Vous avez entendu ? La vidéo sur le lieu de travail est en plein essor.

Pas de streaming sportif subreptice, pas de partage de la dernière sensation virale, pas de clic sur le dernier tube de YouTube - des vidéos commerciales réelles et précieuses avec un retour sur investissement commercial réel et précieux.

Dans les entreprises du monde entier, la vidéo est devenue un outil essentiel pour développer l'apprentissage et le développement des employés tout en réduisant les coûts de formation, améliorer l'engagement des cadres et des ressources humaines communications messages, permettre et encourager l'apprentissage social et l'innovation collaborative, normaliser et étendre l'accueil et l'aide à la vente, et bien d'autres choses encore - en plus des utilisations commerciales traditionnelles existantes dans le marketing, les ventes et le service à la clientèle.

Pourtant, malgré toutes les possibilités qu'elle offre et son omniprésence, trop peu d'entreprises ont pris des mesures pour prendre en charge la vidéo dans leur écosystème informatique.

Aujourd'hui, Forrester rapporte que seule la moitié des grandes entreprises ont mis en œuvre une solution d'entreprise pour la vidéo. Les données sont encore plus préoccupantes pour les petites et moyennes entreprises, dont seulement deux sur cinq ont relevé les défis uniques de la vidéo.

Trop d'entreprises se contentent de traiter la vidéo comme n'importe quel autre contenu - et de laisser les employés l'utiliser de la manière qui leur convient le mieux. En principe, il s'agit d'une approche qui favorise la flexibilité et l'évolution technique - . Cependant, dans la pratique, l'absence d'un plan complet pour permettre aux employés d'utiliser la vidéo entraîne généralement quatre problèmes graves :

1. La taille maximale des fichiers - "Le problème SharePoint".

Même les courtes vidéos provenant de webcams et de smartphones dépassent rapidement la taille maximale des fichiers du système de gestion de contenu d'entreprise le plus répandu.

Une vidéo de 60 secondes enregistrée avec un iPhone 5s produit un fichier de 80 Mo. La même vidéo prise sur un iPhone 4 est encore plus grande, avec 150 Mo. . Ces deux fichiers dépassent déjà la taille maximale par défaut de 50 Mo pour SharePoint.

Bien sûr, votre entreprise peut augmenter la taille maximale des fichiers de SharePoint, mais seulement jusqu'à 2 Go. Et même cela ne permet de réaliser qu'une vidéo de 25 minutes à partir de l'iPhone 5s, ce qui est loin d'être suffisant pour une session de formation de 30 à 60 minutes, l'annonce d'une mise à jour trimestrielle, la démonstration d'un processus technique ou la plupart des autres cas d'utilisation courants de la vidéo d'entreprise.

Il ne s'agit pas non plus d'un problème propre à SharePoint. Le même problème s'applique aux LMS utilisés par de nombreuses organisations.

Cornerstone a un maximum de 100MB par fichier. Docebo est limité à 128 Mo. Moodle peut autoriser 200 Mo, mais en fonction du type de fichier, vous pouvez vous limiter à un peu moins.

2. La recherche à l'intérieur des vidéos - "le problème Google".

La vidéo est le seul type de données d'entreprise que même Google n'a pas encore trouvé comment indexer et rechercher. Bien sûr, Google et de nombreux systèmes d'entreprise peuvent rechercher les données supplémentaires que tu ajoutes manuellement à un fichier vidéo - titres, descriptions, créateurs, balises et commentaires - mais ils ne sont pas en mesure d'examiner le contenu réel de la vidéo.

Ce problème est amplifié dans un contexte organisationnel, où les vidéos durent généralement de 30 à 60 minutes, et où une partie importante de la vidéothèque d'une entreprise comprend des sessions de formation de 2 à 4 heures. Il est tout simplement impossible de capturer, d'indexer et de découvrir tous les concepts abordés dans cette vidéo à l'aide d'un moteur de recherche ordinaire ne tenant compte que des métadonnées manuelles. Ce qui signifie que tout ce qui n'est pas noté dans ces balises est effectivement perdu.

Et même lorsque la recherche traditionnelle parvient à trouver un enregistrement pertinent, elle ne peut toujours pas aider les employés à trouver le moment exact dont ils ont besoin. Imaginez que vous deviez parcourir la chronologie d'une vidéo de formation de deux heures pour trouver les cinq minutes couvrant le sujet spécifique dont vous avez besoin, et vous comprendrez rapidement à quel point cela peut être frustrant (et inefficace).

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3. Partager des vidéos en toute sécurité - "le problème YouTube".

Les fichiers vidéo sont volumineux. De nombreux employés qui enregistrent des vidéos dans le cadre de leurs fonctions constatent que le simple fait d'enregistrer ces fichiers volumineux sur leur bureau (un résultat final courant pour de nombreuses solutions de vidéo et de capture d'écran) crée rapidement un problème de capacité de stockage.

Les fichiers vidéo sont aussi presque toujours créés pour être partagés. La plupart des employés qui enregistrent des vidéos pour le travail cherchent à trouver un moyen de les partager avec leurs collègues dès qu'ils sont prêts.

Que l'objectif soit le stockage, le partage ou les deux, les employés qui ne sont pas guidés téléchargeront leurs vidéos là où c'est le plus pratique. Et l'endroit où ils le font n'est presque jamais la meilleure option.

