Con la continua espansione dell'apprendimento virtuale, ibrido e asincrono, le università e gli altri istituti di istruzione superiore creano e archiviano più contenuti video che mai. I professori registrano nuove lezioni e materiali per i corsi, gli amministratori creano presentazioni per le riunioni e gli studenti caricano video per i compiti in classe e le attività extracurriculari. Questo volume di video si accumula rapidamente, creando una vasta libreria all'interno del vostro LMS o sistema di gestione dei contenuti video.

Nel corso del tempo, non è raro che le istituzioni accumulino videoteche contenenti decine di migliaia di video, fino a centinaia di migliaia di video. Quando si valutano biblioteche di queste dimensioni, gli amministratori spesso si chiedono: è necessario conservare tutti questi video? 

Conservare video irrilevanti o obsoleti non è solo una sfida logistica che ingombra il vostro ecosistema di apprendimento. Crea anche rischi reali per la vostra università e impone costi di archiviazione aggiuntivi che prosciugano inutilmente il vostro budget. 

Per garantire un'esperienza coerente, pertinente e di alta qualità agli studenti, i tecnologi didattici e gli amministratori devono adottare una strategia intelligente di igiene dei contenuti che archivi e cancelli i video non visti o non pertinenti.

Che cos'è l'igiene dei contenuti?

In termini generali, l'igiene dei contenuti si riferisce al processo di valutazione dei contenuti di un sito web o di una piattaforma per garantire che siano pertinenti, aggiornati e utili. L'idea è semplice: così come il disordine fisico può compromettere il comfort e la praticità di una casa o di un luogo di lavoro, il disordine digitale può sminuire l'utilità di uno spazio online. 

Nel contesto di un istituto di istruzione superiore con una vasta biblioteca di videolezioni, l'igiene dei contenuti implica la definizione di una politica di conservazione dei contenuti che nasconda, archivi o cancelli i video più vecchi che non servono più allo scopo originario. La biblioteca della vostra università probabilmente include migliaia di video che non vengono guardati da anni: materiale didattico che nel frattempo è stato sostituito, presentazioni video di studenti che si sono laureati e tutorial su politiche che non esistono più. Eliminando il peso morto digitale, creerete una videoteca più funzionale. 

4 motivi per cui le università dovrebbero stabilire una politica di conservazione dei contenuti video

L'igiene dei contenuti va oltre il semplice ordine. Certo, eliminare i video in eccesso dalla vostra libreria renderà più pulito l'intero spazio digitale, ma comporta anche notevoli vantaggi didattici, legali e finanziari. Praticare l'igiene dei contenuti implementando e sostenendo una politica di conservazione dei contenuti video è una best practice istituzionale nell'ambiente di apprendimento digitale di oggi per molte ragioni.

1. Mantenere la qualità della ricerca

Una corretta igiene dei contenuti è essenziale per ottenere risultati di ricerca altamente pertinenti all'interno delle librerie video di Panopto. Funzioni come il riconoscimento vocale automatico (ASR), il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l'indicizzazione delle diapositive sono progettate per catturare ogni parola pronunciata e ogni dettaglio sullo schermo, rendendo i video completamente ricercabili. Tuttavia, quando le biblioteche sono sommerse da contenuti obsoleti e irrilevanti, questi strumenti di ricerca intelligenti devono elaborare un numero eccessivo di dati, con conseguente confusione dei risultati. Implementando politiche di conservazione dei contenuti che archiviano o eliminano i video obsoleti, le istituzioni possono ottimizzare le loro collezioni di video, assicurando che le query di ricerca facciano emergere il materiale più pertinente, attuale e utile. Questo approccio mirato migliora sia la velocità che l'affidabilità delle ricerche, consentendo agli utenti di trovare esattamente ciò di cui hanno bisogno senza dover passare al setaccio un inutile disordine digitale.

