経営者であれば、オンボーディングプロセスを改善する方法を常に把握しておくことが重要です。職務に特化した研修であれ、福利厚生の加入手続きであれ、あるいは業界の変化に対応するためのスキルアップであれ、オンボーディングは組織の成功を左右する重要な要素となります。

オンボーディングプロセスを最適化し、改善するためのヒントをいくつかご紹介します。

オンボーディングプロセスを改善するために知っておくべき2つのポイント

従業員のオンボーディングには、新入社員を会社に迎え入れ、その役割を成功させるための準備を整えるための研修が含まれます。従業員のオンボーディングプロセスは、新しい人材ができるだけ早く業務に慣れ、生産的にビジネスに貢献できるよう設計されています。 優れたオンボーディングの取り組みは、職務満足度の向上、業務パフォーマンスの向上、そして組織へのより強い帰属意識を持つ従業員の育成につながります。競争力を維持するためには、学習・開発（L&D）の意思決定者は、オンボーディングと研修を最適化し、加速させる必要があります。

効果的な新入社員研修プログラムには、次の2つの目的があります：

• 新入社員が会社の文化に馴染めるよう支援し、仕事への意欲と生産性を維持するための人的ネットワークを築けるようにします。
• 彼らは、社員が成果を上げ、会社の目標達成に貢献するために必要な研修や指導を提供しています。

入社時研修プログラムには、日常業務の確認を行う対面研修や、企業文化を紹介する資料の配布、さらにはセキュリティ対策などのトピックを解説する汎用的な動画などが含まれる場合があります。しかし、企業やその文化が進化するにつれ、従業員研修プログラムも変化しており、非同期型の入社時研修など、効率性と拡張性を高めるための新しい技術やプロセスが組み込まれるようになっています。

非同期型社員オンボーディングとは何ですか？

リモートワークやハイブリッドワークの普及に伴い、人材開発（L&D）チームは、新入社員とのコミュニケーションを維持するためにその役割を進化させてきました。多くの企業が、非同期型の社員オンボーディング、つまりライブセッションではなくオンデマンドで利用できるオンボーディングを導入しています。

非同期コミュニケーションとは、メッセージのやり取りに時間差がある双方向のやり取り、あるいは受信者が都合の良い時に受け取ることができる一方向のコミュニケーションを指します。 オンボーディングプログラムで非同期コミュニケーションを活用するということは、新入社員が主に、メール、録画された会議、オンデマンドのビデオメッセージなど、事前に作成された媒体を通じて研修を受けることを意味します。単発のライブミーティングやビデオ会議とは異なり、非同期のオンボーディングでは、社員が自分にとって最も都合の良い時間、場所、方法で教材に取り組むことができるため、非常に効果的です。

動画はオンボーディングプロセスをどのように改善するのか？

安全な社内向け動画学習ライブラリを活用することで、先進的な企業は、魅力的で効果的なオンボーディングプログラムを大規模に展開することができます。動画を活用したオンボーディングには、次のようなメリットがあります：

• 研修コストの削減：新入社員のオンボーディングは多額の費用がかかる作業です。経営コンサルタントのマーク・スタイン氏とリリス・クリスチャンセン氏が著書『Successful Onboarding』で指摘しているように、企業はオンボーディングの過程で、新入社員の年間給与の最大30％を費やしています。しかし、非同期型動画を活用すれば、費用のかかる対面研修が不要になるため、研修コストを飛躍的に削減することができます。
• 知識の定着率向上：動画が概念や詳細を記憶する能力を高めることが実証されていることをご存知ですか？入社研修で動画を活用することで、従業員は情報をより確実に定着させることができます。さらに、充実した動画管理システムには検索機能が備わっており、研修終了後に疑問が生じた場合でも、音声や文字から動画を検索することが可能です。
• コンテンツを常に最新の状態に保つ：動画を活用することで、L&Dチームはすべての研修セッションにおいて一貫性を確保でき、必要に応じて研修動画を簡単に更新することができます。
• 従業員のエンゲージメントと一体感を高める：動画は親しみやすいメディアです。チームメンバーを紹介したり、人間味あふれるメッセージを伝えたり、たとえ5フィート先でも5,000マイル先でも、チームをつなぐことができます。
• 測定可能な成果を追跡する：ビデオ管理プラットフォームが提供する分析機能により、L&Dチームはオンデマンドの入社時研修動画に対する従業員の関与状況をより深く把握することができます。これらの指標からは、どの研修動画が最も利用されているか、新入社員が追加の学習を必要としている分野はどこか、また従業員がコンプライアンス上の要件を満たすために必要な研修を修了しているかどうかが分かります。

リモート社員のオンボーディングに欠かせないツール

動画はすでに、分散型社会における知識共有の基盤となっており、多くの人材開発（L&D）のリーダーが、オンボーディングや研修の実施に非同期型動画を活用しています。オンデマンドのオンボーディング動画は、柔軟で詳細なコミュニケーション手段を提供します。視聴者はいつでも、どこからでも動画を視聴でき、後で検索して再視聴することも可能です。

ビデオを活用したオンボーディングプログラムを効果的に運用するためには、コミュニケーション・エコシステムにおいて、L&D担当者が必要な時に必要な場所で貴重な知識を収集・共有・活用できるよう支援する3つの主要なツールがあります。これにより、新入社員のエンゲージメントと生産性が向上します。

• ビデオ会議ソフトウェア。Zoom、WebEx、Microsoft Teamsなどのビデオ会議ソリューションは、リアルタイムでの研修を行う機会を提供します。
• 学習管理システム。多くの人材開発（L&D）チームは、Cornerstone、Docebo、SAP SuccessFactorsなどの学習管理システムを活用し、研修コンテンツを一元的に管理・配信・追跡しています。
• ビデオ管理システム。 Panopto ビデオ管理システムは、組織のオンボーディングリソースを一元的に管理し、セキュリティが確保され、検索機能もPanopto これは、オンボーディング資料をいつでもアクセス可能なオンデマンドのナレッジへと変える、いわば「企業版YouTube」のようなものと考えてください。

「Panopto 、どこにいても誰にでも同じ情報を届けることができるため、効率的で便利なPanopto 。このツールのおかげで、研修を迅速に進めることができ、何百時間もの時間を節約できました。」

ジェイミー・ビックネル、マーケティングマネージャー、アメリカン・ワン・クレジット・ユニオン

動画を活用してオンボーディングプロセスを改善する方法

非同期型のビデオオンボーディングは、新入社員の体験を向上させるための、最適化された拡張性の高いソリューションです。ビデオオンボーディングは、どのような組織でも導入可能であり、決して難しいものではありません。効果的なビデオオンボーディングプログラムを計画・実行するには、7つの主要なステップが必要です。 

動画を活用したオンボーディング設計の7つの方法

1. すべての新入社員を対象とした、オンボーディング研修の主要な活動内容を特定する。
2. オンデマンドの動画研修によって、どのオンボーディング活動を最適化できるかを検討してください。
3. 新入社員の入社後60日または90日間の週次オリエンテーションスケジュールを策定してください。
4. 役職、部署、および勤務地ごとに、上記の手順を繰り返してください。
5. そのプロセスを文書化し、他の部署と共有して、彼らが追加のコンテンツを加えられるようにしてください。
6. 自動送信メッセージを活用して、オンボーディング体験を統一しましょう。
7. 動画分析を活用して視聴状況を把握する。