- 入社手続き
時給制従業員の受け入れは、他の従業員とは異なります
小売業、ホスピタリティ業界、あるいはその他のサービス業で新しい職務に就くことは、決して簡単なことではありません。習得すべきスキルがあり、覚えるべき規定があり、POSシステムをマスターしなければなりません。たとえ条件が整っている場合でも、新入社員の研修は困難を伴うものです。
多くの業界において、パートタイムや時給制の従業員は業務の要となっています。さらに、小売店のスタッフ、レジ係、ウェイター・ウェイトレス、バリスタ、フロントスタッフ、サービス技術者、配送チームなどは、ブランドの顔とも言える存在であり、日々顧客と接しているのです。
顧客がますます高いレベルの利便性とサービスを期待するにつれ、こうした職種はますます重要になってきています。最近のデータによると、米国のパートタイム職の数は2000年以降18％増加しており、その最大の伸びは2008年の世界金融危機後に見られました。
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なぜこれほど多くの組織が、時給制や季節雇用の従業員のオリエンテーションを軽視してしまうのか？
多くの企業では、正社員や管理職向けの入社研修プログラムを拡充している一方で、時給制や季節雇用の従業員に対する研修は、依然として最低限の内容にとどまっています。これには通常、以下のような共通の懸念が理由として挙げられます：
- パートタイム従業員を研修するには、あまりにも大規模な体制が必要となる。時給制の従業員も含めると、社内トレーナーと研修対象者の比率は、数千対1、あるいは数百万対1にも達するだろう。
- 地理的な距離が遠すぎる。 対面での入社研修に依存している大規模な組織にとって 、移動の手配を考慮に入れることは、負担が大きすぎる可能性がある。小売店舗のことはさておき、わずか6か所のオフィスを持つ企業であっても、研修チームが全従業員を対面で研修するとなると、その労力は膨大になるだろう。
- 離職率が高すぎて、その費用をかける価値がない。 時給制の職種の多くは、季節限定や一時的な雇用を前提としており、そうでない職種であっても（特に小売業やホスピタリティ業界では）、離職率は高い。数ヶ月で辞める可能性が高い従業員に対して、包括的な導入研修を行うことは、単に費用対効果が低い。
時給制の従業員に優れた入社オリエンテーション体験を提供することは重要です
多くの組織にとって、オンボーディングのプロセスは、次のような難しい課題の解決を目指しています。それは、特定の役割に合わせてカスタマイズされた、時間的制約のある研修を、国内や世界中に分散している少人数の受講者に対して、いかにして提供するかということです。
これは大変な作業ですが、重要な仕事であり、収益に直接的な影響を及ぼします。
- 新入社員に企業の文化、業務プロセス、ナレッジベースを習得させるには、その社員の年間給与の 最大30％ もの費用がかかることがある。
- 入社後6ヶ月以内に退職した従業員の4人に1人が 、コミュニケーション不足や不十分な研修を理由に挙げている
- 導入研修の不備により生じた欠員を補充するには、企業は平均で約1万1,000ドルのコストを負担することになる。
こうした統計は、経営幹部だけに当てはまるものではありません。組織内のあらゆる役職、つまり新入の営業担当者や営業アシスタント、夜勤のカスタマーサポート担当者に至るまで、同様に当てはまるのです。また、高い離職率はすぐに大きな負担となります。企業の4分の1が、年間収益の40％近くを離職に伴う費用に費やしていると推定されています。
実際、時給制従業員のオンボーディングを軽視した場合の影響は、数字が示す以上に深刻なものになる可能性があります。例えば、本社に所属する社内データアナリストであれば、数か月かけて社風や業務プロセスを理解しても、それほど大きな問題にはなりません。しかし、顧客は、接する従業員に対して、勤務開始のその瞬間から、完璧な知識と能力を備えた担当者であることを期待しているのです。
しかし、良いニュースもあります。データによると、体系的で一貫性のある入社研修プロセスは、従業員の離職率を低下させると同時に、パフォーマンスを向上させることができることが示されています。
