A medida que el aprendizaje virtual, híbrido y asíncrono sigue creciendo, las universidades y otras instituciones de enseñanza superior crean y almacenan más contenidos de vídeo que nunca. Los profesores graban nuevas conferencias y materiales de cursos, los administradores crean presentaciones para reuniones y los estudiantes suben vídeos para tareas de clase y actividades extracurriculares. Este volumen de vídeo se acumula rápidamente, creando una vasta biblioteca dentro de su LMS o sistema de gestión de contenidos de vídeo.

Con el tiempo, no es raro que las instituciones acumulen videotecas que contienen decenas de miles de vídeos, hasta cientos de miles de vídeos. Al evaluar bibliotecas de este tamaño, los administradores suelen preguntarse: ¿necesitamos conservar todos estos vídeos? 

Conservar vídeos irrelevantes u obsoletos no es sólo un reto logístico que desordena su ecosistema de aprendizaje. También crea riesgos reales para su universidad, al tiempo que impone costes de almacenamiento adicionales que agotan innecesariamente su presupuesto. 

Para garantizar una experiencia del estudiante coherente, relevante y de alta calidad, los tecnólogos y administradores educativos deben adoptar una estrategia inteligente de higiene de contenidos que archive y elimine los vídeos no vistos o irrelevantes.

¿Qué es la higiene de los contenidos?

En términos generales, la higiene de contenidos se refiere al proceso de evaluar el contenido de un sitio web o plataforma para garantizar que sea relevante, actualizado y útil. La idea es sencilla: al igual que el desorden físico puede afectar a la comodidad y funcionalidad de una casa o un lugar de trabajo, el desorden digital puede restar utilidad a un espacio en línea. 

En el contexto de una institución de enseñanza superior con una vasta videoteca de conferencias, la higiene de contenidos implica establecer una política de retención de contenidos que oculte, archive o elimine los vídeos más antiguos que ya no sirven para su propósito original. La biblioteca de tu universidad probablemente incluye miles de vídeos que no se han visto en años: materiales de clase que ya han sido sustituidos, presentaciones en vídeo de estudiantes que se han graduado y tutoriales sobre políticas que ya no existen. Deshaciéndote del peso muerto digital crearás una videoteca más funcional. 

4 razones por las que las universidades deberían establecer una política de conservación de contenidos de vídeo

La higiene de los contenidos va más allá del mero orden. Sí, purgar su biblioteca del exceso de vídeos hará que todo el espacio digital parezca más limpio, pero también conlleva importantes beneficios educativos, legales y financieros. Practicar la higiene de contenidos mediante la aplicación y el mantenimiento de una política de retención de contenidos de vídeo es una buena práctica institucional en el entorno de aprendizaje digital actual por muchas razones.

1. Mantener la calidad de la búsqueda

Una correcta higiene del contenido es esencial para obtener resultados de búsqueda altamente relevantes en las videotecas de Panopto. Funciones como el reconocimiento automático de voz (ASR), el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la indexación de diapositivas están diseñadas para capturar cada palabra hablada y cada detalle en pantalla, haciendo que sus vídeos sean totalmente buscables. Sin embargo, cuando las bibliotecas se ven desbordadas por contenidos obsoletos e irrelevantes, estas herramientas de búsqueda inteligente deben procesar un exceso de datos, lo que genera resultados desordenados. Mediante la aplicación de políticas de retención de contenidos que archiven o eliminen los vídeos obsoletos, las instituciones pueden racionalizar sus colecciones de vídeo, garantizando que las consultas de búsqueda muestren el material más relevante, actual y útil. Este enfoque específico mejora tanto la velocidad como la fiabilidad de las búsquedas, permitiendo a los usuarios encontrar exactamente lo que necesitan sin tener que rebuscar entre un desorden digital innecesario.

2. Imponga las rigurosas normas de calidad que esperan sus estudiantes y profesores

Del mismo modo que no conservaría un plan de estudios de hace años o un libro de texto con información obsoleta, todas las clases en vídeo y los cursos grabados deben cumplir las mismas normas rigurosas de precisión, relevancia y calidad de su institución. 

A diferencia de los materiales de curso estáticos, una ventaja clave de las clases en vídeo y los cursos grabados es la posibilidad de editar y actualizar rápidamente el material a medida que cambia la información. Conservar vídeos obsoletos anula la flexibilidad del medio y carga a profesores y administradores con la responsabilidad de gestionar contenidos obsoletos.

Una política de conservación de contenidos facilita la vida del profesorado y del personal al reducir el tiempo y el esfuerzo dedicados a navegar por archivos obsoletos y mejorar la calidad general de la biblioteca de conferencias de una institución.

3. Reducir de forma responsable y transparente los riesgos que plantean los materiales obsoletos

Los datos obsoletos crean riesgos educativos y legales para las instituciones. Imagine que un estudiante se encuentra con una clase antigua o un vídeo obsoleto en el que se explica una política universitaria que ha cambiado desde entonces. Este estudiante podría cometer errores irreparables basados en información inexacta que se dejó dentro de su LMS o sistema de gestión de vídeo.

