As virtual, hybrid, and asynchronous learning continues to expand, universities and other higher education institutions are creating and storing more video content than ever. Professors record new lectures and course materials, administrators create presentations for meetings, and students upload videos for class assignments and extracurricular activities. This volume of video quickly adds up, creating a vast library within your LMS or video content management system.

Over time, it is not uncommon for institutions to amass video libraries containing tens of thousands of videos, up to hundreds of thousands of videos. When evaluating libraries of this size, administrators often ask, do we need to keep all this video? 

La conservation de vidéos non pertinentes ou obsolètes n'est pas seulement un défi logistique qui encombre votre écosystème d'apprentissage. Elle crée également des risques réels pour votre université tout en imposant des coûts de stockage supplémentaires qui grèvent inutilement votre budget. 

Pour garantir une expérience cohérente, pertinente et de haute qualité aux étudiants, les technologues et administrateurs pédagogiques doivent adopter une stratégie intelligente d'hygiène du contenu qui archive et supprime les vidéos non regardées ou non pertinentes.

Qu'est-ce que l'hygiène du contenu ?

In general terms, content hygiene refers to the process of evaluating the content on a website or platform to ensure that it’s relevant, updated, and useful. The idea is simple: just as physical clutter can impinge on the comfort and practicality of a home or workplace, digital clutter can detract from the usefulness of an online space. 

Dans le contexte d'un établissement d'enseignement supérieur disposant d'une vaste vidéothèque , l'hygiène du contenu implique la mise en place d'une politique de conservation du contenu qui permet de masquer, d'archiver ou de supprimer les anciennes vidéos qui n'ont plus leur utilité initiale. La bibliothèque de votre université comprend probablement des milliers de vidéos qui n'ont pas été regardées depuis des années - des documents de cours qui ont été remplacés depuis, des présentations vidéo d'étudiants qui ont obtenu leur diplôme et des tutoriels sur des politiques qui n'existent plus. Vous créerez une vidéothèque plus fonctionnelle en vous débarrassant de ce poids mort numérique. 

4 reasons universities should establish a video content retention policy

Content hygiene is about more than mere tidiness. Yes, purging your library of excess videos will make the entire digital space feel cleaner, but it also comes with significant educational, legal, and financial benefits. Practicing content hygiene by implementing and sustaining a video content retention policy is an institutional best practice in today’s digital learning environment for many reasons.

1. Maintain search quality

Proper content hygiene is essential for achieving highly relevant search results within Panopto’s video libraries. Features like automatic speech recognition (ASR), optical character recognition (OCR), and slide indexing are designed to capture every spoken word and onscreen detail, making your videos fully searchable. However, when libraries are overwhelmed with obsolete and irrelevant content, these intelligent search tools must process excessive data, leading to cluttered results. By implementing content retention policies that archive or delete outdated videos, institutions can streamline their video collections, ensuring that search queries surface the most relevant, current, and useful material. This focused approach enhances both the speed and reliability of searches, allowing users to find exactly what they need without sifting through unnecessary digital clutter.

2. Enforce the rigorous quality standards your students and faculty expect

De même que vous ne conserveriez pas un syllabus vieux de plusieurs années ou un manuel contenant des informations périmées, toutes les conférences vidéo et tous les cours enregistrés doivent répondre aux mêmes normes rigoureuses de précision, de pertinence et de qualité que votre institution. 

Unlike static course materials, a key benefit of video lectures and recorded courses is the ability to quickly edit and update material as information changes. Preserving outdated videos defeats the flexibility of the medium and puts the burden on professors and administrators to manage obsolete content.

Une politique de conservation du contenu facilite la vie du corps enseignant et du personnel en réduisant le temps et les efforts consacrés à la navigation dans des fichiers périmés et en améliorant la qualité globale de la bibliothèque de cours d'une institution.

3. Responsibly and transparently reduce risks posed by outdated materials

Les données obsolètes créent des risques tant pédagogiques que juridiques pour les institutions. Imaginez qu'un étudiant tombe sur un vieux cours ou une vidéo périmée expliquant une politique universitaire qui a changé depuis. Cet étudiant pourrait commettre des erreurs irréparables sur la base d'informations inexactes qui ont été laissées dans votre système LMS ou de gestion vidéo.

