Mientras todos vivíamos en 1996, Bill Gates estaba en 2016.

1996 fue el año en que Bill Gates escribió un ensayo profético titulado "El contenido es el rey.” Un comentario notablemente acertado sobre cómo Internet se convertiría, algún día, en el nuevo medio predominante de contenidos, predijo que las empresas que aprovecharan su poder para compartir información de forma barata y rápida obtendrían grandes beneficios.

En su ensayo, Gates razonaba que los contenidos de éxito debían ofrecer algo más que palabras estáticas en una página o una pantalla de ordenador. "Si se espera que la gente aguante encendiendo un ordenador para leer una pantalla, debe ser recompensada con información profunda y extremadamente actualizada que pueda explorar a voluntad. Necesitan tener audio, y posiblemente vídeo. Necesitan una oportunidad de participación personal que vaya mucho más allá de lo que ofrecen las páginas de cartas al editor de las revistas impresas", escribió Gates.

Tal y como Gates imaginó cuando escribió su ensayo, la forma en que descubrimos, consumimos e interactuamos con los contenidos ha cambiado a medida que Internet ha ido madurando. Hoy en día, las noticias de última hora se obtienen de los hashtags que son tendencia en Twitter. Podemos ver una serie de televisión completa el mismo día que se estrena en Netflix. Y nos basamos en las reseñas de productos realizadas por desconocidos para tomar decisiones de compra en línea.

Las plataformas de los medios sociales han permitido el poderoso aumento de los contenidos generados por los usuarios. Ahora, casi todo el mundo tiene en su bolsillo el poder de crear y compartir contenidos en tiempo real. Y con el momento adecuado, algo de creatividad y un poco de suerte, la voz de cualquiera puede ser escuchada en todo el mundo en las redes sociales. Del mismo modo, cualquier persona con un teléfono inteligente puede capturar y transmitir en eventos en vivo mientras se producen.

Para muchos de nosotros, es difícil recordar cómo eran las cosas antes de que Internet y los teléfonos inteligentes convirtieran a todo el mundo en un nodo de la red de información que fluye constantemente. Ahora, todos estamos acostumbrados a escuchar cada vez que un nuevo meme o movimiento surge de la red de consumo. Sin embargo, con mucha menos fanfarria, está ocurriendo exactamente lo mismo en el trabajo.

Durante los últimos 20 años, se han producido transformaciones digitales han ido configurando la forma en que los empleados comparten conocimientos detrás del cortafuegos de la empresa. En la mayoría de los casos, se recurre a las tecnologías en línea -correo electrónico, comunicaciones por vídeo, sistemas de gestión del conocimiento, herramientas de colaboración en equipo, etc.- para posibilitar la comunicación virtual y el rápido intercambio de información entre compañeros de trabajo con el fin de mantener una ventaja competitiva.

Contenido generado por los empleados (EGC): La próxima revolución en el intercambio de conocimientos en la empresa

La velocidad de difusión de la información aumenta exponencialmente cuando es fácil de captar, compartir y descubrir. La contrapartida también es válida en este caso: la difusión de la información es mucho más lenta si sólo hay un puñado de creadores de contenidos, si éstos son más difíciles de producir, si son difíciles de compartir o si no son fáciles de buscar.

Hasta hace poco, la realidad de muchas organizaciones era que había relativamente pocas personas responsables de crear, compartir y archivar la base de conocimientos de la empresa. Y las herramientas que las empresas aprovechaban para apoyar el intercambio de conocimientos no iban lo suficientemente lejos como para permitir realmente el intercambio viral y el fácil descubrimiento del conocimiento institucional.

Por supuesto, hubo puntos positivos. Las iniciativas de aprendizaje formal tendían a estar mejor apoyadas que aprendizaje social informal. Pero en un mundo en el que el aprendizaje social informal representa potencialmente El 90% del aprendizaje que se produce en el trabajoEn la actualidad, la riqueza del conocimiento institucional y de la experiencia en la materia se ha quedado estancada en los silos de la organización o simplemente se ha dejado sin documentar.

Permitir que los empleados generen más contenidos para su base de conocimientos corporativa es la clave para aprovechar las ventajas de un organización de aprendizaje totalmente madura. Y quizás igual de importante es hacer que ese contenido sea fácilmente compartible y descubrible, de modo que los nodos de conocimiento bien conectados dentro de su empresa imiten la manguera de información que vemos en nuestras fuentes personales de las redes sociales.

Entonces, ¿cómo conseguir que más empleados creen contenidos? ¿Y cuáles son las herramientas que permiten el descubrimiento de conocimientos?

Conseguir que los empleados generen más contenido de aprendizaje

Construir una cultura de aprendizaje con la aceptación de los dirigentes de su organización es una forma de animar a los empleados a documentar más sus conocimientos. Otra de las claves del éxito es proporcionarles las herramientas adecuadas para que compartan sus conocimientos lo más rápidamente posible.

