As virtual, hybrid, and asynchronous learning continues to expand, universities and other higher education institutions are creating and storing more video content than ever. Professors record new lectures and course materials, administrators create presentations for meetings, and students upload videos for class assignments and extracurricular activities. This volume of video quickly adds up, creating a vast library within your LMS or video content management system.

Over time, it is not uncommon for institutions to amass video libraries containing tens of thousands of videos, up to hundreds of thousands of videos. When evaluating libraries of this size, administrators often ask, do we need to keep all this video? 

관련이 없거나 오래된 비디오를 보존하는 것은 단순히 학습 생태계를 혼란스럽게 하는 단순한 과제가 아닙니다. 또한 예산을 불필요하게 소모하는 추가 스토리지 비용을 부과하면서 대학에 대한 진정한 위험을 초래합니다. 

일관성 있고 관련이 있으며 우수한 수준의 학생 경험을 보장하기 위해 교육 기술자 및 관리자는 감시되지 않거나 관련이 없는 비디오를 아카이브 및 삭제하는 스마트 컨텐츠 보안 전략을 채택해야 합니다.

컨텐츠 위생은 무엇입니까?

In general terms, content hygiene refers to the process of evaluating the content on a website or platform to ensure that it’s relevant, updated, and useful. The idea is simple: just as physical clutter can impinge on the comfort and practicality of a home or workplace, digital clutter can detract from the usefulness of an online space. 

방대한 비디오 강의 라이브러리가 있는 더 높은 교육 기관의 컨텍스트에서 컨텐츠 보안은 더 이상 원래 목적에 맞지 않는 오래된 비디오를 숨기거나 아카이브하거나 삭제하는 컨텐츠 보관 정책을 설정하는 것과 관련됩니다. 여러분의 대학 도서관에는 아마도 몇 천 개의 동영상들이 포함되어 있습니다. 그 이후로 몇 천 개의 동영상들이 대체되었습니다. 그 이후로 대체되었던 자료들, 졸업한 학생들의 비디오 발표, 그리고 더 이상 존재하지 않는 정책들에 대한 튜토리얼입니다. 디지털 죽은 무게를 버리고 더 기능적인 비디오 라이브러리를 만들 것이다. 

4 reasons universities should establish a video content retention policy

Content hygiene is about more than mere tidiness. Yes, purging your library of excess videos will make the entire digital space feel cleaner, but it also comes with significant educational, legal, and financial benefits. Practicing content hygiene by implementing and sustaining a video content retention policy is an institutional best practice in today’s digital learning environment for many reasons.

1. Maintain search quality

Proper content hygiene is essential for achieving highly relevant search results within Panopto’s video libraries. Features like automatic speech recognition (ASR), optical character recognition (OCR), and slide indexing are designed to capture every spoken word and onscreen detail, making your videos fully searchable. However, when libraries are overwhelmed with obsolete and irrelevant content, these intelligent search tools must process excessive data, leading to cluttered results. By implementing content retention policies that archive or delete outdated videos, institutions can streamline their video collections, ensuring that search queries surface the most relevant, current, and useful material. This focused approach enhances both the speed and reliability of searches, allowing users to find exactly what they need without sifting through unnecessary digital clutter.

2. Enforce the rigorous quality standards your students and faculty expect

여러분이 몇 살짜리 음절이나 교과서를 보존하지 않는 것처럼, 모든 비디오 강의와 녹화된 수업은 귀하의 기관의 엄격한 정확성, 타당성, 품질 기준을 충족시켜야 합니다. 

Unlike static course materials, a key benefit of video lectures and recorded courses is the ability to quickly edit and update material as information changes. Preserving outdated videos defeats the flexibility of the medium and puts the burden on professors and administrators to manage obsolete content.

컨텐츠 보관 정책은 오래된 파일을 탐색하고 기관의 강의 라이브러리의 전반적인 품질을 향상시키는 데 소요되는 시간과 노력을 줄여서 교직원과 직원의 삶을 더 쉽게 만듭니다.

3. Responsibly and transparently reduce risks posed by outdated materials

사용되지 않는 데이터는 기관에 대한 교육 및 법적 위험을 모두 작성합니다. 대학 정책을 설명하는 낡은 강의나 구태의연한 영상에 학생이 일어나고 있다고 상상해보세요. 이 학생은 LMS 또는 비디오 관리 시스템 내에 남아 있는 부정확한 정보를 기반으로 돌이킬 수 없는 실수를 할 수 있다.

