notas sobre el documento, la presentación u otro entregable y ofrezca ideas para mejorarlo.

Si bien la interacción puede parecer pequeña, la oportunidad de aprendizaje es significativa.

Las revisiones de entregables enseñan a los empleados la forma correcta de crear documentos y otras formas de comunicación que cumplan con los estándares de la organización. Enseñan el formato, la estructura y el contenido, e inculcan las expectativas de diseño. Ayudan a los empleados a comprender cómo la organización justifica los cambios, comparte datos, proporciona actualizaciones y prácticamente todos los demás aspectos relacionados con la realización del trabajo.

Sin embargo, a pesar de su valor, la evaluación típica se realiza en el momento, beneficiando únicamente al empleado que la recibe y, por lo general, imposibilitando su consulta posterior. Incluso cuando se redactan comentarios por escrito, suele ser una tarea ardua que implica el seguimiento de cambios (lo cual aún no es posible para todos los formatos de documento), sumado a una larga lista de observaciones escritas.

Las revisiones de la salida de vídeo ofrecen una alternativa.

Con el vídeo, el revisor puede grabar el documento en su pantalla, así como la cámara web de su portátil para capturar sus comentarios verbales. La grabación muestra los cambios realizados, las sugerencias del revisor y cómo le gustaría que se modificara la nueva versión, minimizando así la posibilidad de malentendidos.

Y dado que los vídeos se pueden guardar y compartir, un gerente puede proporcionar revisiones grabadas de los resultados a los nuevos miembros del equipo según sea necesario, ofreciendo a esa nueva persona un ejemplo real de cómo abordar la tarea, al tiempo que ahorra al gerente el tiempo que de otro modo se requeriría para repetir la información.

A continuación, puedes ver un ejemplo de vídeo de revisión de un entregable:

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