En outre, la conservation d'un contenu ancien accroît les risques et les complexités juridiques potentiels pour votre institution. Les demandes d'information, qu'il s'agisse d'un procès ou d'une requête en vertu de la loi sur la liberté d'information, obligent les universités à fouiller dans leurs archives numériques pour retrouver des données qu'elles ne savent peut-être même pas qu'elles possèdent. 

Une politique de conservation du contenu clairement définie permet de s'assurer que les institutions conservent les documents pertinents de manière responsable, avec des directives transparentes qui atténuent les risques juridiques.

4. Optimize budget in the face of increasing cloud storage costs

Ce n'est un secret pour personne que le coût de la sécurisation et de la mise à l'échelle du stockage en nuage est en hausse. Dans un monde où chaque vidéo enregistrée a un prix, il est inutile de payer pour stocker un contenu obsolète. 

L'approche consistant à "tout conserver pour toujours" est insoutenable pour l'administrateur ou le technologue soucieux de son budget. Plutôt que de payer un loyer pour des milliers de vidéos non regardées, une politique décrivant les étapes de conservation du contenu et les meilleures pratiques vous aide à réduire les dépenses inutiles tout en garantissant que le contenu essentiel est toujours disponible. 

Refrigerate vs. Freeze:
Using archival storage for optimal video management

Maintenant que vous comprenez la valeur de l'hygiène du contenu, par où commencer ? 

Nettoyer votre bibliothèque de contenu et supprimer des milliers de vieilles vidéos peut sembler une entreprise intimidante, mais ce n'est pas nécessaire. Avec les bonnes politiques en place, vous pouvez créer des systèmes qui archivent ou suppriment automatiquement les vidéos non regardées tout en protégeant les documents auxquels le corps enseignant et les administrateurs tiennent. 

Les meilleures stratégies d'hygiène du contenu sont souples de par leur conception, donnant aux administrateurs et aux professeurs la possibilité de prendre leurs propres décisions concernant les vidéos dont ils ont la charge. De nombreuses institutions offrent cette souplesse essentielle en mettant en œuvre une politique de stockage des archives qui divise votre contenu en catégories "stockage" et "archives". 

• La catégorie "stockage" regroupe les vidéos pertinentes, mises à jour et fréquemment regardées, comme celles de votre LMS, CMS, blog ou wiki, pour un accès facile et instantané. Pensez-y comme à votre réfrigérateur contenant les produits essentiels de tous les jours, comme les œufs ou le pain. 
• La catégorie "archives" conserve les vidéos importantes dont vous n'avez peut-être pas besoin tous les jours ou même tous les semestres. Pensez-y comme à votre congélateur, où vous pouvez décongeler les restes de temps en temps. Les vidéos sont toujours disponibles, mais il faut parfois quelques minutes de plus pour les récupérer. L'archivage permet de libérer de l'espace dans votre réfrigérateur de contenu, ce qui garantit que le stockage primaire est toujours précis et frais.

Le stockage d'archives donne au corps enseignant et à l'administration un moyen de retirer les vidéos de la bibliothèque générale sans les supprimer complètement. Il fonctionne également bien avec les systèmes automatisés qui archivent et suppriment les données par eux-mêmes. Lorsque les vidéos non visionnées sont envoyées automatiquement dans le stockage d'archives, les gens ont la possibilité de remarquer leur absence de la bibliothèque de stockage primaire et de les récupérer avant qu'elles ne soient supprimées. Cette approche par étapes permet d'éviter les incidents et de renforcer le soutien à l'hygiène du contenu en tant que pratique au sein de l'université. 

Comment mettre en œuvre une stratégie efficace de rétention du contenu

Content hygiene doesn’t take place in a silo. As technologists and administrators, be sure to communicate with primary stakeholders to develop a policy that everyone can support in order to help your university mitigate risks, save money, and better serve the student body. By adopting a set of best practices around implementation, you can build a culture of content hygiene that benefits your entire institution. 

