Aujourd'hui, une personne moyenne change douze fois d'emploi au cours de sa carrière, passant en moyenne cinq ans dans chaque rôle.

Et bien que cela puisse sembler peu de temps, dans l'économie de la connaissance d'aujourd'hui, même après quelques années dans une entreprise, l'employé moyen aura accumulé une richesse de connaissances critiques basées sur l'expérience qui, si elles sont perdues, peuvent avoir un impact sur les performances de l'entreprise.

Le problème est qu'avec des durées d'emploi de plus en plus courtes et des compétences professionnelles de plus en plus spécialisées, la plupart des entreprises ne sauront pas quelle expertise elles ont perdue jusqu'à ce que après le départ d'un qu'après le départ d'un employé.

Selon la Harvard Business Review (HBR)il y a quatre domaines en particulier où les entreprises souffrent le plus du départ des experts :

• Les relations - vos experts savent qui sont les autres experts et quand les utiliser.
• Réputation - Les clients peuvent douter des capacités de votre entreprise si leur expérience avec un nouvel employé n'est pas comparable à celle qu'ils ont eue avec votre ancien employé.
• Remaniement - le nouveau remplaçant doit passer du temps à apprendre des choses que l'employé sortant connaissait déjà (quelle que soit la quantité de nouvelles connaissances apportées par le nouvel employé).
• Régénération - L'innovation repose souvent sur des années d'expérience et d'expertise d'un produit ou d'un service particulier. La perte d'employés chevronnés peut donc avoir un impact sur le développement de nouvelles idées.

Après avoir interrogé des dizaines de directeurs techniques, de directeurs informatiques et de hauts responsables des ressources humaines, la HBR a constaté que le coût associé à la perte d'experts en la matière pouvait être estimé jusqu'à 20 fois plus élevé que les coûts de recrutement et de formation habituels.

Laissez-vous convaincre un instant.

Près des deux tiers des entreprises n'ont que peu ou pas de processus formel d'intégration, ce qui signifie que les organisations qui prennent des mesures pour protéger leurs connaissances institutionnelles contre le départ de leurs employés ont un avantage marqué sur la concurrence. Bien que l'acquisition des connaissances des employés qui quittent l'entreprise doive faire partie d'un processus d'intégration plus large et holistique, les entreprises qui réussissent commencent souvent à s'attaquer au transfert des connaissances spécialisées avant même qu'un employé ne dépose son préavis.

Vous trouverez ci-dessous des conseils pour transférer des connaissances importantes avant et après le départ d'un employé.

 

4 conseils pour le transfert des connaissances des employés qui quittent l'entreprise

Avant l'expatriation

Encourager le partage de raccourcis, de solutions et d'autres astuces

Les informations non techniques peuvent être utilisées pour aider les autres à travailler plus efficacement, à prendre de meilleures décisions et à résoudre des problèmes similaires. Comme les petites choses sont souvent éclipsées par des problèmes plus importants, il est utile d'encourager ce type de partage entre tous les employés, à tout moment.

Facilitez les choses grâce à la vidéo :

Nous avons tous vu des courriels contenant 17 points et une demi-douzaine de captures d'écran censés décrire une solution utile à un problème courant. Cependant, ce type de documentation est fastidieux à produire. l'enregistrement d'une brève vidéo de présentation peut être beaucoup plus rapide (et a plus de chances d'être regardée). Un employé peut simplement enregistrer son écran et lui-même en train de présenter le hack, ce qui permet aux autres d'absorber facilement les informations et les stratégies en une fraction du temps qu'il aurait fallu pour tout écrire et faire des captures d'écran.

Permettre le partage des connaissances partout

Souvent, dans les grandes organisations (et de plus en plus dans les entreprises de taille moyenne), les compétences et les connaissances utilisées pour un poste donné peuvent se recouper avec celles d'autres postes situés à l'autre bout du pays ou du monde. Idéalement, vous ne voulez pas que vos employés réinventent des solutions à des problèmes que vos collaborateurs d'autres bureaux ont déjà résolus. C'est pourquoi vous devez adopter des systèmes de partage des connaissances qui favorisent l'apprentissage social et qui sont consultables et accessibles à partir de n'importe quel appareil, à n'importe quel moment et partout dans le monde.

