Vous avez entendu parler de l'essor fulgurant de la vidéo au travail ?

Pas de streaming sportif clandestin, pas de partage de la dernière sensation virale, pas de clics sur le dernier tube YouTube — de la vraie vidéo d'entreprise, précieuse, avec un véritable retour sur investissement.

Dans les organisations du monde entier, la vidéo est devenue un outil essentiel pour développer l'apprentissage et la formation des employés tout en réduisant les coûts de formation, améliorer l'engagement envers les messages de communication des dirigeants et des ressources humaines, permettre et encourager l'apprentissage social et l'innovation collaborative, standardiser et étendre l'intégration et l'aide à la vente, et bien plus encore — en plus des utilisations commerciales traditionnelles existantes dans le marketing, les ventes et le service client.

Pourtant, malgré toutes ses possibilités — et son omniprésence —, trop peu d'entreprises ont pris des mesures pour soutenir la vidéo dans leurs écosystèmes informatiques d'entreprise.

Aujourd'hui, Forrester indique que seulement la moitié des grandes entreprises ont mis en place une solution vidéo d'entreprise . Ces données sont encore plus préoccupantes pour les PME, où seulement 2 sur 5 ont relevé les défis spécifiques liés à la vidéo.

Trop d'organisations se contentent de traiter la vidéo comme n'importe quel autre contenu et de laisser leurs employés l'utiliser comme bon leur semble. En principe, cette approche favorise la flexibilité et l'évolution technique ; en pratique, cependant, l'absence d'un plan global pour permettre aux employés d'utiliser la vidéo conduit généralement à quatre problèmes majeurs :

1. Taille maximale des fichiers — « Le problème SharePoint »

Même les courtes vidéos provenant de webcams et de smartphones dépassent rapidement la taille maximale des fichiers autorisée par les systèmes de gestion de contenu d'entreprise les plus répandus.

Une vidéo de seulement 60 secondes enregistrée avec un iPhone 5s génère un fichier de 80 Mo. La même vidéo filmée avec un iPhone 4 est encore plus volumineuse, atteignant 150 Mo. Ces deux tailles dépassent déjà la limite de 50 Mo imposée par défaut par SharePoint.

Bien sûr, votre organisation peut augmenter la taille maximale des fichiers SharePoint, mais seulement à 2 Go. Même avec cette limite, on ne peut enregistrer qu'une vidéo de 25 minutes depuis un iPhone 5s, ce qui est loin d'être suffisant pour une session de formation de 30 à 60 minutes, une annonce de mise à jour trimestrielle, une démonstration de processus technique ou la plupart des autres cas d'utilisation courants de la vidéo en entreprise.

Ce problème n'est pas propre à SharePoint. Il se pose également pour les plateformes de gestion de l'apprentissage (LMS) utilisées par de nombreuses organisations.

Cornerstone limite la taille des fichiers à 100 Mo. Docebo est limité à 128 Mo. Moodle autorise jusqu'à 200 Mo, mais cette limite peut être bien inférieure selon le type de fichier.

2. Recherche dans les vidéos — « Le problème Google »

La vidéo est le seul type de données d'entreprise que même Google n'a pas encore réussi à indexer et à rechercher. Certes, Google et de nombreux systèmes d'entreprise peuvent rechercher les données supplémentaires que vous ajoutez manuellement à un fichier vidéo (titres, descriptions, créateurs, tags et commentaires), mais ils ne sont pas capables d'analyser le contenu vidéo lui-même. contenu réel de la vidéo.

Ce problème est amplifié en entreprise, où les vidéos durent généralement entre 30 et 60 minutes, et où une part importante des vidéothèques est consacrée à des formations de 2 à 4 heures. Il est tout simplement impossible pour un moteur de recherche classique, se basant uniquement sur les métadonnées manuelles, de recenser, d'indexer et de trouver tous les concepts abordés dans une vidéo. Autrement dit, tout ce qui n'est pas répertorié dans ces balises est perdu.

Et même lorsque la recherche traditionnelle parvient à trouver un enregistrement pertinent, elle ne permet toujours pas aux employés de trouver le passage précis dont ils ont besoin. Imaginez devoir parcourir péniblement la chronologie d'une vidéo de formation de deux heures pour trouver les 5 minutes traitant du sujet précis qui vous intéresse : vous comprendrez vite à quel point cela peut être frustrant (et inefficace).

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3. Partager des vidéos en toute sécurité — « Le problème YouTube »

Les fichiers vidéo sont volumineux. De nombreux employés qui enregistrent des vidéos dans le cadre de leurs fonctions constatent que le simple fait d'enregistrer ces fichiers volumineux sur leur bureau (une solution courante pour de nombreuses applications de capture vidéo et d'écran) pose rapidement un problème de capacité de stockage.

Les fichiers vidéo sont presque toujours créés pour être partagés. La plupart des employés qui enregistrent des vidéos pour le travail cherchent un moyen de les partager avec leurs collègues dès qu'elles sont prêtes.

Que l'objectif soit le stockage, le partage ou les deux, les employés, laissés sans encadrement, téléchargeront leurs vidéos là où cela leur convient le mieux. Et l'endroit où ils le font est presque toujours rarement le plus approprié.