2. Applicare i rigorosi standard di qualità che gli studenti e i docenti si aspettano.

Così come non terreste un programma vecchio di anni o un libro di testo con informazioni obsolete, tutte le videolezioni e i corsi registrati dovrebbero soddisfare gli stessi rigorosi standard di accuratezza, pertinenza e qualità della vostra istituzione. 

A differenza del materiale didattico statico, un vantaggio fondamentale delle videolezioni e dei corsi registrati è la possibilità di modificare e aggiornare rapidamente il materiale in base alle informazioni che cambiano. La conservazione di video obsoleti vanifica la flessibilità del mezzo e fa ricadere su professori e amministratori l'onere di gestire contenuti obsoleti.

Una politica di conservazione dei contenuti semplifica la vita dei docenti e del personale, riducendo il tempo e gli sforzi spesi per navigare tra i file obsoleti e migliorando la qualità complessiva della biblioteca di un'istituzione.

3. Ridurre in modo responsabile e trasparente i rischi posti dai materiali obsoleti.

I dati obsoleti creano rischi sia educativi che legali per le istituzioni. Immaginate uno studente che si imbatte in una vecchia lezione o in un video obsoleto che spiega una politica universitaria che nel frattempo è cambiata. Questo studente potrebbe commettere errori irreparabili sulla base di informazioni imprecise lasciate all'interno del vostro sistema LMS o di gestione video.

Inoltre, la conservazione di vecchi contenuti aumenta i potenziali rischi e le complessità legali per l'istituzione. Le richieste di informazioni, sia che si tratti di una causa legale o di una richiesta FOIA, richiedono alle università di scavare nei loro archivi digitali per far emergere dati che potrebbero non essere nemmeno consapevoli di possedere. 

Una politica di conservazione dei contenuti chiaramente definita assicura che le istituzioni conservino in modo responsabile i documenti pertinenti, con linee guida trasparenti che riducono i rischi legali.

4. Ottimizzare il budget a fronte dell'aumento dei costi di archiviazione nel cloud.

Non è un segreto che i costi per la protezione e la scalabilità del cloud storage siano in aumento. In un mondo in cui ogni video salvato ha un prezzo, non ha senso pagare per archiviare contenuti obsoleti. 

L'approccio "conservare tutto per sempre" è insostenibile per un amministratore o un tecnologo attento al budget. Piuttosto che pagare l'affitto per migliaia di video non visti, una politica che delinei i passaggi e le best practice per la conservazione dei contenuti vi aiuta a ridurre le spese inutili e a garantire che i contenuti essenziali siano sempre disponibili. 

Refrigerare vs. congelare:
Usare l'archiviazione per una gestione ottimale dei video

Ora che avete capito il valore dell'igiene dei contenuti, da dove cominciate? 

Ripulire la vostra libreria di contenuti ed eliminare migliaia di vecchi video può sembrare un'impresa intimidatoria, ma non è detto che lo sia. Con le giuste politiche, è possibile creare sistemi che archiviano o eliminano automaticamente i video non guardati, proteggendo al contempo i materiali che docenti e amministratori apprezzano. 

Le migliori strategie di igiene dei contenuti sono flessibili, in quanto danno agli amministratori e ai professori la possibilità di prendere le proprie decisioni sui video di loro competenza. Molte istituzioni offrono questa flessibilità essenziale implementando una politica di archiviazione che divide i contenuti in categorie di "conservazione" e "archivio". 

• La categoria "archiviazione" raccoglie i video rilevanti, aggiornati e guardati di frequente, come quelli presenti nel vostro LMS, CMS, blog o wiki, per un accesso facile e immediato. Pensate a questa categoria come al vostro frigorifero di prodotti essenziali di tutti i giorni, come le uova o il pane. 
• La categoria "archivio" conserva i video importanti che potrebbero non servire ogni giorno o addirittura ogni semestre. Consideratela come il vostro freezer, dove potete scongelare gli avanzi di tanto in tanto. I video sono ancora prontamente disponibili, ma potrebbero richiedere alcuni minuti in più per essere recuperati. L'archiviazione aiuta a liberare spazio nel frigorifero dei contenuti, assicurando che l'archiviazione primaria sia sempre accurata e fresca.

