Alors que l'apprentissage virtuel, hybride et asynchrone continue de se développer, les universités et autres établissements d'enseignement supérieur créent et stockent plus de contenu vidéo que jamais. Les professeurs enregistrent de nouveaux cours et supports de cours, les administrateurs créent des présentations pour les réunions et les étudiants téléchargent des vidéos pour les devoirs et les activités extrascolaires. Ce volume de vidéos s'accumule rapidement, créant une vaste bibliothèque dans votre LMS ou système de gestion de contenu vidéo.

Au fil du temps, il n'est pas rare que les institutions accumulent des vidéothèques contenant des dizaines, voire des centaines de milliers de vidéos. Lorsqu'ils évaluent des vidéothèques de cette taille, les administrateurs se demandent souvent s'il est nécessaire de conserver toutes ces vidéos. 

La conservation de vidéos non pertinentes ou obsolètes n'est pas seulement un défi logistique qui encombre votre écosystème d'apprentissage. Elle crée également de véritables risques pour votre université tout en imposant des coûts de stockage supplémentaires qui grèvent inutilement votre budget. 

Pour garantir une expérience cohérente, pertinente et de haute qualité aux étudiants, les technologues et administrateurs pédagogiques doivent adopter une stratégie intelligente d'hygiène du contenu qui archive et supprime les vidéos non regardées ou non pertinentes.

Qu'est-ce que l'hygiène du contenu ?

En termes généraux, l'hygiène du contenu fait référence au processus d'évaluation du contenu d'un site web ou d'une plateforme pour s'assurer qu'il est pertinent, mis à jour et utile. L'idée est simple : tout comme l'encombrement physique peut nuire au confort et à l'aspect pratique d'une maison ou d'un lieu de travail, l'encombrement numérique peut nuire à l'utilité d'un espace en ligne. 

Dans le contexte d'un établissement d'enseignement supérieur disposant d'une vaste vidéothèque, l'hygiène du contenu consiste à établir une politique de conservation du contenu qui permet de cacher, d'archiver ou de supprimer les anciennes vidéos qui n'ont plus leur raison d'être. La bibliothèque de votre université comprend probablement des milliers de vidéos qui n'ont pas été visionnées depuis des années - des supports de cours qui ont été remplacés depuis, des présentations vidéo d'étudiants qui ont obtenu leur diplôme et des tutoriels sur des politiques qui n'existent plus. Vous créerez une vidéothèque plus fonctionnelle en vous débarrassant des poids morts numériques. 

4 raisons pour lesquelles les universités devraient mettre en place une politique de conservation du contenu vidéo

L'hygiène du contenu ne se résume pas à un simple rangement. Certes, l'élimination des vidéos superflues de votre bibliothèque rendra l'espace numérique plus propre, mais elle s'accompagne également d'avantages éducatifs, juridiques et financiers significatifs. Pratiquer l'hygiène du contenu en mettant en œuvre et en maintenant une politique de conservation du contenu vidéo est une meilleure pratique institutionnelle dans l'environnement d'apprentissage numérique d'aujourd'hui, et ce pour de nombreuses raisons.

1. Maintenir la qualité de la recherche

Une bonne hygiène du contenu est essentielle pour obtenir des résultats de recherche très pertinents dans les vidéothèques de Panopto. Des fonctionnalités telles que la reconnaissance automatique de la parole (ASR), la reconnaissance optique des caractères (OCR) et l'indexation des diapositives sont conçues pour capturer chaque mot prononcé et chaque détail à l'écran, rendant ainsi vos vidéos entièrement consultables. Cependant, lorsque les bibliothèques sont submergées de contenus obsolètes et non pertinents, ces outils de recherche intelligents doivent traiter un nombre excessif de données, ce qui se traduit par des résultats encombrés. En mettant en œuvre des politiques de conservation du contenu qui archivent ou suppriment les vidéos obsolètes, les établissements peuvent rationaliser leurs collections de vidéos, en veillant à ce que les requêtes de recherche fassent apparaître le matériel le plus pertinent, le plus actuel et le plus utile. Cette approche ciblée améliore à la fois la vitesse et la fiabilité des recherches, permettant aux utilisateurs de trouver exactement ce dont ils ont besoin sans avoir à passer au crible un fouillis numérique inutile.

