Lo sapevate? L'utilizzo dei video sul posto di lavoro sta prendendo piede.

Non si tratta di streaming sportivo clandestino, né di condivisione dell'ultimo fenomeno virale, né di clic sull'ultimo video di successo su YouTube: si tratta di veri e propri video aziendali di valore, con un reale e concreto ritorno sull'investimento (ROI) per l'azienda.

Nelle organizzazioni di tutto il mondo, il video è diventato uno strumento essenziale per ampliare l'apprendimento e lo sviluppo dei dipendenti, riducendo al contempo i costi di formazione, migliorare il coinvolgimento con i messaggi di comunicazione di dirigenti e risorse umane, favorire e incoraggiare l'apprendimento sociale e l'innovazione collaborativa, standardizzare e scalare l'onboarding e il supporto alle vendite, e molto altro ancora, oltre ai tradizionali utilizzi aziendali già esistenti in marketing, vendite e assistenza clienti.

Eppure, nonostante le sue potenzialità e la sua ampia diffusione, troppo poche aziende hanno adottato misure per integrare i video nei propri ecosistemi IT aziendali.

Secondo Forrester, oggi solo la metà delle grandi organizzazioni ha implementato una soluzione aziendale per la gestione dei video . Il dato è ancora più preoccupante per le piccole e medie imprese, dove solo 2 su 5 hanno affrontato le sfide specifiche legate ai video.

Troppe organizzazioni si accontentano di trattare i video come qualsiasi altro contenuto, consentendo ai dipendenti di utilizzarli nel modo che meglio si adatta alle loro esigenze. In linea di principio, si tratta di un approccio che favorisce la flessibilità e l'evoluzione tecnologica; in pratica, tuttavia, la mancanza di un piano completo per consentire ai dipendenti di utilizzare i video porta generalmente a quattro gravi problemi:

1. Dimensione massima dei file: "Il problema di SharePoint"

Anche i brevi video ripresi da webcam e smartphone superano rapidamente la dimensione massima dei file consentita dai sistemi di gestione dei contenuti aziendali più diffusi.

Un video di soli 60 secondi registrato con un iPhone 5s produce un file di 80 MB. Lo stesso video, girato con un iPhone 4, risulta ancora più grande, arrivando a 150 MB. Entrambi i valori superano già il limite massimo predefinito di 50 MB per i file di SharePoint.

Certo, la tua organizzazione può aumentare la dimensione massima dei file di SharePoint, ma solo fino a 2 GB. Anche con questa misura, però, è possibile caricare solo un video di 25 minuti girato con un iPhone 5s, una quantità decisamente insufficiente per una sessione di formazione di 30-60 minuti, l'annuncio di un aggiornamento trimestrale, una dimostrazione di un processo tecnico o la maggior parte degli altri casi d'uso comuni dei video aziendali.

Non si tratta di un problema esclusivo di SharePoint. Lo stesso problema si presenta anche con i sistemi LMS utilizzati da molte organizzazioni.

Cornerstone ha un limite massimo di 100 MB per file. Docebo è limitato a 128 MB. Moodle consente fino a 200 MB, ma a seconda del tipo di file il limite potrebbe essere notevolmente inferiore.

2. Ricerca all'interno dei video: "Il problema di Google"

Il video è l'unico tipo di dati aziendali che nemmeno Google è riuscito a indicizzare e ricercare. Certo, Google e molti sistemi aziendali possono cercare i dati aggiuntivi che aggiungi manualmente a un file video (titoli, descrizioni, creatori, tag e commenti), ma non sono in grado di guardare il video. contenuto effettivo del video.

Questo problema si amplifica in un contesto organizzativo, dove i video durano in genere dai 30 ai 60 minuti e una parte significativa della videoteca aziendale comprende sessioni di formazione di 2 o 4 ore. È semplicemente impossibile che tutti i concetti discussi in un video possano essere acquisiti, indicizzati e reperiti da un normale motore di ricerca che si basa esclusivamente sui metadati manuali. Ciò significa che tutto ciò che non è indicato in quei tag va di fatto perso.

Anche quando la ricerca tradizionale riesce a trovare una registrazione pertinente, non aiuta comunque i dipendenti a individuare il momento esatto di cui hanno bisogno. Immaginate di dover scorrere a tentoni la timeline di un video di formazione di due ore per trovare i 5 minuti che trattano l'argomento specifico che vi interessa: capirete subito quanto possa essere frustrante (e inefficiente).

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3. Condividere video in modo sicuro: "Il problema di YouTube"

I file video sono di grandi dimensioni. Molti dipendenti che registrano video per lavoro si accorgono che il semplice salvataggio di questi file di grandi dimensioni sul desktop (una soluzione comune per molte piattaforme di registrazione video e acquisizione schermo) crea rapidamente problemi di spazio di archiviazione.

I file video vengono quasi sempre creati per essere condivisi. La maggior parte dei dipendenti che registrano video per lavoro cerca un modo per condividerli con i colleghi non appena sono pronti.