Dans de nombreux cas, les employés choisissent de télécharger un fichier sur un lecteur partagé de l'entreprise ou un réseau local existant. Cependant, ces sites sont rarement optimisés pour la vidéo. Ils ne sont pas conçus pour prendre en charge des fichiers vidéo de taille massive, ils ne diffusent pas efficacement la vidéo sur les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones, et ils ne permettent pas d'effectuer des recherches dans le contenu vidéo.

Dans d'autres cas - notamment lorsque les fichiers sont trop volumineux pour les sites de partage de fichiers internes - les employés utilisent par défaut les sites de partage publics qu'ils connaissent déjà. Parfois, c'est YouTube. Parfois, c'est Dropbox. Parfois, c'est l'un des dizaines (voire des centaines) d'autres sites de stockage public. Le problème reste le même - tes informations organisationnelles internes, potentiellement confidentielles, se trouvent maintenant à l'extérieur de tes murs où les concurrents, la presse, les investisseurs ou n'importe qui d'autre peuvent les trouver.

4. Incompatibilité des formats - "Le problème du flash".

Bien que nous aimions penser que les nouvelles technologies doivent toujours s'adapter aux anciennes, , nous savons que ce n'est pas vrai . Apple, par exemple, ne prend pas en charge les vidéos Flash sur ses iPhones et iPads. Cela pose un réel problème aux entreprises qui possèdent des archives de vidéos codées en Flash : comment les rendre accessibles aux 50 % ou plus de vos employés qui possèdent un appareil Apple ?

Bien sûr, l'absence de prise en charge de Flash par l'iPhone ne fait qu'effleurer le problème.

La matrice des tablettes et des smartphones disponibles et utilisés, ainsi que leurs capacités respectives d'enregistrement et de visualisation, est énorme - et a le potentiel de croître avec chaque nouvel appareil.

Le problème ne se limite pas non plus aux appareils mobiles : de nombreux types de vidéo courants dans l'entreprise ne peuvent être visionnés sans un lecteur propriétaire. Les enregistrements codés WebEx par défaut, de nombreux types d'enregistrements d'écran et d'autres vidéos spécialisées ne peuvent pas être lus, même sur un PC standard, et encore moins sur un iPhone ou une tablette Android.

Vos employés utiliseront tous les appareils qu'ils jugeront utiles pour enregistrer et visionner vos vidéos professionnelles. Dans l'entreprise, il est temps que quelqu'un s'assure que tous ces appareils puissent exister en harmonie - et que les employés ne soient pas privés de vidéos de formation ou de communication essentielles simplement à cause de problèmes de compatibilité de fichiers.

Stockage vidéo d'entreprise & Solutions de partage

Aucun de ces problèmes n'est insurmontable.

Votre entreprise pourrait augmenter la taille maximale des fichiers et encoder manuellement les fichiers vidéo pour qu'ils respectent cette limite.

Vous pouvez investir dans des technologies de recherche vidéo telles que la reconnaissance optique de caractères et la conversion de la parole en texte, et intégrer un script dans votre système de gestion de contenu interne pour utiliser ces outils lors de l'indexation du contenu vidéo.

Vous pourriez configurer des pare-feu pour empêcher l'accès à des sites comme YouTube et DropBox.

Vous pouvez même créer des scripts qui prennent une série de formats de fichiers vidéo existants et les convertissent en formats adaptés aux téléphones portables.

Mais pour la plupart des entreprises, la réalité est que les coûts initiaux, le temps, le développement et la maintenance continus nécessaires pour adapter la vidéo de manière réactive sont tout simplement trop élevés, surtout à l'ère des organisations informatiques allégées.

Ces dernières années, cependant, un nouveau type de logiciel d'entreprise est apparu pour relever ces défis et d'autres encore liés à la vidéo d'entreprise. Le marché l'appelle un système de gestion de contenu vidéo (video CMS) - bien que les gens l'appellent tout aussi couramment une vidéothèque sécurisée.

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Un CMS vidéo est un référentiel de contenu conçu pour les besoins spécifiques de la vidéo. Situé dans le nuage ou installé sur un serveur derrière votre pare-feu, un CMS vidéo peut vous aider à résoudre les problèmes de la vidéo d'entreprise :

• Prise en charge de fichiers vidéo individuels massifs de plusieurs Go et de vidéothèques encore plus massives de plusieurs To.
• Permettre une recherche qui indexe le contenu réel de vos vidéos - chaque mot prononcé et chaque mot apparaissant à l'écran (ainsi que les métadonnées vidéo traditionnelles, bien sûr).
• Peu importe le type de fichier (conteneur et codec) de vos vidéos ou l'appareil sur lequel vous les diffusez. Il offre un moyen universel de convertir les vidéos existantes en formats adaptés aux téléphones portables, afin de normaliser la vidéo pour tous les appareils.
• Vous pouvez diffuser des vidéos sur des appareils mobiles, quels que soient l'espace disque dont vous disposez sur votre appareil et la vitesse de connexion que vous utilisez.
• Et lorsque les formats de fichiers vidéo évoluent, les CMS vidéo publient simplement des mises à jour pour prendre en charge les nouveaux formats, de sorte que vous n'avez pas à vous en soucier.