El recurso más potente de su kit de herramientas de L&D ya está en su organización: su gente. ¿Sabía que el 42% del valioso conocimiento de la empresa es exclusivo de cada empleado?

Este conocimiento puede ser cualquier cosa, desde cómo operar una máquina específica o en una fábrica o la solución de problemas de un sistema POS en una tienda al por menor. Aunque estos datos individuales puedan parecer insignificantes, el impacto negativo de no disponer de un proceso sencillo para compartirlos o incluso de perderlos con el tiempo es considerable. Las repercusiones incluyen la frustración de los empleados, la disminución de la productividad y el aumento de la confusión y la falta de comunicación.

Su empresa no puede permitirse un cuello de botella en el intercambio de conocimientos. Para seguir siendo competitivos cuando los recursos son escasos, los líderes de L&D deben ayudar a arraigar el intercambio de conocimientos en la cultura de la empresa, desde la mejora y el intercambio de competencias hasta el aprendizaje entre pares y más. 

El intercambio de conocimientos es un componente vital del éxito de la formación y el desarrollo en cualquier entorno empresarial. Desempeña un papel fundamental a la hora de fomentar la innovación, promover la colaboración e impulsar el crecimiento general de la organización. 

Al compartir conocimientos, los empleados pueden sacar partido de los conocimientos, experiencias y puntos de vista de los demás, lo que permite resolver problemas con rapidez y aumentar la productividad. Además, el intercambio de conocimientos fomenta una cultura de aprendizaje dentro de la organización, lo que conduce a la mejora continua y la adaptabilidad en un panorama empresarial en rápida evolución.

En esta guía, descubrirá las tendencias del sector, casos prácticos y las estrategias esenciales que necesita para alcanzar la excelencia en el intercambio de conocimientos mediante el uso del vídeo. 

Empecemos.

Cubriremos...

• El poder del intercambio interno de conocimientos
  • 3 Ventajas de compartir conocimientos
• 4 estrategias para mejorar el intercambio de conocimientos en su organización

1. 1. Domine las destrezas a la carta con el aprendizaje justo a tiempo
   2. Aumente y amplíe sus competencias con facilidad
   3. Aumente fácilmente el aprendizaje entre iguales
   4. Escala de conocimientos de expertos en la materia

• BONUS: Su lista de comprobación descargable para desbloquear el conocimiento interno con vídeo

 

3 beneficios del intercambio de conocimientos para los líderes de L&D

Imagínatelo: estás delante del ordenador, intentando desesperadamente solucionar un fallo técnico que tiene a todo el mundo rascándose la cabeza. A medida que aumenta la frustración, de repente recuerdas una información que te ha dado un colega en una conversación informal. Con un rayo de esperanza, lo compartes con el equipo y, de repente, el problema se resuelve. Ese, amigo mío, es el poder del intercambio de conocimientos. En esta sección, exploraremos tres asombrosos beneficios que conlleva y que te harán decir: "¿Por qué no hemos estado haciendo esto todo el tiempo?".

1. Una cultura de la innovación

Cuando los empleados intercambian abiertamente sus conocimientos e ideas, se despierta la creatividad y se fomenta la generación de nuevos conceptos y soluciones. Al aprovechar las diversas perspectivas y habilidades de los trabajadores, las empresas pueden descubrir estrategias, productos y procesos innovadores que les den una ventaja competitiva. El intercambio de conocimientos también ayuda a evitar esfuerzos redundantes y la reinvención de la rueda, ya que los individuos pueden aprender de los éxitos y fracasos del pasado, lo que conduce a resultados más eficientes y eficaces.

2. Mayor colaboración en equipo 

En el mundo interconectado de hoy en día, ninguna empresa, ni siquiera ningún equipo dentro de una empresa, funciona de forma aislada. Al fomentar un entorno en el que el conocimiento se comparte libremente, las empresas pueden acabar con los compartimentos estancos y promover la colaboración interfuncional. Cuando los empleados tienen acceso a una amplia gama de conocimientos e información, pueden colaborar más eficazmente, aprovechando los puntos fuertes de los demás y construyendo sobre los conocimientos existentes. Esta colaboración permite tomar mejores decisiones, agilizar los procesos y mejorar la capacidad de resolución de problemas, contribuyendo en última instancia al éxito general de la organización.