時給制従業員のオンボーディングを、簡単・低コスト・拡張性のあるものにする方法
他の組織的な学習・開発活動と同様に、時給制従業員のオンボーディングを行うには、まず研修担当チームが、伝えるべき情報と研修に割ける時間の適切なバランスを見極める必要があります。かつて、時給制や季節雇用の従業員のオンボーディングは、他の業務も同時にこなさなければならない現地や地域のマネージャーによって行われており、彼らはしばしば「オンボーディングのプロセス」に独自の解釈を加えていました。しかし、時給制や季節雇用の従業員をオンボーディングする、より良い方法があります。
新しいタイプの社員研修用ソフトウェアにより、新入社員の研修において、大規模な展開、利便性、そして一貫性が実現されました。
動画を活用したオンボーディングソリューションを活用すれば、企業は場所を問わずアクセス可能な再利用可能な研修コンテンツを作成し、数千人に対して同時に専門的な研修を提供できるほか、臨時雇用者や離職率の高い職種に従事する社員を含め、すべての新入社員を効果的に企業文化に馴染ませることができます。
Business 2 Communityのライター 、ブリーナ・ヴァンダー・ヘルム氏は、企業がパートタイム従業員の研修において、自動化を中核に据えることを推奨しています。同氏は、時給制の従業員がキャリア開発と業務上の責任の両立を図る上で、自動化が不可欠であると指摘しています。また、テクノロジーは、同氏が提唱するもう一つの推奨事項、すなわち従業員の意欲と関与を維持するために30日、60日、90日ごとの目標を設定した継続的なオンボーディングプロセスの構築においても、重要な役割を果たすことができます。
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企業が新入社員の研修に投資し、オンボーディングのベストプラクティスを実践すれば、離職率の低下や生産性の向上といったメリットを得ることができます。先見の明のある企業では、すでに動画がその投資の不可欠な要素となっており、オンボーディング活動の拡大と拡充に貢献しています。その理由は以下の通りです：
- 動画は従業員の知識定着に役立ちます。調査によると、研修終了からわずか7日後には、従業員は学習内容のわずか35％しか覚えていないことがわかっています。しかし、従来のマニュアルに動画プレゼンテーションを組み合わせることで、学習内容の記憶定着率は83％向上しました。
- 動画の活用は、研修プログラムのコスト削減に役立ちます。IBMは、対面研修のコストの最大40％が旅費や宿泊費に費やされていることを把握した後、研修プログラムの半分をeラーニング形式に移行しました。このプログラム導入から最初の2年間だけで、同社は5億7900万ドルのコスト削減を実現しました。
- 動画を活用することで、企業は研修資料の一貫性を確保できます。 大規模な組織や、地理的に分散したオフィス、店舗、営業エリアを持つ企業にとって 、一貫性の確保は適切なオンボーディングを行う上での大きな課題となります。 オンボーディングを担当するトレーナーが複数いる場合、あるいは完全に独立したチームや部門が担当している場合、新入社員ごとに体験が異なってしまう可能性が高まります。オンボーディングに動画研修を活用することで、この問題を解決し、誰が研修を実施しても、各従業員が同様の体験を得られ、一貫したメッセージを受け取れるようにすることができます。
- ビデオを活用することで、従業員は入社初日からより強い帰属意識と一体感を抱くことができます。 オンボーディングは単なる研修ではなく、新入社員を企業の文化や価値観に馴染ませる繊細なプロセスです。オンボーディングは、新入社員が組織の有効な一員となるための手助けとなります。効果的なオンボーディングがもたらす潜在的な価値については、すでに多くの研究で実証されています。研究によると、適切に実施されたオンボーディング手法は、職務満足度の向上、業務パフォーマンスの向上、組織への帰属意識の高まりといった好結果につながることが分かっています。
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