또한 이전 컨텐츠를 보존하면 사용자의 기관에 대한 잠재적인 법적 위험 및 복잡도가 높아 집니다. 소송 또는 FOIA 요청이 있든 간에, 정보에 대한 요청은 대학들이 자신들이 가지고 있다는 것을 알지 못하는 데이터를 표면화하기 위해 디지털 아카이브들을 조사해야 한다. 

명확하게 정의된 컨텐트 유지 정책은 기관들이 법적 위험을 완화하는 투명한 지침으로 관련 기록을 책임감 있게 유지하도록 보장한다.

4. Optimize budget in the face of increasing cloud storage costs

클라우드 스토리지의 보안을 유지하고 확장하는 비용이 증가하고 있다는 것은 비밀이 아닙니다. 모든 저장된 비디오가 가격과 함께 제공되는 세상에서, 오래된 컨텐츠를 저장하는 것에는 아무런 의미가 없습니다. 

" 모든 것을 영원히 유지하는 것은 예산에 정통한 관리자나 기술자들에게는 지속 불가능하다. 수천 개의 감시되지 않는 비디오에 대한 임대료를 지불하지 않고 컨텐츠 보관 단계와 우수 사례를 설명하는 정책은 불필요한 지출을 줄이는 동시에 필수 컨텐츠를 항상 사용할 수 있도록 합니다. 

Refrigerate vs. Freeze:
Using archival storage for optimal video management

이제 컨텐츠 위생의 가치를 이해하게 되었습니다. 어디서부터 시작해야 합니까? 

컨텐츠 라이브러리를 정리하고 수천 개의 오래된 비디오를 삭제하는 것은 위협적인 일처럼 들릴 수도 있지만 그럴 필요는 없습니다. 올바른 정책을 사용하여 감시되지 않은 비디오를 자동으로 아카이브하거나 삭제하는 시스템을 작성하고, 교수 및 관리자가 가치를 부여하는 자료를 보호할 수 있습니다. 

가장 좋은 콘텐츠 위생 전략은 디자인에 의해 융통성이 있어서 관리자와 교수들이 그들의 의도하에 비디오에 대한 자신들의 결정을 내릴 수 있도록 하는 것이다. 많은 기관에서는 컨텐츠를 "스토리지 및" 아카이브 카테고리로 나누는 아카이브 스토리지 정책을 구현하여 이러한 중요한 유연성을 제공합니다. 

• " 스토리지 카테고리는 LMS, CMS, 블로그 또는 wiki에 있는 것과 같이 쉽고 즉각적인 액세스를 위해 업데이트되고, 자주 시청되는 비디오를 캡처한다. 이것을 달걀이나 빵과 같은 일상의 필수품의 냉장고라고 생각하세요. 
• " 아카이브 카테고리는 매일 또는 매 학기에 필요하지 않을 수도 있는 중요한 비디오를 보존합니다. 이것을 당신의 냉동고라고 생각해 보세요. 여러분은 남은 음식을 제시간에 수축할 수 있습니다. 비디오는 아직도 쉽게 사용할 수 있지만 검색하는 데 몇 분이 더 걸릴 수 있습니다. 아카이브는 컨텐츠 냉장고의 여유 공간을 확보하여 1차 스토리지가 항상 정확하고 신선한지 확인합니다.

아카이브 스토리지는 교직원이 전체 라이브러리에서 비디오를 삭제하지 않고 제거할 수 있는 방법을 제공합니다. 또한 자체적으로 데이터를 아카이브 및 삭제하는 자동화된 시스템과도 잘 작동합니다. 표시되지 않은 비디오가 자동으로 아카이브 저장영역으로 전송되면 사용자는 1차 스토리지 라이브러리에서 부재를 확인하고 삭제하기 전에 해당 라이브러리를 검색할 수 있습니다. 이러한 계층적 접근법은 사고를 방지하고 대학 내에서의 사례로서 콘텐츠의 위생에 대한 지원을 증가시킨다. 

효과적인 컨텐츠 보관 전략을 구현하는 방법

Content hygiene doesn’t take place in a silo. As technologists and administrators, be sure to communicate with primary stakeholders to develop a policy that everyone can support in order to help your university mitigate risks, save money, and better serve the student body. By adopting a set of best practices around implementation, you can build a culture of content hygiene that benefits your entire institution. 

