Haben Sie es schon gehört? Video am Arbeitsplatz ist auf dem Vormarsch.

Kein heimliches Sportstreaming, kein Teilen der neuesten viralen Sensation, kein Durchklicken auf den neuesten YouTube-Hit - echte, wertvolle Geschäftsvideos mit echtem, wertvollem Geschäfts-ROI.

In Unternehmen auf der ganzen Welt hat sich Video zu einem unverzichtbaren Instrument entwickelt, um das Lernen und die Entwicklung von Mitarbeitern zu fördern und gleichzeitig die Schulungskosten zu senken, die Kommunikation mit Führungskräften und Personalverantwortlichen zu verbessern, soziales Lernen und kollaborative Innovation zu ermöglichen und zu fördern, das Onboarding und die Vertriebsunterstützung zu standardisieren und zu skalieren und vieles mehr - zusätzlich zu den bestehenden traditionellen Geschäftsanwendungen in Marketing, Vertrieb und Kundenservice.

Doch trotz der Möglichkeiten, die sich daraus ergeben - und trotz der weiten Verbreitung - haben noch zu wenige Unternehmen Maßnahmen ergriffen, um Video in ihren IT-Ökosystemen zu unterstützen.

Heute berichtet Forrester, dass nur die Hälfte der großen Unternehmen eine Unternehmenslösung für Video implementiert hat. Noch besorgniserregender sind die Daten für kleinere und mittelgroße Unternehmen, von denen nur 2 von 5 die besonderen Herausforderungen von Video bewältigt haben.

Zu viele Unternehmen begnügen sich damit, Video wie jeden anderen Inhalt zu behandeln - und den Mitarbeitern zu erlauben, es so zu nutzen, wie es ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Im Prinzip ist dies ein Ansatz, der Flexibilität und technische Entwicklung zulässt - in der Praxis führt das Fehlen eines umfassenden Plans für die Nutzung von Video durch die Mitarbeiter jedoch in der Regel zu vier schwerwiegenden Problemen:

1. Maximale Dateigröße - "Das SharePoint-Problem"

Selbst kurze Videos von Webcams und Smartphones überschreiten schnell die maximale Dateigröße des am weitesten verbreiteten Content-Management-Systems für Unternehmen.

Ein 60 Sekunden langes Video, das mit einem iPhone 5s aufgenommen wurde, ergibt eine Datei von 80 MB. Das gleiche Video, das mit einem iPhone 4 aufgenommen wurde, ist mit 150 MB sogar noch größer. Beide überschreiten bereits die standardmäßige maximale Dateigröße von 50 MB für SharePoint.

Natürlich kann Ihr Unternehmen die maximale Dateigröße in SharePoint erhöhen, aber nur auf 2 GB. Selbst das reicht nur für ein 25-minütiges Video vom iPhone 5s - nicht annähernd genug für eine 30- bis 60-minütige Schulungssitzung, die Ankündigung eines vierteljährlichen Updates, eine technische Prozessdemo oder die meisten anderen üblichen Anwendungsfälle für Unternehmensvideos.

Dieses Problem besteht nicht nur bei SharePoint. Das gleiche Problem gilt für die LMS, die viele Organisationen verwenden.

Cornerstone hat eine maximale Größe von 100 MB pro Datei. Docebo ist auf 128 MB begrenzt. Moodle kann 200 MB zulassen, aber je nach Dateityp kann die Grenze auch deutlich niedriger liegen.

2. Die Suche in Videos - "Das Google-Problem"

Video ist die eine Art von Unternehmensdaten, die nicht einmal Google indizieren und durchsuchen kann. Sicher, Google und viele Unternehmenssysteme können die zusätzlichen Daten durchsuchen, die Sie manuell zu einer Videodatei hinzufügen - Titel, Beschreibungen, Ersteller, Tags und Kommentare -, aber sie sind nicht in der Lage, sich die tatsächlicher Inhalt des Videos.

