As virtual, hybrid, and asynchronous learning continues to expand, universities and other higher education institutions are creating and storing more video content than ever. Professors record new lectures and course materials, administrators create presentations for meetings, and students upload videos for class assignments and extracurricular activities. This volume of video quickly adds up, creating a vast library within your LMS or video content management system.

Over time, it is not uncommon for institutions to amass video libraries containing tens of thousands of videos, up to hundreds of thousands of videos. When evaluating libraries of this size, administrators often ask, do we need to keep all this video? 

Die Aufbewahrung irrelevanter oder veralteter Videos ist nicht nur eine logistische Herausforderung, die Ihr Lernsystem durcheinander bringt. Sie birgt auch echte Risiken für Ihre Universität und verursacht zusätzliche Speicherkosten, die Ihr Budget unnötig belasten. 

Um ein konsistentes, relevantes und qualitativ hochwertiges Erlebnis für Schüler und Studenten zu gewährleisten, müssen Lehrkräfte und Administratoren eine intelligente Strategie zur Inhaltshygiene anwenden, bei der nicht gesehene oder irrelevante Videos archiviert und gelöscht werden.

Was ist Inhaltshygiene?

In general terms, content hygiene refers to the process of evaluating the content on a website or platform to ensure that it’s relevant, updated, and useful. The idea is simple: just as physical clutter can impinge on the comfort and practicality of a home or workplace, digital clutter can detract from the usefulness of an online space. 

Im Kontext einer Hochschuleinrichtung mit einer riesigen Videovorlesungsbibliothek gehört zur Inhaltshygiene die Festlegung einer Richtlinie zur Aufbewahrung von Inhalten, die ältere Videos, die ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr erfüllen, ausblendet, archiviert oder löscht. Die Bibliothek Ihrer Universität enthält wahrscheinlich Tausende von Videos, die seit Jahren nicht mehr angesehen wurden - Unterrichtsmaterialien, die inzwischen ersetzt wurden, Videopräsentationen von Studenten, die ihren Abschluss gemacht haben, und Tutorials zu Richtlinien, die nicht mehr existieren. Wenn Sie sich von diesem digitalen Ballast trennen, wird Ihre Videobibliothek funktionaler. 

4 reasons universities should establish a video content retention policy

Content hygiene is about more than mere tidiness. Yes, purging your library of excess videos will make the entire digital space feel cleaner, but it also comes with significant educational, legal, and financial benefits. Practicing content hygiene by implementing and sustaining a video content retention policy is an institutional best practice in today’s digital learning environment for many reasons.

1. Maintain search quality

Proper content hygiene is essential for achieving highly relevant search results within Panopto’s video libraries. Features like automatic speech recognition (ASR), optical character recognition (OCR), and slide indexing are designed to capture every spoken word and onscreen detail, making your videos fully searchable. However, when libraries are overwhelmed with obsolete and irrelevant content, these intelligent search tools must process excessive data, leading to cluttered results. By implementing content retention policies that archive or delete outdated videos, institutions can streamline their video collections, ensuring that search queries surface the most relevant, current, and useful material. This focused approach enhances both the speed and reliability of searches, allowing users to find exactly what they need without sifting through unnecessary digital clutter.

2. Enforce the rigorous quality standards your students and faculty expect

Genauso wenig wie Sie einen Jahre alten Lehrplan oder ein Lehrbuch mit veralteten Informationen aufbewahren würden, sollten alle Videovorlesungen und aufgezeichneten Kurse denselben strengen Anforderungen an Genauigkeit, Relevanz und Qualität Ihrer Einrichtung genügen. 

Unlike static course materials, a key benefit of video lectures and recorded courses is the ability to quickly edit and update material as information changes. Preserving outdated videos defeats the flexibility of the medium and puts the burden on professors and administrators to manage obsolete content.

Eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Inhalten erleichtert das Leben von Lehrkräften und Mitarbeitern, indem sie den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Suche nach veralteten Dateien verringert und die Gesamtqualität der Vorlesungsbibliothek einer Einrichtung verbessert.

3. Responsibly and transparently reduce risks posed by outdated materials

Veraltete Daten bergen sowohl pädagogische als auch rechtliche Risiken für Einrichtungen. Stellen Sie sich vor, ein Student stößt auf eine alte Vorlesung oder ein veraltetes Video, in dem eine Hochschulpolitik erklärt wird, die sich inzwischen geändert hat. Dieser Student könnte irreparable Fehler machen, die auf ungenauen Informationen beruhen, die in Ihrem LMS- oder Videoverwaltungssystem hinterlassen wurden.

