Der kometenhafte Aufstieg der sozialen Medien hat uns vieles gelehrt - zum Beispiel die überraschende Popularität von Katzenvideos -, aber noch viel mehr haben uns die sozialen Medien eines gelehrt: Jeder hat Erkenntnisse, und jeder will sie mit anderen teilen.

Es ist zwar leicht, sich über das neueste virale Meme lustig zu machen, aber dieser Drang zum Teilen ist nicht auf die Zeit außerhalb der Arbeitszeit beschränkt. Ihre Mitarbeiter sind genauso bereit, ihr Fachwissen - arbeitsbezogenes Fachwissen - im Büro zu teilen, wenn Sie ihnen die Gelegenheit dazu geben.

In den meisten Unternehmen ist ein solches informelles Peer-to-Peer-Lernen seit den Gründungstagen vorhanden. Interne Experten erhalten ständig E-Mails mit "schnellen Fragen" und Sofortnachrichten. Einige Unternehmen veranstalten sogar "Brown-Bag"-Sitzungen, bei denen Teammitglieder bewährte Verfahren für gängige Tools vorstellen können. All diese "Frag-den-Experten"-Sitzungen sind eine äußerst wertvolle Möglichkeit für Ihr Team, voneinander zu lernen, institutionelles Wissen weiterzugeben und Ihren Wettbewerbsvorteil auszubauen.

Es gibt nur ein Problem: Sie funktionieren nur, wenn Ihr Experte direkt vor Ort ist. Wenn Ihr Experte in Besprechungen gebunden ist, ein Telefongespräch führt, reist, krank ist oder - was am schlimmsten ist - seine zweiwöchige Kündigung einreicht, ist all dieses Wissen für Sie verloren.

Es sei denn, Sie finden eine Möglichkeit, sie aufzuzeichnen.

Aus diesem Grund hat ein zukunftsorientiertes Unternehmen bereits 2007 ein Videoportal für von Mitarbeitern erstellte Inhalte zum Zwecke des Wissensaustauschs, der Schulung und des Engagements eingerichtet.

Dieses Unternehmen war Microsoft. Die Kosten für die Erstellung und Pflege dieses Systems: 2,49 Millionen Dollar allein an IT-Kosten in den ersten drei Jahren.  

Sie nannten es das Microsoft Academy Portal, und ob Sie es glauben oder nicht, sie werden Ihnen sagen, dass es die Kosten wert war. Sie haben sogar einen detaillierten Bericht veröffentlicht, der eine gründliche Aufschlüsselung der Investitionsrendite des umfangreichen Projekts enthält - und die Zahlen sprechen für sich.

Aber diese 2,49 Millionen Dollar sind für die meisten Unternehmen ein bisschen viel. Wir wetten, dass es selbst für Microsoft kein leichtes Unterfangen war. Das gilt vor allem heute, da die Technologie für Video-Content-Management-Systeme (VCMS oder "Unternehmens-YouTube") immer leichter zu beschaffen ist und es vergleichsweise einfach macht, eine interne Videobibliothek einzurichten, die über Funktionen für die Aufnahme, das Live-Streaming, die Bearbeitung, die Anzeige, die Transkodierung, die Berichterstellung und mehr verfügt.

Wenn es also darum geht, Video in Ihrem Unternehmen zu ermöglichen, was ist besser? Bauen oder kaufen?

45 Minuten pro Tag werden mit dem Ansehen von Geschäftsvideos verbracht

Wir werden uns in Kürze mit der Frage "Bauen oder Kaufen" und den Einzelheiten der Antwort von Microsoft befassen. Lassen Sie uns zunächst eine noch grundlegendere Frage klären: Warum sollten sich Unternehmen überhaupt mit Videoverwaltung beschäftigen? Die Antwort ist einfach: Geschäftsvideos werden nicht kommen. Es ist bereits da.

Gartner Research geht davon aus, dass große Unternehmen in den nächsten Jahren mehr als 16 Stunden Video pro Mitarbeiter und Monat streamen werden, gegenüber 10,8 Stunden im Jahr 2012. Das sind umgerechnet 45 Minuten pro Tag die jeder Ihrer Mitarbeiter mit dem Ansehen Ihrer Unternehmensvideos verbringen wird.

Der Trend zu Video wird vor allem bei mittleren und größeren Unternehmen zu spüren sein. Forrester Research stellt fest, dass von den größeren Unternehmen bereits fast die Hälfte angibt, Video implementiert oder die Implementierung erweitert zu haben. Bei den mittelgroßen Unternehmen berichten dies 40 %.

