Hai sentito? Il video sul posto di lavoro sta decollando.

Non lo streaming sportivo surrettizio, non condivide l'ultima sensazione virale, non cliccando sull'ultimo successo di YouTube: video aziendali reali e preziosi con un ROI aziendale reale e prezioso.

Nelle organizzazioni di tutto il mondo, il video è diventato uno strumento essenziale per espandere l'apprendimento e lo sviluppo dei dipendenti, riducendo al contempo i costi di formazione, migliorare il coinvolgimento con i messaggi di comunicazione esecutivi e delle risorse umane, consentire e incoraggiare l'apprendimento sociale e l'innovazione collaborativa, standardizzare e scalare l'onboarding e l'abilitazione delle vendite e molto altro ancora, oltre agli usi aziendali tradizionali esistenti nel marketing, nelle vendite e nell'assistenza clienti.

Tuttavia, per tutte le sue opportunità e per tutta la sua pervasività, troppe aziende hanno adottato misure per supportare i video nei loro ecosistemi IT aziendali.

Oggi Forrester riferisce che solo la metà delle grandi organizzazioni ha implementato una soluzione aziendale per il video. I dati sono ancora più preoccupanti per le organizzazioni di piccole e medie dimensioni, dove solo 2 su 5 hanno affrontato le sfide uniche del video.

Troppe organizzazioni sono contenuti per trattare i video come qualsiasi altro contenuto e consentono ai dipendenti di utilizzarlo, tuttavia funziona meglio per le loro esigenze. In linea di principio, si tratta di un approccio che abbraccia la flessibilità e l'evoluzione tecnica — in pratica, tuttavia, non avere un piano completo per consentire ai dipendenti di utilizzare i video in genere porta a quattro seri problemi:

1. Dimensione massima del file: «Il problema di SharePoint»

Anche i brevi video di webcam e smartphone superano rapidamente la dimensione massima dei file del sistema di gestione dei contenuti aziendali più diffuso.

Solo 60 secondi di video registrati con un iPhone 5s producono un file da 80 MB. Lo stesso video ripreso sui risultati di un iPhone 4 è ancora più grande, arrivando a 150 MB. Entrambi superano già le dimensioni massime del file di 50 MB per SharePoint.

Ovviamente, l'organizzazione può aumentare la dimensione massima del file di SharePoint, ma solo fino a 2 GB. Anche questo consente solo un video di 25 minuti dall'iPhone 5s, non abbastanza per una sessione di allenamento di 30-60 minuti, un annuncio di aggiornamento trimestrale, una dimostrazione tecnica dei processi o la maggior parte degli altri casi d'uso comuni di video aziendali.

È un problema non univoco nemmeno per SharePoint. Lo stesso problema si applica agli LMS utilizzati da molte organizzazioni.

Cornerstone ha un massimo di 100 MB per file. Docebo è limitato a 128MB. Moodle può consentire 200 MB, ma a seconda del tipo di file potrebbe limitarti a un po 'meno.

2. Ricerca di video interni — "Il problema di Google"

Il video è l'unico tipo di dati aziendali che nemmeno Google ha capito come indicizzare e cercare. Certo, Google e molti sistemi aziendali possono cercare i dati aggiuntivi che aggiungi manualmente a un file video (titoli, descrizioni, creatori, tag e commenti), ma non sono in grado di guardare il contenuto effettivo del video.

Questo problema viene amplificato in un ambiente organizzativo, in cui i video vengono generalmente eseguiti 30-60 minuti e parti significative di una videoteca aziendale includono sessioni di formazione di 2 e 4 ore. Semplicemente non c'è modo che tutti i concetti discussi in quel video possano essere catturati, indicizzati e scoperti da un normale motore di ricerca che guarda solo ai metadati manuali. Il che significa che tutto ciò che non si nota in quei tag è effettivamente perso.

E anche quando la ricerca tradizionale riesce a trovare una registrazione pertinente, non può comunque aiutare i dipendenti a trovare il momento esatto di cui avevano bisogno. Immagina di dover cercare e beccare la sequenza temporale di un video di formazione di due ore per trovare i 5 minuti che coprono l'argomento specifico di cui hai bisogno e puoi vedere rapidamente quanto possa essere frustrante (e inefficiente).

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3. Condivisione sicura di video: «Il problema di YouTube»

I file video sono grandi. Molti dipendenti che registrano video come parte del loro ruolo scoprono che il semplice salvataggio di quei file di grandi dimensioni sul desktop (un risultato finale comune per molte soluzioni di acquisizione di video e schermate) crea rapidamente un problema con la capacità di archiviazione.

Anche i file video sono quasi sempre creati per essere condivisi. La maggior parte dei dipendenti che registrano video per lavoro cerca di trovare un modo per condividerli con i colleghi nel momento in cui sono pronti.

Che si tratti di archiviazione, condivisione o entrambi, i dipendenti lasciati inguidati caricheranno i loro video ovunque sia più conveniente. E dove lo fanno non è quasi mai l'opzione migliore.

