Vous en avez assez de jongler avec plusieurs outils vidéo et de peiner à répondre aux exigences de l'éducation moderne ? La gestion du contenu vidéo de votre établissement peut s'avérer complexe, mais choisir le bon système de gestion vidéo (VMS) peut faire toute la différence pour atteindre les objectifs pédagogiques de votre institution. 

Dans notre rapport 2023 sur les tendances vidéo dans l'enseignement supérieur , nous avons interrogé des responsables de l'éducation à l'échelle mondiale afin de recueillir les dernières informations sur l'utilisation de la vidéo et les critères de satisfaction liés aux systèmes de gestion vidéo (SGRV). Les conclusions sont sans équivoque : la vidéo à la demande est appelée à jouer un rôle crucial dans la stratégie d'apprentissage flexible de l'enseignement supérieur. Un pourcentage impressionnant de 83,8 % des dirigeants universitaires considèrent les résultats d'apprentissage des étudiants comme importants, voire extrêmement importants, lors de l'adoption de la vidéo asynchrone.

Comment prendre en charge efficacement la vidéo asynchrone au sein de votre établissement ? Dans notre webinaire intitulé « Ce que vous devez savoir avant d’acquérir un système de gestion vidéo (VMS ) », des experts en technologies éducatives de Panopto et de l’Université du Nevada à Las Vegas (UNLV) expliquent pourquoi un VMS est essentiel à la réussite de la vidéo à la demande, présentent les fonctionnalités clés d’un VMS performant et répondent à toutes vos questions sur la vidéo.

Dites adieu aux outils fragmentés et aux lecteurs partagés qui manquent de sécurité, font perdre du temps et entravent l'accès aux ressources pour les étudiants qui privilégient la flexibilité de l'apprentissage. Découvrez les points essentiels à connaître avant d'acheter votre première plateforme vidéo. Il est temps de donner une nouvelle dimension aux contenus vidéo de votre établissement.

1. Déterminer les besoins du corps professoral et obtenir son adhésion

Lorsqu'il s'agit d'acquérir une plateforme vidéo, la première étape cruciale consiste à cerner les besoins du corps professoral et à obtenir son adhésion. L'UNLV a adopté cette approche lors de sa première sélection d'une plateforme vidéo. L'équipe a reconnu l'importance d'impliquer les professeurs dès le départ et de leur donner voix au chapitre dans le processus décisionnel. En leur permettant d'exprimer leurs besoins et leurs attentes, l'UNLV s'est non seulement assurée que la plateforme choisie répondrait à leurs exigences, mais a également favorisé un sentiment d'appropriation et d'implication parmi le corps professoral.

« Lorsque nous avons lancé ce processus et impliqué nos professeurs, nous leur avons donné la parole et leur avons demandé : “De quoi avez-vous besoin ?” », explique Andy Borts, spécialiste principal du soutien aux technologies pédagogiques à l’UNLV. « C’est ce qui a largement contribué à ne pas se contenter de sélectionner… » Panopto mais aussi en lui permettant d'évoluer.

« Ici, les gens sont vraiment enthousiastes quand ils entendent parler de la prochaine étape et des projets à venir. C'est une expérience formidable et sa réussite dépendra de nous », explique Borts. « Obtenir l'adhésion de tous est le premier grand défi. Et c'est à partir de là que nous récolterons les fruits de notre travail. »

Outre l'implication du corps professoral dans le processus décisionnel, il est également essentiel de leur présenter la valeur ajoutée de la plateforme vidéo. « Si vous démontrez la facilité d'apprentissage et la qualité de la documentation, il leur sera beaucoup plus facile de se remettre à niveau rapidement et sans délai », explique Mark Kasselhut, responsable principal des technologies d'apprentissage en ligne à l'UNLV.

Pour surmonter les résistances à l'adoption d'une nouvelle plateforme vidéo, il pourrait être nécessaire de repenser la manière dont les professeurs envisagent son impact sur la fréquentation traditionnelle des salles de classe. 