Steps to Creating a Content Retention Policy

1. Engage Stakeholders – The first step in implementing an effective content retention strategy is to engage and educate key stakeholders. This involves identifying individuals or groups within the institution, such as leadership, IT, faculty, and governance teams, who play a role in managing content. Clear communication is essential to gain their support and mitigate resistance. By presenting the goals of the initiative, the problems it solves, and its benefits, alongside compelling data, stakeholders can better understand the value of content hygiene. Additionally, addressing their feedback and concerns fosters collaboration and helps build a comprehensive strategy that aligns with their needs, ensuring a smoother implementation process.
2. Policy Design – The second step in implementing a content retention strategy is creating a plan that reflects stakeholder input. Employing retention tools that allow bulk management of content helps scale the process efficiently while still offering flexibility for individual departmental needs. The strategy should avoid overly complicated policies, ensuring stakeholders have clarity and room to manage their content without confusion. Additionally, creating designated archive folders for materials ensures that sensitive or valued content remains protected, giving stakeholders confidence and control throughout the process. Finally, refer to the 6 questions to ask when designing a content retention policy framework below:
   • Retention Periods: How long should videos (e.g., meeting recordings, Remote Recorder videos, personal folder videos) be stored if they’re not being watched? 
   • Content Type: Should this duration vary based on the type of video, its source, or its age?
   • Archiving and Deletion: How long should videos remain in the archive before they’re permanently deleted?
   • Retention Triggers: After an item is flagged for retention action, how long should it take before it is archived or deleted?
   • Departmental Requirements: Do different departments have unique retention requirements that need to be addressed?
   • Administrator Oversight: Should administrators be required to confirm retention actions before they are executed?
3. Impact Modeling – Content retention impact modeling is a powerful tool that enables system administrators to assess the potential effects of content retention policies before implementation. By generating detailed reports, admins can see the amount of content to be archived or deleted, ensuring informed decision-making and minimizing unexpected outcomes. Additionally, multiple impact models can be run to cover a series of retention scenarios, ultimately helping to refine the policy further.
4. Policy Implementation1. The final step in implementing a content retention strategy focuses on preparing faculty, administrators, and students for the impending changes. This requires clear and proactive communication to prevent surprises, confusion, or resistance. A comprehensive communication plan should outline what content will be archived or deleted and provide training materials and updates across platforms like the LMS and video management systems. By explaining the changes thoroughly and giving individuals time to adjust their workflows, institutions can foster acceptance and ensure a smooth transition to the new policy.

Putting Your Content Retention Policy into Practice in Panopto

Now we’ve covered key benefits and steps to maintain content hygiene, let’s look at an example content retention policy. The specific scope and parameters below represent a relatively common policy that we see here at Panopto.

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Purpose

The goal of this policy is to manage video content efficiently within Panopto by defining clear retention and archiving parameters. This ensures optimal storage usage, compliance with organizational requirements, and access to relevant content while removing outdated material.

Portée

This policy applies to all types of video content within the Panopto library, including but not limited to:

• enregistrements de réunion
• Remote Recorder videos
• Personal folder content
• Departmental and organizational videos

Retention Parameters

Aging Rules

If a video exceeds 3 years from its creation date and has not been watched in the past 12 months, it is flagged for archiving regardless of content type.

Archiving Rules

• Archived videos will be stored for 12 additional months. After this period in the archive, the content will be permanently deleted.
• Archived videos are moved out of the stored hours quota, reducing overall storage demand while still allowing retrieval within the archive retention period.

Specific Criteria by Content Type

• Meeting Recordings – Rules related to meeting integrations (e.g., Zoom, Microsoft Teams) are stricter due to the high volume these generate. These recordings are archived after 6 months if not accessed.
• Personal Folders (My Folders) – Content in My Folders is treated differently from departmental folders. Videos here are archived after 12 months of inactivity to reduce unused personal content clutter.
• Old Content Across All Folders – Videos more than 3 years old with no views over the past year are archived ahead of standard retention rules to eliminate stale content.
• Administrator Oversight – Administrators are required to confirm retention actions for sensitive or critical folders before deployment.

Policy Review and Updates

This policy will be reviewed bi-annually to ensure compliance with the organization’s changing requirements, technology updates in Panopto, and feedback from departments.