Facilitez les choses grâce à la vidéo :

Vous aurez plus de succès en demandant à vos employés de passer quelques minutes à enregistrer et à partager un tutoriel vidéo pour un nouveau processus ou système qu'en leur demandant de tout documenter par écrit (surtout lorsque certains membres de l'équipe ne maîtrisent pas parfaitement la langue commune). Une plateforme vidéo d'entreprise telle que Panopto à tout un chacun non seulement d'enregistrer facilement des fragments de connaissances à tout moment, mais aussi de les partager et de les rendre consultables. Panoptorecherche intelligente de Panopto de Panopto rend chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran dans une vidéo consultable dès qu'il est téléchargé sur votre système de gestion de contenu vidéo.

 

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Pendant l'intégration des employés

Demandez à votre expert de créer des parcours d'apprentissage pour saisir les processus importants.

Un parcours d'apprentissage est un type spécifique de micro-apprentissage destiné à aider les nouveaux employés (ou une personne nouvellement nommée à un poste particulier) à acquérir des compétences spécifiques en décomposant la formation en brèves informations présentées dans une séquence ordonnée. Idéalement, la création d'un parcours d'apprentissage devrait être guidée par un processus organisationnel qui sera suffisamment facile à suivre pour un employé sortant et qui produira un cours de formation efficace adapté à la personne suivante dans le rôle.

Facilitez les choses grâce à la vidéo :

La vidéo permet de capturer rapidement les parcours d'apprentissage, que vous souhaitiez les diviser en vidéos plus courtes et les structurer dans une liste de lecture, ou simplement enregistrer une vidéo plus longue et y ajouter des chapitres. Panoptoplateforme vidéo Panoptoest conçue pour l'apprentissage structuré. Elle crée donc automatiquement une table des matières, ce qui permet aux employés d'enregistrer des modules de formation vidéo plus longs, pour un transfert rapide et fluide des informations lors de leur départ. Et comme Panopto chaque mot prononcé et affiché dans chaque enregistrement consultable, les nouveaux employés pourront trouver instantanément et passer rapidement à des détails spécifiques selon leurs besoins, même dans des vidéos plus longues.

Découvrez comment nous transférons les connaissances des employés qui quittent Panopto:

 

Demandez à votre expert de partager ses conseils avec la personne qui occupera le même poste que lui.

Il s'agit d'une étape rapide et facile qui peut permettre d'acquérir des connaissances essentielles qui sont généralement oubliées lors de la documentation des processus et des compétences techniques requises pour un poste. Interrogez les employés qui quittent l'entreprise sur les connaissances qu'ils partageraient avec les personnes qui les remplaceront. Posez des questions telles que les suivantes

• Quelles sont les trois choses que vous avez apprises et que vous auriez aimé connaître lorsque vous avez commencé à travailler ?
• Quel est le plus grand défi auquel votre remplaçant sera confronté ? Quels conseils lui donneriez-vous ?
• Quelles sont les deux initiatives dont vous êtes le plus fier ? Qu'est-ce qui les rend efficaces ?

Facilitez les choses grâce à la vidéo :

Vous pouvez demander à l'employé qui quitte l'entreprise de remplir un questionnaire écrit. Vous pouvez également enregistrer sur vidéo tout ou partie de votre entretien d'intégration et utiliser une partie de ce temps pour poser de courtes questions complémentaires afin d'approfondir un point important et d'obtenir davantage d'informations. Vous obtiendrez des réponses plus honnêtes de la part de l'employé sur le champ et vous lui laisserez plus de temps pour terminer d'autres projets importants.

Vous souhaitez soutenir les processus d'intégration des employés à l'aide de la vidéo ?

La plateforme vidéo d'entreprise de bout en boutPanoptosimplifie l'enregistrement, le montage, le partage et la recherche de vidéos, ce qui signifie que la capture et le transfert des connaissances institutionnelles peuvent être plus faciles que jamais. Contactez notre équipe pour demander un essai gratuit de Panopto et découvrir comment cette solution peut aider votre organisation.