Mientras todos nosotros vivíamos en 1996, Bill Gates estaba en 2016.

1996 fue el año en que Bill Gates escribió un ensayo profético titulado " El contenido es el rey ". Un comentario sorprendentemente acertado sobre cómo Internet se convertiría, algún día, en el nuevo medio predominante para el contenido, en el que predijo que las empresas que aprovecharan su poder para compartir información de forma rápida y económica obtendrían grandes beneficios.

En su ensayo, Gates argumentó que el contenido exitoso ofrecería más que simples palabras en una página o en la pantalla de una computadora. «Si se espera que la gente se tome la molestia de encender una computadora para leer una pantalla, deben ser recompensados ​​con información profunda y sumamente actualizada que puedan explorar libremente. Necesitan audio y, posiblemente, video. Necesitan una oportunidad de participación personal que vaya mucho más allá de la que ofrecen las secciones de cartas al director de las revistas impresas», escribió Gates.

Tal como Gates imaginó al escribir su ensayo, la forma en que descubrimos, consumimos e interactuamos con el contenido ha cambiado radicalmente con la evolución de internet. Hoy en día, nos enteramos de las últimas noticias gracias a las tendencias en Twitter. Podemos ver una serie completa el mismo día de su estreno en Netflix. Y nos basamos en las reseñas de productos de desconocidos para tomar decisiones de compra online.

Las plataformas de redes sociales han impulsado el auge del contenido generado por los usuarios. Ahora, casi todo el mundo tiene la posibilidad de crear y compartir contenido en tiempo real desde su teléfono. Con el momento oportuno, algo de creatividad y un poco de suerte, la voz de cualquiera puede hacerse oír en todo el mundo a través de las redes sociales. Del mismo modo, cualquier persona con un smartphone puede capturar y transmitir eventos en directo .

Para muchos de nosotros, es difícil recordar cómo eran las cosas antes de que internet y los teléfonos inteligentes nos convirtieran a todos en nodos de una red de información que fluye constantemente. Ahora, estamos acostumbrados a enterarnos casi cada vez que surge un nuevo meme o movimiento en la web de consumo. Sin embargo, con mucha menos repercusión, ocurre exactamente lo mismo en el ámbito laboral.

En los últimos veinte años, transformaciones digitales similares han ido configurando la forma en que los empleados comparten conocimientos dentro de la empresa. Con frecuencia, se recurre a tecnologías en línea —correo electrónico, videoconferencias, sistemas de gestión del conocimiento, herramientas de colaboración en equipo, entre otras— para facilitar la comunicación virtual y el intercambio rápido de información entre compañeros de trabajo, con el fin de mantener una ventaja competitiva.

Contenido generado por los empleados (EGC): La próxima revolución en el intercambio de conocimiento corporativo

La velocidad de propagación de la información aumenta exponencialmente cuando es fácil de capturar, compartir y descubrir. Lo contrario también es cierto: la información se difunde mucho más lentamente si solo existen unos pocos creadores de contenido, si es más difícil producirlo, compartirlo o encontrarlo fácilmente.

Hasta hace poco, en muchas organizaciones era común que hubiera relativamente pocas personas responsables de crear, compartir y archivar la base de conocimientos de la empresa. Además, las herramientas que las empresas utilizaban para facilitar el intercambio de conocimientos no eran suficientes para permitir la difusión viral y el fácil descubrimiento del conocimiento institucional.

Por supuesto, hubo aspectos positivos. Las iniciativas de aprendizaje formal tendían a recibir mayor apoyo que el aprendizaje social informal . Pero en un mundo donde el aprendizaje social informal representa potencialmente el 90 % del aprendizaje que se produce en el trabajo , con demasiada frecuencia una gran cantidad de conocimiento institucional y experiencia en la materia quedaba relegada a compartimentos estancos dentro de las organizaciones o simplemente no se documentaba.

Capacitar a los empleados para que generen más contenido para la base de conocimientos corporativa es clave para aprovechar las ventajas de una organización de aprendizaje plenamente desarrollada . Y, quizás igual de importante, es facilitar que ese contenido se comparta y se encuentre fácilmente, de modo que los nodos de conocimiento interconectados dentro de la empresa imiten el flujo constante de información que vemos en nuestras redes sociales personales.

¿Cómo se consigue que más empleados creen contenido? ¿Y qué herramientas facilitan el descubrimiento de conocimiento?

Cómo lograr que los empleados generen más contenido de aprendizaje.

Fomentar una cultura de aprendizaje con el apoyo de la dirección de la organización es una forma de animar a los empleados a documentar mejor sus conocimientos. Proporcionarles las herramientas adecuadas para que puedan compartirlos con la mayor rapidez posible es otra clave del éxito.