Además, la conservación de contenidos antiguos aumenta los riesgos y complejidades legales potenciales para su institución. Las solicitudes de información, ya sea por un pleito o por una petición de la FOIA, obligan a las universidades a rebuscar en sus archivos digitales para sacar a la luz datos que quizá ni siquiera saben que tienen. 

Una política de conservación de contenidos claramente definida garantiza que las instituciones mantienen de forma responsable los registros pertinentes con directrices transparentes que mitigan los riesgos legales.

4. Optimizar el presupuesto ante el aumento de los costes de almacenamiento en la nube

No es ningún secreto que el coste de asegurar y ampliar el almacenamiento en la nube va en aumento. En un mundo en el que cada vídeo guardado tiene un precio, no tiene sentido pagar por almacenar contenidos obsoletos. 

El planteamiento de "conservar todo para siempre" es insostenible para el administrador o el tecnólogo experto en presupuestos. En lugar de pagar el alquiler de miles de vídeos sin ver, una política que describa los pasos a seguir para la conservación de contenidos y las mejores prácticas ayuda a reducir gastos innecesarios al tiempo que garantiza que los contenidos esenciales estén siempre disponibles. 

Refrigerar frente a congelar:
Uso del almacenamiento de archivos para una gestión óptima del vídeo

Ahora que conoce el valor de la higiene de contenidos, ¿por dónde empezar? 

Limpiar su biblioteca de contenidos y eliminar miles de vídeos antiguos puede parecer una tarea intimidante, pero no tiene por qué serlo. Con las políticas adecuadas, puedes crear sistemas que archiven o eliminen automáticamente los vídeos no vistos, protegiendo al mismo tiempo los materiales que el profesorado y los administradores valoran. 

Las mejores estrategias de higiene de contenidos son flexibles por diseño, ya que permiten a los administradores y profesores tomar sus propias decisiones sobre los vídeos que están bajo su responsabilidad. Muchas instituciones proporcionan esta flexibilidad esencial aplicando una política de almacenamiento de archivos que divide su contenido en categorías de "almacenamiento" y "archivo". 

• La categoría "almacenamiento" captura vídeos relevantes, actualizados y vistos con frecuencia, como los de su LMS, CMS, blog o wiki, para un acceso fácil e instantáneo. Piensa en esto como si fuera tu frigorífico de productos básicos como huevos o pan. 
• La categoría "archivo" conserva vídeos importantes que quizá no necesites todos los días o incluso todos los semestres. Piense en esto como si fuera su congelador, donde puede descongelar las sobras de vez en cuando. Los vídeos siguen estando disponibles, pero pueden tardar varios minutos más en recuperarse. El archivado ayuda a liberar espacio en tu nevera de contenidos, garantizando que el almacenamiento primario sea siempre preciso y fresco.

El almacenamiento de archivo ofrece al profesorado y a la administración una forma de eliminar vídeos de la biblioteca general sin borrarlos del todo. También funciona bien con sistemas automatizados que archivan y eliminan datos por sí mismos. Cuando los vídeos no visualizados se envían automáticamente al almacenamiento de archivo, la gente tendrá la oportunidad de darse cuenta de su ausencia de la biblioteca de almacenamiento primario y recuperarlos antes de que se eliminen. Este enfoque escalonado evita contratiempos y aumenta el apoyo a la higiene de contenidos como práctica dentro de la universidad. 

Cómo aplicar una estrategia eficaz de retención de contenidos

La higiene de contenidos no tiene lugar en un silo. Como tecnólogos y administradores, asegúrese de comunicarse con las principales partes interesadas para desarrollar una política que todos puedan apoyar con el fin de ayudar a su universidad a mitigar los riesgos, ahorrar dinero y servir mejor al alumnado. Al adoptar un conjunto de mejores prácticas en torno a la implementación, puede crear una cultura de higiene de contenidos que beneficie a toda su institución. 