2. Appliquer les normes de qualité rigoureuses auxquelles s'attendent vos étudiants et votre corps enseignant

Tout comme vous ne conserveriez pas un syllabus vieux de plusieurs années ou un manuel contenant des informations obsolètes, toutes les conférences vidéo et tous les cours enregistrés doivent répondre aux mêmes normes rigoureuses de précision, de pertinence et de qualité que celles de votre établissement. 

Contrairement aux supports de cours statiques, l'un des principaux avantages des conférences vidéo et des cours enregistrés est la possibilité d'éditer et de mettre à jour rapidement le matériel au fur et à mesure de l'évolution des informations. La conservation de vidéos obsolètes va à l'encontre de la flexibilité du support et impose aux professeurs et aux administrateurs la charge de gérer les contenus obsolètes.

Une politique de conservation du contenu facilite la vie des enseignants et du personnel en réduisant le temps et les efforts consacrés à la navigation dans des fichiers obsolètes et en améliorant la qualité globale de la bibliothèque de cours d'une institution.

3. Réduire de manière responsable et transparente les risques posés par les matériaux périmés

Les données obsolètes créent des risques à la fois éducatifs et juridiques pour les institutions. Imaginez qu'un étudiant tombe sur un vieux cours ou une vidéo obsolète expliquant une politique universitaire qui a changé depuis. Cet étudiant pourrait commettre des erreurs irréparables en se basant sur des informations inexactes qui ont été laissées dans votre LMS ou votre système de gestion vidéo.

En outre, la conservation d'anciens contenus accroît les risques juridiques potentiels et la complexité de votre institution. Les demandes d'informations, qu'elles proviennent d'un procès ou d'une requête FOIA, obligent les universités à fouiller dans leurs archives numériques pour retrouver des données dont elles n'ont peut-être même pas conscience. 

Une politique de conservation du contenu clairement définie garantit que les institutions conservent de manière responsable les enregistrements pertinents, avec des lignes directrices transparentes qui atténuent les risques juridiques.

4. Optimiser le budget face à l'augmentation des coûts de stockage en nuage

Ce n'est un secret pour personne que le coût de la sécurisation et de l'extension du stockage en nuage est en hausse. Dans un monde où chaque vidéo sauvegardée a un prix, il est inutile de payer pour stocker des contenus obsolètes. 

L'approche consistant à "tout conserver pour toujours" n'est pas viable pour l'administrateur ou le technologue soucieux de son budget. Plutôt que de payer un loyer pour des milliers de vidéos non visionnées, une politique décrivant les étapes de conservation du contenu et les meilleures pratiques permet de réduire les dépenses inutiles tout en garantissant que le contenu essentiel est toujours disponible. 

Réfrigérer ou congeler :
Utiliser le stockage d'archives pour une gestion optimale de la vidéo

Maintenant que vous comprenez la valeur de l'hygiène du contenu, par où commencer ? 

Nettoyer votre bibliothèque de contenu et supprimer des milliers de vieilles vidéos peut sembler une entreprise intimidante, mais ce n'est pas forcément le cas. En mettant en place les bonnes politiques, vous pouvez créer des systèmes qui archivent ou suppriment automatiquement les vidéos non visionnées tout en protégeant les documents auxquels les enseignants et les administrateurs attachent de la valeur. 

Les meilleures stratégies d'hygiène du contenu sont flexibles de par leur conception, donnant aux administrateurs et aux professeurs la possibilité de prendre leurs propres décisions concernant les vidéos dont ils ont la charge. De nombreuses institutions offrent cette flexibilité essentielle en mettant en œuvre une politique de stockage des archives qui divise votre contenu en catégories "stockage" et "archives". 

