Avec l'essor continu de l'apprentissage virtuel, hybride et asynchrone, les universités et autres établissements d'enseignement supérieur créent et stockent plus de contenu vidéo que jamais. Les professeurs enregistrent de nouveaux cours et supports pédagogiques, les administrateurs préparent des présentations pour les réunions et les étudiants mettent en ligne des vidéos pour leurs travaux et activités extrascolaires. Ce volume de vidéos s'accumule rapidement, constituant une vaste bibliothèque au sein de votre plateforme d'apprentissage ou de votre système de gestion de contenu vidéo.

Au fil du temps, il n'est pas rare que les institutions accumulent des vidéothèques contenant des dizaines de milliers, voire des centaines de milliers de vidéos. Face à des vidéothèques de cette envergure, les responsables se demandent souvent : « Faut-il conserver toutes ces vidéos ? »

Conserver des vidéos obsolètes ou non pertinentes ne représente pas seulement un défi logistique qui encombre votre environnement d'apprentissage. Cela engendre également de réels risques pour votre université et impose des coûts de stockage supplémentaires qui grèvent inutilement votre budget. 

Pour garantir une expérience étudiante cohérente, pertinente et de haute qualité, les technologues pédagogiques et les administrateurs doivent adopter une stratégie intelligente de gestion des contenus qui archive et supprime les vidéos non visionnées ou non pertinentes.

Qu’est-ce que l’hygiène du contenu ?

De manière générale, l'hygiène de contenu désigne le processus d'évaluation du contenu d'un site web ou d'une plateforme afin de s'assurer de sa pertinence, de sa mise à jour et de son utilité. L'idée est simple : tout comme le désordre physique peut nuire au confort et à la praticité d'une maison ou d'un lieu de travail, le désordre numérique peut compromettre l'utilité d'un espace en ligne. 

Dans le contexte d'un établissement d'enseignement supérieur doté d'une vaste vidéothèque de cours , la gestion des contenus implique la mise en place d'une politique de conservation qui masque, archive ou supprime les anciennes vidéos devenues obsolètes. La vidéothèque de votre université contient probablement des milliers de vidéos non visionnées depuis des années : supports de cours désormais obsolètes, présentations vidéo d'étudiants diplômés et tutoriels sur des politiques qui ne sont plus en vigueur. En éliminant ces contenus inutiles, vous optimiserez la fonctionnalité de votre vidéothèque. 

4 raisons pour lesquelles les universités devraient établir une politique de conservation du contenu vidéo

L'hygiène du contenu ne se limite pas à un simple rangement. Certes, supprimer les vidéos superflues de votre bibliothèque contribue à un environnement numérique plus propre, mais elle présente également d'importants avantages pédagogiques, juridiques et financiers. Adopter une politique de conservation des contenus vidéo, appliquée de manière rigoureuse et durable, constitue une bonne pratique institutionnelle dans le contexte actuel de l'apprentissage numérique, et ce pour de nombreuses raisons.

1. Maintenir la qualité de la recherche

Une bonne hygiène du contenu est essentielle pour obtenir des résultats de recherche très pertinents. Panopto Les vidéothèques des institutions bénéficient de fonctionnalités telles que la reconnaissance vocale automatique (ASR), la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'indexation des diapositives, conçues pour capturer chaque mot prononcé et chaque détail à l'écran, rendant ainsi vos vidéos entièrement consultables. Cependant, lorsque les bibliothèques sont saturées de contenus obsolètes et non pertinents, ces outils de recherche intelligents doivent traiter une quantité excessive de données, ce qui engendre des résultats confus. En mettant en œuvre des politiques de conservation des contenus qui archivent ou suppriment les vidéos obsolètes, les institutions peuvent rationaliser leurs collections vidéo, garantissant ainsi que les requêtes de recherche fassent apparaître les documents les plus pertinents, à jour et utiles. Cette approche ciblée améliore à la fois la rapidité et la fiabilité des recherches, permettant aux utilisateurs de trouver exactement ce dont ils ont besoin sans avoir à trier des données numériques superflues.