Darüber hinaus erhöht die Aufbewahrung alter Inhalte die potenziellen rechtlichen Risiken und Komplexitäten für Ihre Einrichtung. Informationsanfragen, sei es im Rahmen eines Rechtsstreits oder einer FOIA-Anfrage, zwingen Universitäten dazu, ihre digitalen Archive zu durchforsten, um Daten zu finden, von denen sie vielleicht nicht einmal wissen, dass sie sie haben. 

Eine klar definierte Richtlinie zur Aufbewahrung von Inhalten stellt sicher, dass Institutionen relevante Aufzeichnungen mit transparenten Richtlinien verantwortungsvoll aufbewahren, um rechtliche Risiken zu minimieren.

4. Optimize budget in the face of increasing cloud storage costs

Es ist kein Geheimnis, dass die Kosten für die Sicherung und Skalierung des Cloud-Speichers immer höher werden. In einer Welt, in der jedes gespeicherte Video seinen Preis hat, macht es keinen Sinn, für die Speicherung veralteter Inhalte zu bezahlen. 

Der Ansatz, alles für immer aufzubewahren, ist für einen budgetbewussten Administrator oder Technologen nicht tragbar. Anstatt Miete für Tausende von ungesehenen Videos zu zahlen, können Sie mit einer Richtlinie, die Schritte zur Aufbewahrung von Inhalten und bewährte Verfahren enthält, unnötige Ausgaben reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass wichtige Inhalte immer verfügbar sind. 

Refrigerate vs. Freeze:
Using archival storage for optimal video management

Nun, da Sie den Wert der Inhaltshygiene verstanden haben, wo fangen Sie an? 

Die Bereinigung Ihrer Inhaltsbibliothek und das Löschen tausender alter Videos mag sich wie ein einschüchterndes Unterfangen anhören - das muss es aber nicht sein. Mit den richtigen Richtlinien können Sie Systeme erstellen, die ungesehene Videos automatisch archivieren oder löschen und gleichzeitig die Materialien schützen, die Lehrkräfte und Administratoren schätzen. 

Die besten Strategien zur Inhaltshygiene sind von vornherein flexibel angelegt und geben Administratoren und Professoren die Möglichkeit, eigene Entscheidungen über die ihnen unterstellten Videos zu treffen. Viele Einrichtungen bieten diese notwendige Flexibilität, indem sie eine Archivierungsrichtlinie einführen, die Ihre Inhalte in die Kategorien "Speicherung" und "Archiv" unterteilt. 

• In der Kategorie "Ablage" werden relevante, aktualisierte, häufig angesehene Videos wie die in Ihrem LMS, CMS, Blog oder Wiki für einen einfachen, sofortigen Zugriff erfasst. Stellen Sie sich dies als Ihren Kühlschrank mit alltäglichen Dingen wie Eiern oder Brot vor. 
• In der Kategorie "Archiv" werden wichtige Videos aufbewahrt, die Sie vielleicht nicht jeden Tag oder sogar nicht jedes Semester benötigen. Betrachten Sie diese Kategorie als Ihre Gefriertruhe, in der Sie von Zeit zu Zeit Reste auftauen können. Die Videos sind immer noch verfügbar, aber es kann einige Minuten länger dauern, sie abzurufen. Die Archivierung hilft Ihnen, Platz in Ihrem Inhaltskühlschrank freizumachen, und stellt sicher, dass der Primärspeicher immer korrekt und frisch ist.

Die Archivierung bietet Lehrkräften und der Verwaltung die Möglichkeit, Videos aus der allgemeinen Bibliothek zu entfernen, ohne sie ganz zu löschen. Es funktioniert auch gut mit automatisierten Systemen, die Daten selbständig archivieren und löschen. Wenn ungesehene Videos automatisch in den Archivspeicher übertragen werden, haben die Benutzer die Möglichkeit, ihr Fehlen in der Primärspeicher-Bibliothek zu bemerken und sie abzurufen, bevor sie gelöscht werden. Dieser mehrstufige Ansatz verhindert Missgeschicke und erhöht die Unterstützung für die Inhaltshygiene als Praxis innerhalb der Universität. 

Wie man eine wirksame Strategie zur Speicherung von Inhalten umsetzt

Content hygiene doesn’t take place in a silo. As technologists and administrators, be sure to communicate with primary stakeholders to develop a policy that everyone can support in order to help your university mitigate risks, save money, and better serve the student body. By adopting a set of best practices around implementation, you can build a culture of content hygiene that benefits your entire institution. 

