Mientras todos vivíamos en 1996, Bill Gates estaba en 2016.

1996 fue el año en que Bill Gates escribió un profético ensayo titulado "El contenido es el rey." Un comentario notablemente acertado sobre cómo Internet se convertiría, algún día, en el nuevo medio predominante de contenidos, en el que predecía que las empresas que aprovecharan su poder para compartir información de forma barata y rápida obtendrían grandes beneficios.

En su ensayo, Gates razonaba que un contenido de éxito ofrecería algo más que palabras estáticas en una página o en la pantalla de un ordenador. "Si se espera que la gente aguante encender un ordenador para leer una pantalla, hay que recompensarla con información profunda y extremadamente actualizada que pueda explorar a voluntad. Necesitan audio y, posiblemente, vídeo. Necesitan una oportunidad de participación personal que vaya mucho más allá de la que ofrecen las páginas de cartas al editor de las revistas impresas", escribió Gates.

Tal y como Gates imaginó cuando escribió su ensayo, la forma en que descubrimos, consumimos e interactuamos con los contenidos ha cambiado a medida que Internet ha ido madurando. Hoy nos enteramos de las últimas noticias por los hashtags que son tendencia en Twitter. Podemos ver una serie de televisión entera el mismo día de su estreno en Netflix. Y confiamos en las reseñas de productos realizadas por desconocidos para tomar nuestras decisiones de compra en Internet.

Las plataformas de medios sociales han permitido el poderoso auge de los contenidos generados por los usuarios. Ahora, casi todo el mundo tiene en su bolsillo el poder de crear y compartir contenidos en tiempo real. Y con el momento adecuado, algo de creatividad y un poco de suerte, la voz de cualquiera puede oírse en todo el mundo a través de las redes sociales. Del mismo modo, cualquiera con un teléfono inteligente puede capturar y retransmitir acontecimientos en directo a medida que suceden.

Para muchos de nosotros es difícil recordar cómo eran las cosas antes de que Internet y los teléfonos inteligentes convirtieran a todo el mundo en un nodo de la red de información que fluye constantemente. Ahora, todos estamos acostumbrados a oír cada vez que un nuevo meme o movimiento surge de la red de consumo. Sin embargo, con mucha menos fanfarria, ocurre exactamente lo mismo en el trabajo.

En los últimos 20 años, se han producido transformaciones digitales han ido configurando la forma en que los empleados comparten conocimientos detrás del cortafuegos corporativo. En la mayoría de los casos, las tecnologías en línea -correo electrónico, comunicaciones por vídeo, sistemas de gestión del conocimiento, herramientas de colaboración en equipo, etc.- se utilizan para permitir la comunicación virtual y el intercambio rápido de información entre compañeros de trabajo con el fin de mantener una ventaja competitiva.

Contenidos generados por los empleados (CGA): La próxima revolución en el intercambio de conocimientos empresariales

La velocidad a la que se difunde la información aumenta exponencialmente cuando es fácil de captar, compartir y descubrir. Lo contrario también es cierto en este caso: la difusión de la información es mucho más lenta si sólo hay un puñado de creadores de contenidos, éstos son más difíciles de producir, son difíciles de compartir o no se pueden buscar fácilmente.

Hasta hace poco, la realidad en muchas organizaciones era que había relativamente pocas personas responsables de crear, compartir y archivar la base de conocimientos de la empresa. Además, las herramientas que las empresas utilizaban para compartir conocimientos no eran lo suficientemente eficaces como para permitir el intercambio viral y el descubrimiento sencillo de los conocimientos institucionales.

Por supuesto, hubo aspectos positivos. Las iniciativas de aprendizaje formal solían recibir más apoyo que las de aprendizaje social informal. Pero en un mundo en el que el aprendizaje social informal representa potencialmente el 90% del aprendizaje que se produce en el trabajocon demasiada frecuencia, la riqueza del conocimiento institucional y la experiencia en la materia quedaban atrapados en silos organizativos o simplemente no se documentaban.

Permitir que los empleados generen más contenidos para su base de conocimientos corporativa es la clave para cosechar las ventajas de una organización de aprendizaje plenamente madura. Y quizás igual de importante es hacer que ese contenido sea fácil de compartir y descubrir, de modo que los nodos de conocimiento bien conectados dentro de su empresa imiten la manguera de información que vemos en nuestras redes sociales personales.

¿Cómo conseguir que más empleados creen contenidos? ¿Y cuáles son las herramientas que permiten descubrir conocimientos?

Conseguir que los empleados generen más contenidos de aprendizaje

Crear una cultura de aprendizaje con la participación de los directivos de la empresa es una forma de animar a los empleados a documentar más sus conocimientos. Dotarles de las herramientas adecuadas para que compartan sus conocimientos lo más rápidamente posible es otra clave del éxito.

Cuando los profesionales de la formación pensamos en documentar información, procesos, formación, etc., tendemos a ir directamente a escribir la documentación en un documento de Word, crear un PDF o incluso hacer diapositivas de PowerPoint para compartir nuestros conocimientos. ¿Por qué? Porque estas herramientas están fácilmente disponibles. Pero crear documentación escrita lleva mucho más tiempo que pulsar grabar y capturar un vídeo de un proceso. Y el texto en una página es mucho menos atractivo que el vídeo.