« Au lieu de s'inquiéter de l'absence des étudiants en cours, pourquoi ne pas leur fournir une ressource qu'ils pourront utiliser pour qu'ils puissent suivre le rythme et qu'ils n'aient pas à frapper à la porte de votre bureau et à passer 45 minutes avec vous pour essayer de rattraper tout ce qu'ils ont manqué ? », explique Borts. 

« Vous avez des étudiants motivés qui veulent vraiment apprendre, et si vous leur offrez une autre voie pour saisir cette opportunité – pour pouvoir apprendre, suivre le rythme et démontrer leur dévouement – ​​cela a un réel impact sur la qualité de la formation qu'ils reçoivent en contrepartie des frais de scolarité qu'ils paient et du temps qu'ils y consacrent. »

2. Comprendre l'importance de la gestion de l'accès au contenu

Il est important de structurer le système de gestion vidéo (SGV) de manière à ce qu'il corresponde à vos objectifs pédagogiques et garantisse une gestion adéquate du contenu. « Les étudiants ne peuvent pas accéder Panopto [de manière autonome]. Son utilisation doit être intégrée à un devoir ou à une activité pédagogique, impliquant une participation active », explique Kasselhut. « Il ne s'agit donc pas d'une plateforme ouverte aux étudiants – je tenais à le préciser pour rassurer ceux qui s'interrogeraient à ce sujet. »

Les autorisations jouent un rôle essentiel dans la gestion des accès étudiants. Il est primordial de définir des paramètres d'autorisation appropriés afin de contrôler qui peut accéder aux vidéos et interagir avec elles. « Il faut clairement définir les autorisations et s'assurer que chacun comprenne que le contenu n'est modifiable et visible que par les personnes auxquelles vous avez expressément accordé ces autorisations », explique Alethea Inns, spécialiste adjointe du soutien aux technologies pédagogiques à l'UNLV. « Il est crucial de comprendre comment les autorisations sont héritées et comment tout cela fonctionne. Il est également important de comprendre comment les enseignants organiseront et diffuseront ce contenu. »

En structurant la plateforme de cette manière, l'UNLV s'assure que les étudiants interagissent avec le contenu vidéo de façon ciblée et organisée, favorisant ainsi des résultats d'apprentissage efficaces et préservant l'intégrité du processus pédagogique.

Outre le contrôle d'accès, la mise en place d'une arborescence de dossiers bien définie est essentielle à la gestion des contenus sur une plateforme vidéo. Grâce à une structure logique et intuitive, les enseignants peuvent facilement naviguer et trouver des vidéos spécifiques. Cette organisation améliore l'expérience utilisateur, simplifie la recherche et facilite le partage et la collaboration entre enseignants et étudiants. « Ce n'est pas un outil que l'on diffuse simplement ; cela détermine la configuration des dossiers et l'organisation interne », explique Inns.

3. Sensibiliser le corps professoral aux avantages et fournir la formation et le soutien appropriés.

Sensibiliser le corps professoral aux avantages de la mise en œuvre d'une solution de gestion de contenu vidéo est essentiel à son adoption et à son utilisation optimales. « Il est important que les enseignants connaissent l'outil, mais aussi son fonctionnement et ses avantages », explique Inns. « Il faut donc les informer et développer cette information. »

Fournissez des ressources qui facilitent la communication des consignes et des attentes aux étudiants par les enseignants. Cette approche simplifie non seulement l'expérience utilisateur, mais permet également aux étudiants et aux enseignants de tirer pleinement parti du système de gestion vidéo (SGV) dans leurs activités d'enseignement, d'apprentissage et administratives.