Steps to Creating a Content Retention Policy

1. Engage Stakeholders – The first step in implementing an effective content retention strategy is to engage and educate key stakeholders. This involves identifying individuals or groups within the institution, such as leadership, IT, faculty, and governance teams, who play a role in managing content. Clear communication is essential to gain their support and mitigate resistance. By presenting the goals of the initiative, the problems it solves, and its benefits, alongside compelling data, stakeholders can better understand the value of content hygiene. Additionally, addressing their feedback and concerns fosters collaboration and helps build a comprehensive strategy that aligns with their needs, ensuring a smoother implementation process.
2. Policy Design – The second step in implementing a content retention strategy is creating a plan that reflects stakeholder input. Employing retention tools that allow bulk management of content helps scale the process efficiently while still offering flexibility for individual departmental needs. The strategy should avoid overly complicated policies, ensuring stakeholders have clarity and room to manage their content without confusion. Additionally, creating designated archive folders for materials ensures that sensitive or valued content remains protected, giving stakeholders confidence and control throughout the process. Finally, refer to the 6 questions to ask when designing a content retention policy framework below:
   • Retention Periods: How long should videos (e.g., meeting recordings, Remote Recorder videos, personal folder videos) be stored if they’re not being watched? 
   • Content Type: Should this duration vary based on the type of video, its source, or its age?
   • Archiving and Deletion: How long should videos remain in the archive before they’re permanently deleted?
   • Retention Triggers: After an item is flagged for retention action, how long should it take before it is archived or deleted?
   • Departmental Requirements: Do different departments have unique retention requirements that need to be addressed?
   • Administrator Oversight: Should administrators be required to confirm retention actions before they are executed?
3. Impact Modeling – Content retention impact modeling is a powerful tool that enables system administrators to assess the potential effects of content retention policies before implementation. By generating detailed reports, admins can see the amount of content to be archived or deleted, ensuring informed decision-making and minimizing unexpected outcomes. Additionally, multiple impact models can be run to cover a series of retention scenarios, ultimately helping to refine the policy further.
4. Policy Implementation1. The final step in implementing a content retention strategy focuses on preparing faculty, administrators, and students for the impending changes. This requires clear and proactive communication to prevent surprises, confusion, or resistance. A comprehensive communication plan should outline what content will be archived or deleted and provide training materials and updates across platforms like the LMS and video management systems. By explaining the changes thoroughly and giving individuals time to adjust their workflows, institutions can foster acceptance and ensure a smooth transition to the new policy.

Putting Your Content Retention Policy into Practice in Panopto

Now we’ve covered key benefits and steps to maintain content hygiene, let’s look at an example content retention policy. The specific scope and parameters below represent a relatively common policy that we see here at Panopto.

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Purpose

The goal of this policy is to manage video content efficiently within Panopto by defining clear retention and archiving parameters. This ensures optimal storage usage, compliance with organizational requirements, and access to relevant content while removing outdated material.

Umfang

This policy applies to all types of video content within the Panopto library, including but not limited to:

• Aufgezeichnete Besprechungen
• Remote Recorder videos
• Personal folder content
• Departmental and organizational videos

Retention Parameters

Aging Rules

If a video exceeds 3 years from its creation date and has not been watched in the past 12 months, it is flagged for archiving regardless of content type.

Archiving Rules

• Archived videos will be stored for 12 additional months. After this period in the archive, the content will be permanently deleted.
• Archived videos are moved out of the stored hours quota, reducing overall storage demand while still allowing retrieval within the archive retention period.

Specific Criteria by Content Type

• Meeting Recordings – Rules related to meeting integrations (e.g., Zoom, Microsoft Teams) are stricter due to the high volume these generate. These recordings are archived after 6 months if not accessed.
• Personal Folders (My Folders) – Content in My Folders is treated differently from departmental folders. Videos here are archived after 12 months of inactivity to reduce unused personal content clutter.
• Old Content Across All Folders – Videos more than 3 years old with no views over the past year are archived ahead of standard retention rules to eliminate stale content.
• Administrator Oversight – Administrators are required to confirm retention actions for sensitive or critical folders before deployment.

Policy Review and Updates

This policy will be reviewed bi-annually to ensure compliance with the organization’s changing requirements, technology updates in Panopto, and feedback from departments.