2. Appliquez les normes de qualité rigoureuses attendues par vos étudiants et votre corps professoral.

De même que vous ne conserveriez pas un programme de cours vieux de plusieurs années ou un manuel scolaire contenant des informations obsolètes, toutes les conférences vidéo et tous les cours enregistrés doivent répondre aux mêmes normes rigoureuses d'exactitude, de pertinence et de qualité de votre établissement. 

Contrairement aux supports de cours statiques, l'un des principaux avantages des cours vidéo et enregistrés réside dans la possibilité de les modifier et de les mettre à jour rapidement en fonction de l'évolution des connaissances. Conserver des vidéos obsolètes compromet la flexibilité du format et impose aux enseignants et à l'administration la charge de gérer un contenu dépassé.

Une politique de conservation des contenus facilite la vie des professeurs et du personnel en réduisant le temps et les efforts consacrés à la recherche de fichiers obsolètes et en améliorant la qualité globale de la bibliothèque de cours d'un établissement.

3. Réduire de manière responsable et transparente les risques liés aux matériaux obsolètes

Les données obsolètes engendrent des risques pédagogiques et juridiques pour les établissements. Imaginez un étudiant qui tombe sur un ancien cours ou une vidéo périmée expliquant une politique universitaire désormais obsolète. Cet étudiant pourrait commettre des erreurs irréparables en se basant sur des informations inexactes laissées dans votre plateforme d'apprentissage ou votre système de gestion vidéo.

De plus, la conservation de contenus anciens accroît les risques et les complexités juridiques potentiels pour votre établissement. Les demandes d'information, qu'elles émanent d'une action en justice ou d'une demande d'accès à l'information, obligent les universités à explorer leurs archives numériques pour exhumer des données dont elles ignorent peut-être même l'existence. 

Une politique de conservation des contenus clairement définie garantit que les institutions conservent de manière responsable les documents pertinents, selon des directives transparentes qui atténuent les risques juridiques.

4. Optimiser le budget face à l'augmentation des coûts de stockage en nuage

Il est de notoriété publique que le coût de la sécurisation et de l'évolution du stockage cloud ne cesse d'augmenter. Dans un monde où chaque vidéo enregistrée a un prix, il est absurde de payer pour stocker du contenu obsolète. 

L'approche consistant à « tout conserver indéfiniment » est intenable pour un administrateur ou un technicien soucieux de son budget. Plutôt que de payer un loyer pour des milliers de vidéos jamais visionnées, une politique définissant les étapes et les bonnes pratiques de conservation des contenus permet de réduire les dépenses inutiles tout en garantissant la disponibilité permanente des contenus essentiels. 

Réfrigérer ou congeler :
Utilisation du stockage d'archives pour une gestion vidéo optimale

Maintenant que vous comprenez l'importance de l'hygiène du contenu, par où commencer ? 

Nettoyer sa bibliothèque de contenu et supprimer des milliers d'anciennes vidéos peut sembler une tâche ardue, mais ce n'est pas forcément le cas. Avec des politiques adaptées, vous pouvez créer des systèmes qui archivent ou suppriment automatiquement les vidéos non visionnées, tout en protégeant les documents importants pour les enseignants et l'administration. 

Les meilleures stratégies de gestion des contenus vidéo sont par nature flexibles, laissant aux administrateurs et aux professeurs la liberté de décider des vidéos dont ils ont la responsabilité. De nombreux établissements offrent cette flexibilité essentielle en mettant en œuvre une politique d'archivage qui divise les contenus en deux catégories : « stockage » et « archivage ». 

• La catégorie « Stockage » regroupe les vidéos pertinentes, mises à jour et fréquemment visionnées, comme celles de votre plateforme LMS, CMS, blog ou wiki, pour un accès facile et instantané. Imaginez-la comme votre réfrigérateur contenant vos produits de première nécessité, tels que les œufs ou le pain. 
• La catégorie « Archives » conserve les vidéos importantes dont vous n'avez pas forcément besoin tous les jours, ni même tous les semestres. Imaginez-la comme votre congélateur : vous y décongelez les restes de temps en temps. Les vidéos restent facilement accessibles, mais leur récupération peut prendre quelques minutes de plus. L'archivage permet de libérer de l'espace dans votre espace de stockage principal, garantissant ainsi que ce dernier soit toujours à jour et conforme aux normes.