Der Online-Videokonsum explodiert insgesamt. Die führende digitale Datenquelle ComScore's Video Metrix Service berichtet, dass 188,2 Millionen Amerikaner - 86,9 Prozent des US-Internet-Publikums - 52,4 Milliarden Online-Videos angesehen haben, was einer Gesamtdauer von 1.164,5 Minuten pro Zuschauer entspricht. Das sind mehr als 19 Stunden pro Monat!

Auch wenn die Zahl der Videozuschauer in Unternehmen noch nicht das Niveau von Videos außerhalb der Geschäftszeiten erreicht hat, ist der Trend eindeutig. Online-Videos sind wertvoll, und die Menschen wollen sie.

Der einzige Unterschied zwischen den Zuschauern zu Hause und den Zuschauern im Büro ist, dass die Unternehmen mehr Zeit haben, ihr Videomanagement richtig zu gestalten.

Die Analysten sind sich einig. Phillipp Karcher von Forrester Research schreibt, dass die führenden Anbieter von Unternehmensvideos heute bereits über Video-Content-Management-Systeme verfügen, die die Verteilung von Live- und On-Demand-Videos, videofähige Intranets, Videokonferenzen, den Zugriff auf Smartphones und Tablets, soziale Funktionen und benutzergenerierte Inhalte ermöglichen.

Und so beschloss Microsoft, genau das zu schaffen. Das Ergebnis: das Microsoft Academy Portal, ein umfassendes SharePoint-basiertes System zur Verwaltung von Videoinhalten. 

Mit anderen Worten: Sie haben beschlossen, ihr eigenes Unternehmens-YouTube aufzubauen - ganz allein.

Wie Microsoft beschloss, ein Video Content Management System zu entwickeln

Eine Investition von fast 2,5 Millionen Dollar ist keine kleine Summe, aber Microsoft wird Ihnen sagen, dass sie jeden Cent wert war. In der Tat haben sie genau das bereits getan - in ihrer Fallstudie "ROI of Building a Company-wide, Video Podcasting Portal Using Microsoft® SharePoint® 2010: How Microsoft Academy facilitated peer-to-peer knowledge sharing, improved learning, and enabled virtual events while reducing costs".

In diesem Abschnitt werden wir die Gründe von Microsoft für diese Investition prüfen, einschließlich einer detaillierten Berechnung des ROI. Dann sehen wir uns an, was Microsoft hätte tun können, wenn sie das System stattdessen eingekauft hätten.

Microsoft hat das Academy-Portal mit einer Reihe von Zielen gestartet:

• Deutliche Verringerung der Zahl der teuren, von Ausbildern geleiteten Vor-Ort-Schulungen und anderer Live-Veranstaltungen und einfachere Weitergabe von Videos von diesen Live-Veranstaltungen, die stattfinden;
• Förderung des Wissensaustauschs durch Fachleute (wobei sie auch feststellten, dass "fast jeder in Ihrer Organisation in der einen oder anderen Form ein KMU ist");
• Schnellere und bequemere Weitergabe von Wissen, vor allem über verschiedene Teams hinweg, um so den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens zu steigern;
• Bereitstellung eines zentralen Speichers für Videoinhalte für Mitarbeiter, die bei Bedarf abgerufen werden können;
• Bereitstellung zusätzlicher videorelevanter Funktionen für die Nutzer, einschließlich des mobilen Hochladens, der Suche nach Inhalten und des Abonnierens;
• Förderung einer weniger hierarchischen, offeneren Unternehmenskultur; und schließlich,
• Förderung des Engagements der Mitarbeiter durch die Erfüllung der drei Hauptbedürfnisse der Menschen, nämlich: Austausch, Lernen und Verbindung.

"Das Academy-Portal basiert auf der grundlegenden Prämisse, dass zeitnahes Wissen Macht bedeutet und dass eine Unternehmenskultur, die kontinuierliches Lernen fördert, die Grundlage für Innovation und Kreativität ist, die eine flexiblere Reaktion auf Marktchancen ermöglicht", so Microsoft.

