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オンデマンド動画で従業員のオンボーディング課題を解決する
多くの組織にとって、新入社員の研修は深刻な課題となっています。それは、特定の役割に合わせてカスタマイズされた、時間的制約のある研修を、国内や世界中に分散している少人数の受講者にどのように提供すべきか、という点です。
これは大変な作業であり、費用もかかります。新入社員に会社の文化、業務プロセス、ナレッジベースを習得させるには、その社員の年俸の最大 30％ もの費用がかかることがあります。
しかし、その投資には十分な理由がある。つまり、新しい人材を組織に迎え入れるための、一元化され、目的が明確で、十分なリソースが確保されたプロセスは、 新入社員の4人に1人もの早期離職を防ぐ.
適切なオンボーディングは、組織の人材定着を促進するだけでなく、コスト削減にもつながります。オンボーディングの手法が不十分だったために生じた欠員を補充するには、企業は 平均で 約1万1,000ドルの費用を要します。
職務に特化した研修であれ、福利厚生の加入手続きであれ、あるいは企業文化の伝達であれ、効果的なオンボーディングは、あらゆる組織の学習・能力開発活動において不可欠な要素です。
しかし、そこには古くからある課題があります。それは、特に新入社員が自社や業界についてほとんど、あるいは全く経験を持たない状態で入社してくる場合、どうすればオンボーディングを有益で、魅力的かつ印象深いものにできるか、ということです。
動画がオンボーディングの取り組みを拡大するのにどのように役立つか
新入社員が初日に入社してきた際、あなたには主に2つの目標があります。第一に、最初からチームの一員として受け入れられるようにすること、第二に、できるだけ早く業務に慣れさせ、ビジネスに貢献できるようになることです。
にもかかわらず、依然として多くの組織が、新入社員の受け入れにおいて重大なミスを犯している。
新入社員の研修では、多くの場合、既存のチームメンバーや経営陣による1日以上の対面プレゼンテーションに参加することが求められます。各担当者が担当分野の概要を説明し、組織内の役割分担について次々と説明していく形式となっています。
その意図は善意に基づいているとはいえ、こうした研修は新入社員にとって負担が大きすぎて、断片的な情報しか頭に残らないという結果になりかねません。また、頻繁に新入社員の受け入れを行うチームの場合、多忙なスケジュールの中から時間を割いて参加しなければならない既存のスタッフにとっても、こうしたルーティンは負担となり得ます。
さらに悪いことに、こうした研修はたいてい一回きりのもので、新入社員は分厚いマニュアルを机の引き出しにしまい込み、二度と目を通すこともないままになってしまう。
その後の数週間は、現場での実践的な学習が中心となることが多く、従業員が次々と押し寄せる情報を定着させるための支援資料はほとんど、あるいは全くないのが実情です。
もっと良い方法があります。それは「ビデオオンボーディング」です。
新入社員が職務に完全に慣れるまでには、数ヶ月を要することもあります。例えば、『Sales & Marketing Management』誌の調査によると、平均的な企業では、新入営業担当者の研修に73日を費やしているとのことです。ポジションごとにオンボーディングのプロセスは異なりますが、動画を活用している企業では、学習曲線をより管理しやすくしています。
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新入社員にとって、これは決して些細なことではありません。入社後6ヶ月以内に退職した従業員を対象としたBambooHRの調査によると：
- 23％が、新たな職務について明確な指針が示されていないと感じていた
- 21％が「より効果的な研修」を希望していると答えた
メッセージは明確です。組織の新入社員研修計画には、周到かつ包括的なオンボーディング計画が不可欠です。しかし、多くの組織にとって、新入社員一人ひとりに合わせて、詳細な実地研修をタイムリーかつ個別に対応することは、現実的に不可能です。
そこが、動画が研修チームにとって、期待以上の成果を上げるための真のチャンスとなる点です。
動画がオンボーディング体験を向上させる4つの方法
企業が新入社員の研修に投資することで、離職率の低下や生産性の向上といったメリットを得ることができます。
先進的な企業では、動画はすでにその投資の不可欠な要素となっており、新入社員の研修活動を拡大・拡充するのに役立っています。その理由は以下の通りです：
