Haben Sie schon davon gehört? Video am Arbeitsplatz ist auf dem Vormarsch.

Kein heimliches Sport-Streaming, kein Teilen der neuesten viralen Sensation, kein Anklicken des neuesten YouTube-Hits – sondern echte, wertvolle Geschäftsvideos mit echtem, wertvollem Geschäfts-ROI.

In Organisationen auf der ganzen Welt ist Video zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, um das Lernen und die Entwicklung der Mitarbeiter zu erweitern und gleichzeitig die Schulungskosten zu senken, die Interaktion mit Kommunikationsbotschaften der Geschäftsleitung und der Personalabteilung zu verbessern, soziales Lernen und kollaborative Innovation zu ermöglichen und zu fördern, Onboarding und Vertriebsunterstützung zu standardisieren und zu skalieren und vieles mehr – zusätzlich zu den bestehenden traditionellen Geschäftsanwendungen in Marketing, Vertrieb und Kundenservice.

Trotz aller Möglichkeiten und der weiten Verbreitung von Video haben bisher nur wenige Unternehmen Maßnahmen ergriffen, um Video in ihren IT-Ökosystemen zu unterstützen.

Laut Forrester hat heute nur die Hälfte der großen Unternehmen eine unternehmensweite Videolösung implementiert. Noch besorgniserregender sind die Zahlen für kleine und mittlere Unternehmen: Nur zwei von fünf haben sich mit den besonderen Herausforderungen von Video auseinandergesetzt.

Zu viele Organisationen begnügen sich damit, Videos wie jeden anderen Inhalt zu behandeln und Mitarbeitern die Nutzung nach ihren Bedürfnissen zu überlassen. Prinzipiell ist dies ein Ansatz, der Flexibilität und technische Weiterentwicklung fördert. In der Praxis führt das Fehlen eines umfassenden Plans für die Videonutzung durch Mitarbeiter jedoch in der Regel zu vier schwerwiegenden Problemen:

1. Maximale Dateigröße – „Das SharePoint-Problem“

Selbst kurze Videos von Webcams und Smartphones überschreiten schnell die maximale Dateigröße des am weitesten verbreiteten Enterprise-Content-Management-Systems.

Bereits 60 Sekunden Videomaterial, aufgenommen mit einem iPhone 5s, ergeben eine 80 MB große Datei. Das gleiche Video, aufgenommen mit einem iPhone 4, ist sogar noch größer und erreicht 150 MB. Beide Werte überschreiten bereits die standardmäßige maximale Dateigröße von 50 MB für SharePoint.

Natürlich kann Ihre Organisation die maximale Dateigröße für SharePoint erhöhen, jedoch nur auf 2 GB. Selbst damit ist nur ein 25-minütiges Video vom iPhone 5s möglich – viel zu wenig für eine 30- bis 60-minütige Schulung, eine vierteljährliche Update-Ankündigung, eine technische Prozessdemonstration oder die meisten anderen gängigen Anwendungsfälle für Geschäftsvideos.

Dieses Problem ist nicht auf SharePoint beschränkt. Es betrifft auch die Lernmanagementsysteme (LMS), die viele Organisationen verwenden.

Cornerstone erlaubt maximal 100 MB pro Datei. Docebo ist auf 128 MB begrenzt. Moodle erlaubt zwar 200 MB, aber je nach Dateityp kann die zulässige Dateigröße deutlich geringer sein.

2. Die Suche in Videos – „Das Google-Problem“

Video ist die einzige Art von Unternehmensdaten, deren Indexierung und Durchsuchbarkeit selbst Google noch nicht vollständig gelöst hat. Zwar können Google und viele Unternehmenssysteme die zusätzlichen Daten durchsuchen, die man manuell zu einer Videodatei hinzufügt – Titel, Beschreibungen, Urheber, Tags und Kommentare –, aber sie können die eigentlichen Videodaten nicht analysieren. tatsächlicher Inhalt des Videos.

Dieses Problem verschärft sich in einem Unternehmensumfeld, wo Videos üblicherweise 30 bis 60 Minuten lang sind und ein Großteil der Videobibliothek aus zwei- bis vierstündigen Schulungsvideos besteht. Es ist schlichtweg unmöglich, alle im Video besprochenen Konzepte zu erfassen, zu indexieren und von einer herkömmlichen Suchmaschine allein anhand manueller Metadaten auffindbar zu machen. Das bedeutet, dass alles, was nicht in diesen Tags erfasst ist, praktisch verloren geht.

Selbst wenn die herkömmliche Suche eine relevante Aufzeichnung findet, hilft sie Mitarbeitern nicht, genau den benötigten Moment zu finden. Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich durch die Zeitleiste eines zweistündigen Schulungsvideos wühlen, um die fünf Minuten zum gewünschten Thema zu finden – schnell wird klar, wie frustrierend (und ineffizient) das sein kann.

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3. Videos sicher teilen – „Das YouTube-Problem“

Videodateien sind groß. Viele Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Videos aufnehmen, stellen fest, dass das einfache Speichern dieser großen Dateien auf dem Desktop (ein gängiges Ergebnis vieler Video- und Bildschirmaufnahmelösungen) schnell zu einem Speicherkapazitätsproblem führt.

Videodateien werden fast immer erstellt, um geteilt zu werden. Die meisten Angestellten, die Videos für die Arbeit aufnehmen, suchen nach einer Möglichkeit, diese sofort nach Fertigstellung mit Kollegen zu teilen.

Ob es nun um Speicherung, Weitergabe oder beides geht: Mitarbeiter, die nicht angeleitet werden, laden ihre Videos dort hoch, wo es ihnen am bequemsten erscheint. Und das ist fast nie die beste Option.