Mit den oben genannten Zielen vor Augen begann Microsoft mit der Entwicklung des Academy-Portals, um die allgemeinen Anforderungen der vier wichtigsten Geschäftsszenarien zu erfüllen:

• Wissensaustausch durch Manager und andere wichtige Entscheidungsträger;
• Ersatz für teure Mitarbeiterschulungen vor Ort;
• Vertretung bei großen und kleinen Veranstaltungen, einschließlich Konferenzen
• Peer-to-Peer-Wissensaustausch und Lernen.

Mit diesen Vorteilen im Hinterkopf wurde die Idee für das Microsoft Academy Portal geboren. Ein Projekt dieser Größenordnung ist jedoch selten ohne Herausforderungen, und dieses war keine Ausnahme.

Aufbau von Microsofts Corporate YouTube

Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass das Portal der Akademie ein gewaltiges Unterfangen war. Das äußerst ehrgeizige Projekt wurde innerhalb von drei Jahren mit Gesamtkosten von 6,2 Millionen Dollar (einschließlich IT- und Betriebsführungskosten) aufgebaut und eingeführt.

Seitdem hat Microsoft weitere Ausgaben für die laufende Wartung, die kontinuierliche Verbesserung der Technologie, das Programm- und Produktmanagement und die Werbemaßnahmen getätigt.

Zunächst mussten sie jedoch das Projekt auf den Weg bringen, und das war nicht einfach. Hier ist ein kleiner Ausschnitt dessen, was nötig war:

Genehmigung durch die Geschäftsleitung

Die frühzeitige und häufige Bekanntmachung der Idee bei einer großen Gruppe interner Interessengruppen war für die anfängliche Zustimmung zu der Initiative von entscheidender Bedeutung. Ohne die organisationsübergreifende Unterstützung durch die Führungskräfte hätten einige Teams das Tool vielleicht einfach ignoriert, und der Gesamtwert wäre geringer gewesen.

Kundenspezifische Software-Entwicklung

Microsoft hat sein VCMS mit benutzerdefiniertem Code entwickelt. Es war eine detaillierte, umfangreiche Arbeit - so sehr, dass ein Teil des neuen Codes schließlich in spätere Versionen von SharePoint integriert werden sollte.

Ein komplettes Video-Content-Management-System hat eine lange Liste von Funktionen, und Microsoft hat sich bemüht, einige der wichtigsten zu entwickeln:

• Eine einzige, unternehmensweite Bibliothek, in der Video- und Medieninhalte gespeichert werden können;
• Transkodierung zur Konvertierung hochgeladener Videos für die kompatible Wiedergabe auf einer Reihe von Geräten;
• Die Möglichkeit, Videos intern über soziale Netzwerke zu teilen und zu bewerben;
• die Möglichkeit, den Videos Metadaten hinzuzufügen und diese Metadaten von anderen zu durchsuchen, um relevante Videos zu finden; und
• Einfaches Herunter- und Hochladen von Inhalten von jedem Ort aus

Es ist eine lange Liste, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Fallstudie noch nicht abgeschlossen ist.

Ein Team für ein Portal für Videoinhalte zusammenstellen

Obwohl Microsoft bereits über eine große Lern- und Entwicklungsorganisation verfügt, sah sich Microsoft aufgrund des Umfangs dieser Investition veranlasst, ein neues Team von Microsoft-Mitarbeitern zu bilden, das bei der Erstellung und Verwaltung von Podcasts helfen sollte.

Dem Portalteam der Akademie wurde ein jährliches Budget für die Produktentwicklung und die interne Öffentlichkeitsarbeit zugewiesen, sowie die Verantwortung für die Strategie und Ausrichtung der internen Nutzung des Tools.

Für viele Unternehmen ist die Einrichtung eines neuen Teams für die Entwicklung, Verwaltung und Förderung eines Videoportals nicht praktikabel. In der Regel wird die Verantwortung für die Verwaltung und Förderung des VCMS zu einer gemeinsamen Anstrengung zwischen der oder den Geschäftsbereichen, die Inhalte hochladen und anzeigen, und der IT-Organisation.

Interne Mitarbeiterförderung und -marketing

Die meisten internen Programme überleben nach der Einführung nur, wenn die Mitarbeiter tatsächlich nutzen sie tatsächlich nutzen. Bei Video-Content-Management-Systemen ist das nicht anders. Deshalb hat Microsoft die Initiative aktiv beworben, um eine hohe Akzeptanz zu erreichen. Das Portalteam der Academy arbeitete mit einer kreativen Marketingagentur zusammen, um ein Logo und eine Reihe von Werbeflyern und Konferenzmaterialien zu erstellen. Auf dem gesamten Microsoft-Campus wurden Banner angebracht. Zu den Werbemaßnahmen gehörte auch die Ausleihe von kleinen Videokameras, Bildschirmaufzeichnungssoftware und Audiorecordern an Mitarbeiter, um die Produktion von Inhalten zu fördern.