Cuando los profesionales del aprendizaje piensan en documentar información, procesos, formación y demás, tendemos a ir directamente a escribir la documentación en un documento de Word, crear un PDF o incluso hacer diapositivas de PowerPoint para compartir nuestros conocimientos. ¿Por qué? Porque estas herramientas están fácilmente disponibles. Pero crear documentación escrita lleva mucho más tiempo que pulsar la tecla de grabación y grabar un vídeo de un proceso. Y el texto en una página es mucho menos atractivo que el vídeo.

¿Significa eso que todos los empleados deben tener acceso a su estudio de vídeo? ¿O a las herramientas específicas que sus equipos de L&D o de RRHH utilizan para crear contenidos de aprendizaje?

No.

Recuerde, cuando se trata de compartir conocimiento institucional, el contenido es el rey, y los valores de producción ni siquiera tienen un lugar en la cancha. Los colegas verán con gusto un video con poca iluminación o un presentador nervioso, siempre que la información presentada valga la pena. Sin embargo, lo inverso no se cumple: nadie se quedará para ver un video elegante con poco conocimiento para compartir.

La mayoría de los empleados ya tienen un ordenador portátil o un teléfono móvil con cámara de vídeo y micrófono incorporados. Eso significa que todo lo que necesitas es armarlos con una grabadora de pantalla de vídeo  que facilita la grabación de ellos mismos, de sus pantallas, de sus diapositivas y de cualquier otro medio que quieran mostrar.

De este modo, la próxima vez que un jefe de equipo enseñe a un colega un nuevo proceso, por ejemplo, sólo tendrá que pulsar el botón de grabación para compartir la misma demostración con todos los miembros del equipo o de la empresa.

Permitir el descubrimiento rápido de conocimientos

Hay una serie de sistemas diferentes que muchas empresas utilizan hoy en día para gestionar de forma segura sus bibliotecas de conocimientos y para ayudar a los empleados a buscar contenidos que puedan ser relevantes para una pregunta que tengan en el momento en que se necesite una respuesta. Entre ellos se encuentran los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) como Cornerstone, los sistemas de gestión de contenidos (CMS) como SharePoint y las soluciones de colaboración como Slack.

Estos sistemas funcionan bastante bien para los conocimientos capturados en documentos de texto, PDF y diapositivas de PowerPoint, pero no funcionan bien para el vídeo. Estos son algunos de los problemas que puede encontrar al tratar de utilizar sus sistemas existentes para apoyar una base de conocimientos de vídeo :

• Los archivos de vídeo son grandes - Las soluciones de gestión del conocimiento suelen limitar el tamaño máximo de los archivos individuales y de la biblioteca en general. Esto significa que estas herramientas probablemente restringirán su capacidad de compartir grabaciones más grandes, como su hora de vídeos de formación, así como colecciones más grandes de grabaciones, como una biblioteca de contenido de video generado por los empleados.
• Los archivos de vídeo pueden ser difíciles de reproducir - Con tantos ordenadores y dispositivos diferentes que pueden utilizar los empleados, es prácticamente seguro que su biblioteca de vídeo acabará con una sopa de letras de posibles formatos de vídeo (AVI, MP4, MPG, WMV, MOV, etc.). Las soluciones de gestión del conocimiento no hacen nada para garantizar que sus grabaciones puedan reproducirse en cualquier dispositivo, independientemente del tipo de archivo, por lo que confiar en estos sistemas para alojar sus vídeos probablemente hará que los empleados vean más errores del tipo "error: tipo de archivo no reconocido".
• Búsqueda de archivos de vídeo - El valor de un manual de 100 páginas es que lo cubre todo, pero puede buscarse al instante con un rápido toque de Control-F. Con las soluciones de gestión del conocimiento (e incluso con sitios como YouTube y Vimeo!), no ocurre lo mismo con los vídeos. Estos sistemas no pueden indexar el contenido de los vídeos, es decir, las palabras pronunciadas por los presentadores y mostradas en la pantalla; todo lo que pueden indexar es el título, las etiquetas y otros metadatos que se añaden manualmente. Esto dificulta la búsqueda de información en tus vídeos y, a la larga, hará que tus empleados confíen menos en tus vídeos como recursos permanentes.

Y a medida que más empresas aprovechan la creación de bibliotecas de conocimientos basadas en vídeo que informan mejor y atraen más, crece la necesidad de soluciones de gestión de vídeo que se conectan con los sistemas de conocimiento existentes y resuelven los tres retos del vídeo enumerados anteriormente.

Lectura relacionada: ¿Qué es un CMS de vídeo?

 

Afortunadamente, no es necesario sustituir los sistemas actuales para que el contenido generado por los empleados sea el rey, como diría Bill Gates. La plataforma de vídeo en línea de Panopto incluye tecnologías que facilitan la grabación de vídeos a todo el mundo, que optimizan el contenido de los vídeos para que se puedan reproducir en cualquier dispositivo y que permiten buscar cualquier palabra pronunciada o mostrada dentro de los vídeos. Panopto también integra con un gran número de LMS, CMS y herramientas de colaboración para que puedas compartir y buscar tu base de conocimientos de vídeo desde esas herramientas.

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