¿Te has enterado? El vídeo en el lugar de trabajo está despegando.

No se trata de un streaming deportivo subrepticio, ni de compartir la última sensación viral, ni de hacer clic en el último éxito de YouTube: se trata de un vídeo empresarial real y valioso con un ROI empresarial real y valioso.

En las organizaciones de todo el mundo, el vídeo se ha convertido en una herramienta esencial para ampliar el aprendizaje y el desarrollo de los empleados y reducir los costes de formación, mejorar el compromiso con los mensajes de comunicación de los ejecutivos y los recursos humanos , permitir y fomentar el aprendizaje social y la innovación colaborativa, estandarizar y ampliar la incorporación y la habilitación para las ventas, y mucho más, además de los usos empresariales tradicionales existentes en marketing, ventas y servicio al cliente.

Sin embargo, a pesar de todas las oportunidades que ofrece -y de su omnipresencia-, muy pocas empresas han tomado medidas para apoyar el vídeo en sus ecosistemas informáticos empresariales.

En la actualidad, Forrester informa de que sólo la mitad de las grandes organizaciones han implantado una solución empresarial de vídeo . Los datos son aún más preocupantes para las organizaciones más pequeñas y medianas, donde sólo 2 de cada 5 han abordado los desafíos únicos del vídeo.

Demasiadas organizaciones se contentan con tratar el vídeo como cualquier otro contenido y permitir a los empleados que lo utilicen como mejor se adapte a sus necesidades. En principio, se trata de un enfoque que adopta la flexibilidad y la evolución técnica - en la práctica, sin embargo, no tener un plan integral para permitir a los empleados utilizar el vídeo generalmente conduce a cuatro problemas graves:

1. Tamaño máximo de los archivos - "El problema de SharePoint"

Incluso los vídeos cortos de las cámaras web y los teléfonos inteligentes superan rápidamente el tamaño máximo de los archivos del sistema de gestión de contenidos empresariales más utilizado.

Un vídeo de 60 segundos grabado con un iPhone 5s produce un archivo de 80 MB. El mismo vídeo grabado con un iPhone 4 resulta aún mayor, con 150 MB. Ambos superan ya el tamaño máximo de archivo de 50 MB por defecto para SharePoint.

Por supuesto, su organización puede aumentar el tamaño máximo de los archivos de SharePoint, pero sólo hasta 2 GB. Incluso eso solo permite un vídeo de 25 minutos desde el iPhone 5s, lo que no es suficiente para una sesión de formación de 30-60 minutos, un anuncio de actualización trimestral, una demostración de un proceso técnico o la mayoría de los demás casos de uso de vídeo empresarial.

Es un problema que tampoco es exclusivo de SharePoint. El mismo problema se aplica a los LMS que utilizan muchas organizaciones.

Cornerstone tiene un máximo de 100MB por archivo. Docebo está limitado a 128MB. Moodle puede permitir 200MB, pero dependiendo del tipo de archivo puede limitarlo a bastante menos.

2. Buscar dentro de los vídeos - "El problema de Google"

El video es el único tipo de datos empresariales que ni siquiera Google ha descubierto cómo indexar y buscar. Claro, Google y muchos sistemas empresariales pueden buscar los datos adicionales que agrega manualmente a un archivo de video (títulos, descripciones, creadores, etiquetas y comentarios), pero no pueden ver el contenido real del video.

Este problema se agrava en un entorno organizativo, donde los vídeos suelen durar entre 30 y 60 minutos, y una parte importante de una videoteca corporativa incluye sesiones de formación de 2 y 4 horas. Es imposible que un motor de búsqueda ordinario pueda captar, indexar y descubrir todos los conceptos que se tratan en ese vídeo, teniendo en cuenta únicamente los metadatos manuales. Lo que significa que todo lo que no se anota en esas etiquetas se pierde.

E incluso cuando la búsqueda tradicional consigue encontrar una grabación relevante, sigue sin poder ayudar a los empleados a encontrar el momento exacto que necesitan. Imagínese que tiene que buscar y rebuscar en la línea de tiempo de un vídeo de formación de dos horas para encontrar los 5 minutos que cubren el tema específico que necesita, y podrá ver rápidamente lo frustrante (e ineficiente) que puede ser esto.

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3. Compartir vídeos de forma segura - "El problema de YouTube"

Los archivos de vídeo son grandes. Muchos empleados que graban vídeo como parte de sus funciones descubren que el simple hecho de guardar esos archivos de gran tamaño en su escritorio (un resultado final común para muchas soluciones de vídeo y captura de pantalla) crea rápidamente un problema de capacidad de almacenamiento.

Los archivos de vídeo también se crean casi siempre para ser compartidos. La mayoría de los empleados que graban vídeos para el trabajo buscan la forma de compartirlos con sus colegas en el momento en que están listos.

Tanto si el objetivo es almacenar, compartir o ambos, los empleados que no reciben orientación subirán sus vídeos donde más les convenga. Y donde lo hagan casi nunca es la mejor opción.