3. 3. Crecimiento organizativo 

Cuando los empleados comparten sus conocimientos y experiencia, contribuyen a la inteligencia colectiva de la organización. Este conocimiento acumulado constituye un valioso activo organizativo que puede aprovecharse para afrontar retos, aprovechar oportunidades y adaptarse a las cambiantes condiciones del mercado. Además, el intercambio de conocimientos facilita el desarrollo de las habilidades y competencias de los empleados, capacitándoles para asumir nuevas responsabilidades y contribuir a la trayectoria de crecimiento de la organización. Al cultivar una cultura de intercambio de conocimientos, las empresas pueden crear una organización de aprendizaje dinámico que evoluciona continuamente y se mantiene a la vanguardia en un panorama empresarial altamente competitivo.

 

4 estrategias para mejorar el intercambio de conocimientos en su organización

 

1. Domine habilidades a la carta con el aprendizaje justo a tiempo

El aprendizaje "justo a tiempo" se refiere a un enfoque del aprendizaje centrado en la adquisición de conocimientos y destrezas precisamente cuando se necesitan para realizar una tarea específica o afrontar un reto concreto.

Por ejemplo, en un comercio minorista, el aprendizaje "justo a tiempo" podría implicar que un empleado accediera rápidamente a una aplicación móvil con módulos de formación de tamaño reducido sobre cómo gestionar las quejas de los clientes, lo que le proporcionaría orientación y estrategias inmediatas para hacer frente a una situación difícil. Y con la posibilidad de buscar en la videoteca, el empleado puede encontrar exactamente lo que busca con facilidad. Este enfoque de aprendizaje a la carta permite al empleado aplicar inmediatamente los conocimientos recién adquiridos, garantizando una experiencia positiva del cliente y fomentando su crecimiento profesional.

El aprendizaje justo a tiempo, que suele impartirse en formato de microaprendizaje, ayuda a los empleados a mantenerse al día de la información y las tendencias más recientes en su campo. En comparación con la forma tradicional de impartir formación, el aprendizaje justo a tiempo ofrece más flexibilidad a los alumnos, permitiéndoles acceder rápida y fácilmente a la información que necesitan para hacer bien su trabajo.

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5 pasos para crear contenidos de aprendizaje justo a tiempo mediante vídeo

Cuando se trata de fomentar el aprendizaje "justo a tiempo" en una organización, el vídeo se lleva la corona como el medio más eficaz. Con sus elementos visuales y auditivos, el vídeo puede transmitir información en un formato conciso, atractivo y fácil de digerir. 

Los empleados pueden acceder a breves tutoriales en vídeo o a módulos de microaprendizaje bajo demanda, lo que les permite adquirir rápidamente los conocimientos específicos que necesitan en el momento preciso en que los necesitan. El aprendizaje "justo a tiempo" es el mejor para la resolución de problemas prácticos: ya se trate de demostrar un nuevo procedimiento de seguridad, mostrar una característica de un producto o proporcionar instrucciones paso a paso, el vídeo capta la atención, mejora la retención y facilita la aplicación inmediata de los conocimientos.

Puede implementar contenidos de aprendizaje justo a tiempo utilizando vídeo en sólo cinco sencillos pasos.

Paso 1: Identificar las necesidades específicas de aprendizaje 

Empiece por conocer las lagunas de conocimientos y las necesidades de aprendizaje específicas de sus empleados. Este análisis ayudará a identificar las áreas específicas en las que la entrega puntual de información -como actualizaciones de nuevos productos, técnicas de atención al cliente o procedimientos de seguridad- puede aportar los beneficios más significativos.

Paso 2: Planificar y estructurar el contenido 

Una vez identificadas las necesidades de aprendizaje, descomponga la información en módulos del tamaño de un bocado, fáciles de digerir y que los empleados puedan consumir rápidamente. Considere el uso de vídeos para transmitir el contenido, ya que son atractivos y pueden transmitir eficazmente conceptos complejos o demostraciones visuales de forma concisa.