« Il est essentiel que tout soit clair et compréhensible », explique Inns. « Nous avons des organigrammes pour les autorisations et le contenu, nous appliquons les meilleures pratiques et nous proposons également des modèles pour nos cours en ligne. Les enseignants peuvent simplement copier-coller les éléments fournis et les étudiants savent comment créer un devoir puisque toutes les informations nécessaires sont à leur disposition. »

La formation et la documentation sont essentielles pour sensibiliser les utilisateurs aux avantages d'un système de gestion vidéo (VMS) leur permettant de créer et d'utiliser du contenu vidéo en toute autonomie. « La formation et la documentation sont indispensables pour donner aux utilisateurs les moyens d'utiliser l'outil efficacement et de créer par eux-mêmes », explique Inns.

4. Mettre en œuvre une politique de conservation du contenu 

Il est bien connu que l'on souhaite conserver l'intégralité de sa production. C'est pourquoi la mise en place d'une politique de conservation des contenus est essentielle lors de l'acquisition d'un système de gestion vidéo (VMS). Cela implique d'établir des règles claires concernant la durée de conservation des contenus vidéo, afin de trouver un juste équilibre entre la préservation des contenus précieux et une gestion efficace du stockage.

« L’une des meilleures pratiques à adopter lorsqu’on commence à s’intéresser [à un VMS] est d’examiner les options de politique de rétention et de s’assurer de parvenir à un consensus avec le corps professoral sur ce qui constitue un bon compromis », explique Borts. 

L'Université du Nebraska à La Nouvelle-Orléans (UNLV) a mis en place une politique de conservation des contenus. Les vidéos non visionnées ou non modifiées depuis deux ans sont archivées. Après deux années supplémentaires d'archivage, elles sont supprimées. Ce délai de quatre ans permet un examen et une préservation suffisants des contenus. « C'est bien de pouvoir instaurer ce système en amont afin de définir clairement cette limite », explique Borts. « Ainsi, personne ne sera pris au dépourvu lorsqu'il s'agira d'activer la politique de conservation sur le campus. » 

L'adoption d'une politique de conservation des contenus vidéo améliore non seulement l'organisation et la gestion de la vidéothèque, mais elle renforce également l'autonomie des enseignants et des étudiants. L'UNLV reconnaît l'importance d'une telle politique pour garantir le stockage, la consultation et la préservation appropriés des contenus vidéo . En définissant des directives claires sur la durée de conservation des vidéos, l'UNLV peut gérer efficacement ses ressources pédagogiques vidéo.

5. Déterminer comment le VMS fonctionnera avec les technologies existantes 

Lors de l'achat d'un système de gestion vidéo (VMS) pour la première fois, il est essentiel de déterminer comment il s'intégrera à votre infrastructure technologique existante. « Il est absolument crucial de comprendre comment la gestion de contenu fonctionnera avec le matériel de la salle de classe et en tenant compte des besoins de l'espace disponible », explique Borts. 

L'université UNLV a mené des évaluations afin de déterminer les appareils compatibles pouvant être utilisés pour l'enregistrement. Elle a commencé par les appareils Seneca certifiés par Panopto et a exploré d'autres options matérielles, telles que les boîtiers Matrox . En testant différents matériels, l'UNLV a pu identifier les avantages, la qualité et la pertinence de chaque option.

« Nous avons continué à expérimenter avec différents matériels, car nos salles de classe, heureusement, peuvent les accueillir », explique Borts. « Cela nous permet de déterminer si l'un présente des avantages par rapport à l'autre, et s'il existe une supériorité en termes de qualité. » Cette approche leur a permis de prendre des décisions éclairées concernant le matériel le mieux adapté à leurs salles de classe et répondant aux besoins du corps professoral.

De plus, l'UNLV a exploré l'utilisation du système Crestron Control, qui offrait des fonctionnalités précieuses pour les enregistrements programmés. « Ce système permettait à une personne ayant programmé un enregistrement à l'avance de consulter l'écran tactile en appuyant sur un bouton et de connaître le temps restant », explique Borts. « Elle pouvait également mettre en pause, arrêter ou prolonger l'enregistrement si elle le souhaitait. » Il offrait aussi la possibilité d'enregistrer à la volée, sans dépendre uniquement des enregistrements programmés.