Dans de nombreux cas, les employés choisissent de télécharger un fichier sur un lecteur réseau partagé ou un réseau local d'entreprise. Cependant, ces plateformes sont rarement optimisées pour la vidéo. Elles ne sont pas conçues pour gérer des fichiers vidéo volumineux, elles ne permettent pas une diffusion efficace des vidéos sur les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones, et elles ne proposent pas de fonction de recherche dans le contenu vidéo.

Dans d'autres cas, notamment lorsque les fichiers sont trop volumineux pour les plateformes de partage internes, les employés se tournent vers les sites de partage publics qu'ils connaissent déjà. Il peut s'agir de YouTube, de Dropbox ou encore de l'un des nombreux autres sites de stockage public (parmi les dizaines, voire les centaines disponibles). Le problème demeure inchangé — Vos informations internes, potentiellement confidentielles, relatives à votre organisation se trouvent désormais hors de vos murs. où les concurrents, la presse, les investisseurs ou toute autre personne pourraient le trouver.

4. Incompatibilité de format — « Le problème Flash »

Bien que l'on aime à penser que les nouvelles technologies doivent toujours être compatibles avec les anciennes, nous savons que ce n'est pas le cas : Apple, par exemple, ne prend pas en charge la vidéo Flash sur ses iPhones et iPads. Cela pose un réel problème aux organisations possédant des archives de vidéos encodées en Flash : comment les rendre accessibles à la moitié, voire plus, de leurs employés qui utilisent un appareil Apple ?

Bien sûr, l'absence de prise en charge de Flash par l'iPhone ne fait qu'effleurer le problème.

La matrice des tablettes et smartphones disponibles et utilisés, ainsi que leurs capacités respectives d'enregistrement et de visualisation, est immense — et a le potentiel de croître avec chaque nouvel appareil.

Le problème ne se limite pas aux appareils mobiles : de nombreux types de vidéos couramment utilisées en entreprise nécessitent un lecteur spécifique pour être visionnés. Les enregistrements WebEx par défaut, de nombreux types d’enregistrements d’écran et d’autres vidéos spécialisées peuvent ne pas être lus, même sur un PC standard, et encore moins sur un iPhone ou une tablette Android.

Vos employés utiliseront l'appareil de leur choix pour enregistrer et visionner vos vidéos d'entreprise. Il est donc essentiel, dès maintenant, de garantir la compatibilité de tous ces appareils et d'éviter que des problèmes de compatibilité de fichiers n'empêchent l'accès aux vidéos de formation ou de communication cruciales pour les employés.

Solutions de stockage et de partage vidéo pour entreprises

Aucun de ces problèmes n'est insurmontable.

Votre organisation pourrait augmenter la taille maximale des fichiers et encoder manuellement les fichiers vidéo pour qu'ils respectent cette limite.

Vous pourriez investir dans des technologies de recherche vidéo telles que la reconnaissance optique de caractères et la transcription vocale, et intégrer un script à votre système de gestion de contenu interne pour utiliser ces outils lors de l'indexation du contenu vidéo.

Vous pourriez configurer des pare-feu pour empêcher l'accès à des sites comme YouTube et Dropbox.

Vous pourriez même créer des scripts qui prennent en charge différents formats de fichiers vidéo existants et les convertissent en formats compatibles avec les appareils mobiles.

Mais pour la plupart des organisations, la réalité est que les coûts initiaux, le temps, ainsi que le développement et la maintenance continus nécessaires pour gérer la vidéo de manière réactive sont tout simplement trop élevés — surtout à l'ère des organisations informatiques allégées.

Ces dernières années, un nouveau type de logiciel d'entreprise a vu le jour pour répondre à ces défis et à d'autres liés à la vidéo en entreprise. Le marché le désigne sous le nom de plateforme de gestion de contenu vidéo (CMS vidéo), même si l'on parle tout aussi couramment de vidéothèque sécurisée .

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Un CMS vidéo est un système de gestion de contenu conçu pour répondre aux besoins spécifiques de la vidéo. Hébergé dans le cloud ou installé sur un serveur protégé par votre pare-feu, un CMS vidéo peut vous aider à résoudre les problématiques de la vidéo en entreprise en :

• Prise en charge des fichiers vidéo individuels volumineux de plusieurs gigaoctets et des bibliothèques vidéo encore plus volumineuses, de plusieurs téraoctets.
• Activer la recherche qui indexe le contenu réel de vos vidéos — chaque mot prononcé et chaque mot apparaissant à l'écran (ainsi que les métadonnées vidéo traditionnelles, bien sûr).
• Peu importe le format de fichier (conteneur et codec) de vos vidéos ou l'appareil de diffusion, cette solution offre une méthode universelle pour convertir vos vidéos existantes en formats compatibles avec les appareils mobiles, afin de standardiser la vidéo pour tous les appareils.
• Vous permettant de diffuser des vidéos en streaming sur vos appareils mobiles, quelle que soit la capacité de stockage disponible sur votre appareil et quelle que soit votre vitesse de connexion.
• Et à mesure que les formats de fichiers vidéo évoluent, les CMS vidéo publient simplement des mises à jour pour prendre en charge les nouveaux formats, vous n'avez donc pas à vous en soucier.