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企業にとって、従業員生成コンテンツ（EGC）こそが王様である

私たちが皆1996年を生きている間に、ビル・ゲイツはすでに2016年にいた。

1996年は、ビル・ゲイツが「コンテンツは王である」と題した先見の明に満ちたエッセイを執筆した年である。インターネットがいずれコンテンツの新たな主要な媒体となるであろうという、驚くほど的確な考察であり、その力を活用して情報を安価かつ迅速に共有する企業が大きな利益を得ると予測していた。

ゲイツはエッセイの中で、成功するコンテンツとは、ページやコンピュータの画面上に静的に表示される言葉以上のものを提供するものだと論じた。  「人々がわざわざコンピュータの電源を入れて画面を読むことを受け入れると期待するのであれば、彼らは自由に探索できる、深く、かつ極めて最新の情報を得られるという見返りを得なければならない。音声、そして場合によっては動画も必要だ。彼らは、紙媒体の雑誌の『読者投稿欄』を通じて提供されるものをはるかに超えた、個人的に関与できる機会を必要としている」とゲイツは記した。

ゲイツが当初エッセイを書いた際に想像していた通り、インターネットが成熟するにつれて、私たちがコンテンツを発見し、消費し、関わる方法は確かに変化しました。今日では、Twitterのトレンドハッシュタグから最新ニュースを入手します。Netflixで配信開始されたその日に、テレビドラマの全話を一気見することもできます。そして、オンラインでの購入判断を下す際には、見知らぬ人による商品レビューを参考にしています。

ソーシャルメディアプラットフォームの登場により、ユーザー生成コンテンツ（UGC）が急速に普及しました。今では、ほぼ誰もがポケットの中の端末を使って、リアルタイムでコンテンツを作成・共有できるようになりました。そして、適切なタイミングと少しの創意工夫、そして少しの運さえあれば、ソーシャルメディアを通じて、誰の意見も世界中に届けることができます。同様に、スマートフォンを持っている人なら誰でも、その場でイベントの様子を撮影し、ライブ配信することが可能です。

インターネットやスマートフォンの登場により、誰もが絶え間なく流れる情報のネットワークの一端となった今、インターネット以前の世界がどのようなものだったかを思い出すのは、多くの人にとって難しいことでしょう。今では、消費者向けウェブ上で新しいミームやムーブメントが生まれるたびに、その話題を耳にするのが当たり前になっています。しかし、それほど注目されることなく、職場でもまったく同じことが起きているのです。

過去20年以上にわたり、同様の デジタルトランスフォーメーション が、企業のファイアウォール内における従業員の知識共有のあり方を形作ってきた。多くの場合、電子メール、ビデオ通信、ナレッジマネジメントシステム、チームコラボレーションツールなどのオンライン技術が活用され、競争優位性を維持するために、同僚間のバーチャルなコミュニケーションや情報の迅速な共有が可能になっている。

従業員生成コンテンツ（EGC）：企業内ナレッジ共有における次の革命

情報の収集、共有、発見が容易であればあるほど、その拡散速度は指数関数的に加速します。その逆もまた真です。つまり、コンテンツ制作者がごくわずかしかおらず、コンテンツの制作が困難で、共有が難しかったり検索しにくかったりする場合、情報の拡散ははるかに遅くなります。

つい最近まで、多くの組織において、企業のナレッジベースの作成、共有、保存を担当する担当者は比較的少数しかいないというのが実情でした。また、企業がナレッジ共有を支援するために活用していたツールは、組織内の知識が自然に広まり、容易に見つけられるようになるには不十分でした。

もちろん、明るい面もあった。正式な学習プログラムは、 非公式なソーシャルラーニングよりも手厚い支援を受ける傾向にあった。しかし、職場で行われる学習の 職場で行われる学習の90％を占める可能性があるにもかかわらず、組織内の豊富な知識や専門的な知見が、組織のサイロに閉じ込められたり、単に記録されずに放置されたりすることがあまりにも多かった。

従業員が自社のナレッジベース向けに、より多くのコンテンツを作成できるようにすることが、 完全に成熟した学習組織のメリットを享受するための鍵となります。そして、おそらくそれと同じくらい重要なのは、そのコンテンツを簡単に共有・検索できるようにすることです。そうすることで、社内の密接に結びついた知識のネットワークが、私たちが個人のソーシャルメディアのフィードで見かけるような、情報があふれ出るような状態を再現できるようになるからです。

では、どうすればより多くの従業員にコンテンツを作成してもらえるのでしょうか？また、知識の発見を可能にするツールにはどのようなものがあるのでしょうか？

従業員による学習コンテンツの制作を促進する

学習文化の醸成 組織のリーダー層の理解と協力を得て学習文化を築くことは、従業員が自らの知識をより多く記録するよう促す一つの方法です。また、知識をできるだけ迅速に共有できる適切なツールを提供することも、成功の鍵となります。

