Mentre noi vivevamo nel 1996, Bill Gates era nel 2016.

Il 1996 fu l'anno in cui Bill Gates scrisse un saggio profetico intitolato " Il contenuto è re ". Un commento straordinariamente accurato su come Internet sarebbe un giorno diventato il nuovo mezzo predominante per i contenuti, che prevedeva che le aziende in grado di sfruttarne il potenziale per condividere informazioni in modo rapido ed economico avrebbero tratto enormi profitti.

Nel suo saggio, Gates sosteneva che un contenuto di successo dovesse offrire più di semplici parole statiche su una pagina o sullo schermo di un computer. "Se ci si aspetta che le persone si prendano la briga di accendere un computer per leggere uno schermo, devono essere ricompensate con informazioni approfondite ed estremamente aggiornate che possano esplorare a piacimento. Devono avere accesso all'audio e, possibilmente, al video. Devono avere l'opportunità di un coinvolgimento personale che vada ben oltre quello offerto dalle pagine delle lettere al direttore delle riviste cartacee", scriveva Gates.

Proprio come Gates aveva immaginato quando scrisse il suo saggio, il modo in cui scopriamo, consumiamo e interagiamo con i contenuti è effettivamente cambiato con la maturazione di Internet. Oggi, riceviamo le ultime notizie dagli hashtag di tendenza su Twitter. Possiamo guardare un'intera serie televisiva il giorno stesso della sua uscita su Netflix. E ci affidiamo alle recensioni di prodotti scritte da sconosciuti per orientare le nostre decisioni di acquisto online.

Le piattaforme di social media hanno reso possibile la straordinaria diffusione dei contenuti generati dagli utenti. Oggi, quasi tutti hanno la possibilità di creare e condividere contenuti in tempo reale direttamente dal proprio smartphone. E con il giusto tempismo, un po' di creatività e un pizzico di fortuna, la voce di chiunque può essere ascoltata in tutto il mondo sui social media. Allo stesso modo, chiunque possieda uno smartphone può riprendere e trasmettere in diretta eventi nel momento stesso in cui accadono.

Per molti di noi è difficile ricordare com'erano le cose prima che Internet e gli smartphone trasformassero ognuno di noi in un nodo della rete di informazioni in costante flusso. Ora siamo tutti abituati a sentire parlare praticamente di ogni nuovo meme o movimento che emerge dal web di consumo. Eppure, con molta meno risonanza, la stessa identica cosa sta accadendo anche sul posto di lavoro.

Negli ultimi vent'anni e oltre, trasformazioni digitali simili hanno plasmato il modo in cui i dipendenti condividono le conoscenze all'interno del firewall aziendale. Molto spesso, le tecnologie online – e-mail, comunicazioni video, sistemi di gestione della conoscenza, strumenti di collaborazione di team e altro ancora – vengono utilizzate per abilitare la comunicazione virtuale e la rapida condivisione di informazioni tra colleghi al fine di mantenere un vantaggio competitivo.

Contenuti generati dai dipendenti (EGC): la prossima rivoluzione nella condivisione della conoscenza aziendale

La velocità con cui le informazioni si diffondono aumenta esponenzialmente quando sono facili da acquisire, facili da condividere e facili da trovare. Vale anche il contrario: la diffusione delle informazioni è molto più lenta se esistono solo pochi creatori di contenuti, se i contenuti sono più difficili da produrre, da condividere o non facilmente reperibili tramite una ricerca.

Fino a poco tempo fa, in molte organizzazioni la realtà era che relativamente poche persone fossero responsabili della creazione, condivisione e archiviazione della base di conoscenze aziendale. Inoltre, gli strumenti che le aziende utilizzavano per supportare la condivisione delle conoscenze non erano sufficienti a consentire una diffusione virale e una facile reperibilità del patrimonio di conoscenze aziendali.

Certo, ci sono stati anche degli aspetti positivi. Le iniziative di apprendimento formale tendevano a ricevere un supporto maggiore rispetto all'apprendimento sociale informale . Ma in un mondo in cui l'apprendimento sociale informale rappresenta potenzialmente il 90% dell'apprendimento che avviene sul lavoro , troppo spesso una grande quantità di conoscenze istituzionali e competenze specialistiche rimaneva intrappolata nei compartimenti stagni dell'organizzazione o semplicemente non veniva documentata.

Consentire ai dipendenti di generare più contenuti per la knowledge base aziendale è fondamentale per raccogliere i frutti di un'organizzazione che apprende pienamente matura . E, forse altrettanto importante, è rendere questi contenuti facilmente condivisibili e reperibili, in modo che i nodi di conoscenza ben interconnessi all'interno dell'azienda replichino il flusso ininterrotto di informazioni che vediamo nei nostri feed personali sui social media.

Come si fa, quindi, a incoraggiare un maggior numero di dipendenti a creare contenuti? E ​​quali sono gli strumenti che consentono la scoperta della conoscenza?

Come incoraggiare i dipendenti a generare più contenuti formativi

Creare una cultura dell'apprendimento con il supporto della leadership all'interno dell'organizzazione è un modo per incoraggiare i dipendenti a documentare maggiormente le proprie conoscenze. Fornire loro gli strumenti giusti che consentano di condividere le proprie conoscenze nel modo più rapido possibile è un altro elemento chiave per il successo.