• La catégorie "stockage" regroupe les vidéos pertinentes, mises à jour et fréquemment visionnées, comme celles de votre LMS, CMS, blog ou wiki, pour un accès facile et instantané. Pensez à cette catégorie comme à votre réfrigérateur contenant les produits essentiels de tous les jours, tels que les œufs ou le pain. 
• La catégorie "archives" conserve les vidéos importantes dont vous n'avez peut-être pas besoin tous les jours ou même tous les semestres. Pensez-y comme à votre congélateur, où vous pouvez décongeler les restes de temps en temps. Les vidéos sont toujours disponibles, mais il faut parfois plusieurs minutes pour les récupérer. L'archivage permet de libérer de l'espace dans votre réfrigérateur de contenu, en veillant à ce que le stockage principal soit toujours exact et frais.

Le stockage d'archives permet au corps enseignant et à l'administration de retirer les vidéos de la bibliothèque générale sans les supprimer complètement. Il fonctionne également bien avec les systèmes automatisés qui archivent et suppriment les données de leur propre chef. Lorsque les vidéos non visionnées sont envoyées automatiquement dans le stockage d'archives, les utilisateurs ont la possibilité de remarquer leur absence de la bibliothèque de stockage principale et de les récupérer avant qu'elles ne soient supprimées. Cette approche à plusieurs niveaux permet d'éviter les incidents et de renforcer le soutien à l'hygiène du contenu en tant que pratique au sein de l'université. 

Comment mettre en œuvre une stratégie efficace de rétention du contenu

L'hygiène du contenu ne se fait pas en vase clos. En tant que technologues et administrateurs, assurez-vous de communiquer avec les principales parties prenantes pour élaborer une politique que tout le monde peut soutenir afin d'aider votre université à atténuer les risques, à économiser de l'argent et à mieux servir le corps étudiant. En adoptant un ensemble de bonnes pratiques en matière de mise en œuvre, vous pouvez instaurer une culture de l'hygiène du contenu qui profitera à l'ensemble de votre établissement. 

Étapes de la création d'une politique de conservation du contenu

1. Engager les parties prenantes - La première étape de la mise en œuvre d'une stratégie efficace de conservation du contenu est d'engager et d'éduquer les principales parties prenantes. Il s'agit d'identifier les personnes ou les groupes au sein de l'institution, tels que la direction, l'informatique, le corps enseignant et les équipes de gouvernance, qui jouent un rôle dans la gestion du contenu. Une communication claire est essentielle pour obtenir leur soutien et atténuer les résistances. En présentant les objectifs de l'initiative, les problèmes qu'elle résout et ses avantages, ainsi que des données convaincantes, les parties prenantes peuvent mieux comprendre la valeur de l'hygiène du contenu. En outre, le fait de tenir compte de leurs commentaires et de leurs préoccupations favorise la collaboration et permet d'élaborer une stratégie globale qui correspond à leurs besoins, ce qui garantit un processus de mise en œuvre plus harmonieux.
2. Conception de la politique - La deuxième étape de la mise en œuvre d'une stratégie de conservation du contenu consiste à créer un plan qui reflète les commentaires des parties prenantes. L'utilisation d'outils de conservation qui permettent une gestion en masse du contenu aide à dimensionner le processus de manière efficace tout en offrant une certaine flexibilité pour les besoins individuels des départements. La stratégie doit éviter les politiques trop compliquées, afin de garantir aux parties prenantes la clarté et la possibilité de gérer leur contenu sans confusion. En outre, la création de dossiers d'archivage désignés pour les documents garantit que les contenus sensibles ou précieux restent protégés, ce qui donne aux parties prenantes confiance et contrôle tout au long du processus. Enfin, il convient de se référer à la 6 questions à se poser lors de l'élaboration d'une politique de conservation du contenu ci-dessous :
   • Délais de conservation : Combien de temps les vidéos (par exemple, les enregistrements de réunions, les vidéos de Remote Recorder, les vidéos de dossiers personnels) doivent-elles être conservées si elles ne sont pas visionnées ? 
   • Type de contenu : Cette durée doit-elle varier en fonction du type de vidéo, de sa source ou de son âge ?
   • Archivage et suppression : Combien de temps les vidéos doivent-elles rester dans les archives avant d'être définitivement supprimées ?
   • Déclencheurs de conservation : Une fois qu'un élément est marqué pour une action de conservation, combien de temps doit-il s'écouler avant qu'il ne soit archivé ou supprimé ?
   • Exigences des départements : Les différents services ont-ils des exigences particulières en matière de conservation qui doivent être prises en compte ?
   • Contrôle de l'administrateur : Les administrateurs devraient-ils être tenus de confirmer les mesures de conservation avant qu'elles ne soient exécutées ?
3. Modélisation de l'impact - La modélisation de l'impact de la conservation du contenu est un outil puissant qui permet aux administrateurs système d'évaluer les effets potentiels des politiques de conservation du contenu avant leur mise en œuvre. En générant des rapports détaillés, les administrateurs peuvent voir la quantité de contenu à archiver ou à supprimer, ce qui permet de prendre des décisions éclairées et de minimiser les résultats inattendus. En outre, plusieurs modèles d'impact peuvent être exécutés pour couvrir une série de scénarios de rétention, ce qui permet d'affiner la politique.
4. Mise en œuvre de la politique - La dernière étape de la mise en œuvre d'une stratégie de conservation du contenu consiste à préparer le corps enseignant, les administrateurs et les étudiants aux changements imminents. Cela nécessite une communication claire et proactive afin d'éviter les surprises, la confusion ou la résistance. Un plan de communication complet doit préciser quel contenu sera archivé ou supprimé et fournir des supports de formation et des mises à jour sur des plateformes telles que le LMS et les systèmes de gestion vidéo. En expliquant les changements en détail et en donnant aux individus le temps d'ajuster leurs flux de travail, les institutions peuvent favoriser l'acceptation et assurer une transition en douceur vers la nouvelle politique.

