新入社員が直面するオンボーディングにおける最大の課題の多くは、重要な情報を吸収することに関連しています。最近の調査によると、新入社員や管理職から最も多く挙げられた課題には、次のようなものがありました：

• 新しいプロセスの習得
• 新しい技術の習得
• 企業文化の理解

企業では、すべての新入社員が入社後数日のうちにこれらの情報を確実に把握できるよう、体系的な入社研修プログラムを導入する動きがますます広がっています。しかし、入念に計画された研修プロセスであっても、新入社員が情報を容易に理解し、長期的に記憶に留められる形で伝えることには限界があります。

新入社員オリエンテーションで扱われる内容は企業によって異なりますが、「情報過多」は、新入社員の受け入れにおいて3つのよくある失敗を招く可能性があります。それぞれの失敗を回避する方法をご紹介します。

1. 対面オリエンテーションにおける情報過多

大企業では、半日あるいは丸一日かけてオリエンテーションを行うことが多く、新入社員は30分から60分間のプレゼンテーションが立て続けに行われる中で、大量の情報を浴びせられることになる。

経営陣や各分野の専門家による一連のセッションでは、企業のミッションや戦略から、組織構造、価値観、業績管理、福利厚生、法務、安全・セキュリティ、ネットワークアクセス、健康保険制度、社内ツールやリソースに至るまで、あらゆる分野が網羅されています。こうしたセッションは活力を与えてくれることも多いですが、伝えられる情報の量は通常、圧倒されるほど膨大です。

8時間のオリエンテーションに40時間分の情報を詰め込もうとするのではなく、新入社員全員に伝えるべき最も重要な事項を優先し、対面でのオリエンテーションでそれらをじっくりと解説する時間を確保し、残りの内容は動画研修で提供しましょう。

動画プラットフォームを使えば、ウェブカメラとPowerPointやKeynoteさえあれば、新入社員向けの質の高いオンライン研修動画を簡単に作成できます。これらの動画は、社内の研修動画ライブラリに一元管理でき、新入社員は入社後の最初の数週間で視聴できるほか、将来いつでも参照することができます。

従業員福利厚生に関するオンボーディング動画の例をご覧ください：

2. 文化的適応の軽視

ベストセラー『The First 90 Days』の中で、マイケル・ワトキンスは、文化への適応を、新入社員の定着を図る上で欠かせない4つの要素の一つとして挙げています。ワトキンスの調査によると、これはすべての新入社員にとって重要ですが、特に新任のマネージャーにとっては極めて重要であり、文化への適応不足は、新任マネージャーが失敗する最も一般的な理由となっています。

動画は、企業文化を伝えるのに最適な手段です。一元化された動画プラットフォームを活用することで、新入社員は経営陣や同僚から企業の価値観を学ぶことができます。動画はコミュニケーションの一貫性を確保するのに役立ち、いつでも視聴や再視聴が可能です。

以下に、作成できる企業文化紹介動画の4つの例をご紹介します：

• CEOからのメッセージ― 企業文化はトップから始まります。CEOが自社の価値観や文化を広く浸透させるには、動画ほど効果的な手段はありません。NYSE TechnologiesのCEOであるスタンリー・ヤング氏は、この取り組みをさらに一歩進め、世界中の従業員が視聴できる短い動画を毎週撮影しています。

• 人事部門– 人事チームは、全社的な文化やチーム固有の文化を理解する上で、最も頼りになるリソースの一つです。動画を活用することで、新入社員はチームのコミュニケーションスタイル、一般的な行動や期待される行動、リーダーシップのスタイルなどについて学ぶことができます。

• 従業員– 組織内の「文化の担い手」を特定し、彼ら自身の言葉で文化的な規範やベストプラクティスについて語ってもらうようにしましょう。文化の担い手は、通常、経営幹部チームの一員ではありません。むしろ、人脈の広いマネージャーや、カリスマ性のある個人貢献者、あるいは事務アシスタントであることが多いのです。

• 実際の会議を録画する– 新入社員が最初の会議で直面する社風への対応を準備させるには、会議を録画することほど効果的な方法はありません。会議を録画することで、新入社員は会議中のコミュニケーションのルールや意思決定のプロセスを事前に把握することができます。

 

3. 上級管理職の入社手続きを後回しにする

ライト・マネジメント・コンサルタンツの2005年の調査によると、新任のマネージャーや経営幹部の35％が、就任後18カ月以内に失敗に終わっている。また、コンファレンス・ボードの『CEO Challenge 2014』報告書によると、リーダーシップ開発の強化は、CEOが掲げる人的資本の優先課題トップ5にランクインしている。しかし、管理職やリーダーシップのスキルは、新任の上級管理職のオンボーディング・プロセスにおいて、見過ごされがちである。

動画もここで役立ちます。ここでは、組織内の新任マネージャーやリーダー向けに特化したオンボーディング動画を作成するためのアイデアをいくつかご紹介します：

• 採用プロセス– これらの動画では、貴組織の選考基準、採用手順、面接での期待事項、および決定プロセスについて説明しています。

• 業績管理– これらの動画では、従業員の目標設定プロセス、マネージャーに求められるパフォーマンス・コーチングの内容、評価プロセス、および御社が業績不振の従業員をどのように管理しているかについて説明しています。

• リーダーシップの能力――組織によって、重視するリーダーシップの資質は異なります。組織横断的なコミュニケーションや連携の管理を重視する組織もあれば、リスクを恐れず革新を起こすことを重視する組織もあります。早い段階から自社のリーダーシップの能力要件を把握しておくことは、マネージャーやリーダーが成功を収めるための土台となります。

• 組織構造の理解– これらの動画は、マネージャーや経営幹部に対し、今後連携することが想定される各チームや他の経営幹部について、横断的な知識を習得するための研修を提供します。

• ベストプラクティスの共有– 社内の他の成功している幹部たちは、何が有効で何がそうでないかを理解する上で、新任リーダーにとって最良の情報源となり得ます。しかし、幹部の多忙さゆえに、ベストプラクティスについて話し合うための対面での打ち合わせが困難な場合がよくあります。その場合は、代わりに録画を活用しましょう。評価の高い幹部たちによる一連の短い動画は、新任リーダーが社風に適応するのに役立つ貴重な情報を提供してくれます。

 

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