L'archivage permet aux enseignants et à l'administration de retirer des vidéos de la bibliothèque générale sans les supprimer définitivement. Il est également compatible avec les systèmes automatisés d'archivage et de suppression de données. Lorsque les vidéos non visionnées sont automatiquement archivées, les utilisateurs peuvent constater leur absence de la bibliothèque principale et les récupérer avant leur suppression. Cette approche par étapes prévient les erreurs et favorise une gestion saine des contenus au sein de l'université. 

Comment mettre en œuvre une stratégie de fidélisation de contenu efficace

L'hygiène des contenus ne se fait pas en vase clos. En tant que technologues et administrateurs, il est essentiel de communiquer avec les principaux acteurs concernés afin d'élaborer une politique que tous pourront soutenir. Cette politique permettra à votre université de réduire les risques, de réaliser des économies et d'améliorer les services offerts aux étudiants. En adoptant des pratiques exemplaires en matière de mise en œuvre, vous pouvez instaurer une culture de l'hygiène des contenus qui profitera à l'ensemble de votre établissement. 

Étapes de la création d'une politique de conservation du contenu

1. Mobiliser les parties prenantes – La première étape de la mise en œuvre d'une stratégie efficace de conservation des contenus consiste à mobiliser et à sensibiliser les principales parties prenantes. Il s'agit d'identifier les personnes ou les groupes au sein de l'établissement, tels que la direction, le service informatique, le corps professoral et les instances de gouvernance, qui jouent un rôle dans la gestion des contenus. Une communication claire est essentielle pour obtenir leur soutien et atténuer les réticences. En présentant les objectifs de l'initiative, les problèmes qu'elle résout et ses avantages, accompagnés de données probantes, les parties prenantes peuvent mieux comprendre l'importance d'une bonne gestion des contenus. De plus, la prise en compte de leurs commentaires et de leurs préoccupations favorise la collaboration et contribue à l'élaboration d'une stratégie globale adaptée à leurs besoins, garantissant ainsi une mise en œuvre plus fluide.
2. Conception des politiques – La deuxième étape de la mise en œuvre d'une stratégie de conservation du contenu consiste à élaborer un plan qui tienne compte des contributions des parties prenantes. L'utilisation d'outils de conservation permettant la gestion en masse du contenu contribue à optimiser le processus tout en offrant la flexibilité nécessaire aux besoins spécifiques de chaque service. La stratégie doit éviter les politiques trop complexes, afin que les parties prenantes disposent de la clarté et de la latitude nécessaires pour gérer leur contenu sans confusion. De plus, la création de dossiers d'archivage dédiés aux documents garantit la protection des contenus sensibles ou précieux, ce qui renforce la confiance et le contrôle des parties prenantes tout au long du processus. Enfin, veuillez vous référer à… 6 questions à se poser lors de la conception d'une politique de conservation du contenu cadre ci-dessous :
   • Durée de conservation : Combien de temps les vidéos (par exemple, les enregistrements de réunions, les vidéos de l’enregistreur à distance, les vidéos du dossier personnel) doivent-elles être conservées si elles ne sont pas visionnées ? 
   • Type de contenu : Cette durée doit-elle varier en fonction du type de vidéo, de sa source ou de son ancienneté ?
   • Archivage et suppression : combien de temps les vidéos doivent-elles rester archivées avant d’être supprimées définitivement ?
   • Déclencheurs de rétention : une fois qu’un élément est signalé pour une action de rétention, combien de temps doit-il s’écouler avant qu’il ne soit archivé ou supprimé ?
   • Exigences départementales : Les différents départements ont-ils des exigences de rétention spécifiques qui doivent être prises en compte ?
   • Supervision des administrateurs : Les administrateurs doivent-ils être tenus de confirmer les actions de conservation avant leur exécution ?
3. Modélisation d'impact – La modélisation d'impact de la conservation du contenu est un outil puissant qui permet aux administrateurs système d'évaluer les effets potentiels des politiques de conservation du contenu avant leur mise en œuvre. Grâce à la génération de rapports détaillés, les administrateurs peuvent visualiser la quantité de contenu à archiver ou à supprimer, ce qui garantit une prise de décision éclairée et minimise les conséquences imprévues. De plus, il est possible d'exécuter plusieurs modèles d'impact afin de couvrir différents scénarios de conservation, contribuant ainsi à affiner la politique.
4. Mise en œuvre de la politique – La dernière étape de la mise en œuvre d'une stratégie de conservation des contenus consiste à préparer le corps professoral, l'administration et les étudiants aux changements à venir. Cela exige une communication claire et proactive afin d'éviter les surprises, la confusion et les résistances. Un plan de communication complet doit préciser quels contenus seront archivés ou supprimés et fournir des supports de formation ainsi que des mises à jour sur différentes plateformes, comme le système de gestion de l'apprentissage (LMS) et les systèmes de gestion vidéo. En expliquant les changements en détail et en laissant à chacun le temps d'adapter ses méthodes de travail, les établissements peuvent favoriser l'adhésion et garantir une transition harmonieuse vers la nouvelle politique.

