- 社会的学習とナレッジマネジメント
動画を活用した非公式な学びを取り入れる5つの機会
今日、「トレーニング動画」という言葉は、あまりにも一般的すぎる。
現代の企業研修環境において、動画は、新入社員の研修プロセスの標準化や製品のライブデモンストレーションの提供から、ソーシャルラーニングの促進や専門知識を持つ担当者による指導に至るまで、多岐にわたる役割を果たしています。世界中の学習・人材開発チームは、すでにさまざまな形で動画の活用を始めています。
しかし、ビデオ研修の選択肢が膨大であることと同じくらい重要なのは、それらの動画のいくつかがどこから来ているかという点です。今日活用されている革新的なアイデアの多くは経験豊富なトレーナーによるものですが、その一方で、組織の従業員自身から生まれる新たなアイデアも数多く生まれています。
「ソーシャルラーニング」や、組織内の専門知識を共有するためのその他の草の根的な取り組みは、決して新しいものではありません。古くから、従業員は素早く答えを得るために社内の専門家（SME）に頼ってきました。しかし、こうした質疑応答は往々にしてその場限りのものであり、その場に居合わせなかった他の従業員が活用することは不可能でした。
しかし、動画はそうした状況を一変させる。
動画を活用すれば、従業員は自身の知識を簡単に記録・共有したり、知見を交換したり、互いに学び合ったりすることができます。
最近の研究の動向によると、社会的学習は、実は組織が従業員を教育する上で最も効果的な手法の一つである可能性があることが示唆されています。では、組織は具体的にどのようにこの非公式な学習を取り入れているのでしょうか。ここでは、最新のトレンドや進化しつつある戦略について見ていきましょう。
1. 組織の知見を収集・共有する
今日のビジネスにおいて、事実上誰もが何らかの分野の専門家です。製品アーキテクチャの設計方法、各チームによるデータ管理の方法、CRMシステムを通じたリードの処理方法、あるいはサプライチェーンの構築方法など、ビジネスのあらゆる側面が実際にどのように機能しているかについて、チーム内の誰かがその複雑な詳細を熟知しています。
これは大きなチャンスであると同時に、深刻な問題にもなりかねません。もしその知識を記録しておかなければ、従業員が退職する際に、文字通りその知識も一緒に持ち出されてしまうことになります。企業の平均的な離職率は年間12％です。組織の知見を文書化していない企業は、ある日突然、その知識が競合他社に流出し、社内にその答えを知っている者が誰もいなくなっていることに気づくかもしれません。
この動画は、この潜在的な危機に対し、たった一つの解決策と、2つの大きなメリットを提示しています。
まず、各分野の専門家にその専門知識を記録してもらうことは、社内の日常業務を構成するあらゆる詳細を文書化し、共有するための簡単な方法であり、重要な情報が社外に流出することを防ぐことができます。
また、第二に、たとえ専門スタッフが退職することなく在籍し続けたとしても、動画は彼らが時間をより効率的に管理するための有効なツールとなり得ます。質問が出るたびに同じプロセスやプログラムについて繰り返し説明するのではなく、事前に録画した回答へのリンクを共有することで、質問者は必要な情報を確実に得られるだけでなく、専門スタッフは時間を節約し、より重要で差し迫った業務に充てることができるようになります。
デロイト傘下のバーシン（Bersin）による調査によると、平均的な企業がソーシャルラーニングツールに費やす金額が、過去2年間に比べて3倍に増加しているのも不思議ではない。
従業員が動画を通じて知識を共有する例を以下でご覧ください：
2. 動画を使ったロールプレイ
結局のところ、組織の成功の多くは、従業員が顧客や同僚とどのように関わるかにかかっている。多くの企業は、社内外を問わず自社の姿勢を統一しようと、対話の流れをマニュアル化し、コミュニケーションのテンプレートを作成するなど、この分野に多額の投資を行ってきた。
しかし、人間は視覚的な生き物であり、社会的シグナルに非常に敏感です。よく知られているように、コミュニケーションの約90％は非言語的な要素で構成されています。 
スクリプトやマニュアル、その他の印刷物だけでは不十分です。しかし、動画を活用したロールプレイなら効果的です。