In vielen Fällen laden Mitarbeiter Dateien auf ein vorhandenes, gemeinsam genutztes Firmenlaufwerk oder ins lokale Netzwerk (LAN) hoch. Diese Plattformen sind jedoch selten für Videos optimiert. Sie sind nicht für die Unterstützung großer Videodateien ausgelegt, streamen Videos nicht flüssig auf Laptops, Tablets und Smartphones und ermöglichen keine Suche im Videoinhalt.

In anderen Fällen – insbesondere wenn die Dateien zu groß für interne Dateifreigabedienste sind – greifen Mitarbeiter auf die ihnen bereits bekannten öffentlichen Freigabedienste zurück. Manchmal ist es YouTube, manchmal Dropbox, manchmal einer der Dutzenden (wenn nicht Hunderte) anderer öffentlicher Speicherdienste. Das Problem bleibt dasselbe — Ihre internen, möglicherweise vertraulichen Organisationsinformationen befinden sich nun außerhalb Ihrer Mauern wo Konkurrenten, Presse, Investoren oder irgendjemand anderes es finden könnte.

4. Formatinkompatibilität – „Das Flash-Problem“

Wir möchten zwar glauben, dass neue Technologien immer mit alten kompatibel sein müssen, wissen aber, dass dies nicht stimmt – Apple beispielsweise unterstützt bekanntermaßen kein Flash-Video auf seinen iPhones oder iPads. Dies stellt wiederum Unternehmen mit einem Archiv an Flash-codierten Videos vor ein echtes Problem: Wie können Sie diese den wahrscheinlich 50 % oder mehr Ihrer Mitarbeiter zugänglich machen, die ein Apple-Gerät besitzen?

Dass das iPhone Flash nicht unterstützt, ist natürlich nur die Spitze des Eisbergs.

Die Vielfalt der verfügbaren und genutzten Tablets und Smartphones sowie ihrer jeweiligen Aufnahme- und Wiedergabefunktionen ist enorm – und hat das Potenzial, mit jedem neuen Gerät weiter zu wachsen.

Das Problem beschränkt sich auch nicht auf Mobilgeräte – viele im Unternehmensumfeld gängige Videoformate lassen sich ohne einen speziellen Player nicht abspielen. Standardmäßig mit WebEx codierte Aufnahmen, viele Bildschirmaufnahmen und andere Spezialvideos können selbst auf einem herkömmlichen PC nicht wiedergegeben werden, geschweige denn auf einem iPhone oder Android-Tablet.

Ihre Mitarbeiter werden jedes beliebige Gerät nutzen, um Ihre Unternehmensvideos aufzuzeichnen und anzusehen. Im Unternehmen ist es jetzt an der Zeit, sicherzustellen, dass all diese Geräte reibungslos zusammenarbeiten – und dass Mitarbeiter nicht aufgrund von Dateikompatibilitätsproblemen von wichtigen Schulungs- oder Kommunikationsvideos ausgeschlossen werden.

Videospeicher- und -freigabelösungen für Unternehmen

Keines dieser Probleme ist unüberwindbar.

Ihre Organisation könnte die maximale Dateigröße erhöhen und Videodateien manuell kodieren, damit sie unter diese Grenze passen.

Sie könnten in Videosuchtechnologien wie optische Zeichenerkennung und Spracherkennung investieren und ein Skript in Ihr internes Content-Management-System einbauen, um diese Tools bei der Indexierung von Videoinhalten zu nutzen.

Sie könnten Firewalls einrichten, um den Zugriff auf Seiten wie YouTube und Dropbox zu verhindern.

Man könnte sogar Skripte erstellen, die eine Reihe bestehender Videodateiformate entgegennehmen und diese in mobile Formate konvertieren.

Doch für die meisten Organisationen ist die Realität, dass die anfänglichen Kosten, der Zeitaufwand und die laufende Entwicklung und Wartung, die für die reaktive Integration von Video erforderlich sind, einfach zu hoch sind – insbesondere im Zeitalter schlanker IT-Organisationen.

In den letzten Jahren hat sich jedoch eine neue Art von Unternehmenssoftware entwickelt, die diese und weitere Herausforderungen im Zusammenhang mit Unternehmensvideos adressiert. Der Markt nennt sie Video Content Management Platform (Video-CMS) – im allgemeinen Sprachgebrauch wird sie jedoch auch einfach als sichere Videobibliothek bezeichnet.

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Ein Video-CMS ist ein Content-Repository, das speziell für die Bedürfnisse von Videos entwickelt wurde. Ob in der Cloud oder auf einem Server hinter Ihrer Firewall installiert – ein Video-CMS kann Ihnen bei der Lösung von Problemen im Bereich Unternehmensvideos helfen, indem es:

• Unterstützung massiver einzelner Videodateien im Gigabyte-Bereich und noch größerer Videobibliotheken im Terabyte-Bereich.
• Die Suchfunktion wird aktiviert, die den tatsächlichen Inhalt Ihrer Videos indexiert – jedes gesprochene Wort und jedes Wort, das auf dem Bildschirm erscheint (selbstverständlich zusammen mit den herkömmlichen Video-Metadaten).
• Unabhängig vom Dateityp (Container und Codec) Ihrer Videos oder dem Zielgerät bietet es eine universelle Möglichkeit, bestehende Videos in mobilfreundliche Formate zu konvertieren – und so Videos für jedes Gerät zu standardisieren.
• Ermöglicht das Streamen von Videos auf Mobilgeräte, unabhängig davon, wie viel Festplattenspeicher auf Ihrem Gerät verfügbar ist und welche Verbindungsgeschwindigkeit Sie verwenden.
• Und da sich Videodateiformate weiterentwickeln, veröffentlichen Video-CMS einfach Updates, um die neuen Formate zu unterstützen, sodass Sie sich darüber keine Gedanken machen müssen.