최근 최근 인터뷰에서 아마존 CEO 제프 베조스는 외부인에게는 "이상하게" 보일 수 있다고 인정하면서도 여전히 자신이 진행하는 회의 방식을 설명했다. 그는 "아마존 내부에서는 파워포인트를 사용하지 않는다"며 "외부에서 새로운 임원을 채용할 때면 [그들에게 경고한다]: '이건 당신이 경험해 본 가장 이상한 회의 문화입니다'"라고 말했다.

아마존 팀 구성원이 아이디어를 제안할 때는 다른 대부분의 조직에서 표준인 또 다른 파워포인트 프레젠테이션을 만들지 않습니다. 대신 4~6페이지 분량의 메모 형태로 제안서를 구성하는데, 회사는 이를 '내러티브(narrative)'라고 부릅니다.

이 관행은 2004년 베조스가 상위 경영진에게 이메일로 글머리 기호 사용을 금지하는 이유를 설명한 이후로 이어져 왔다. 그 내용은 다음과 같다:

"이유에 대한 설명을 조금 더 보충하자면."

우리가 추구하는 것은 단순한 텍스트가 아닌 잘 구조화된 서사적 텍스트입니다. 누군가 워드에서 글머리 기호 목록을 작성한다면, 그것은 파워포인트만큼이나 나쁠 것입니다.

4페이지 분량의 메모를 작성하는 것이 20페이지 분량의 파워포인트를 '만드는' 것보다 어려운 이유는, 훌륭한 메모의 서사적 구조가 무엇이 더 중요한지, 사물 간의 연관성은 어떻게 되는지에 대한 더 나은 사고와 이해를 요구하기 때문입니다.

파워포인트 스타일의 발표는 어떻게든 아이디어를 대충 넘어가도록, 상대적 중요성의 감각을 평평하게 만들도록, 그리고 아이디어들의 상호연결성을 무시하도록 허용하는 경향이 있습니다."

훌륭한 메모를 작성하는 데 많은 시간이 소요되기 때문에, 베조스는 모두가 반드시 읽도록 하는 확실한 방법도 도입했습니다 — 바로 공동 독서입니다.

"우리는 회의실에서 문서를 읽습니다. [그렇지 않으면] 고등학생들처럼 경영진들도 마치 문서를 읽은 것처럼 허세를 부리며 회의를 진행할 것입니다."라고 그는 말했다. 문서가 공유되는 회의에서는 처음 20~30분을 문서 읽기에 할애한다. 그 후 발표자는 나머지 팀원들의 질문에 답변한다.

아마존 이외의 다른 곳에서도 이 방법이 통할까요?

아마존의 회의는 다소 독특하지만, 그 근본적인 구조와 목표는 그렇지 않습니다. 아마존 회의의 형식은 보다 일반적으로 플립드 미팅이라고 부를 수 있습니다. 교육 분야의 플립드 클래스룸(반전 수업) 모델에서 영감을 얻은 플립드 미팅에서는 참석자들에게 실제 회의 전에 검토할 관련 프레젠테이션 자료가 제공됩니다. 이를 통해 대면 시간은 질문과 정보에 기반한 토론을 위한 시간으로 활용됩니다.

어떤 방식으로 구현되든, 플립드 미팅은 전통적인 발표 중심 회의에서 발생할 수 있는 몇 가지 일반적인 문제점을 해결하기 위해 고안되었습니다. 우리는 모두 미완성된 아이디어에 대한 지루한 설명과 참여하지 않는 청중이 이어지는 전형적인 회의 방식에 익숙합니다. 이런 회의는 질문이나 대화를 위한 시간이 고작 몇 분밖에 남지 않도록 구성되어 있죠.

그러나 플립드 미팅은 즉각적인 해결책이 아니다. 이는 상당한 시간과 자원의 투자를 필요로 하는 문화적 변화다. 베조스는 더 정보에 입각하고 생산적인 팀 토론을 위해 기꺼이 희생할 의사가 있다고 거듭 강조해왔다.

물론 모든 전통적인 프레젠테이션 중심 회의가 실속이 없거나 비생산적인 것은 아닙니다. 하버드 비즈니스 리뷰(HBR)는 회의에서 프레젠테이션을 완전히 금지하는 것을 지지하지는 않지만, 어느 정도는 베조스의 의견에 동의합니다. HBR은 회의 중 프레젠테이션에 지나치게 의존하면 조직이 비즈니스 내 진정한 변화를 촉진하는 생산적인 대화를 회의 중 프레젠테이션에 지나치게 의존하면 조직이 비즈니스 내 진정한 변화를 촉진하는 더 생산적인 대화를 놓칠 수 있다고 지적했습니다.