Dieses Problem verschärft sich in Unternehmen, in denen Videos in der Regel zwischen 30 und 60 Minuten lang sind und ein großer Teil der Videobibliothek eines Unternehmens aus 2- und 4-stündigen Schulungssitzungen besteht. Es gibt einfach keine Möglichkeit, alle in diesem Video besprochenen Konzepte zu erfassen, zu indizieren und durch eine normale Suchmaschine zu finden, die nur auf manuelle Metadaten zurückgreift. Das bedeutet, dass alles, was nicht in diesen Tags vermerkt ist, praktisch verloren ist.

Und selbst wenn die herkömmliche Suche eine relevante Aufzeichnung findet, kann sie den Mitarbeitern nicht helfen, genau den Moment zu finden, den sie brauchen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich durch die Zeitleiste eines zweistündigen Schulungsvideos wühlen, um die 5 Minuten zu finden, in denen ein bestimmtes Thema behandelt wird, und Sie werden schnell erkennen, wie frustrierend (und ineffizient) dies sein kann.

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3. Sichere Freigabe von Videos - "Das YouTube-Problem"

Videodateien sind groß. Viele Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Videos aufzeichnen, stellen fest, dass das einfache Speichern dieser großen Dateien auf ihrem Desktop (ein übliches Endergebnis für viele Video- und Bildschirmaufzeichnungslösungen) schnell zu einem Problem mit der Speicherkapazität führt.

Videodateien werden auch fast immer erstellt, um weitergegeben zu werden. Die meisten Mitarbeiter, die Videos für die Arbeit aufnehmen, suchen nach einer Möglichkeit, sie mit Kollegen zu teilen, sobald sie fertig sind.

Unabhängig davon, ob das Ziel die Speicherung, die gemeinsame Nutzung oder beides ist, werden Mitarbeiter ohne Anleitung ihre Videos dort hochladen, wo es am bequemsten ist. Und wo sie dies tun, ist fast nie die beste Option.

In vielen Fällen entscheiden sich die Mitarbeiter dafür, eine Datei auf ein bestehendes gemeinsames Firmenlaufwerk oder ein Netzwerk-LAN hochzuladen. Diese Sites sind jedoch nur selten für Videos optimiert. Sie sind nicht darauf ausgelegt, große Videodateien zu unterstützen, sie streamen Videos nicht effektiv auf Laptops, Tablets und Smartphones und sie erlauben keine Suche nach Videoinhalten.

In anderen Fällen - vor allem, wenn die Dateien zu groß für interne Dateifreigabe-Websites sind - greifen die Mitarbeiter auf die öffentlichen Freigabe-Websites zurück, die sie bereits kennen. Manchmal ist es YouTube. Manchmal Dropbox. Manchmal ist es eine der dutzenden (wenn nicht hunderten) anderen öffentlichen Speicher-Sites. Das Problem bleibt dasselbe - Ihre internen, potenziell vertraulichen Unternehmensinformationen befinden sich jetzt außerhalb Ihrer Mauern. wo Konkurrenten, Presse, Investoren oder andere Personen sie finden können.

4. Formatinkompatibilität - "Das Flash-Problem"

Wir glauben zwar gerne, dass neue Technologien immer mit alten kompatibel sein müssen, aber wir wissen, dass das nicht stimmt - Apple, um nur ein Beispiel zu nennen, unterstützt bekanntermaßen keine Flash-Videos auf seinen iPhones oder iPads. Das wiederum stellt ein echtes Problem für Unternehmen dar, die über ein Archiv mit Flash-codierten Videos verfügen - wie können Sie diese für die wahrscheinlich 50 % oder mehr Ihrer Mitarbeiter zugänglich machen, die ein Apple-Gerät besitzen?

Natürlich kratzt die fehlende Flash-Unterstützung des iPhone nur an der Oberfläche des Problems.

