¿Te has enterado? El uso del vídeo en el lugar de trabajo está despegando.

No se trata de retransmisiones deportivas clandestinas, ni de compartir la última sensación viral, ni de hacer clic en el último éxito de YouTube, sino de vídeos empresariales reales y valiosos con un retorno de la inversión empresarial real y valioso.

En organizaciones de todo el mundo, el vídeo se ha convertido en una herramienta esencial para ampliar el aprendizaje y el desarrollo de los empleados, al tiempo que se reducen los costes de formación, se mejora la interacción con los mensajes de comunicación de la dirección y los recursos humanos, se habilita y fomenta el aprendizaje social y la innovación colaborativa, se estandariza y amplía la incorporación de nuevos empleados y la capacitación en ventas, y mucho más, además de los usos comerciales tradicionales existentes en marketing, ventas y atención al cliente.

Sin embargo, a pesar de todas las oportunidades que ofrece —y de su omnipresencia—, muy pocas empresas han tomado medidas para integrar el vídeo en sus ecosistemas informáticos empresariales.

Hoy, Forrester informa que solo la mitad de las grandes organizaciones han implementado una solución empresarial para video . Los datos son aún más preocupantes para las organizaciones pequeñas y medianas, donde solo 2 de cada 5 han abordado los desafíos específicos del video.

Demasiadas organizaciones se conforman con tratar el video como cualquier otro contenido y permitir que los empleados lo utilicen de la manera que mejor se adapte a sus necesidades. En principio, es un enfoque que fomenta la flexibilidad y la evolución tecnológica; sin embargo, en la práctica, no contar con un plan integral para capacitar a los empleados en el uso del video generalmente conlleva cuatro problemas graves:

1. Tamaño máximo de archivo: “El problema de SharePoint”

Incluso los vídeos cortos grabados con webcams y teléfonos inteligentes superan rápidamente el tamaño máximo de archivo del sistema de gestión de contenido empresarial más utilizado.

Tan solo 60 segundos de vídeo grabados con un iPhone 5s generan un archivo de 80 MB. El mismo vídeo grabado con un iPhone 4 produce un archivo aún mayor, de 150 MB. Ambos tamaños superan el límite máximo de 50 MB establecido por defecto para SharePoint.

Por supuesto, su organización puede aumentar el tamaño máximo de archivo de SharePoint, pero solo hasta 2 GB. Incluso así, solo permite un vídeo de 25 minutos grabado con un iPhone 5s, lo cual no es suficiente para una sesión de formación de 30 a 60 minutos, un anuncio de actualización trimestral, una demostración de un proceso técnico o la mayoría de los demás casos de uso habituales de vídeo empresarial.

Este problema no es exclusivo de SharePoint. El mismo problema afecta a los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) que utilizan muchas organizaciones.

Cornerstone tiene un límite de 100 MB por archivo. Docebo está limitado a 128 MB. Moodle permite hasta 200 MB, pero dependiendo del tipo de archivo, el límite puede ser considerablemente menor.

2. Búsqueda dentro de vídeos: “El problema de Google”

El vídeo es el único tipo de datos empresariales que ni siquiera Google ha logrado indexar y buscar. Claro, Google y muchos sistemas empresariales pueden buscar los datos adicionales que se añaden manualmente a un archivo de vídeo (títulos, descripciones, creadores, etiquetas y comentarios), pero no pueden examinar el Contenido real del video.

Este problema se agrava en el ámbito organizacional, donde los videos suelen durar entre 30 y 60 minutos, y una parte importante de la videoteca corporativa incluye sesiones de capacitación de 2 y 4 horas. Sencillamente, es imposible capturar, indexar y encontrar todos los conceptos tratados en un video mediante un motor de búsqueda convencional que solo analice los metadatos manuales. Esto significa que todo aquello que no esté etiquetado se pierde.

Incluso cuando la búsqueda tradicional logra encontrar una grabación relevante, no permite a los empleados encontrar el momento exacto que necesitan. Imagínese tener que buscar minuciosamente en la cronología de un video de capacitación de dos horas para encontrar los 5 minutos que tratan el tema específico que necesita, y comprenderá rápidamente lo frustrante (e ineficiente) que puede resultar.

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3. Compartir vídeos de forma segura: “El problema de YouTube”

Los archivos de vídeo son grandes. Muchos empleados que graban vídeos como parte de sus funciones descubren que simplemente guardar esos archivos grandes en su escritorio (un resultado común para muchas soluciones de captura de vídeo y pantalla) crea rápidamente un problema de capacidad de almacenamiento.

Los archivos de vídeo casi siempre se crean para ser compartidos. La mayoría de los empleados que graban vídeos para el trabajo buscan la manera de compartirlos con sus compañeros en cuanto están listos.

Ya sea para almacenar, compartir o ambas cosas, los empleados que no reciben orientación subirán sus videos donde les resulte más conveniente. Y casi nunca lo harán en el lugar más adecuado.