Paso 3: Crear contenidos de vídeo atractivos 

Desarrolle vídeos cortos que cubran la información esencial relacionada con las necesidades de aprendizaje identificadas. Utilice elementos visuales claros, animaciones y demostraciones para que el contenido resulte más atractivo y fácil de recordar. 

Paso 4: Garantizar la accesibilidad y disponibilidad 

Asegúrese de que los empleados puedan acceder fácilmente a los vídeos de aprendizaje just-in-time cuando los necesiten, ya sea a través de un sistema de gestión del aprendizaje o de una videoteca interna como Panopto. Proporcione instrucciones claras sobre cómo acceder y navegar por el repositorio de contenidos de vídeo. Además, un VMS subtitula e indexa automáticamente todo el contenido, lo que facilita encontrar exactamente lo que se busca. 

Paso 5: Facilitar el aprendizaje interactivo y el apoyo 

Para aumentar la eficacia del aprendizaje justo a tiempo, ofrezca oportunidades de interacción y apoyo. Anime a los empleados a comentar, hacer preguntas o pedir aclaraciones sobre el contenido que están viendo. Este diálogo dentro de los vídeos de formación fomenta una comunidad de aprendizaje en la que los empleados pueden compartir sus experiencias y buenas prácticas relacionadas con el contenido del vídeo.

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Aumente y amplíe sus competencias con facilidad

Una de las mejores formas de formar a los trabajadores de su empresa y fomentar el intercambio de conocimientos dentro de la organización es invertir en el aprendizaje continuo a través de la mejora de las cualificaciones y las competencias transversales de los empleados. Al invertir en estas estrategias de desarrollo, las empresas permiten a sus empleados adquirir nuevas competencias y ampliar sus áreas de especialización. Ofrecer a los miembros de su equipo oportunidades de formación cruzada y ampliar sus conocimientos les ayudará a sentirse más cómodos en sus puestos y aumentará las tasas de retención de empleados. 

Aunque tiene la oportunidad de pagar por formación externa o planes de estudios para mejorar y cruzar conocimientos, es mucho más eficaz aprovechar sus propios equipos. De este modo, se ahorran costes y tiempo, y se puede ser más deliberado sobre el contenido específico del programa para que se ajuste a las necesidades de la empresa. 

Por ejemplo, en un programa de competencias cruzadas destinado a mejorar la colaboración entre los equipos de marketing y ventas, los empleados pueden adquirir valiosos conocimientos de ambas disciplinas. Los profesionales de marketing comparten estrategias de campaña y análisis de audiencias con el equipo de ventas, mientras que los representantes de ventas proporcionan al equipo de marketing información en tiempo real sobre las interacciones con los clientes y las tendencias del mercado. Este esfuerzo de capacitación cruzada facilita el intercambio de conocimientos, fomentando una cultura de colaboración, mejorando el rendimiento de las ventas y optimizando los esfuerzos de marketing.

Utilizando el vídeo como medio, los empleados pueden acceder a contenidos de formación específicos bajo demanda, lo que les permite adquirir nuevas competencias y ampliar sus conocimientos de forma cómoda y eficaz. Los programas de perfeccionamiento y formación cruzada basados en vídeo ofrecen a los empleados demostraciones visuales, instrucciones paso a paso y ejemplos de la vida real, lo que hace que el proceso de aprendizaje resulte atractivo y memorable. Esto anima a los empleados a compartir sus conocimientos recién adquiridos con sus compañeros, fomentando una cultura de intercambio de conocimientos y colaboración.

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¿Qué significan las cualificaciones superiores y las transversales?

Perfeccionamiento es el proceso de refuerzo de las competencias existentes o de aprendizaje de competencias complementarias, a menudo para cerrar una brecha de talento en la organización. Por ejemplo, el director de una tienda puede compartir sus conocimientos de atención al cliente con un nuevo empleado, que dispondrá así de las herramientas necesarias para ascender dentro de la tienda.