Mettre en pratique votre politique de conservation du contenu Panopto

Maintenant que nous avons abordé les principaux avantages et les étapes pour maintenir une bonne hygiène de contenu, examinons un exemple de politique de conservation du contenu. Le périmètre et les paramètres spécifiques ci-dessous représentent une politique relativement courante que nous observons ici chez Panopto .

But

L'objectif de cette politique est de gérer efficacement le contenu vidéo au sein de Panopto En définissant des paramètres clairs de conservation et d'archivage, on garantit une utilisation optimale du stockage, la conformité aux exigences de l'organisation et l'accès au contenu pertinent tout en supprimant les documents obsolètes.

Portée

Cette politique s'applique à tous les types de contenu vidéo au sein de Panopto bibliothèque, y compris, mais sans s'y limiter :

• Enregistrements de réunions
• Vidéos d'enregistrement à distance
• Contenu du dossier personnel
• Vidéos départementales et organisationnelles

Paramètres de rétention

Règles relatives au vieillissement

Si une vidéo date de plus de 3 ans après sa date de création et n'a pas été visionnée au cours des 12 derniers mois, elle est signalée pour archivage, quel que soit son type de contenu.

Règles d'archivage

• Les vidéos archivées seront conservées pendant 12 mois supplémentaires. Passé ce délai, elles seront définitivement supprimées.
• Les vidéos archivées sont déplacées hors du quota d'heures de stockage, ce qui réduit la demande globale de stockage tout en permettant leur récupération pendant la période de conservation des archives.

Critères spécifiques par type de contenu

• Enregistrements de réunions – Les règles relatives aux intégrations de réunions (par exemple, Zoom, Microsoft Teams) sont plus strictes en raison du volume important d'enregistrements générés. Ces enregistrements sont archivés après 6 mois s'ils ne sont pas consultés.
• Dossiers personnels (Mes dossiers) – Le contenu de Mes dossiers est géré différemment des dossiers de service. Les vidéos y sont archivées après 12 mois d'inactivité afin de réduire l'encombrement lié aux contenus personnels inutilisés.
• Contenu ancien dans tous les dossiers – Les vidéos de plus de 3 ans sans aucune vue au cours de la dernière année sont archivées avant l'application des règles de conservation standard afin d'éliminer le contenu obsolète.
• Supervision par l'administrateur – Les administrateurs sont tenus de confirmer les actions de conservation des dossiers sensibles ou critiques avant leur déploiement.

Examen et mise à jour des politiques

Cette politique sera révisée tous les deux ans afin de garantir sa conformité avec l'évolution des besoins de l'organisation et les mises à jour technologiques. Panopto et les commentaires des différents services.