En muchos casos, los empleados optan por subir archivos a una unidad compartida o red LAN de la empresa. Sin embargo, estos sitios rara vez están optimizados para vídeo. No están diseñados para admitir archivos de vídeo de gran tamaño, no transmiten vídeo de forma eficaz a portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes, y no permiten realizar búsquedas en el contenido de vídeo.

En otros casos, sobre todo cuando los archivos son demasiado grandes para los sitios internos de intercambio de archivos, los empleados recurren a los sitios públicos que ya conocen. A veces es YouTube. A veces Dropbox. A veces es alguno de los muchos sitios de almacenamiento público que existen. El problema sigue siendo el mismo — Su información interna, potencialmente confidencial, de la organización ahora está fuera de sus muros. donde puedan encontrarlo los competidores, la prensa, los inversores o cualquier otra persona.

4. Incompatibilidad de formato: “El problema de Flash”

Aunque nos gusta pensar que las nuevas tecnologías siempre deben adaptarse a las antiguas, sabemos que no es así . Apple, por citar solo un ejemplo, no admite vídeo Flash en ninguno de sus iPhones ni iPads. Esto, a su vez, supone un verdadero problema para las organizaciones con un archivo de vídeos codificados en Flash: ¿cómo se puede hacer que sean accesibles para el 50 % o más de los empleados que utilizan un dispositivo Apple?

Por supuesto, la falta de compatibilidad del iPhone con Flash es solo la punta del iceberg del problema.

La variedad de tabletas y teléfonos inteligentes disponibles y en uso, así como sus respectivas capacidades de grabación y visualización, es enorme, y tiene el potencial de crecer con cada nuevo dispositivo.

El problema no se limita a los dispositivos móviles: muchos tipos de vídeo habituales en el ámbito empresarial no se pueden reproducir sin un reproductor propietario. Las grabaciones codificadas con WebEx, muchos tipos de grabaciones de pantalla y otros vídeos especializados pueden no reproducirse ni siquiera en un ordenador estándar, y mucho menos en un iPhone o una tableta Android.

Sus empleados utilizarán cualquier dispositivo que consideren adecuado tanto para grabar como para ver los vídeos de su empresa. En el ámbito empresarial, es fundamental que alguien garantice la compatibilidad de todos esos dispositivos y que los empleados no se queden sin acceso a vídeos de formación o comunicación esenciales debido a problemas de compatibilidad de archivos.

Soluciones de almacenamiento y compartición de vídeo empresarial

Ninguno de estos problemas es insuperable.

Su organización podría aumentar el tamaño máximo de los archivos y codificar manualmente los archivos de vídeo para que no superen ese límite.

Podrías invertir en tecnologías de búsqueda de vídeo, como el reconocimiento óptico de caracteres y la conversión de voz a texto, e incorporar un script a tu sistema interno de gestión de contenidos para utilizar esas herramientas al indexar el contenido de vídeo.

Podrías configurar cortafuegos para impedir el acceso a sitios como YouTube y Dropbox.

Incluso podrías crear scripts que tomen una variedad de formatos de archivo de video existentes y los conviertan a formatos compatibles con dispositivos móviles.

Pero para la mayoría de las organizaciones, la realidad es que los costes iniciales, el tiempo y el desarrollo y mantenimiento continuos necesarios para adaptarse de forma reactiva al vídeo son simplemente demasiado elevados, especialmente en la era de las organizaciones de TI con recursos limitados.

En los últimos años, sin embargo, ha surgido un nuevo tipo de software empresarial que aborda estos y otros desafíos relacionados con el vídeo organizacional. El mercado lo denomina Plataforma de Gestión de Contenido de Vídeo (CMS de vídeo), aunque también es común referirse a él como una biblioteca de vídeo segura .

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Un CMS de vídeo es un repositorio de contenido diseñado para las necesidades específicas del vídeo. Ubicado en la nube o instalado en un servidor detrás de su firewall, un CMS de vídeo puede ayudarle a resolver los problemas del vídeo empresarial mediante:

• Admite archivos de vídeo individuales masivos de varios GB e incluso bibliotecas de vídeo aún más masivas de varios TB.
• Permite realizar búsquedas que indexan el contenido real de tus vídeos: cada palabra pronunciada y cada palabra que aparece en pantalla (junto con los metadatos de vídeo tradicionales, por supuesto).
• No importa el tipo de archivo (contenedor y códec) en el que lleguen tus videos, ni en qué dispositivo los estés entregando. Proporciona una forma universal de convertir videos existentes a formatos compatibles con dispositivos móviles, para estandarizar el video para cualquier dispositivo.
• Te permite transmitir vídeo a dispositivos móviles independientemente de la cantidad de espacio en el disco duro que tengas en tu dispositivo y de la velocidad de conexión que estés utilizando.
• Y a medida que evolucionan los formatos de archivo de vídeo, los CMS de vídeo simplemente lanzan actualizaciones para admitir los nuevos formatos para que no tengas que preocuparte por ellos.