¿Te has enterado? El vídeo en el lugar de trabajo está despegando.

No se trata de retransmisiones deportivas subrepticias, ni de compartir la última sensación viral, ni de hacer clic en el último éxito de YouTube: se trata de vídeos empresariales reales y valiosos con un retorno de la inversión empresarial real y valioso.

En las organizaciones de todo el mundo, el vídeo se ha convertido en una herramienta esencial para ampliar el aprendizaje y el desarrollo de los empleados y reducir los costes de formación, mejorar el compromiso con los mensajes de comunicación de los ejecutivos y los recursos humanos, permitir y fomentar el aprendizaje social y la innovación colaborativa, estandarizar y ampliar la incorporación y la capacitación de ventas, y mucho más, además de los usos empresariales tradicionales existentes en marketing, ventas y atención al cliente.

Sin embargo, a pesar de todas sus oportunidades y de su omnipresencia, muy pocas empresas han tomado medidas para integrar el vídeo en sus ecosistemas informáticos.

En la actualidad, Forrester informa de que sólo la mitad de las grandes empresas han implantado una solución empresarial para el vídeo. Los datos son aún más preocupantes para las pequeñas y medianas empresas, donde sólo 2 de cada 5 han abordado los retos específicos del vídeo.

Demasiadas organizaciones se contentan con tratar el vídeo como cualquier otro contenido y permiten que los empleados lo utilicen como mejor se adapte a sus necesidades. En principio, se trata de un enfoque que favorece la flexibilidad y la evolución técnica, pero en la práctica, la falta de un plan integral que permita a los empleados utilizar el vídeo suele acarrear cuatro problemas graves:

1. Tamaño máximo de archivo - "El problema de SharePoint"

Incluso los vídeos cortos de cámaras web y smartphones superan rápidamente el tamaño máximo de archivo del sistema de gestión de contenidos empresariales más utilizado.

Sólo 60 segundos de vídeo grabado con un iPhone 5s produce un archivo de 80 MB. El mismo vídeo grabado con un iPhone 4 tiene un tamaño aún mayor, de 150 MB. Ambos superan ya los 50 MB de tamaño máximo de archivo por defecto para SharePoint.

Por supuesto, su organización puede aumentar el tamaño máximo de archivo de SharePoint, pero sólo hasta 2 GB. Incluso eso solo permite un vídeo de 25 minutos desde el iPhone 5s, lo que no es suficiente para una sesión de formación de 30-60 minutos, un anuncio de actualización trimestral, una demostración de un proceso técnico o la mayoría de los casos de uso de vídeo empresarial habituales.

Tampoco es un problema exclusivo de SharePoint. El mismo problema se aplica a los LMS que utilizan muchas organizaciones.

Cornerstone tiene un máximo de 100MB por archivo. Docebo está limitado a 128MB. Moodle puede permitir 200MB, pero dependiendo del tipo de archivo puede limitarte a bastante menos.

2. Buscando dentro de los vídeos - "El problema de Google"

El vídeo es el único tipo de datos empresariales que ni siquiera Google ha descubierto cómo indexar y buscar. Por supuesto, Google y muchos sistemas empresariales pueden buscar los datos adicionales que se añaden manualmente a un archivo de vídeo -títulos, descripciones, creadores, etiquetas y comentarios-, pero no son capaces de buscar en los archivos de vídeo. contenido real del vídeo.

Este problema se agrava en un entorno organizativo, donde los vídeos suelen durar entre 30 y 60 minutos, y una parte importante de una videoteca corporativa incluye sesiones de formación de 2 y 4 horas. Es imposible que un motor de búsqueda ordinario pueda capturar, indexar y descubrir todos los conceptos que se tratan en ese vídeo, teniendo en cuenta únicamente los metadatos manuales. Lo que significa que todo lo que no se indique en esas etiquetas se pierde.

E incluso cuando la búsqueda tradicional consigue encontrar una grabación relevante, sigue sin poder ayudar a los empleados a encontrar el momento exacto que necesitaban. Imagínese tener que buscar y rebuscar en la línea de tiempo de un vídeo de formación de dos horas para encontrar los 5 minutos que cubren el tema específico que necesita, y se dará cuenta rápidamente de lo frustrante (e ineficaz) que puede resultar.

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3. Compartir vídeos de forma segura - "El problema de YouTube"

Los archivos de vídeo son grandes. Muchos empleados que graban vídeo como parte de sus funciones descubren que el simple hecho de guardar esos archivos de gran tamaño en su escritorio (un resultado final habitual para muchas soluciones de vídeo y captura de pantalla) crea rápidamente un problema de capacidad de almacenamiento.

Los archivos de vídeo también se crean casi siempre para ser compartidos. La mayoría de los empleados que graban vídeos para el trabajo buscan la forma de compartirlos con sus compañeros en cuanto están listos.

Tanto si el objetivo es almacenar, compartir o ambos, los empleados que no reciben orientación subirán sus vídeos donde les resulte más cómodo. Y dónde lo hagan casi nunca es la mejor opción.