Quando i professionisti della formazione pensano a documentare informazioni, processi, corsi di formazione e altro ancora, tendono a ricorrere immediatamente alla stesura di documenti in un Word, alla creazione di PDF o persino alla realizzazione di presentazioni PowerPoint per condividere le proprie conoscenze. Perché? Perché questi strumenti sono facilmente accessibili. Tuttavia, la creazione di documentazione scritta richiede molto più tempo rispetto alla registrazione di un video dimostrativo di un processo. E il testo su una pagina è decisamente meno coinvolgente di un video.

Questo significa quindi che tutti i dipendenti devono avere accesso al vostro studio video? O agli strumenti specifici che i vostri team di formazione e sviluppo o di risorse umane utilizzano per creare contenuti formativi?

NO.

Ricordate, quando si tratta di condividere la conoscenza istituzionale, il contenuto è fondamentale, e la qualità della produzione non ha alcuna importanza. I colleghi guarderanno volentieri un video con una scarsa illuminazione o un relatore nervoso, purché le informazioni presentate siano valide. Il contrario, tuttavia, non vale: nessuno si fermerà a guardare un video ben fatto ma con poche informazioni utili.

La maggior parte dei dipendenti possiede già un laptop o un cellulare con videocamera e microfono integrati. Ciò significa che è sufficiente fornire loro un programma di registrazione dello schermo che semplifichi la registrazione di se stessi, del proprio schermo, delle proprie presentazioni e di qualsiasi altro contenuto multimediale che desiderino mostrare.

In questo modo, la prossima volta che un team leader sta illustrando un nuovo processo a un collega, ad esempio, può semplicemente premere il pulsante di registrazione per condividere la stessa dimostrazione con tutti i membri del team o dell'azienda, su richiesta.

Consentire una rapida scoperta della conoscenza

Oggi molte aziende utilizzano diversi sistemi per gestire in modo sicuro le proprie librerie di conoscenze e per aiutare i dipendenti a cercare contenuti pertinenti a una domanda che si pongono nel momento in cui necessitano di una risposta. Tra questi figurano i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) come Cornerstone, i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) come SharePoint e le soluzioni di collaborazione come Slack .

Questi sistemi funzionano piuttosto bene per le informazioni contenute in documenti di testo, PDF e presentazioni PowerPoint, ma non sono altrettanto efficaci per i video . Ecco alcuni problemi che potresti incontrare cercando di utilizzare i tuoi sistemi esistenti per supportare una knowledge base video :

• I file video sono di grandi dimensioni : le soluzioni di gestione della conoscenza in genere impongono un limite alla dimensione massima dei singoli file e dell'intera libreria. Ciò significa che questi strumenti probabilmente limiteranno la possibilità di condividere registrazioni di grandi dimensioni, come i video di formazione della durata di un'ora , così come raccolte più ampie di registrazioni, come una libreria di contenuti video creati dai dipendenti.
• I file video possono essere difficili da riprodurre : con così tanti computer e dispositivi diversi che i dipendenti potrebbero utilizzare, è praticamente certo che la vostra libreria video finirà per essere un miscuglio di possibili formati video (AVI, MP4, MPG, WMV, MOV, ecc.). Le soluzioni di gestione della conoscenza non garantiscono che le registrazioni possano essere riprodotte su qualsiasi dispositivo, indipendentemente dal tipo di file, quindi affidarsi a questi sistemi per ospitare i video probabilmente si tradurrà in un maggior numero di errori del tipo "tipo di file non riconosciuto".
• Ricerca di file video : il vantaggio di un manuale di 100 pagine è che copre ogni aspetto, ma permette comunque una ricerca immediata con la semplice combinazione di tasti Ctrl+F. Con le soluzioni di gestione della conoscenza (e persino con siti come YouTube e Vimeo !), lo stesso non si può dire per i video. Questi sistemi non sono in grado di indicizzare il contenuto dei video, ovvero le parole pronunciate dai relatori e visualizzate sullo schermo; possono indicizzare solo il titolo, i tag e gli altri metadati aggiunti manualmente. Questo rende più difficile la ricerca di informazioni all'interno dei video e, a lungo andare, porterà i dipendenti a fare meno affidamento su di essi come risorse di apprendimento continuo.

E poiché sempre più aziende sfruttano i vantaggi della creazione di librerie di conoscenza basate su video, che informano e coinvolgono meglio, cresce anche la necessità di soluzioni di gestione video che si integrino con i sistemi di conoscenza esistenti e risolvano le tre problematiche relative ai video sopra elencate.

Letture correlate: Che cos'è un CMS video?

 

Fortunatamente, non è necessario sostituire i sistemi attuali per rendere i contenuti generati dai dipendenti i protagonisti, come direbbe Bill Gates. La piattaforma video online di Panopto include tecnologie che semplificano la registrazione di video per tutti, ottimizzano i contenuti video per renderli riproducibili su qualsiasi dispositivo e consentono di ricercare qualsiasi parola pronunciata o visualizzata all'interno dei video. Panopto si integra inoltre con un'ampia gamma di LMS, CMS e strumenti di collaborazione , permettendo di condividere e ricercare la knowledge base video direttamente all'interno di tali piattaforme.

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