« Nous l'avons trouvé très utile. Une fois les bugs corrigés, il fonctionne maintenant de manière très, très fluide », déclare Borts.

L'intégration entre le système de gestion vidéo (VMS) et le système de gestion de l'apprentissage (LMS) choisi par l'établissement joue un rôle essentiel dans l'adoption par les utilisateurs et la facilité d'utilisation. « L'interface entre Canvas et Panopto est extrêmement fluide », explique Inns. « Nous comprenons la lassitude technologique qui peut parfois freiner les utilisateurs. [L'intégration garantit qu'un VMS] ne soit pas perçu comme un outil supplémentaire à maîtriser. »

En tirant parti de la familiarité de Canvas et en fournissant une documentation complète, l'UNLV garantit une prise en main rapide et facile, facilitant ainsi l'adoption et l'utilisation de la plateforme par les enseignants et les étudiants. Panopto « Tout est intégré à Canvas. Si vous êtes déjà actif sur cette plateforme et que vous créez déjà des vidéos YouTube, c'est quasiment la même chose », explique Inns. « Il n'y a pas énormément de choses à apprendre. Et avec une bonne documentation, vous êtes paré. »

6. Mettre en œuvre un programme pilote

La mise en œuvre d'un programme pilote lors de l'acquisition d'une nouvelle technologie comme un système de gestion vidéo (VMS) est essentielle pour garantir une transition en douceur et une adoption efficace. L'UNLV a suivi cette stratégie en menant un programme pilote à petite échelle avant son déploiement complet. Panopto Durant la phase pilote, un groupe restreint d'utilisateurs a eu accès au système, ce qui leur a permis de tester ses fonctionnalités et de fournir un retour d'information précieux. Cette approche a permis à l'université d'identifier d'éventuels problèmes, d'optimiser les paramètres du système et d'acquérir une expérience pratique de la gestion de la plateforme. En commençant par un programme pilote, les établissements peuvent gagner en confiance et se familiariser avec la technologie, ce qui est essentiel à la réussite de sa mise en œuvre.

« Je recommande ce programme pilote », déclare Kasselhut. « Cela vous permettra de vous familiariser avec les paramètres, la gestion du système et la procédure de soumission des demandes, etc. Nous sommes conscients que chaque entreprise est différente et que ses effectifs et son utilisation des outils peuvent varier. »

Un aspect essentiel de la mise en œuvre d'un programme pilote est de garantir un soutien adéquat à tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau de connaissances. « Nous avons commencé avec un petit groupe pilote afin de nous assurer que les personnes enthousiastes à l'idée d'utiliser l'outil puissent aider celles qui étaient un peu hésitantes ou qui ne savaient tout simplement pas par où commencer », explique Borts.

Grâce à un programme pilote, les établissements peuvent recueillir des informations précieuses, procéder aux ajustements nécessaires et définir les meilleures pratiques avant de déployer la technologie à l'échelle du campus. En commençant par un programme pilote, ils peuvent atténuer les risques, garantir une mise en œuvre plus fluide et maximiser les avantages de la plateforme vidéo.

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Investir dans un système de gestion vidéo (VMS) pour votre établissement est une étape importante pour améliorer l'expérience d'enseignement et d'apprentissage. Fort de ces informations, vous pourrez prendre une décision éclairée et garantir la réussite de votre première plateforme vidéo.

À Panopto Nous comprenons l'importance d'une transition réussie et le potentiel d'une plateforme vidéo pour révolutionner l'éducation. C'est pourquoi nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape. Laissez-nous vous aider à prendre une décision éclairée, à choisir la solution la plus adaptée et à exploiter pleinement le potentiel d'une plateforme vidéo qui enrichira l'expérience éducative de votre établissement. Ensemble, nous pouvons mener à bien cette transition et placer votre établissement sur la voie du succès.

 

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