ビデオを用いたロールプレイは、形式的な研修から非公式な研修まで、幅広い用途に活用できます。多くの組織では、優秀な社員の業務風景を単に録画するだけで、その社員の成功を支えている行動特性や行動パターンを特定できることに気づき始めています。
動画は、視聴者の関心を引きつける視覚的なメディアとして、対象となるやり取りの内容だけでなく、そのスタイルや伝え方も伝えます。声のトーンや体の動き、その他の非言語的なサインの微妙なニュアンスが伝わるため、新入社員もベテラン社員も、それぞれの役割を円滑に果たすのに役立ちます。
ウェブカメラとノートパソコンさえあれば、従業員がロールプレイを行い、録画できる顧客対応トレーニング動画の例をいくつかご紹介します：
- 購入者の再現シーンを理解する
- 電話および対面での営業活動
- 営業・マーケティングのプレゼンテーション
- 現場の従業員と顧客とのやり取り
また、使いやすい動画作成ツールを使えば、従業員が自分の業務に関連する新しいベストプラクティスを見つけた際、ボタン一つで「録画」するだけで、チーム全員と共有することができます。
3. 動画を活用したコーチングを提供する
御社の研修プログラムは、業界随一の質を誇っているかもしれません。他社の誰よりも多くの情報を提供しており、テスト結果からも、チームが細部に至るまでしっかりと学んでいることが示されているかもしれません。しかし、従業員が必要な時にその知識を活用できなければ、すべてが無駄になってしまいます。
テレマーケティング担当者やカスタマーサービス担当者から、新任のマネージャー、さらにはプロスポーツ選手に至るまで、コーチと共に自身のパフォーマンスを録画・分析することが、課題を迅速かつ効果的に特定し、改善の機会を見出すための有効な手段であるという証拠は枚挙にいとまがない。
主要な業務活動を記録して振り返ることで、プロフェッショナルコーチは、その従業員が最も力を発揮している場面を具体的に把握できるほか、どこで、どのように軌道から外れかけているかを従業員に明確に示すことができます。この際、動画は客観的な記録として機能し、コーチが特定の場面を再生してフィードバックを行うのに役立ちます。
このようにして、営業担当者は自身の業務効率を高める方法を見つけられ、現場の従業員は自分が相手に与えている印象をより自覚できるようになり、管理職でさえもより効果的なコミュニケーション方法を身につけることができます。ビデオは、人々が自分の実際の姿を客観的に確認するためのシンプルな手段であり、経営幹部を含む従業員が自身の弱点をより容易に特定し、それができるようになるまで改善に向けた練習を重ねることを可能にします。
4. 会議で共有された知見を記録する
正式な研修は、専任の講師がおり、学習目標が明確に定められているという点で、しばしば教室での授業を彷彿とさせますが、社内で最も頻繁に行われる学習の多くは、むしろ偶然の成り行きで生まれるものです。多くの場合、こうした「研修」は研修と呼べるものではなく、議論の一環として共有された情報に過ぎませんが、それが個人やチームの業務への取り組み方に影響を与えることがあります。
多くの組織において、会議で共有される情報は、特定のプロジェクトに関する事実から、組織の優先事項やプロセスといったより広範な概念まで、多岐にわたります。こうした情報は、今後の会議の参考資料として、また、会議に直接参加できなかった従業員のための振り返り資料として、さらに新入社員の研修プロセスの一環として、そして組織内の他チームとの理解を深め、足並みを揃えるための手段として、極めて貴重なものとなります。
会議の動画を録画することで、過去の意思決定の経緯や理由、ブレインストーミングで出されたアイデア、そして交わされた意見や洞察を、有用な記録として残すことができます。動画がなければ、こうした貴重な情報は、会議が終わるやいなや失われてしまうことがよくあります。
しかし、会議の録画があれば、あらゆる洞察や決定事項、その他の重要な情報を、いつでも、どのデバイスからでも確認することができます。チームは最初の議論に戻り、まだ実行されていないアイデアや、忘れてしまったかもしれない洞察をすべて見つけることができます。