In molti casi, i dipendenti scelgono di caricare un file su un'unità condivisa aziendale o su una LAN di rete esistente. Tuttavia, questi siti sono raramente ottimizzati per i video. Non sono progettati per supportare file video di grandi dimensioni, non trasmettono efficacemente video a laptop, tablet e smartphone e non consentono la ricerca di contenuti video.

In altri casi, soprattutto quando i file sono troppo grandi per i siti di condivisione file interni, i dipendenti utilizzano per impostazione predefinita i siti di condivisione pubblici che già conoscono. A volte è YouTube. A volte Dropbox. A volte è una delle dozzine (se non centinaia) di altri siti di stoccaggio pubblici. Il problema rimane lo stesso : le tue informazioni interne e potenzialmente riservate sull'organizzazione sono ora al di fuori delle tue mura, dove concorrenti, stampa, investitori o chiunque altro possa trovarle.

4. Incompatibilità del formato — «Il problema Flash»

Anche se ci piace pensare che la nuova tecnologia debba sempre adattarsi alle vecchie, sappiamo che non è vero: Apple come solo un esempio notoriamente non supporta i video Flash su nessuno dei suoi iPhone o iPad. Ciò, a sua volta, rappresenta una vera preoccupazione per le organizzazioni con un archivio di video con codifica flash: come puoi rendere accessibili al probabile 50% o più dei tuoi dipendenti che trasportano un dispositivo Apple?

Naturalmente, la mancanza di supporto di iPhone per Flash si limita a graffiare la superficie del problema.

La matrice di tablet e smartphone disponibili e in-use e le rispettive capacità di registrazione e visualizzazione è enorme e ha il potenziale per crescere con ogni nuovo dispositivo.

Né il problema è limitato ai dispositivi mobili: molti tipi di video comuni nell'azienda non possono essere guardati senza un lettore proprietario. Le registrazioni predefinite con codifica WEBEX, molti tipi di registrazioni sullo schermo e altri video speciali potrebbero non essere riprodotti nemmeno su un PC standard, figuriamoci su un iPhone o un tablet Android.

I tuoi dipendenti utilizzeranno qualsiasi dispositivo che vedono adatto sia per registrare che per visualizzare i video aziendali. Nell'azienda, è giunto il momento in cui qualcuno deve assicurarsi che tutti questi dispositivi possano esistere in armonia e che i dipendenti non siano bloccati dalla formazione critica o dai video di comunicazione solo a causa di problemi di compatibilità dei file.

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Nessuno di questi problemi è insormontabile.

La tua organizzazione potrebbe aumentare le dimensioni massime dei file e codificare manualmente i file video in modo che rientrino sotto tale limite.

Potresti investire in tecnologie di ricerca video come il riconoscimento ottico dei caratteri e il testo vocale e creare uno script nel sistema di gestione dei contenuti interno per utilizzare tali strumenti durante l'indicizzazione dei contenuti video.

Potresti configurare firewall per impedire l'accesso a siti come YouTube e DropBox.

È anche possibile creare script che utilizzano una vasta gamma di formati di file video esistenti e convertirli in formati pronti per dispositivi mobili.

Ma per la maggior parte delle organizzazioni, la realtà è che i costi iniziali, il tempo e lo sviluppo e la manutenzione continui necessari per adattarsi reattivamente ai video sono semplicemente troppo ripidi, soprattutto nell'era delle organizzazioni IT snelle.

Negli ultimi anni, però, è emerso un nuovo tipo di software aziendale che affronta queste e altre sfide associate al video organizzativo. Il mercato lo definisce un sistema di gestione dei contenuti video (video CMS), anche se altrettanto comunemente le persone lo chiamano una libreria video sicura.

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Un CMS video è un repository di contenuti creato per le esigenze specifiche del video. Situato nel cloud o installato su un server dietro il firewall, un CMS video può aiutarti a risolvere i problemi del video aziendale:

• Supporto di enormi file video multi-GB singoli e librerie video multi-TB ancora più grandi
• Abilitazione della ricerca che indicizza il contenuto effettivo dei tuoi video: ogni parola pronunciata e ogni parola che appare sullo schermo (insieme ai tradizionali metadati dei video, ovviamente)
• Non importa quale tipo di file (contenitore e codec) arrivano i tuoi video o a quale dispositivo stai distribuendo il video. Fornisce un modo universale per tradurre i video esistenti in formati ottimizzati per dispositivi mobili, per standardizzare i video per qualsiasi dispositivo
• Consente di trasmettere video in streaming su dispositivi mobili indipendentemente dalla quantità di spazio sul disco rigido presente sul dispositivo e dalla velocità di connessione che si sta utilizzando
• E man mano che i formati di file video evolvono, i CMS video rilasciano semplicemente aggiornamenti per supportare i nuovi formati in modo da non doverti preoccupare di loro.