Die Matrix der verfügbaren und in Gebrauch befindlichen Tablets und Smartphones und ihrer jeweiligen Aufnahme- und Anzeigefunktionen ist riesig - und hat das Potenzial, mit jedem neuen Gerät zu wachsen.

Das Problem ist auch nicht auf mobile Geräte beschränkt - viele Arten von Videos, die in Unternehmen üblich sind, können ohne einen proprietären Player nicht angesehen werden. Standardmäßig mit WebEx kodierte Aufzeichnungen, viele Arten von Bildschirmaufzeichnungen und andere spezielle Videos können nicht einmal auf einem Standard-PC wiedergegeben werden, geschweige denn auf einem iPhone oder Android-Tablet.

Ihre Mitarbeiter werden jedes beliebige Gerät verwenden, um Ihre Geschäftsvideos aufzuzeichnen und anzusehen. Im Unternehmen ist es nun an der Zeit, dafür zu sorgen, dass all diese Geräte miteinander harmonieren - und dass Mitarbeiter nicht aufgrund von Kompatibilitätsproblemen mit Dateien von wichtigen Schulungs- oder Kommunikationsvideos ausgesperrt werden.

Lösungen zur Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Unternehmensvideos

Keines dieser Probleme ist unüberwindbar.

Ihr Unternehmen könnte die maximale Dateigröße heraufsetzen und Videodateien manuell kodieren, damit sie unter diese Grenze fallen.

Sie könnten in Videosuchtechnologien wie optische Zeichenerkennung und Sprache-zu-Text investieren und ein Skript in Ihr internes Content-Management-System einbauen, um diese Tools bei der Indizierung von Videoinhalten zu verwenden.

Sie könnten Firewalls einrichten, um den Zugriff auf Websites wie YouTube und DropBox zu verhindern.

Sie könnten sogar Skripte erstellen, die eine Reihe von vorhandenen Videodateiformaten in für Mobiltelefone geeignete Formate umwandeln.

Doch für die meisten Unternehmen sind die Vorlaufkosten, der Zeitaufwand und die laufenden Entwicklungs- und Wartungsarbeiten, die für die reaktive Integration von Video erforderlich sind, einfach zu hoch - vor allem im Zeitalter der schlanken IT-Organisationen.

In den letzten Jahren hat sich jedoch eine neue Art von Unternehmenssoftware herausgebildet, die diese und andere Herausforderungen im Zusammenhang mit Unternehmensvideos angeht. Auf dem Markt wird sie als Video Content Management Plattform (Video CMS) bezeichnet - obwohl sie ebenso häufig als sichere Videobibliothek bezeichnet wird.

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Ein Video-CMS ist ein Content-Repository, das speziell für die Anforderungen von Videos entwickelt wurde. Ein Video-CMS, das entweder in der Cloud oder auf einem Server hinter Ihrer Firewall installiert ist, kann Ihnen helfen, die Probleme von Unternehmensvideos zu lösen, indem:

• Unterstützung von massiven einzelnen Videodateien mit mehreren GB und noch massiveren Videobibliotheken mit mehreren TB
• Ermöglichung einer Suche, die den tatsächlichen Inhalt Ihrer Videos indiziert - jedes gesprochene Wort und jedes Wort, das auf dem Bildschirm erscheint (natürlich zusammen mit den herkömmlichen Video-Metadaten)
• Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Dateityp (Container und Codec) Ihre Videos vorliegen oder für welches Gerät Sie die Videos bereitstellen. Es bietet eine universelle Möglichkeit, vorhandene Videos in mobilfreundliche Formate zu übersetzen - um Videos für jedes Gerät zu standardisieren
• Ermöglicht das Streamen von Videos auf mobile Geräte, unabhängig von der Größe des Festplattenspeichers auf dem Gerät und der verwendeten Verbindungsgeschwindigkeit
• Und wenn sich Videodateiformate weiterentwickeln, veröffentlichen Video-CMS einfach Updates zur Unterstützung der neuen Formate, so dass Sie sich nicht darum kümmern müssen.