Aujourd'hui, une personne change en moyenne douze fois d'emploi au cours de sa carrière, passant en moyenne cinq ans à chaque poste.

Et même si cela peut paraître peu de temps, dans l'économie du savoir actuelle, même après seulement quelques années au sein d'une entreprise, l'employé moyen aura accumulé une multitude de connaissances essentielles fondées sur l'expérience qui, si elles sont perdues, peuvent avoir un impact sur les performances de l'entreprise.

Le problème, c'est que, face à des durées d'emploi toujours plus courtes et à une spécialisation croissante des compétences, la plupart des entreprises ne se rendent compte de l'expertise perdue qu'après le départ d'un employé.

Selon la Harvard Business Review (HBR) , il existe quatre domaines en particulier où les entreprises ressentent le plus les conséquences des départs d'experts :

• Relations – vos experts savent qui sont les autres experts et quand faire appel à eux.
• Réputation – les clients peuvent douter des capacités de votre entreprise si leur expérience avec un nouvel employé ne se compare pas à celle qu'ils ont eue avec votre ancien employé.
• Reprise du travail – le remplaçant entrant doit consacrer du temps à apprendre des choses que l'employé partant savait déjà (quel que soit le volume de nouvelles connaissances que ce nouvel employé apporte).
• Régénération – l’innovation repose souvent sur des années d’expérience et d’expertise concernant un produit ou un service particulier ; la perte d’employés chevronnés peut donc avoir un impact sur le développement de nouvelles idées.

Après avoir interrogé des dizaines de directeurs techniques, de directeurs informatiques et de responsables RH de haut niveau, HBR a constaté que le coût associé à la perte d'experts en la matière pouvait être estimé jusqu'à 20 fois supérieur aux coûts habituels de recrutement et de formation.

Laissez cela vous imprégner un instant.

Près des deux tiers des entreprises n'ont que peu ou pas de processus de départ formalisé, ce qui signifie que les organisations qui prennent des mesures pour protéger leur savoir-faire institutionnel bénéficient d'un avantage concurrentiel certain. Bien que la valorisation des connaissances des employés quittant l'entreprise doive s'inscrire dans un processus de départ plus global, les entreprises performantes s'attellent souvent au transfert des connaissances d'experts avant même que l'employé ne démissionne.

Ci-dessous, nous partageons des conseils pour transférer une expertise importante avant et après qu'un employé ait annoncé son départ de l'entreprise.

 

4 conseils pour faciliter le transfert de connaissances des employés qui quittent l'entreprise

Avant le départ

Inciter au partage de raccourcis, de solutions et autres astuces.

Les informations qualitatives peuvent aider les collègues à travailler plus efficacement, à prendre de meilleures décisions et à résoudre des problèmes similaires. Comme les détails sont souvent occultés par les problèmes plus importants, il est judicieux d'encourager ce type de partage auprès de tous les employés, en permanence.

Simplifiez-vous la vie avec la vidéo :

On a tous déjà vu ce genre d'e-mail avec ses 17 points et ses six captures d'écran censées expliquer comment résoudre un problème courant. Or, ce genre de documentation est fastidieux à produire. En revanche, enregistrer une courte vidéo de démonstration est bien plus rapide (et a plus de chances d'être visionnée). Un employé peut simplement filmer son écran et présenter la solution, ce qui permet aux autres d'assimiler facilement les informations et les stratégies en un temps record, comparé à la prise de notes et de captures d'écran.

Favoriser le partage des connaissances partout

Dans les grandes entreprises (et de plus en plus dans les PME), les compétences et les connaissances requises pour un poste donné peuvent recouper celles d'autres postes situés partout dans le pays ou à l'étranger. L'idéal est d'éviter que les employés ne réinventent des solutions à des problèmes déjà résolus par leurs collègues d'autres bureaux. Il est donc important de privilégier les systèmes de partage des connaissances qui favorisent l'apprentissage collaboratif et qui permettent la recherche et l'accès aux informations depuis n'importe quel appareil, à tout moment et partout dans le monde.