Competencias cruzadas (también conocida como formación cruzada) es el proceso de desarrollar nuevas habilidades que se aplican a distintas funciones. Por ejemplo, un diseñador de experiencia de usuario puede aprender los fundamentos del desarrollo de software del equipo de ingeniería para mejorar la colaboración y la productividad interfuncionales.

Cómo mejorar la cualificación de sus empleados

1. Evalúe las competencias que posee ahora su equipo y las que puede necesitar en el futuro. 

Recurra a los miembros de su equipo a la hora de elaborar su programa de formación para la mejora de las competencias y las competencias transversales. Dado que su equipo está familiarizado con sus funciones y con la organización en su conjunto, comience el proceso estudiando y conociendo las competencias de los empleados y las áreas en las que pueden crecer. 

1. Establezca objetivos de mejora de las cualificaciones. 

¿Por qué está llevando a cabo una formación de mejora de las cualificaciones y de competencias transversales? ¿Desea ampliar las oportunidades y responsabilidades de los empleados? ¿Hay puestos de liderazgo disponibles? ¿Ayudará la formación a colmar lagunas entre departamentos? Establezca objetivos de formación para todos los colaboradores individuales, así como para los equipos más grandes y la organización en su conjunto. 

1. Determine qué formato de aprendizaje es el más adecuado para usted. 

¿Dispone ya de algunos elementos del programa de formación? Para algunos, se utilizan programas de formación en directo o en persona. Para otros, el aprendizaje asíncrono basado en vídeo ofrece flexibilidad y escalabilidad en todo el programa de formación. Depende de usted y de su equipo revisar todas las opciones y decidir el mejor enfoque. 

1. Identifique quién en la organización puede ayudar a formar a los demás. 

Evalúe el conjunto de competencias y conocimientos de los empleados de los distintos departamentos y equipos, y busque personas que hayan demostrado competencia o conocimientos en áreas específicas para que ayuden a mejorar las competencias de los demás. 

1. Diseñar el programa de perfeccionamiento o de competencias cruzadas. 

Una vez que tenga una idea de cómo desea poner en práctica la formación de mejora y la formación cruzada, el siguiente paso es crear la formación. Tome todos los elementos que ha recopilado hasta este punto para desarrollar un programa de formación con su equipo y sus objetivos en mente. Una forma eficaz de hacerlo es crear el programa internamente, por ejemplo, creando vídeos de formación por parte de los jefes de departamento.

1. Supervise los progresos y adapte las oportunidades a los nuevos empleados cualificados. 

La formación de perfeccionamiento y la capacitación cruzada tienen éxito cuando los empleados tienen la oportunidad de ampliar sus responsabilidades. Un sistema de gestión de vídeo como Panopto proporciona análisis que muestran fácilmente los progresos realizados por cada persona. Una vez completada e implementada la formación, la asignación de los empleados a puestos que incluyan estas nuevas habilidades muestra el compromiso de una organización con la mejora de las cualificaciones y la formación cruzada para ofrecer mayores oportunidades a los empleados.

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2. Aumentar fácilmente el aprendizaje entre iguales

El aprendizaje entre iguales es un enfoque de rápido crecimiento en el sector de la formación y el desarrollo, en el que los empleados enseñan y aprenden unos de otros. El aprendizaje entre iguales no solo mejora el compromiso y la retención, sino que también fomenta conexiones más fuertes entre los empleados, lo que conduce a una mayor productividad, un mejor trabajo en equipo y un entorno más cómodo para hacer preguntas y recibir comentarios.

Formar a nuevos empleados y responder a las preguntas de los existentes es sencillo cuando se capturan y centralizan en vídeo los conocimientos de expertos en la materia. Con un sistema de gestión de vídeo como Panopto, la búsqueda interna de vídeos y la facilidad de grabación hacen que sus empleados no necesiten ser expertos en tecnología para realizar vídeos eficaces de formación e intercambio de conocimientos. Esto evita la pérdida de valiosos conocimientos institucionales y permite a los recién llegados acceder a vídeos y recursos que muestran la experiencia de los empleados experimentados. Por ejemplo, si un vendedor veterano se marcha, su sustituto puede acceder inmediatamente a vídeos en los que transmita mensajes de venta persuasivos o haga demostraciones de productos, lo que permite una transferencia fluida de habilidades y técnicas.