En muchos casos, los empleados optarán por cargar un archivo en una unidad compartida de la empresa o en una LAN de red existente. Sin embargo, estos sitios rara vez están optimizados para video. No están diseñados para admitir tamaños de archivo de video masivos, no transmiten video de manera efectiva a computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes, y no permiten buscar el contenido de video.

En otros casos, especialmente cuando los archivos son demasiado grandes para los sitios internos de uso compartido de archivos, los empleados utilizan de forma predeterminada los sitios de uso compartido público que ya conocen. A veces es YouTube. A veces Dropbox. A veces es uno de las docenas (si no cientos) de otros sitios de almacenamiento público. El problema sigue siendo el mismo : su información interna, potencialmente confidencial, de la organización está ahora fuera de sus muros, donde los competidores, la prensa, los inversores o cualquier otra persona puede encontrarla.

4. Incompatibilidad de formatos - "El problema de Flash"

Aunque nos gusta pensar que la nueva tecnología siempre debe adaptarse a la antigua, sabemos que eso no es cierto - Apple, por ejemplo, es famosa por no admitir vídeo Flash en ninguno de sus iPhones o iPads. Esto, a su vez, supone una verdadera preocupación para las organizaciones que tienen un archivo de vídeos codificados en flash: ¿cómo puede hacerlos accesibles al 50% o más de sus empleados que llevan un dispositivo Apple?

Por supuesto, la falta de compatibilidad del iPhone con Flash no hace más que arañar la superficie del problema.

La matriz de tabletas y teléfonos inteligentes disponibles y en uso, y sus respectivas capacidades de grabación y visualización, es enorme, y tiene el potencial de crecer con cada nuevo dispositivo.

El problema no se limita a los dispositivos móviles: muchos tipos de vídeo habituales en la empresa no pueden verse sin un reproductor propietario. Las grabaciones codificadas por defecto de WebEx, muchos tipos de grabaciones de pantalla y otros vídeos especiales no pueden reproducirse ni siquiera en un PC estándar, y mucho menos en un iPhone o una tableta Android.

Sus empleados utilizarán cualquier dispositivo que consideren adecuado tanto para grabar como para ver sus videos comerciales. En la empresa, ahora es el momento de que alguien se asegure de que todos esos dispositivos puedan existir en armonía y de que los empleados no estén excluidos de la capacitación crítica o los videos de comunicaciones solo por problemas de compatibilidad de archivos.

Almacenamiento de vídeo para empresas & Soluciones para compartir

Ninguno de estos problemas es insuperable.

Su organización podría aumentar el tamaño máximo de los archivos y codificar manualmente los archivos de vídeo para que se ajusten a ese límite.

Podrías invertir en tecnologías de búsqueda de vídeo, como el reconocimiento óptico de caracteres y la conversión de voz en texto, y crear un guión en tu sistema interno de gestión de contenidos para utilizar esas herramientas al indexar los contenidos de vídeo.

Podrías configurar cortafuegos para impedir el acceso a sitios como YouTube y DropBox.

Incluso puedes crear scripts que tomen una serie de formatos de archivo de vídeo existentes y los conviertan en formatos aptos para móviles.

Pero para la mayoría de las organizaciones, la realidad es que los costes iniciales, el tiempo y el desarrollo y mantenimiento continuos necesarios para acomodar el vídeo de forma reactiva son sencillamente demasiado elevados, especialmente en la era de las organizaciones de TI esbeltas.

Sin embargo, en los últimos años ha surgido un nuevo tipo de software empresarial que aborda estos y otros retos asociados al vídeo organizativo. El mercado lo denomina Sistema de Gestión de Contenidos de Vídeo (video CMS) - aunque también es habitual referirse a él como una videoteca segura .

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Un CMS de vídeo es un repositorio de contenidos construido para las necesidades específicas del vídeo. Ubicado en la nube o instalado en un servidor detrás de su cortafuegos, un CMS de vídeo puede ayudarle a resolver los problemas del vídeo empresarial mediante:

• Admite archivos de vídeo individuales masivos de varios GB y bibliotecas de vídeo aún más masivas de varios TB
• Permitir la búsqueda que indexa el contenido real de sus vídeos: cada palabra hablada y cada palabra que aparece en pantalla (junto con los metadatos de vídeo tradicionales, por supuesto)
• No importa el tipo de archivo (contenedor y códec) en el que vengan tus vídeos, ni el dispositivo al que vayas a entregar el vídeo. Proporciona una forma universal de traducir los vídeos existentes a formatos aptos para móviles: para estandarizar el vídeo para cualquier dispositivo.
• Permitir la transmisión de vídeo a los dispositivos móviles, independientemente de la cantidad de espacio en el disco duro del dispositivo y de la velocidad de conexión que se utilice
• Y a medida que los formatos de archivo de vídeo evolucionan, los CMS de vídeo simplemente lanzan actualizaciones para soportar los nuevos formatos para que usted no tenga que preocuparse por ellos