Steps to Creating a Content Retention Policy

1. Engage Stakeholders – The first step in implementing an effective content retention strategy is to engage and educate key stakeholders. This involves identifying individuals or groups within the institution, such as leadership, IT, faculty, and governance teams, who play a role in managing content. Clear communication is essential to gain their support and mitigate resistance. By presenting the goals of the initiative, the problems it solves, and its benefits, alongside compelling data, stakeholders can better understand the value of content hygiene. Additionally, addressing their feedback and concerns fosters collaboration and helps build a comprehensive strategy that aligns with their needs, ensuring a smoother implementation process.
2. Policy Design – The second step in implementing a content retention strategy is creating a plan that reflects stakeholder input. Employing retention tools that allow bulk management of content helps scale the process efficiently while still offering flexibility for individual departmental needs. The strategy should avoid overly complicated policies, ensuring stakeholders have clarity and room to manage their content without confusion. Additionally, creating designated archive folders for materials ensures that sensitive or valued content remains protected, giving stakeholders confidence and control throughout the process. Finally, refer to the 6 questions to ask when designing a content retention policy framework below:
   • Retention Periods: How long should videos (e.g., meeting recordings, Remote Recorder videos, personal folder videos) be stored if they’re not being watched? 
   • Content Type: Should this duration vary based on the type of video, its source, or its age?
   • Archiving and Deletion: How long should videos remain in the archive before they’re permanently deleted?
   • Retention Triggers: After an item is flagged for retention action, how long should it take before it is archived or deleted?
   • Departmental Requirements: Do different departments have unique retention requirements that need to be addressed?
   • Administrator Oversight: Should administrators be required to confirm retention actions before they are executed?
3. Impact Modeling – Content retention impact modeling is a powerful tool that enables system administrators to assess the potential effects of content retention policies before implementation. By generating detailed reports, admins can see the amount of content to be archived or deleted, ensuring informed decision-making and minimizing unexpected outcomes. Additionally, multiple impact models can be run to cover a series of retention scenarios, ultimately helping to refine the policy further.
4. Policy Implementation1. The final step in implementing a content retention strategy focuses on preparing faculty, administrators, and students for the impending changes. This requires clear and proactive communication to prevent surprises, confusion, or resistance. A comprehensive communication plan should outline what content will be archived or deleted and provide training materials and updates across platforms like the LMS and video management systems. By explaining the changes thoroughly and giving individuals time to adjust their workflows, institutions can foster acceptance and ensure a smooth transition to the new policy.

Putting Your Content Retention Policy into Practice in Panopto

Now we’ve covered key benefits and steps to maintain content hygiene, let’s look at an example content retention policy. The specific scope and parameters below represent a relatively common policy that we see here at Panopto.

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Purpose

The goal of this policy is to manage video content efficiently within Panopto by defining clear retention and archiving parameters. This ensures optimal storage usage, compliance with organizational requirements, and access to relevant content while removing outdated material.

범위

This policy applies to all types of video content within the Panopto library, including but not limited to:

• 회의 녹화
• Remote Recorder videos
• Personal folder content
• Departmental and organizational videos

Retention Parameters

Aging Rules

If a video exceeds 3 years from its creation date and has not been watched in the past 12 months, it is flagged for archiving regardless of content type.

Archiving Rules

• Archived videos will be stored for 12 additional months. After this period in the archive, the content will be permanently deleted.
• Archived videos are moved out of the stored hours quota, reducing overall storage demand while still allowing retrieval within the archive retention period.

Specific Criteria by Content Type

• Meeting Recordings – Rules related to meeting integrations (e.g., Zoom, Microsoft Teams) are stricter due to the high volume these generate. These recordings are archived after 6 months if not accessed.
• Personal Folders (My Folders) – Content in My Folders is treated differently from departmental folders. Videos here are archived after 12 months of inactivity to reduce unused personal content clutter.
• Old Content Across All Folders – Videos more than 3 years old with no views over the past year are archived ahead of standard retention rules to eliminate stale content.
• Administrator Oversight – Administrators are required to confirm retention actions for sensitive or critical folders before deployment.

Policy Review and Updates

This policy will be reviewed bi-annually to ensure compliance with the organization’s changing requirements, technology updates in Panopto, and feedback from departments.