¿Significa eso que todos los empleados deben tener acceso al estudio de vídeo? ¿O a las herramientas específicas que sus equipos de I+D o RRHH utilizan para crear contenidos de aprendizaje?

No.

Recuerde que, cuando se trata de compartir conocimientos institucionales, el contenido es el rey, y los valores de producción no tienen ni siquiera cabida en la cancha. Los colegas verán con gusto un vídeo con mala iluminación o un presentador nervioso, siempre que la información presentada merezca la pena. Sin embargo, no ocurre lo mismo a la inversa: nadie se quedará a ver un vídeo ingenioso con pocos conocimientos que compartir.

La mayoría de los empleados ya tienen un ordenador portátil o un teléfono móvil con cámara de vídeo y micrófono incorporados. Eso significa que todo lo que tienes que hacer es armarlos con un grabador de pantalla de vídeo que les permita grabarse a sí mismos, sus pantallas, sus diapositivas y cualquier otro medio que quieran mostrar.

De este modo, la próxima vez que un jefe de equipo enseñe a un compañero un nuevo proceso, por ejemplo, sólo tendrá que pulsar el botón de grabación para compartir la misma demostración con todos los miembros del equipo o de la empresa.

Descubrimiento rápido de conocimientos

Hay una serie de sistemas diferentes que muchas empresas utilizan hoy en día para gestionar de forma segura sus bibliotecas de conocimientos y para ayudar a los empleados a buscar contenido que pueda ser relevante para una pregunta que tengan en el momento en que se necesita una respuesta. Entre ellos se incluyen sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) como Cornerstone, sistemas de gestión de contenidos (CMS) como SharePoint y soluciones de colaboración como Slack.

Estos sistemas funcionan bastante bien para los conocimientos capturados en documentos de texto, PDF y diapositivas de PowerPoint, pero no para los vídeos. no funcionan bien con vídeo. Estos son algunos de los problemas que puede encontrar al intentar utilizar sus sistemas actuales para una base de conocimientos de vídeo:

• Los archivos de vídeo son grandes - Las soluciones de gestión del conocimiento suelen limitar el tamaño máximo de los archivos individuales y de toda la biblioteca. Esto significa que estas herramientas probablemente limitarán su capacidad para compartir grabaciones de mayor tamaño, como sus vídeos de formación de una hora de duración. vídeos de formaciónasí como grandes colecciones de grabaciones, como una biblioteca de contenidos de vídeo generados por los empleados.
• Los archivos de vídeo pueden ser difíciles de reproducir - Con tantos ordenadores y dispositivos diferentes que pueden estar utilizando los empleados, es prácticamente seguro que su videoteca acabará con una sopa de letras de posibles formatos de vídeo (AVI, MP4, MPG, WMV, MOV, etc...). Las soluciones de gestión del conocimiento no hacen nada para garantizar que sus grabaciones puedan reproducirse en cualquier dispositivo, independientemente del tipo de archivo, por lo que confiar en estos sistemas para alojar sus vídeos probablemente hará que los empleados vean más errores del tipo "error: tipo de archivo no reconocido".
• Búsqueda de archivos de vídeo - El valor de un manual de 100 páginas es que lo cubre todo, pero se puede buscar al instante pulsando Control-F. Con las soluciones de gestión del conocimiento (¡e incluso con sitios como YouTube y Vimeo!) no ocurre lo mismo con los vídeos. Con las soluciones de gestión del conocimiento (¡e incluso con sitios como YouTube y Vimeo!), no ocurre lo mismo con los vídeos. Estos sistemas no pueden indexar el contenido de los vídeos, es decir, las palabras pronunciadas por los presentadores y mostradas en pantalla; lo único que pueden indexar es el título, las etiquetas y otros metadatos que se añaden manualmente. Esto dificulta la búsqueda de información en tus vídeos y, a la larga, hará que tus empleados confíen menos en tus vídeos como recursos permanentes.

Y a medida que más empresas aprovechan las ventajas de crear bibliotecas de conocimientos basadas en vídeo que informan y comprometen mejor, crece la necesidad de contar con soluciones de gestión de vídeo que se conecten con los sistemas de conocimiento existentes y resuelvan los tres retos del vídeo mencionados anteriormente.

Lectura relacionada: ¿Qué es un CMS de vídeo?

 

Afortunadamente, no es necesario sustituir los sistemas actuales para que el contenido generado por los empleados sea el rey, como diría Bill Gates. La plataforma de vídeo online Panopto incluye tecnologías que facilitan la grabación de vídeos para todos, optimizan el contenido de vídeo para que se pueda reproducir en cualquier dispositivo y permiten buscar cualquier palabra pronunciada o mostrada en sus vídeos. Panopto se integra con un gran número de LMS, CMS y herramientas de colaboración para que pueda compartir y buscar su base de conocimientos de vídeo desde esas herramientas.

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