Alors que nous vivions tous en 1996, Bill Gates était en 2016.

1996 fut l'année où Bill Gates écrivit un essai prophétique intitulé « Le contenu est roi ». Ce commentaire remarquablement précis sur la façon dont Internet deviendrait un jour le nouveau média prédominant pour le contenu prédisait que les entreprises qui exploiteraient son pouvoir pour partager l'information rapidement et à moindre coût en tireraient d'énormes profits.

Dans son essai, Gates expliquait qu'un contenu de qualité devait offrir bien plus que de simples mots sur une page – ou un écran d'ordinateur. « Si l'on attend des gens qu'ils prennent la peine d'allumer leur ordinateur pour lire un écran, ils doivent être récompensés par des informations approfondies et constamment mises à jour, qu'ils peuvent explorer à leur guise. Ils ont besoin d'audio, et éventuellement de vidéo. Ils ont besoin d'une possibilité d'implication personnelle qui aille bien au-delà de celle offerte par les courriers des lecteurs des magazines imprimés », écrivait Gates.

Comme Gates l'avait pressenti dans son essai, notre façon de découvrir, de consommer et d'interagir avec les contenus a profondément évolué avec la maturité d'Internet. Aujourd'hui, nous recevons les dernières nouvelles grâce aux hashtags populaires sur Twitter. Nous pouvons regarder une série télévisée en intégralité le jour de sa sortie sur Netflix. Et nous nous fions aux avis d'inconnus sur les produits pour éclairer nos décisions d'achat en ligne.

Les plateformes de médias sociaux ont permis l'essor fulgurant du contenu généré par les utilisateurs. Aujourd'hui, presque tout le monde a la possibilité de créer et de partager du contenu en temps réel, directement depuis son smartphone. Avec un peu de créativité, de chance et au bon moment, chacun peut faire entendre sa voix dans le monde entier sur les réseaux sociaux. De même, toute personne possédant un smartphone peut filmer et diffuser des événements en direct .

Pour beaucoup d'entre nous, il est difficile de se souvenir de ce qu'était la vie avant Internet et les smartphones, qui ont fait de chacun un maillon d'un réseau d'informations en perpétuel flux. Aujourd'hui, nous sommes tous habitués à être informés de chaque nouveau mème ou mouvement qui émerge sur le web. Pourtant, dans une relative discrétion, le même phénomène se produit au travail.

Au cours des vingt dernières années, des transformations numériques similaires ont façonné la manière dont les employés partagent les connaissances au sein de l'entreprise. Le plus souvent, les technologies en ligne – messagerie électronique, visioconférence, systèmes de gestion des connaissances, outils de collaboration d'équipe, etc. – sont mises à profit pour faciliter la communication virtuelle et le partage rapide d'informations entre collègues, afin de conserver un avantage concurrentiel.

Contenu généré par les employés (EGC) : la prochaine révolution du partage des connaissances en entreprise

La vitesse de diffusion de l'information augmente de façon exponentielle lorsqu'elle est facile à recueillir, à partager et à trouver. L'inverse est également vrai : la diffusion de l'information est beaucoup plus lente s'il n'existe qu'une poignée de créateurs de contenu, si le contenu est difficile à produire, à partager ou difficile à trouver.

Jusqu'à récemment, dans de nombreuses organisations, la création, le partage et l'archivage de la base de connaissances de l'entreprise étaient assurés par un nombre relativement restreint de personnes. De plus, les outils utilisés pour faciliter le partage des connaissances étaient insuffisants pour permettre une diffusion virale et une recherche aisée du savoir institutionnel.

Bien sûr, il y a eu des points positifs. Les initiatives de formation formelle étaient généralement mieux soutenues que l'apprentissage social informel . Mais dans un monde où ce dernier représente potentiellement 90 % des apprentissages en milieu professionnel , trop souvent, une mine de connaissances institutionnelles et d'expertise métier restait cloisonnée au sein des organisations ou n'était tout simplement pas documentée.

Permettre aux employés de générer davantage de contenu pour la base de connaissances de l'entreprise est essentiel pour tirer pleinement parti d'une organisation apprenante mature . Il est tout aussi important de rendre ce contenu facilement partageable et accessible, afin que les réseaux de connaissances interconnectés au sein de l'entreprise reflètent le flux continu d'informations que nous voyons sur nos réseaux sociaux.

Comment inciter davantage d'employés à créer du contenu ? Et quels sont les outils qui facilitent la découverte des connaissances ?

Inciter les employés à produire davantage de contenu pédagogique

Développer une culture d'apprentissage, avec l'adhésion de la direction, est un moyen d'encourager les employés à documenter davantage leurs connaissances. Leur fournir les outils adéquats pour partager rapidement et efficacement ces connaissances est également essentiel à la réussite.

Lorsque les professionnels de la formation envisagent de documenter des informations, des processus, des formations, etc., ils ont souvent tendance à rédiger directement un document Word, à créer un PDF, voire des diapositives PowerPoint pour partager leurs connaissances. Pourquoi ? Parce que ces outils sont facilement accessibles. Or, la création d'une documentation écrite prend beaucoup plus de temps que l'enregistrement d'une démonstration vidéo d'un processus. De plus, un texte sur une page est bien moins captivant qu'une vidéo.