Mettre en pratique votre politique de conservation du contenu dans Panopto

Maintenant que nous avons abordé les principaux avantages et les étapes pour maintenir l'hygiène du contenu, examinons un exemple de politique de conservation du contenu. La portée et les paramètres spécifiques ci-dessous représentent une politique relativement courante chez Panopto.

Objectif

L'objectif de cette politique est de gérer efficacement le contenu vidéo au sein de Panopto en définissant des paramètres clairs de conservation et d'archivage. Cela garantit une utilisation optimale du stockage, la conformité aux exigences de l'organisation et l'accès au contenu pertinent tout en supprimant le matériel obsolète.

Champ d'application

Cette politique s'applique à tous les types de contenu vidéo de la bibliothèque Panopto, y compris mais sans s'y limiter :

• Enregistrements des réunions
• Vidéos de l'enregistreur à distance
• Contenu du dossier personnel
• Vidéos départementales et organisationnelles

Paramètres de rétention

Règles de vieillissement

Si une vidéo dépasse les 3 ans à compter de sa date de création et n'a pas été visionnée au cours des 12 derniers mois, elle est signalée pour archivage, quel que soit le type de contenu.

Règles d'archivage

• Les vidéos archivées sont conservées pendant 12 mois supplémentaires. Après cette période d'archivage, le contenu sera définitivement supprimé.
• Les vidéos archivées sont retirées du quota d'heures stockées, ce qui réduit la demande globale de stockage tout en permettant la récupération pendant la période de conservation des archives.

Critères spécifiques par type de contenu

• Enregistrements de réunions - Les règles relatives aux intégrations de réunions (par exemple, Zoom, Microsoft Teams) sont plus strictes en raison du volume important qu'elles génèrent. Ces enregistrements sont archivés après 6 mois s'ils ne sont pas consultés.
• Dossiers personnels (Mes dossiers) - Le contenu de Mes dossiers est traité différemment des dossiers départementaux. Les vidéos y sont archivées après 12 mois d'inactivité afin de réduire l'encombrement des contenus personnels inutilisés.
• Ancien contenu dans tous les dossiers - Les vidéos datant de plus de trois ans et n'ayant pas été visionnées au cours de l'année écoulée sont archivées avant les règles de conservation standard afin d'éliminer les contenus périmés.
• Supervision de l'administrateur - Les administrateurs doivent confirmer les actions de rétention pour les dossiers sensibles ou critiques avant le déploiement.

Révision et mise à jour des politiques

Cette politique sera réexaminée deux fois par an afin de s'assurer qu'elle est conforme aux exigences changeantes de l'organisation, aux mises à jour technologiques de Panopto et au retour d'information des départements.