플립드 미팅을 조직에 효과적으로 적용하기

오늘날에도 여전히 너무 많은 회의가 빈약한 의제와 수많은 희망사항만으로 진행되고 있다. 한 연구에 따르면 미국에서 매년 무의미한 회의로 370억 달러가 낭비된다고 추정하는데, 우리가 점점 더 많은 회의에 참석할수록 이 수치는 가속화됩니다.

우리는 적절한 인원이 참석하도록 한 다음, 그들이 생산적인 논의를 위해 필요한 정보를 즉석에서 알고 있기를 바란다. 운이 좋다면 실행 가능한 합의를 도출해낼 수 있을 것이다. 그러나 실제로는 참석률이 낮은 회의에 부분적으로만 정보를 파악한 참가자들이 모여, 초기 회의에서 채워지지 않은 공백을 메우기 위해 일련의 다음 단계와 실행 항목들을 겨우 짜맞추는 경우가 흔합니다. 그러면 우리는 두 번째 회의를 잡고 같은 과정을 반복합니다.

회의 방식을 전환하면 참석자들이 사전에 정보를 파악할 수 있어 비생산적인 회의로 낭비되는 소중한 시간을 되찾을 수 있습니다. 이를 통해 모든 회의가 생산적으로 진행되며, 팀원들이 협력하여 더 현명하고 신속한 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.

그 말은 프레젠테이션이 사라진다는 뜻인가요?

회의 시작 시 '6페이지 문서'를 읽고 이후 전체 시간 동안 활발한 토론을 진행하는 방식이 아마존에는 효과적일 수 있으나, 반드시 귀사에 최적의 접근법은 아닐 수 있습니다. 다행히도 플립드 미팅 모델은 기업 문화에 맞게 조정할 수 있습니다.

잘 구성된 프레젠테이션(파워포인트를 사용하는 경우 포함)은 여전히 새로운 아이디어를 전달하는 가치 있고 효율적인 수단으로, 일반적으로 긴 메모를 작성하는 데 소요되는 시간의 일부만으로도 충분합니다. 이러한 프레젠테이션을 포기할 필요는 없으며, 실제 회의 전에 미리 진행하면 됩니다.

회의 전에 발표자는 평소처럼 슬라이드를 준비하고 발표 요점을 구성할 수 있습니다. 그런 다음 노트북 내장 웹캠을 사용하여 회의 중 진행했을 발표 내용을 녹화하기만 하면 됩니다. 이후 발표자는 회의 하루 전쯤 녹화한 발표 영상을 공유하면 참석자들은 각자의 일정에 맞춰 시청할 수 있습니다. 필요 시 되감기나 반복 시청도 가능하므로, 대면 회의에 참석할 때 토론에 충분히 기여할 준비를 마친 상태로 참여할 수 있습니다.

Panopto 녹화된 플립드 미팅 프레젠테이션 예시를 시청하세요:

 

 

플립드 미팅은 사전 준비가 조금 더 필요하지만, 회의 중에 그 효과를 누릴 수 있습니다. 발표 자료를 미리 검토하면 참석자들이 주제에 대해 진지하게 고민할 시간을 확보할 수 있습니다. 전통적인 회의는 발표자가 대부분의 발언을 하도록 구성되어 의견 차이와 논쟁을 최소화합니다. 그러나 진정한 진전은 회의 초반에 가능한 한 빨리 의견 불일치 사항을 제기하도록 회의를 구성할 때만 이루어집니다. 이는 의견 대립에 소요되는 시간을 줄이고 집단이 합의를 도출할 수 있는 시간을 극대화하기 위함입니다.

 

회의를 뒤집는 실용 가이드를 받아보세요

우리의 회의 플립핑을 위한 실용 가이드 시간이나 내용을 희생하지 않고 회의에서 더 많은 성과를 내는 방법을 알려드립니다. 사전 준비, 회의 중 관리 기법, 영상 활용을 통한 효율성 제고 방안 등 조직에 가장 적합한 플립드 회의 형식을 구성하고 실행하는 방법에 대한 깊은 이해를 얻을 수 있습니다.

무료 가이드 다운로드 >

 

 

 

 

이미지 출처: Joe Wolf via Flickr