Para garantizar la retención de los conocimientos internos, las organizaciones pueden crear un centro de aprendizaje en línea o una base de conocimientos utilizando una videoteca interna como Panopto. La incorporación de contenidos de vídeo y tecnología en este enfoque es especialmente eficaz para los empleados de la generación del milenio y la generación Z, que prosperan en entornos digitales. Esto proporciona un repositorio seguro y de fácil acceso para almacenar información crítica, incluyendo políticas legales, plazos de proyectos, revisiones de rendimiento, directrices de servicio al cliente y mucho más. La comodidad y la facilidad de búsqueda de una videoteca interna facilita a los empleados la navegación y la recuperación de conocimientos clave, fomentando aún más el intercambio de conocimientos y preservando la valiosa experiencia dentro de la organización. 

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5 formas de fomentar el aprendizaje social con vídeo

• Fomentar la relación con los empleados mediante vídeos de presentación

Los vídeos de presentación de empleados son una forma estupenda de ayudar a los recién contratados a sentirse parte del equipo compartiendo su mejor cara con sus nuevos compañeros. También les ayuda a conocer al resto de la empresa, identificar a los expertos en la materia y comprender quién es responsable de qué funciones. Las presentaciones personalizadas en vídeo ayudan a los equipos distribuidos a establecer relaciones y compenetración.

• Demostrar las funciones específicas del puesto y cómo hacerlo

Además de los procesos formales de incorporación, los directivos dedican mucho tiempo a responder a las necesidades y preguntas de cada nuevo empleado. El vídeo permite a los equipos compartir conocimientos entre iguales sin la interrupción de las constantes interacciones en tiempo real. Ya sea en una oficina en casa, sobre el terreno o en movimiento, una rápida grabación de vídeo crea un módulo de aprendizaje informal que los nuevos empleados pueden aprovechar a medida que se incorporan.

• Juego de rol con vídeo

Interactuar con clientes y clientes potenciales es una función esencial en una empresa. Sin embargo, la mayoría de las veces, los guiones y manuales no captan los matices esenciales para una buena comunicación. El vídeo transmite el estilo, el tono y la entrega. Simplemente grabar a un empleado estrella en acción puede ayudar a los nuevos empleados a descubrir estrategias de comunicación que les ayuden a tener éxito. 

• Capturar los conocimientos compartidos en las reuniones

Algunos de los aprendizajes internos más comunes y eficaces se producen incidentalmente, en las reuniones cotidianas. Desde el inicio de un proyecto y las retrospectivas hasta las revisiones de los cuadros de mando, la información compartida en las reuniones puede ser una referencia muy valiosa para que los nuevos empleados comprendan cómo aborda su trabajo una persona o un equipo, lo que fomenta la comprensión y la alineación en toda la organización.

• Proporcionar herramientas sencillas para compartir rápidamente los conocimientos

Es probable que sus ejecutivos y empleados no dispongan de ancho de banda para crear documentación detallada sobre sus numerosas responsabilidades. Reduzca la fricción del intercambio de conocimientos adoptando herramientas como Panopto, que los empleados pueden utilizar de forma rápida y sencilla para grabar y compartir vídeos de aprendizaje social.

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3. Escala de conocimientos de expertos en la materia

En la mayoría de las empresas hay alguien que puede responder a las preguntas más oscuras sobre un tema, sistema o protocolo concreto. Esa persona puede ser un compañero de trabajo o, más probablemente, un experto interno en la materia (SME). Las PYMES tienen profundos conocimientos y experiencia en procesos, funciones o tecnologías específicas. Pueden aclarar esos temas con la confianza que dan años de experiencia.

Contar con una PYME en el equipo tiene un valor incalculable para muchos aspectos de una organización, especialmente a la hora de crear contenidos de aprendizaje, pero no todas las PYME son profesoras por naturaleza, ni suelen tener tiempo para desarrollar y mantener programas de formación. Utilizar el vídeo como ayuda para el aprendizaje electrónico y otros proyectos de formación puede ayudar a maximizar el valor de su PYME.