Cela signifie-t-il que tous les employés doivent avoir accès à votre studio vidéo ? Ou aux outils spécifiques utilisés par vos équipes de formation et développement ou de ressources humaines pour créer du contenu pédagogique ?

Non.

N'oubliez pas que, lorsqu'il s'agit de partager des connaissances institutionnelles, le contenu prime sur tout ; la qualité de la production n'a aucune importance. Vos collègues regarderont volontiers une vidéo mal éclairée ou avec un présentateur nerveux, pourvu que l'information présentée soit pertinente. L'inverse n'est pas vrai : personne ne restera devant une vidéo léchée mais pauvre en contenu.

La plupart des employés possèdent déjà un ordinateur portable ou un téléphone portable équipé d'une webcam et d'un microphone. Il vous suffit donc de leur fournir un enregistreur d'écran vidéo qui leur permette d'enregistrer facilement leur écran, leurs diapositives et tout autre contenu multimédia qu'ils souhaitent partager.

Ainsi, la prochaine fois qu'un chef d'équipe expliquera un nouveau processus à un collègue, par exemple, il lui suffira d'appuyer sur le bouton d'enregistrement pour partager la même démonstration avec tous les membres de l'équipe ou de l'entreprise, à la demande.

Faciliter la découverte rapide des connaissances

De nombreuses entreprises utilisent aujourd'hui différents systèmes pour gérer en toute sécurité leurs bibliothèques de connaissances et aider leurs employés à trouver rapidement le contenu pertinent dont ils ont besoin. Parmi ces systèmes figurent les plateformes de gestion de l'apprentissage (LMS) comme Cornerstone, les systèmes de gestion de contenu (CMS) comme SharePoint et les solutions de collaboration comme Slack .

Ces systèmes fonctionnent assez bien pour les connaissances contenues dans des documents texte, des PDF et des diapositives PowerPoint, mais ils ne sont pas adaptés à la vidéo . Voici quelques problèmes que vous pourriez rencontrer en essayant d'utiliser vos systèmes existants pour gérer une base de connaissances vidéo :

• Les fichiers vidéo étant volumineux , les solutions de gestion des connaissances limitent généralement la taille maximale des fichiers individuels et de votre bibliothèque globale. Par conséquent, ces outils restreindront probablement votre capacité à partager des enregistrements longs, comme vos vidéos de formation d'une heure , ainsi que de grandes collections d'enregistrements, telles qu'une bibliothèque de contenus vidéo produits par les employés.
• La lecture des fichiers vidéo peut s'avérer complexe : avec la multitude d'ordinateurs et d'appareils utilisés par les employés, il est fort probable que votre vidéothèque se retrouve avec une multitude de formats vidéo possibles (AVI, MP4, MPG, WMV, MOV, etc.). Les solutions de gestion des connaissances ne garantissent pas la compatibilité de vos enregistrements avec tous les appareils, quel que soit le format. Par conséquent, si vous utilisez ces systèmes pour héberger vos vidéos, vos employés risquent de rencontrer davantage d'erreurs du type « type de fichier non reconnu ».
• La recherche de fichiers vidéo est complexe : l’avantage d’un manuel de 100 pages réside dans sa exhaustivité, tout en permettant une recherche instantanée grâce à la combinaison de touches Ctrl+F. Avec les solutions de gestion des connaissances (et même avec des plateformes comme YouTube et Vimeo !), ce n’est pas le cas pour la vidéo. Ces systèmes ne peuvent pas indexer le contenu de vos vidéos (les paroles des présentateurs affichées à l’écran), mais uniquement le titre, les étiquettes et autres métadonnées que vous ajoutez manuellement. Il devient ainsi plus difficile de trouver des informations dans vos vidéos, ce qui finira par inciter vos employés à moins les utiliser comme ressources d’information.

Et à mesure que de plus en plus d'entreprises tirent parti de la création de bibliothèques de connaissances vidéo qui informent et engagent mieux, le besoin de solutions de gestion vidéo connectées aux systèmes de connaissances existants et capables de résoudre les trois défis liés à la vidéo mentionnés ci-dessus se fait de plus en plus sentir.

Lecture complémentaire : Qu’est-ce qu’un CMS vidéo ?

 

Heureusement, nul besoin de remplacer vos systèmes actuels pour faire du contenu généré par les employés une ressource incontournable, comme le dirait Bill Gates. La plateforme vidéo en ligne de Panopto intègre des technologies qui simplifient l'enregistrement vidéo pour tous, optimisent le contenu pour une lecture sur tous les appareils et rendent consultable tout mot prononcé ou affiché dans vos vidéos. Panopto s'intègre également à un grand nombre de plateformes LMS, CMS et d'outils collaboratifs, vous permettant ainsi de partager et de consulter votre base de connaissances vidéo directement depuis ces outils.

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