学習担当者が情報、プロセス、研修などの記録化を考える際、私たちはついWord文書を作成したり、PDFを作成したり、あるいは知識を共有するためにPowerPointのスライドを作成したりしがちです。なぜでしょうか？それは、こうしたツールがすぐに利用できるからです。しかし、文書を作成するよりも、録画ボタンを押してプロセスの手順を動画で記録するほうが、はるかに時間がかかりません。また、ページ上のテキストは、動画に比べてはるかに魅力に欠けます。

では、それはつまり、すべての従業員に御社のビデオスタジオへのアクセス権を与える必要があるということですか？それとも、L&Dチームや人事チームが学習コンテンツを作成するために使用している特定のツールへのアクセス権を与える必要があるということですか？

いいえ。

組織の知見を共有する上で、コンテンツこそが王様であることを忘れないでください。制作の質など、その座には到底及ばないのです。伝えられる情報が価値あるものであれば、照明が不十分だったり、プレゼンターが緊張していたりしても、同僚たちは喜んでその動画を見てくれます。しかし、その逆は成り立ちません。共有すべき知識がほとんどないのに、ただ見栄えの良い動画だけでは、誰も最後まで見てはいられないでしょう。

多くの従業員は、すでにビデオカメラとマイクが内蔵されたノートパソコンや携帯電話を所持しています。つまり、必要なのは、彼らにビデオ画面レコーダーを を支給するだけで、自分自身の姿や画面、スライド、その他表示したいあらゆるメディアを簡単に録画できるようになります。

そうすれば、例えばチームリーダーが同僚に新しいプロセスを説明する際、録画ボタンを押すだけで、そのデモンストレーションをチーム全員や社内の全員にオンデマンドで共有できるようになります。

迅速な知識発見の実現

今日、多くの企業がナレッジライブラリを安全に管理し、従業員が答えを必要とするその瞬間に、抱えている疑問に関連するコンテンツを検索できるようにするために、さまざまなシステムを活用しています。その例としては、Cornerstoneのような学習管理システム（LMS）、SharePointのようなコンテンツ管理システム（CMS）、そしてSlackのようなコラボレーションソリューションなどが挙げられます。

これらのシステムは、テキスト文書、PDF、PowerPointスライドにまとめられた知識に対しては十分に機能しますが、 動画に対してはうまく機能しません。既存のシステムを使って動画ナレッジベースを構築しようとすると、以下のような問題に直面する可能性があります：

  • 動画ファイルは容量が大きい — ナレッジマネジメントソリューションでは、通常、個々のファイルやライブラリ全体の最大サイズに制限が設けられています。つまり、これらのツールでは、1時間ほどの トレーニング動画や、従業員が作成した動画コンテンツのライブラリといった大規模な動画コレクションの共有が制限される可能性があります。
  • 動画ファイルの再生は難しい場合があります — 従業員が使用するコンピュータやデバイスは多種多様であるため、動画ライブラリにはAVI、MP4、MPG、WMV、MOVなど、ありとあらゆる動画形式が混在してしまうことはほぼ確実です。 ナレッジマネジメントソリューションでは、ファイル形式にかかわらずあらゆるデバイスで録画を再生できるようにする機能は備わっていません。そのため、動画のホスティングをこれらのシステムに依存すると、従業員が「エラー：ファイル形式が認識されません」といったエラーメッセージを頻繁に目にする結果となるでしょう。
  • 動画ファイルの検索 — 100ページに及ぶマニュアルの価値は、あらゆる内容を網羅している点にありますが、それでもControl-Fキーを軽く押すだけで瞬時に検索できます。しかし、ナレッジマネジメントソリューション（さらにはYouTubeやVimeoのようなサイトであっても！）では、動画に関しては同じことが言えません。 これらのシステムは、動画の内容（プレゼンターの発言や画面に表示される文字など）をインデックス化できません。インデックス化できるのは、タイトル、タグ、および手動で追加したその他のメタデータのみです。そのため、動画内の情報を検索するのが難しくなり、最終的には従業員が継続的なリソースとして動画に頼らなくなることになります。

また、より多くの企業が、情報提供とエンゲージメントの向上に役立つ動画ベースのナレッジライブラリの構築を活用するにつれ、 動画管理ソリューション へのニーズが高まっています。

関連記事： ビデオCMSとは？

 

幸いなことに、ビル・ゲイツが言うように「従業員が作成したコンテンツを王様にする」ために、現在のシステムを置き換える必要はありません。Panopto のオンライン動画プラットフォーム には、誰でも簡単に動画を録画できる技術、あらゆるデバイスで再生できるように動画コンテンツを最適化する技術、そして動画内で話された言葉や表示された文字をすべて検索可能にする技術が搭載されています。Panopto 多数のLMS、CMS、コラボレーションツールと 多数のLMS、CMS、コラボレーションツールと連携しているため、それらのツール内から動画ナレッジベースを共有・検索することができます。

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