Hacer que las PYME graben un breve vídeo de formación les evita la necesidad de presentarse continuamente ante los empleados para enseñar, lo que les ahorra tiempo en su trabajo diario. El vídeo también permite a la PYME transmitir su mensaje en un entorno controlado y le deja más tiempo para otras tareas. 

Las pymes suelen tener trabajos a tiempo completo fuera de la formación. Colaborar con los equipos de I+D puede suponer un trabajo adicional a sus obligaciones diarias. Las PYMES tienen una perspectiva única y valiosa que ofrecer, por lo que es crucial que se les dé el tiempo y las herramientas que necesitan para aportar su experiencia. Utilizar el vídeo como ayuda para el aprendizaje electrónico es una forma excelente de garantizar que el proceso sea fácil para todos los implicados. Con herramientas de vídeo fáciles de usar como Panopto, las PYME pueden crear grabaciones rápidas y sencillas, aunque tengan una experiencia tecnológica limitada.

💡 Leer cómo ROCKWOOL conservó años de experiencia grabando pymes con Panopto.

 

Liberar el poder del vídeo: Inspirar a expertos en la materia para que compartan conocimientos en las organizaciones

1. Identificar a los PYME y sus temas de contenido preferidos: Identifique a los empleados que poseen valiosos conocimientos y experiencia en áreas específicas relevantes para las metas y objetivos de la organización.
2. Utilizar un sistema de gestión de vídeo (VMS). Las PYME no quieren tener que lidiar con equipos, procesos complicados o varias herramientas diferentes para grabar y guardar. Un VMS como Panopto permite a las pymes grabar sus conocimientos con facilidad y guardarlos automáticamente en una biblioteca accesible en la que se pueden realizar búsquedas.
3. Ofrezca formación y recursos a las PYME: Ofrezca formación y recursos a las PYME para crear contenidos de vídeo eficaces. Esto puede incluir orientación sobre técnicas de enseñanza virtual, mejores prácticas para presentar información y consejos sencillos sobre producción de vídeo. Panopto ofrece toda una biblioteca de recursos gratuitos para ayudar a los principiantes a crear y editar vídeos de forma sencilla.
4. Establezca un proceso de producción de vídeos: Defina un proceso racionalizado para crear y publicar vídeos, que incluya la programación, revisión y aprobación del contenido. Asegúrate de que el proceso permite la colaboración entre las PYMES y las partes interesadas.
5. Proporcionar apoyo técnico: Asegúrese de que las PYME tienen acceso a las herramientas, el equipo y el apoyo técnico necesarios para la creación de vídeos. Esto puede incluir proporcionar equipos de grabación de vídeo, acceso a software de edición de vídeo o ayuda para solucionar problemas técnicos.
6. Recabe opiniones y evalúe la eficacia: Recopile periódicamente los comentarios de los empleados que han accedido a los vídeos para evaluar su utilidad e impacto. Utiliza estos comentarios para mejorar continuamente el contenido de los vídeos y el proceso general de intercambio de conocimientos.

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Actúe: Su lista de comprobación para desbloquear el conocimiento interno con vídeo

Ahora que tiene una idea de cómo desbloquear el conocimiento interno utilizando el vídeo, puede que se pregunte: ¿y ahora qué? ¿Cómo pongo en práctica estas ideas?

Por suerte para usted, ya hemos creado una lista de acciones para cada una de las cuatro estrategias que hemos analizado para mejorar el intercambio de conocimientos en su organización. Se trata de primeros pasos fáciles de poner en práctica para transformar la capacidad intelectual de tu empresa en un intercambio de conocimientos escalable y asequible que abra un mundo de conocimientos, experiencia e innovación.

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Panopto es la solución de vídeo todo en uno líder para compartir conocimientos. Descubra cómo puede aumentar el compromiso de los empleados en todas las etapas del aprendizaje organizativo facilitando la creación y el uso compartido de contenidos de vídeo interactivos, con resultados claros y medibles.