Che l'obiettivo sia l'archiviazione, la condivisione o entrambi, i dipendenti non guidati caricheranno i loro video dove è più comodo. E il luogo in cui lo fanno non è quasi mai l'opzione migliore.

In molti casi, i dipendenti scelgono di caricare un file su un'unità condivisa aziendale o su una rete LAN esistente. Tuttavia, questi siti raramente sono ottimizzati per i video. Non sono progettati per supportare file video di grandi dimensioni, non consentono lo streaming efficace di video su laptop, tablet e smartphone e non permettono di effettuare ricerche all'interno dei contenuti video.

In altri casi, soprattutto quando i file sono troppo grandi per le piattaforme di condivisione interne, i dipendenti ricorrono ai siti di condivisione pubblici che già conoscono. A volte si tratta di YouTube, a volte di Dropbox, a volte di uno dei tanti (se non centinaia) di altri siti di archiviazione pubblici. Il problema rimane lo stesso — Le tue informazioni interne, potenzialmente riservate, sono ora al di fuori delle mura aziendali. dove concorrenti, stampa, investitori o chiunque altro possano trovarlo.

4. Incompatibilità di formato: "Il problema di Flash"

Sebbene ci piaccia pensare che le nuove tecnologie debbano sempre adattarsi a quelle vecchie, sappiamo che non è così : Apple, ad esempio, non supporta i video Flash su nessuno dei suoi iPhone o iPad. Questo, a sua volta, rappresenta un problema concreto per le organizzazioni che possiedono un archivio di video codificati in Flash: come renderli accessibili al probabile 50% o più dei dipendenti che utilizzano un dispositivo Apple?

Naturalmente, la mancanza di supporto per Flash nell'iPhone è solo la punta dell'iceberg del problema.

La gamma di tablet e smartphone disponibili e in uso, con le rispettive capacità di registrazione e visualizzazione, è vastissima e ha il potenziale per crescere ulteriormente con ogni nuovo dispositivo.

Il problema non si limita ai dispositivi mobili: molti tipi di video comunemente utilizzati in ambito aziendale non possono essere riprodotti senza un lettore proprietario. Le registrazioni codificate di default in WebEx, molti tipi di registrazioni dello schermo e altri video speciali potrebbero non essere riprodotti nemmeno su un PC standard, figuriamoci su un iPhone o un tablet Android.

I vostri dipendenti utilizzeranno qualsiasi dispositivo ritengano opportuno sia per registrare che per visualizzare i video aziendali. In un'azienda, è giunto il momento di assicurarsi che tutti questi dispositivi possano coesistere armoniosamente e che i dipendenti non vengano esclusi da video di formazione o comunicazione fondamentali a causa di problemi di compatibilità dei file.

Soluzioni aziendali per l'archiviazione e la condivisione di video.

Nessuno di questi problemi è insormontabile.

La tua organizzazione potrebbe aumentare le dimensioni massime dei file e codificare manualmente i file video in modo che rientrino in tale limite.

Potresti investire in tecnologie di ricerca video come il riconoscimento ottico dei caratteri e la conversione da parlato a testo, e integrare uno script nel tuo sistema interno di gestione dei contenuti per utilizzare questi strumenti durante l'indicizzazione dei contenuti video.

Potresti configurare dei firewall per impedire l'accesso a siti come YouTube e Dropbox.

Si potrebbero persino creare script in grado di convertire diversi formati di file video esistenti in formati compatibili con i dispositivi mobili.

Ma per la maggior parte delle organizzazioni, la realtà è che i costi iniziali, il tempo e lo sviluppo e la manutenzione continui necessari per gestire in modo reattivo i video sono semplicemente troppo elevati, soprattutto nell'era delle organizzazioni IT snelle.

Negli ultimi anni, tuttavia, è emerso un nuovo tipo di software aziendale che affronta queste e altre sfide associate ai video organizzativi. Il mercato lo chiama Video Content Management Platform (video CMS), anche se altrettanto comunemente viene chiamato libreria video sicura .

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Un CMS video è un repository di contenuti creato per le esigenze specifiche dei video. Che si trovi nel cloud o installato su un server dietro il firewall aziendale, un CMS video può aiutare a risolvere i problemi relativi ai video aziendali attraverso:

• Supporto per file video singoli di dimensioni enormi, da diversi GB, e per librerie video ancora più imponenti, da diversi TB.
• Abilitare la ricerca che indicizza il contenuto effettivo dei tuoi video: ogni parola pronunciata e ogni parola che appare sullo schermo (insieme ai metadati video tradizionali, ovviamente).
• Non importa quale sia il tipo di file (contenitore e codec) dei tuoi video o quale dispositivo tu stia utilizzando per la riproduzione. Offre un metodo universale per convertire i video esistenti in formati compatibili con i dispositivi mobili, standardizzando i video per qualsiasi dispositivo.
• Consente lo streaming video su dispositivi mobili indipendentemente dalla quantità di spazio su disco rigido disponibile sul dispositivo e dalla velocità di connessione utilizzata.
• E con l'evoluzione dei formati dei file video, i CMS video rilasciano semplicemente aggiornamenti per supportare i nuovi formati, così non dovrai preoccuparti di nulla.