Der massive Vorstoß zahlte sich aus. Der Anteil der Unique User an der internen Mitarbeiterzahl (eine wichtige Kennzahl für die Akzeptanz) stieg bei Microsoft von 11 % im ersten Jahr auf 53 % im dritten Jahr.

Kundenspezifische Content-Management-Dienste

Um sicherzustellen, dass das Portal an Popularität gewinnt, bieten Microsoft-Mitarbeiter nicht nur IT-Dienste an, sondern helfen auch beim Hochladen von Inhalten, beim Hinzufügen relevanter Suchbegriffe, beim Verfassen von Biografien der Inhaltseigentümer und vielem mehr.

War es das wert? Microsoft berechnet den ROI

Microsoft schließt seine Fallstudie mit einer detaillierten Erörterung der für das Academy-Portal berechneten Kapitalrendite ab, und die Ergebnisse sind beeindruckend. Aufgeschlüsselt nach Kategorien:

• Für den Ersatz von Präsenzschulungen errechneten sie einen 18-fachen ROI.
• Bei der Substitution kleinerer persönlicher Veranstaltungen lag der ROI bei 5x.
• Und für die Ersetzung von Großveranstaltungen betrug der ROI das 79-fache.

"Insgesamt beliefen sich die Ausgaben für die Akademie über einen Zeitraum von drei Jahren auf etwa 2,1 Millionen Dollar pro Jahr, aber die insgesamt eingesparten und vermiedenen Kosten pro Jahr betrugen etwa 13,9 Millionen Dollar. Der ROI für den 3-Jahres-Zeitraum wird auf 569 % geschätzt", heißt es in der Fallstudie.

Kostenvergleich: Was wäre, wenn Microsoft sein VCMS gekauft hätte?

Für Microsoft waren die Vorteile den enormen Aufwand, den hohen Preis und den langwierigen Prozess der Entwicklung eines Video-Content-Management-Systems wert. Aber was wäre, wenn sie stattdessen einfach ein solches System eingekauft hätten?

Erstens: Microsoft hätte Geld gespart.

Microsoft führt 40 % der 6,2 Millionen Dollar, die das Academy-Portal gekostet hat (insgesamt 2,49 Millionen Dollar), auf die direkten IT-Kosten zurück, einschließlich Hardware und Software, Verwaltung, Hosting, Support und Implementierung. Der Rest entfällt auf Gemeinkosten und Betriebskosten, einschließlich Programm- und Kundenbetreuer, Geschäftsbetrieb und Marketingaktionen.

Für ein Unternehmen wie Microsoft Panopto die Entscheidung für Panopto auf Grundlage der dreijährigen Nutzungsraten des Academy-Portals zu Einsparungen in siebenstelliger Höhe geführt. Und das gilt nur für Microsoft. Für spezifische Kostenangaben für Ihr Unternehmen wenden Sie sich bitte an Panopto 855.PANOPTO.

Zweitens hätte Microsoft eine fortschrittlichere Videoplattform erhalten.

Microsoft hätte nicht nur weniger Geld für die Beschaffung seines VCMS ausgegeben, sondern auch praktisch sofortigen Zugriff auf ein vollständiges, voll funktionsfähiges VCMS erhalten, das bereits alles kann, was sie geplant hatten, und noch viel mehr - ohne den mehrjährigen Einrichtungsprozess.

Ihre Entscheidung: Warum Kaufen besser ist als Bauen

Wenn ein Unternehmen mit dem Softwareentwicklungs- und Betriebs-Know-how von Microsoft nicht in der Lage ist, ein Video-Content-Management-System intern zu erstellen, ohne exorbitant mehr als nötig auszugeben, wird die Antwort auf die Frage "Erstellen oder Kaufen" für die meisten Unternehmen klar.

Für die meisten Unternehmen bietet die Beschaffung eines etablierten VCMS zwei deutliche Vorteile gegenüber der Erstellung eines eigenen Systems:

1. Ein ausgelagertes VCMS kostet weniger, im Voraus und im Laufe der Zeit - und verbessert die Rendite, indem es alle Vorteile mit drastisch reduzierten Anforderungen für Entwicklung, Betrieb und Support bietet.
2. Ein gesourctes VCMS kann mehr, und bietet erweiterte, ständig verbesserte Funktionen.