1. 動画は、従業員が知識を定着させるのに役立ちます。 あらゆる組織研修における最大の課題は、いかにして情報を記憶に残すかということです。研究によると、研修終了からわずか30分後には、参加者は学んだ内容の58%しか覚えておらず、7日後には共有した内容の65%を完全に忘れてしまいます。実際、わずか6ヶ月後には、研修内容の90%を忘れてしまうのです。
動画は、概念や詳細を記憶する能力を高めることができ、その効果は時間の経過とともに実際に増大します。ある研究によると、テキストに加えて動画などの視覚的要素を取り入れたプレゼンテーションは、直後に理解度をテストした場合、テキストのみの場合よりも9％効果的でしたが、テストを遅らせて実施した場合には83％も効果的でした。これは、後になって情報をよりよく記憶できるようになることを示唆しています。
動画はコンテンツの印象を強めるだけでなく、検索しやすくする効果もあります。最新の動画プラットフォームを利用すれば、ユーザーは動画ライブラリ全体を検索できるほか、各動画の実際のコンテンツ内でも、音声で発せられた言葉や画面に表示された単語を検索し、その言葉が登場する場面に自動的に早送りすることができます。
机の上に置かれた分厚い印刷物のハンドブックとは異なり、検索機能付きのオンボーディング動画ライブラリがあれば、社員は必要な研修をオンデマンドで確実に見つけることができます。その研修の存在を事前に知っていたかどうかに関わらずです。
2. 動画は研修プログラムのコスト削減に役立ちます。動画は、研修で得た知識を従業員が定着させるのに役立つだけでなく、その研修にかかる費用も節約できます。
IBMは、対面研修費用の最大40％が旅費や宿泊費に充てられていることを把握した後、研修プログラムの半分をeラーニング形式に移行しました。このプログラム導入から最初の2年間だけで、同社は5億7900万ドルのコスト削減を実現しました。
マイクロソフトでも同様のコスト削減効果が報告されており、同社の社内動画ポータルが、対面式研修や小規模なイベントの一般的な代替手段となっている。同社自身の試算によると、動画への移行により、対面式研修のコストは参加者1人あたり1時間約320ドルから、わずか17ドルにまで削減された。
3. 動画は、企業が研修資料の一貫性を確保するのに役立ちます。動画の大きな利点の一つは、新入社員にとって重要なこの時期に、大企業がメッセージの一貫性と高品質な水準を維持するのに役立つことです。
大規模な組織や、地理的に分散したオフィス、店舗、営業エリアを持つ組織において、一貫性の確保は、適切なオンボーディングを行う上でしばしば大きな課題となります。オンボーディングを担当するトレーナーが複数いる場合、あるいは完全に独立した複数のチームや部門が担当している場合、新入社員ごとに体験が異なってしまう可能性が高まります。
入社時の研修で動画トレーニングを活用することで、この問題を解決し、誰が研修を担当しても、すべての従業員が同様の体験を得られ、一貫したメッセージを受け取れるようにします。
4. 動画を活用することで、従業員は入社初日からより強い帰属意識と一体感を抱くことができます。この最後の点が、最も見過ごされがちなポイントです。オンボーディングは単なる研修ではなく、新入社員に企業の文化や価値観を伝える繊細なプロセスなのです。
オンボーディングは、新入社員が組織の一員として効果的に活躍できるよう支援するものです。効果的なオンボーディングがもたらす潜在的な価値については、すでに多くの研究で実証されています。研究によると、適切に実施されたオンボーディング手法は、職務満足度の向上、業務パフォーマンスの向上、組織への帰属意識の高まりといった好結果につながることが明らかになっています。
動画を活用すれば、オンボーディングプログラムのリーチを瞬時に世界中に広げることができます。充実したオンボーディング研修動画のライブラリがあれば、新入社員一人ひとりを入社初日から温かく迎え入れ、職場に慣れる手助けをし、業務にスムーズに馴染ませ、組織の文化や用語を理解できるようサポートできます。何より素晴らしいのは、たとえ研修担当チームが地球の反対側にいたとしても、動画ならいつでもどこでもこれらすべてを実現できるという点です。
企業が今後3～5年間にわたり、人材を適切に配置し、競争力を高めるべく取り組む中、従業員のオンボーディングを適切に行うことが、これまで以上に重要になっています。
適切なツールを活用すれば、動画を活用して組織のオンボーディングプログラムをさらに高いレベルへと引き上げることができます。
動画を活用して、新入社員のオンボーディングにおける課題を解決する
従業員のオンボーディングに動画を活用する方法について詳しくご紹介します。効果的な動画を活用したオンボーディングプログラムを作成するための、わかりやすいガイドを無料で公開しています： 動画で社員のオンボーディングを強化する15の方法。