Cuando los profesionales de la formación piensan en documentar información, procesos, capacitaciones y más, solemos recurrir directamente a escribir la documentación en un documento de Word, crear un PDF o incluso hacer diapositivas de PowerPoint para compartir nuestros conocimientos. ¿Por qué? Porque estas herramientas están fácilmente disponibles. Sin embargo, crear documentación escrita lleva mucho más tiempo que grabar un video explicativo de un proceso. Además, el texto en una página es mucho menos atractivo que el video.

¿Significa eso que todos los empleados deben tener acceso a su estudio de vídeo? ¿O a las herramientas específicas que utilizan sus equipos de formación y desarrollo o de recursos humanos para crear contenido formativo?

No.

Recuerda que, cuando se trata de compartir conocimiento institucional, el contenido es fundamental, y la calidad de la producción no importa en absoluto. Los colegas verán con gusto un video con poca iluminación o un presentador nervioso, siempre y cuando la información sea valiosa. Sin embargo, lo contrario no es cierto: nadie se quedará a ver un video con una producción impecable pero con poco contenido útil.

La mayoría de los empleados ya tienen una computadora portátil o un teléfono celular con cámara de video y micrófono integrados. Esto significa que solo necesita proporcionarles una grabadora de pantalla que les permita grabar fácilmente sus pantallas, presentaciones y cualquier otro contenido multimedia que deseen mostrar.

De esta forma, la próxima vez que un líder de equipo esté explicando un nuevo proceso a un compañero, por ejemplo, simplemente podrá pulsar el botón de grabar para compartir la misma demostración con todos los miembros del equipo o de la empresa cuando se les solicite.

Facilitando el descubrimiento rápido del conocimiento.

Actualmente, muchas empresas utilizan diversos sistemas para gestionar de forma segura sus bibliotecas de conocimiento y ayudar a los empleados a buscar contenido relevante para las preguntas que puedan tener en el momento preciso. Entre estos sistemas se incluyen sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) como Cornerstone, sistemas de gestión de contenido (CMS) como SharePoint y soluciones de colaboración como Slack .

Estos sistemas funcionan bastante bien para el conocimiento capturado en documentos de texto, PDF y diapositivas de PowerPoint, pero no funcionan bien para vídeo . A continuación, se presentan algunos problemas que podría encontrar al intentar utilizar sus sistemas existentes para dar soporte a una base de conocimientos en vídeo :

• Los archivos de vídeo son grandes ; las soluciones de gestión del conocimiento suelen limitar el tamaño máximo de los archivos individuales y de la biblioteca en general. Esto significa que estas herramientas probablemente restringirán la posibilidad de compartir grabaciones largas, como vídeos de formación de una hora de duración , así como colecciones de grabaciones más extensas, como una biblioteca de contenido de vídeo generado por los empleados.
• Los archivos de vídeo pueden ser difíciles de reproducir : con tantos ordenadores y dispositivos diferentes que pueden usar los empleados, es casi seguro que su biblioteca de vídeos acabará con una maraña de formatos posibles (AVI, MP4, MPG, WMV, MOV, etc.). Las soluciones de gestión del conocimiento no garantizan que sus grabaciones se puedan reproducir en cualquier dispositivo, independientemente del tipo de archivo, por lo que depender de estos sistemas para alojar sus vídeos probablemente provocará que los empleados vean más errores del tipo "error: tipo de archivo no reconocido".
• Buscar archivos de vídeo : la ventaja de un manual de 100 páginas es que lo abarca todo, pero aun así se puede buscar al instante con solo pulsar Control+F. Con las soluciones de gestión del conocimiento (¡e incluso con plataformas como YouTube y Vimeo !), no ocurre lo mismo con el vídeo. Estos sistemas no pueden indexar el contenido de tus vídeos (las palabras que pronuncian los presentadores y que aparecen en pantalla); solo pueden indexar el título, las etiquetas y otros metadatos que añadas manualmente. Esto dificulta la búsqueda de información en tus vídeos y, a la larga, hará que tus empleados dependan menos de ellos como recursos de consulta.

A medida que más empresas aprovechan la creación de bibliotecas de conocimiento basadas en vídeo que informan y generan mayor interacción, surge una creciente necesidad de soluciones de gestión de vídeo que se conecten con los sistemas de conocimiento existentes y resuelvan los tres desafíos del vídeo mencionados anteriormente.

Lectura relacionada: ¿Qué es un CMS de vídeo?

 

Afortunadamente, no es necesario reemplazar sus sistemas actuales para que el contenido generado por los empleados sea el protagonista, como diría Bill Gates. La plataforma de vídeo en línea de Panopto incluye tecnologías que facilitan la grabación de vídeos para todos, optimizan el contenido para que se pueda reproducir en cualquier dispositivo y permiten buscar cualquier palabra hablada o mostrada en sus vídeos. Panopto también se integra con una gran cantidad de LMS, CMS y herramientas de colaboración , lo que le permite compartir y buscar su base de conocimientos en vídeo desde dichas herramientas.

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