Werfen wir einen Blick auf beide.

#Nr. 1: Der Kauf eines VCMS ermöglicht eine höhere Rentabilität der Investition

Bei Microsoft hat sich das Academy-Portal schnell durchgesetzt. Mehr als 50 Prozent der Microsoft-Mitarbeiter nutzen das Academy-Portal regelmäßig, so dass eine gute Rendite fast sicher ist - selbst bei einer so großen Investition wie der von Microsoft.

Nach Microsofts eigenen Berechnungen hat sich die Investition in die Verwaltung von Videoinhalten zu 569 % rentiert, was vor allem auf die Vermeidung von Kosten in Höhe von 13,9 Mio. US-Dollar pro Jahr durch eingesparte Schulungs- und Reisekosten zurückzuführen ist.

Dennoch bleibt die Tatsache bestehen, dass Microsoft allein für IT-Kosten weit mehr ausgegeben hat, als nötig gewesen wäre. Warum gibt es also einen so großen Unterschied im ROI zwischen dem Aufbau eines eigenen VCMS wie bei Microsoft und der Beschaffung von einem Anbieter wie Panopto? Hier sind einige Gründe:

Geringere anfängliche Baukosten

Die Entwicklung eines Systems zur Verwaltung von Videoinhalten erfordert ein tiefes Verständnis der Videotechnologie und umfangreicher digitaler Bibliotheken. Microsoft gehört zu der großen Minderheit von Unternehmen, die über Fachwissen in beiden Bereichen verfügen, und selbst mit diesem Fachwissen war das Unternehmen noch drei Jahre nach Beginn des Projekts mit dem Aufbau des Portals beschäftigt.

Der Aufwand für die Entwicklung eines Video-Content-Management-Systems kann kaum hoch genug eingeschätzt werden. Unternehmen, die diese Option in Erwägung ziehen, müssen Technologien programmieren, testen und skalieren, die die Transkodierung verschiedener und sich weiterentwickelnder Videoformate, die Speicherung und Verwaltung von Dateien mit mehreren Gigabyte und Bibliotheken mit mehreren Terabyte, Big Data-Analysen, Zugriffskontrolle, Integration mit bestehenden Systemen, Metadatenverwaltung, Videostreaming und die Suche nach unstrukturierten Daten und vieles mehr ermöglichen. Dies berücksichtigt natürlich nicht die zusätzlichen, oft wesentlichen Funktionen, die Microsoft nicht in das Academy-Portal aufgenommen hat. Diese werden im Folgenden behandelt.

Geringere Wartungskosten

Das Auslagern Ihres VCMS trägt dazu bei, den Aufwand für die Produktwartung zu verringern. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter reduziert die Menge an internen Ressourcen, die für den Support des Systems erforderlich sind, und die meisten VCMS-Anbieter stellen ihre Support-Teams rund um die Uhr zur Verfügung, um auf jedes Problem zu reagieren und sicherzustellen, dass es schnell behoben wird.

Neben dem Support können Sie sich auch darauf verlassen, dass das Team Ihres Anbieters dafür sorgt, dass Ihr Produkt immer auf dem neuesten Stand ist. Video-Content-Management-Systeme, die in der Cloud gehostet werden, erhalten automatische Upgrades auf die neueste Version, und für On-Premises-Implementierungen wie die von Microsoft bieten VCMS-Anbieter in der Regel Unterstützung beim Upgrade.

Kosteneinsparungen durch Cloud-Hosting in großem Umfang

Wenn Sie mit einem VCMS-Anbieter zusammenarbeiten, können Sie von den geringeren Kosten profitieren, die diese Organisationen aufgrund ihrer eigenen Größe anbieten können.

Es ist kein Geheimnis, dass die Kosten für Cloud-Speicher im Zuge des langfristigen Preiskampfes der Anbieter stark gesunken sind. Die großen VCMS-Anbieter profitieren von diesen Einsparungen, indem sie Speicher in großem Umfang nutzen und die Einsparungen an ihre Kunden weitergeben.