L'archiviazione consente ai docenti e all'amministrazione di rimuovere i video dalla biblioteca generale senza eliminarli del tutto. Funziona bene anche con i sistemi automatici che archiviano e cancellano i dati autonomamente. Quando i video non visualizzati vengono inviati automaticamente all'archiviazione, le persone hanno la possibilità di notare la loro assenza dalla libreria di archiviazione primaria e di recuperarli prima che vengano eliminati. Questo approccio a più livelli previene gli incidenti e aumenta il sostegno all'igiene dei contenuti come pratica all'interno dell'università. 

Come implementare una strategia efficace di conservazione dei contenuti

L'igiene dei contenuti non si svolge in un unico ambiente. In qualità di tecnologi e amministratori, assicuratevi di comunicare con i principali stakeholder per sviluppare una politica che tutti possano sostenere, al fine di aiutare la vostra università a ridurre i rischi, risparmiare denaro e servire meglio il corpo studentesco. Adottando una serie di best practice per l'implementazione, è possibile costruire una cultura dell'igiene dei contenuti a vantaggio dell'intera istituzione. 

Fasi della creazione di una politica di conservazione dei contenuti

1. Coinvolgere gli stakeholder - Il primo passo per implementare una strategia efficace di conservazione dei contenuti è quello di coinvolgere e formare i principali stakeholder. Ciò comporta l'identificazione di individui o gruppi all'interno dell'istituzione, come la leadership, l'IT, i docenti e i team di governance, che svolgono un ruolo nella gestione dei contenuti. Una comunicazione chiara è essenziale per ottenere il loro sostegno e attenuare le resistenze. Presentando gli obiettivi dell'iniziativa, i problemi che risolve e i suoi vantaggi, insieme a dati convincenti, gli stakeholder possono comprendere meglio il valore dell'igiene dei contenuti. Inoltre, rispondere ai loro feedback e alle loro preoccupazioni favorisce la collaborazione e aiuta a costruire una strategia completa che si allinei alle loro esigenze, garantendo un processo di implementazione più agevole.
2. Progettazione della politica - Il secondo passo nell'implementazione di una strategia di conservazione dei contenuti è la creazione di un piano che rifletta i suggerimenti degli stakeholder. L'impiego di strumenti di conservazione che consentano una gestione massiva dei contenuti aiuta a scalare il processo in modo efficiente, pur offrendo flessibilità per le esigenze dei singoli reparti. La strategia deve evitare politiche troppo complicate, garantendo agli stakeholder chiarezza e spazio per gestire i propri contenuti senza confusione. Inoltre, la creazione di cartelle di archiviazione designate per i materiali assicura che i contenuti sensibili o di valore rimangano protetti, dando agli stakeholder fiducia e controllo durante l'intero processo. Infine, fate riferimento alla 6 domande da porsi quando si progetta una politica di conservazione dei contenuti quadro sottostante:
   • Periodi di conservazione: Per quanto tempo devono essere conservati i video (ad esempio, le registrazioni delle riunioni, i video del Remote Recorder, i video delle cartelle personali) se non vengono guardati? 
   • Tipo di contenuto: La durata deve variare in base al tipo di video, alla sua fonte o alla sua età?
   • Archiviazione e cancellazione: Per quanto tempo i video devono rimanere nell'archivio prima di essere eliminati definitivamente?
   • Trigger di conservazione: Dopo che un elemento è stato segnalato per un'azione di conservazione, quanto tempo deve passare prima che venga archiviato o eliminato?
   • Requisiti dipartimentali: I diversi dipartimenti hanno requisiti di conservazione unici che devono essere soddisfatti?
   • Supervisione degli amministratori: Gli amministratori dovrebbero essere tenuti a confermare le azioni di conservazione prima che vengano eseguite?
3. Modellazione dell'impatto - La modellazione dell'impatto della conservazione dei contenuti è un potente strumento che consente agli amministratori di sistema di valutare i potenziali effetti delle politiche di conservazione dei contenuti prima dell'implementazione. Generando report dettagliati, gli amministratori possono vedere la quantità di contenuti da archiviare o eliminare, garantendo un processo decisionale informato e riducendo al minimo gli esiti imprevisti. Inoltre, è possibile eseguire più modelli di impatto per coprire una serie di scenari di conservazione, contribuendo così a perfezionare ulteriormente la politica.
4. Attuazione delle politiche - L'ultima fase dell'attuazione di una strategia di conservazione dei contenuti si concentra sulla preparazione di docenti, amministratori e studenti ai cambiamenti imminenti. Ciò richiede una comunicazione chiara e proattiva per evitare sorprese, confusione o resistenza. Un piano di comunicazione completo dovrebbe delineare quali contenuti saranno archiviati o eliminati e fornire materiali di formazione e aggiornamenti su piattaforme come l'LMS e i sistemi di gestione video. Spiegando accuratamente i cambiamenti e dando ai singoli il tempo di adattare i propri flussi di lavoro, le istituzioni possono favorire l'accettazione e garantire una transizione senza problemi alla nuova politica.