En muchos casos, los empleados optan por subir un archivo a una unidad compartida de la empresa o a una red LAN. Sin embargo, estos sitios rara vez están optimizados para vídeo. No están diseñados para soportar archivos de vídeo de gran tamaño, no transmiten vídeo de forma eficaz a portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes, y no permiten realizar búsquedas en el contenido del vídeo.

En otros casos -especialmente cuando los archivos son demasiado grandes para los sitios internos de intercambio de archivos- los empleados recurren por defecto a los sitios públicos de intercambio que ya conocen. A veces es YouTube. A veces Dropbox. A veces es una de las docenas (si no cientos) de otros sitios de almacenamiento público. El problema sigue siendo el mismo - su información interna, potencialmente confidencial, de la organización está ahora fuera de sus muros donde puedan encontrarla competidores, prensa, inversores o cualquier otra persona.

4. Incompatibilidad de formatos - "El problema de Flash"

Aunque nos gusta pensar que la nueva tecnología siempre debe adaptarse a la antigua, sabemos que no es cierto: Apple, por ejemplo, no admite vídeo Flash en ninguno de sus iPhones o iPads. Esto, a su vez, supone un verdadero problema para las organizaciones que tienen un archivo de vídeos codificados en Flash: ¿cómo pueden hacerlos accesibles al 50% o más de sus empleados que tienen un dispositivo Apple?

Por supuesto, la falta de compatibilidad del iPhone con Flash no hace más que arañar la superficie del problema.

La matriz de tabletas y teléfonos inteligentes disponibles y en uso, y sus respectivas capacidades de grabación y visualización, es enorme, y tiene potencial para crecer con cada nuevo dispositivo.

El problema no se limita a los dispositivos móviles: muchos tipos de vídeo habituales en la empresa no pueden verse sin un reproductor propietario. Las grabaciones codificadas por defecto de WebEx, muchos tipos de grabaciones de pantalla y otros vídeos especiales no pueden reproducirse ni siquiera en un PC estándar, por no hablar de un iPhone o una tableta Android.

Sus empleados utilizarán cualquier dispositivo que consideren adecuado tanto para grabar como para ver los vídeos de su empresa. En la empresa, ha llegado el momento de que alguien se asegure de que todos esos dispositivos puedan convivir en armonía, y de que los empleados no se queden fuera de los vídeos de formación o comunicaciones críticas por problemas de compatibilidad de archivos.

Soluciones de almacenamiento y uso compartido de vídeo para empresas

Ninguno de estos problemas es insuperable.

Tu organización podría aumentar el tamaño máximo de los archivos y codificarlos manualmente para que no superen ese límite.

Puedes invertir en tecnologías de búsqueda de vídeo, como el reconocimiento óptico de caracteres y la conversión de voz a texto, y crear un script en tu sistema interno de gestión de contenidos para utilizar esas herramientas al indexar contenidos de vídeo.

Podrías configurar cortafuegos para impedir el acceso a sitios como YouTube y DropBox.

Incluso puedes crear scripts que tomen una serie de formatos de vídeo existentes y los conviertan en formatos aptos para móviles.

Pero para la mayoría de las organizaciones, la realidad es que los costes iniciales, el tiempo y el desarrollo y mantenimiento continuos necesarios para dar cabida al vídeo de forma reactiva son simplemente demasiado elevados, especialmente en la era de las organizaciones de TI esbeltas.

En los últimos años, sin embargo, ha surgido un nuevo tipo de software empresarial que aborda estos y otros retos asociados al vídeo organizativo. El mercado lo denomina plataforma de gestión de contenidos de vídeo (CMS de vídeo), aunque también es habitual referirse a él como videoteca segura.

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Un CMS de vídeo es un repositorio de contenidos creado para las necesidades específicas del vídeo. Ubicado en la nube o instalado en un servidor detrás de tu cortafuegos, un CMS de vídeo puede ayudarte a resolver los problemas del vídeo empresarial:

• Admite archivos de vídeo individuales masivos de varios GB y bibliotecas de vídeo aún más masivas, de varios TB.
• Búsqueda que indexa el contenido real de los vídeos: cada palabra pronunciada y cada palabra que aparece en pantalla (junto con los metadatos de vídeo tradicionales, por supuesto).
• No importa en qué tipo de archivo (contenedor y códec) vengan tus vídeos, ni a qué dispositivo vayas a entregarlos. Proporciona una forma universal de convertir los vídeos existentes en formatos aptos para móviles: estandarizar el vídeo para cualquier dispositivo.
• Le permite transmitir vídeo a dispositivos móviles independientemente del espacio que tenga en el disco duro de su dispositivo y de la velocidad de conexión que utilice.
• Y a medida que los formatos de archivo de vídeo evolucionan, los CMS de vídeo simplemente lanzan actualizaciones para soportar los nuevos formatos para que usted no tenga que preocuparse por ellos