Beschaffung ist schnell

Interne IT-Projekte können Monate dauern, bis die Produktanforderungen ermittelt sind. Wenn man dann noch die Design-, Entwicklungs- und Testzeit hinzurechnet, die für den Aufbau und die Bereitstellung einer Videothek erforderlich ist, ist es leicht zu verstehen, warum Microsofts Projekt noch drei Jahre nach dem Start in der Entwicklung war. Durch Sourcing werden praktisch alle diese Zyklen eliminiert, oft sogar dann, wenn kundenspezifische Ergänzungen oder Funktionen erforderlich sind.

Ein ausgelagertes VCMS kann all die Vorteile bieten, die Microsoft beim Aufbau seines Academy-Portals erfahren hat. Und sie können dies wesentlich schneller und zu wesentlich geringeren Kosten tun.

#Nr. 2: Die Beschaffung eines VCMS bietet eine umfassendere Videolösung

Microsoft nutzte seine SharePoint-Technologie zum Aufbau seines Academy-Portals und schuf eine Bibliothek für Videos, die das Hochladen, Herunterladen und Freigeben von Dateien sowie eine einfache Suche unterstützte. Dennoch bleibt das Microsoft Academy-Portal im Hinblick auf seine Funktionen hinter den Standardversionen vieler verfügbarer VCMS-Optionen zurück.

Überlegen Sie, was eine moderne Videoplattform wie Panopto :

Aufzeichnung von HD-Videoinhalten von Laptops und mobilen Geräten

Das Academy-Portal ermöglicht es den Benutzern zwar, Videos hochzuladen, aber die Möglichkeit, Videos aufzuzeichnen, fehlt in der Microsoft-Lösung völlig. Das wirft eine ganze Reihe von Fragen für den Benutzer auf: Wie macht man eine Aufnahme, wie verwaltet man die Videoqualität und die Toneinstellungen, wie bekommt man die endgültige Aufnahme in das VCMS, und vieles mehr. Dies alles sind Hürden für die Akzeptanz und wird wahrscheinlich zu Anfragen nach technischem Support führen.

Moderne VCMS-Lösungen wie Panopto ermöglichen Panopto das Hochladen von Videos, aber ebenso wichtig ist, dass sie die Videoaufzeichnung direkt in die Software integrieren, sodass Benutzer einfach das Programm öffnen, Kameras und Einstellungen auswählen, auf „Aufzeichnen“ klicken und präsentieren können. Die Videos werden automatisch hochgeladen, sobald der Benutzer auf „Stopp“ klickt – wodurch die Herausforderung, das Video vom Recorder in die Bibliothek zu übertragen, entfällt.

Darüber hinaus sind moderne VCMS-Lösungen in der Lage, mehrere Videoströme zu integrieren, darunter zusätzliche Kameras, Bildschirmaufnahmen von Laptops oder Desktops, Videos von mobilen Geräten, eingebettete Webseiten und vieles mehr.

Live-Streaming für Webcasting-Veranstaltungen

Einer der bekanntesten Anwendungsfälle für eine Videobibliothek ist die Aufzeichnung von Schulungsveranstaltungen und Branchenkonferenzen, damit die Zuschauer sie zu einem späteren Zeitpunkt ansehen können. Das ist ein wertvoller Verwendungszweck für Videos - aber es gibt keinen Grund, die Zuschauer warten zu lassen. Mit einem VCMS kann Ihr Team das Video der Veranstaltung live streamen, während sie stattfindet.

Für das Live-Streaming von Veranstaltungen und Präsentationen waren früher teure AV-Geräte und professionelle Dienstleistungen erforderlich. Das ist heute zunehmend nicht mehr der Fall – mit Panopto einem Windows-Laptop kann Ihr Team mit nur wenigen Mausklicks Videos an Zehntausende von Menschen auf der ganzen Welt übertragen.

Ein modernes VCMS wie Panopto sogar ermöglichen, dass ein PC mehrere Blickwinkel von mehreren Kameras und anderen Eingängen (wie einer Bildschirmfreigabe oder einer PowerPoint-Präsentation) streamt, und sogar mehrere Video-Feeds über ein verteiltes Netzwerk von Laptops und Aufzeichnungsgeräten zulassen – und alles automatisch synchronisieren, um Ihren Zuschauern ein einheitliches Seherlebnis zu bieten.

Und für diejenigen, die nicht live dabei sein können, werden Webcasts automatisch aufgezeichnet, in Ihr VCMS hochgeladen und für die spätere Wiedergabe auf jedem Gerät kodiert.