Simplifiez-vous la vie avec la vidéo :

Vous obtiendrez de meilleurs résultats en incitant vos employés à enregistrer et partager quelques minutes de tutoriel vidéo sur un nouveau processus ou système plutôt qu'en leur demandant de tout documenter par écrit (surtout si certains membres de l'équipe ne maîtrisent pas parfaitement la langue). Une plateforme vidéo d'entreprise comme Panopto permet à chacun d'enregistrer facilement des informations à tout moment, de les partager et de les rendre consultables Panopto Grâce à la technologie Smart Search de Panopto , chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran est indexé et indexé dès le chargement de la vidéo dans votre système de gestion de contenu vidéo .

 

Lecture complémentaire : Laissez vos experts prendre leur retraite, pas leur expertise

 

Lors du départ d'un employé

Demandez à votre expert de créer des parcours d'apprentissage pour saisir les processus importants

Un parcours d'apprentissage est un type spécifique de microapprentissage conçu pour aider les nouveaux employés (ou toute personne occupant un poste particulier) à maîtriser des compétences spécifiques en décomposant la formation en modules d'information courts et présentés de manière ordonnée. Idéalement, la création d'un parcours d'apprentissage devrait s'appuyer sur un processus organisationnel suffisamment simple pour être suivi par un employé sortant, et aboutir à une formation efficace et adaptée à son successeur.

Simplifiez-vous la vie avec la vidéo :

La vidéo permet de capturer rapidement les parcours d'apprentissage, que vous souhaitiez les découper en vidéos plus courtes et les structurer dans une liste de lecture, ou simplement enregistrer une vidéo plus longue et ajouter des chapitres. Panopto La plateforme vidéo de [Nom de l'entreprise] est conçue pour un apprentissage structuré ; elle crée donc automatiquement une table des matières, permettant aux employés d'enregistrer des modules de formation vidéo plus longs, pour des transferts d'informations rapides et fluides lors de leur départ de l'entreprise. Et parce que Panopto Grâce à ce système, chaque mot prononcé et chaque image de chaque enregistrement est consultable ; les nouveaux employés pourront ainsi trouver instantanément des détails précis et y accéder rapidement, même dans des vidéos plus longues.

Découvrez comment nous transférons les connaissances des employés qui quittent Panopto :

 

Que votre expert partage ses conseils avec la personne qui occupera son poste la prochaine fois.

Il s'agit d'une étape simple et rapide permettant de recueillir des connaissances essentielles souvent négligées lors de la documentation des processus et des compétences techniques requises pour un poste. Interrogez les employés partant sur les connaissances qu'ils souhaiteraient transmettre à leurs successeurs. Posez-leur des questions telles que :

• Quelles sont les trois choses que vous avez apprises et que vous auriez aimé savoir lorsque vous avez commencé votre travail ?
• Quel sera le plus grand défi auquel votre remplaçant sera confronté ? Quels conseils lui donneriez-vous ?
• Quelles sont les deux initiatives dont vous êtes le plus fier ? Qu'est-ce qui les rend efficaces ?

Simplifiez-vous la vie avec la vidéo :

Vous pourriez demander à votre employé partant de remplir un questionnaire écrit. Vous pourriez aussi enregistrer tout ou partie de votre entretien de départ en face à face et profiter de cet enregistrement pour poser de courtes questions complémentaires afin d'approfondir un point important. Vous obtiendrez ainsi des réponses plus franches et plus directes, ce qui lui permettra de consacrer plus de temps à la finalisation d'autres projets essentiels.

Vous souhaitez utiliser la vidéo pour accompagner les processus de départ des employés ?

La plateforme vidéo d'entreprise complète de Panopto simplifie l'enregistrement, le montage, le partage et la recherche de vidéos, facilitant ainsi la capture et le transfert des connaissances institutionnelles. Contactez notre équipe pour demander un essai gratuit de Panopto et découvrir comment elle peut accompagner votre organisation.