Mettere in pratica la politica di conservazione dei contenuti in Panopto

Dopo aver illustrato i principali vantaggi e i passi da compiere per mantenere l'igiene dei contenuti, analizziamo un esempio di politica di conservazione dei contenuti. L'ambito e i parametri specifici riportati di seguito rappresentano una politica relativamente comune in Panopto.

Scopo

L'obiettivo di questa politica è quello di gestire in modo efficiente i contenuti video all'interno di Panopto, definendo parametri chiari di conservazione e archiviazione. Ciò garantisce un utilizzo ottimale dell'archiviazione, la conformità ai requisiti organizzativi e l'accesso ai contenuti rilevanti, eliminando al contempo il materiale obsoleto.

Ambito di applicazione

Questa politica si applica a tutti i tipi di contenuti video presenti nella libreria di Panopto, inclusi, ma non solo, i seguenti:

• Registrazioni delle riunioni
• Video del registratore remoto
• Contenuto della cartella personale
• Video dipartimentali e organizzativi

Parametri di ritenzione

Regole dell'invecchiamento

Se un video supera i 3 anni dalla data di creazione e non è stato guardato negli ultimi 12 mesi, viene segnalato per l'archiviazione, indipendentemente dal tipo di contenuto.

Regole di archiviazione

• I video archiviati saranno conservati per altri 12 mesi. Dopo questo periodo di permanenza nell'archivio, i contenuti saranno eliminati definitivamente.
• I video archiviati vengono spostati dalla quota di ore memorizzate, riducendo la domanda complessiva di archiviazione e consentendo comunque il recupero entro il periodo di conservazione dell'archivio.

Criteri specifici per tipo di contenuto

• Registrazioni di riunioni - Le regole relative alle integrazioni di riunioni (ad esempio, Zoom, Microsoft Teams) sono più severe a causa dell'elevato volume generato. Queste registrazioni vengono archiviate dopo 6 mesi se non vengono consultate.
• Cartelle personali (My Folders) - Il contenuto delle My Folders è trattato in modo diverso dalle cartelle di reparto. I video qui presenti vengono archiviati dopo 12 mesi di inattività, per ridurre l'ingombro dei contenuti personali inutilizzati.
• Contenuti vecchi in tutte le cartelle - I video risalenti a più di 3 anni fa e senza visualizzazioni nell'ultimo anno vengono archiviati prima delle regole di conservazione standard per eliminare i contenuti obsoleti.
• Supervisione dell'amministratore - Gli amministratori devono confermare le azioni di conservazione per le cartelle sensibili o critiche prima della distribuzione.

Revisione e aggiornamento delle politiche

Questa politica sarà rivista semestralmente per garantire la conformità ai requisiti in evoluzione dell'organizzazione, agli aggiornamenti tecnologici di Panopto e al feedback dei dipartimenti.