Pasos para crear una política de retención de contenidos

1. Implicar a las partes interesadas: el primer paso para aplicar una estrategia eficaz de retención de contenidos es implicar y educar a las partes interesadas clave. Esto implica identificar a las personas o grupos dentro de la institución, como los equipos de dirección, TI, profesorado y gobernanza, que desempeñan un papel en la gestión de contenidos. Una comunicación clara es esencial para obtener su apoyo y mitigar la resistencia. Al presentar los objetivos de la iniciativa, los problemas que resuelve y sus ventajas, junto con datos convincentes, las partes interesadas pueden comprender mejor el valor de la higiene de contenidos. Además, abordar sus comentarios y preocupaciones fomenta la colaboración y ayuda a crear una estrategia integral que se ajuste a sus necesidades, lo que garantiza un proceso de implantación más fluido.
2. Diseño de políticas - El segundo paso en la implantación de una estrategia de retención de contenidos es crear un plan que refleje las aportaciones de las partes interesadas. El empleo de herramientas de retención que permitan la gestión masiva de contenidos ayuda a escalar el proceso de manera eficiente, al tiempo que ofrece flexibilidad para las necesidades individuales de cada departamento. La estrategia debe evitar políticas excesivamente complicadas, garantizando que las partes interesadas tengan claridad y espacio para gestionar sus contenidos sin confusiones. Además, la creación de carpetas de archivo designadas para los materiales garantiza que los contenidos sensibles o valiosos permanezcan protegidos, lo que ofrece a las partes interesadas confianza y control durante todo el proceso. Por último, remítase a la 6 preguntas para diseñar una política de retención de contenidos marco de abajo:
   • Períodos de conservación: ¿Cuánto tiempo deben conservarse los vídeos (por ejemplo, grabaciones de reuniones, vídeos de Remote Recorder, vídeos de carpetas personales) si no se están viendo? 
   • Tipo de contenido: ¿Debería variar esta duración en función del tipo de vídeo, su fuente o su antigüedad?
   • Archivo y eliminación: ¿Cuánto tiempo deben permanecer los vídeos en el archivo antes de ser eliminados definitivamente?
   • Activadores de retención: Después de que un elemento se marque para una acción de retención, ¿cuánto tiempo debe pasar antes de que se archive o elimine?
   • Requisitos departamentales: ¿Tienen los distintos departamentos requisitos de retención específicos que deban tenerse en cuenta?
   • Supervisión del administrador: ¿Debería exigirse a los administradores que confirmen las acciones de retención antes de que se ejecuten?
3. Modelado de impacto - El modelado de impacto de la retención de contenidos es una potente herramienta que permite a los administradores de sistemas evaluar los efectos potenciales de las políticas de retención de contenidos antes de su implantación. Al generar informes detallados, los administradores pueden ver la cantidad de contenido que se archivará o eliminará, lo que garantiza una toma de decisiones informada y minimiza los resultados inesperados. Además, se pueden ejecutar múltiples modelos de impacto para cubrir una serie de escenarios de retención, lo que en última instancia ayuda a refinar aún más la política.
4. Aplicación de la política - El último paso en la aplicación de una estrategia de retención de contenidos se centra en preparar al profesorado, los administradores y los estudiantes para los cambios inminentes. Esto requiere una comunicación clara y proactiva para evitar sorpresas, confusión o resistencia. Un plan de comunicación exhaustivo debe esbozar qué contenidos se archivarán o eliminarán y proporcionar materiales de formación y actualizaciones a través de plataformas como el LMS y los sistemas de gestión de vídeo. Si se explican los cambios con detalle y se da tiempo a las personas para que ajusten sus flujos de trabajo, las instituciones pueden fomentar la aceptación y garantizar una transición fluida a la nueva política.

Ponga en práctica su política de retención de contenidos en Panopto

Ahora que hemos cubierto los beneficios clave y los pasos para mantener la higiene del contenido, veamos un ejemplo de política de retención de contenido. El alcance y los parámetros específicos que se indican a continuación representan una política relativamente común que vemos aquí en Panopto.

Propósito

El objetivo de esta política es gestionar eficazmente los contenidos de vídeo en Panopto definiendo parámetros claros de retención y archivo. De este modo se garantiza un uso óptimo del almacenamiento, el cumplimiento de los requisitos de la organización y el acceso a los contenidos pertinentes, al tiempo que se elimina el material obsoleto.

Alcance

Esta política se aplica a todos los tipos de contenidos de vídeo de la biblioteca de Panopto, incluidos, entre otros, los siguientes:

• Grabaciones de reuniones
• Vídeos del grabador remoto
• Contenido de la carpeta personal
• Vídeos departamentales y organizativos

Parámetros de retención

Normas de envejecimiento

Si un vídeo supera los 3 años desde su fecha de creación y no se ha visto en los últimos 12 meses, se marca para archivarlo, independientemente del tipo de contenido.

Normas de archivo

• Los vídeos archivados se conservarán durante 12 meses más. Transcurrido este periodo en el archivo, el contenido se eliminará definitivamente.
• Los vídeos archivados se retiran de la cuota de horas almacenadas, lo que reduce la demanda total de almacenamiento al tiempo que permite su recuperación dentro del periodo de conservación del archivo.

Criterios específicos por tipo de contenido

• Grabaciones de reuniones - Las normas relacionadas con las integraciones de reuniones (por ejemplo, Zoom, Microsoft Teams) son más estrictas debido al gran volumen que generan. Estas grabaciones se archivan después de 6 meses si no se accede a ellas.
• Carpetas personales (Mis carpetas) - El contenido de Mis carpetas recibe un tratamiento diferente al de las carpetas departamentales. Los vídeos se archivan después de 12 meses de inactividad para reducir el desorden de contenido personal no utilizado.
• Contenido antiguo en todas las carpetas: los vídeos de más de 3 años de antigüedad sin visualizaciones en el último año se archivan antes que las normas de retención estándar para eliminar el contenido obsoleto.
• Supervisión del administrador: los administradores deben confirmar las acciones de retención para las carpetas confidenciales o críticas antes de la implantación.

Revisión y actualización de políticas

Esta política se revisará cada dos años para garantizar su conformidad con los requisitos cambiantes de la organización, las actualizaciones tecnológicas de Panopto y los comentarios de los departamentos.