こうした理由から、会議の録画を日常業務の一環として取り入れる組織が増えています。こうした録画には、多くの場合、以下の内容が含まれます：
- プロジェクトのキックオフ会議
- 進捗報告の電話
- エンジニアリング・スプリントレビューと振り返り
- ビジネス・スコアカードのレビュー
会議の価値を組織が実感するために、必ずしも会議の全編を録画する必要はありません。動画を活用すれば、正式なフォローアップメールを作成するのにかかる余分な時間を割くことなく、会議の要約や今後の対応を素早く共有することも可能です。
5. 成果物レビューで共有された知見を記録する
フォレスター・リサーチのアナリスト、クレア・シューリーは、自身のレポート『インフォーマル・ラーニングが正当な学習手法として受け入れられる』の中で、次のように述べている。「インフォーマル・ラーニングとは、従業員が自らの学習に責任を持ち、適切なコンテンツやツールへの容易なアクセスを提供する雇用主の支援を受けるような職場環境を創出するものである。人々が互いに学び合うソーシャル・ラーニングは、インフォーマル・ラーニングの一形態である。」
会議は確かに非公式な知識共有の重要な手段の一つです。しかし、非公式な指導にはもう一つの手段があります。それは、多くの組織がプロセスや品質基準を伝えるために頼りにしている「 成果物のレビュー」です 。こうしたやり取りは、多くの場合、マネージャーがメールを送ったり、ペンを手に従業員のデスクに立ち寄ったりして、文書やプレゼン資料、その他の成果物にいくつかメモを書き込み、改善案を提示する程度に過ぎません。
しかし、そのやり取りは些細なものに見えるかもしれませんが、そこから得られる学びの機会は大きいのです。
成果物のレビューを通じて、従業員は組織の基準に沿った文書やその他のコミュニケーション手段を作成する正しい方法を学びます。これには、書式、構成、内容に関する指導が含まれます。また、デザインに対する期待値も伝えます。さらに、組織がどのように変革の必要性を説き、データを共有し、最新情報を伝達するか、そして業務遂行に関わるほぼすべての側面について、従業員が理解を深める助けとなります。
しかし、その価値にもかかわらず、一般的な評価は「その場限り」で行われることが多く、評価を受けた従業員にとってのみ有益であり、後から参照することは通常不可能です。また、フィードバックが文書化される場合でも、変更履歴の追跡（すべての文書形式で対応できるわけではありません）という骨の折れる作業に加え、箇条書きのフィードバックを延々と書き連ねるという手間が伴うことが少なくありません。
動画出力のレビューが、その代替手段となります。
動画を活用すれば、レビュー担当者は画面上の成果物を録画できるだけでなく、ノートパソコンの内蔵ウェブカメラを使って口頭でのフィードバックも記録できます。これらを組み合わせることで、どのような変更が加えられたか、具体的にどの部分にフィードバックがあったか、そしてレビュー担当者が新しいバージョンをどのように修正してほしいと考えているかを、誤解が生じるリスクを最小限に抑えながら示すことができます。
また、動画は保存・共有が可能であるため、マネージャーは必要に応じて、成果物のレビューを録画したものを新しいチームメンバーに提供することができます。これにより、新入メンバーには業務の進め方に関する実際の事例を示すことができ、同時にマネージャーにとっては、同じ説明を繰り返す手間を省くことができます。
以下の動画で、成果物のレビュー例をご覧ください：
動画を活用した非公式な学習の支援について詳しく知る
最新のホワイトペーパー『公式・非公式トレーニングにおける動画活用の14の方法』では、L&D担当者が動画の活用をさらに推進するためのビジネスケースを構築できるよう支援しています。その内容は以下の通りです：
- L&Dにおいて、意思決定者に動画の活用範囲を広げるよう説得するのに役立つ5つのメリット
- 動画を活用した公式・非公式な学習の支援と拡大に向けた14のアイデア
- L&Dにおける動画活用を簡素化する1つの技術――動画プラットフォーム
今日の学習・人材開発の専門家たちは、すでにビデオ技術がもたらす可能性を認識しています。貴社もこのチャンスを逃さないようにしましょう！