 

Videosuche, die tatsächlich jedes relevante Video findet

Video bringt Ihrem Unternehmen nur dann einen Mehrwert, wenn Ihre Mitarbeiter tatsächlich finden sie finden. In der Vergangenheit war die Suche nach Videoinhalten immer besonders schwierig. Das bedeutet, dass allzu viele Videos unentdeckt blieben, selbst wenn sie genau das waren, was ein Mitarbeiter sehen wollte.

Microsoft hat versucht, mit dem Academy-Portal eine Videosuche anzubieten, aber die Lösung ist alles andere als perfekt. Die Plattform verlässt sich auf das traditionelle Mittel der Videosuche - die manuelle Eingabe von Metadaten.

Jedes Mal, wenn ein Benutzer ein Video auf das Microsoft Academy-Portal hochlädt, wird er aufgefordert, Schlüsselwörter hinzuzufügen, um den Inhalt des Videos zu beschreiben. Dieser Prozess ist zwar unerlässlich, hat sich aber im Academy-Portal als so umständlich erwiesen, dass Microsoft ein Content-Management-Team eingestellt hat, das diese Tags und Schlüsselwörter im Namen der Benutzer hinzufügt. Das System indiziert dann diese Schlüsselwörter zusammen mit dem Videotitel und dem Autor für zukünftige Suchanfragen.

Dies ist zwar die herkömmliche Art, Videos zu durchsuchen, aber sie birgt zwei Probleme:

1. Es erfordert noch mehr manuelle Arbeit von den Erstellern der Inhalte, anstatt dass sie einfach auf "Teilen" klicken können; und
2. Trotz all dieser zusätzlichen Arbeit wird immer noch nicht alles gefunden.

Geschäftsvideos können auch lang sein - manchmal 60 Minuten oder mehr. Eine kurze Reihe von Schlüsselwörtern kann unmöglich alles vermitteln, was in dieser Zeit behandelt wird. Eine enorme Menge an potenziell wertvollen Informationen wird übersehen werden. Und selbst wenn es Ihren Mitarbeitern gelingt, ein relevantes Video zu finden, sagt ihnen der herkömmliche Suchindex nicht, an welcher Stelle im Video sie es ansehen müssen - sie müssen einfach scannen und hoffen, dass sie den entsprechenden Moment zufällig finden.

Vergleichen Sie das mit einem modernen VCMS wie Panopto, das automatisch jedes gesprochene oder auf dem Bildschirm angezeigte Wort in jedem Video indexiert und durchsuchbar macht – ohne dass zusätzliche Kosten für ein Content-Management-Team anfallen. Das Bestedaran ist, dass die intelligente Suche Panoptonicht nur das Video, sondern auch den spezifischen Moment innerhalb des Videos anzeigt, der für die Suchanfrage relevant ist. Mit einem Klick können Ihre Mitarbeiter direkt zu dem Moment im Video springen, den sie sehen möchten.

Panopto all dies für jedes Video in Ihrer Bibliothek, sodass Ihre Mitarbeiter jedes Mal genau das finden, was sie brauchen – auch wenn sie nicht genau wissen, wonach sie suchen.

Eine einfache Möglichkeit, Videos innerhalb des VCMS zu bearbeiten

Die wohl häufigste Frage, die sich die Menschen im Zusammenhang mit Videos stellen, lautet: "Wie schneide ich den Teil heraus, in dem etwas nicht perfekt gelaufen ist?" Das ist eine berechtigte Frage und kann eine Hürde für die Benutzerakzeptanz darstellen. Leider sind viele Einzellösungen für die Videobearbeitung für professionelle Videofilmer konzipiert. Für diejenigen, die über ein gewisses Maß an Know-how und Erfahrung verfügen, leisten sie gute Arbeit, aber für Gelegenheitsnutzer sind sie oft zu kompliziert.

Wie können Sie also die Bearbeitung ermöglichen, ohne dass Ihre Mitarbeiter zu Produktionsexperten werden müssen? Das VCMS Panoptobietet einen webbasierten Video-Editor, der von jedem Laptop und in jedem Browser gestartet werden kann. Damit lassen sich Videos trimmen, Metadaten hinzufügen und andere Videodateien einfügen – ganz einfach per Mausklick und Drag & Drop.

Viele moderne VCMS-Optionen verwenden auch die so genannte "nicht-destruktive" Bearbeitung, bei der das Originalvideo unabhängig von den vorgenommenen Bearbeitungen vollständig gespeichert wird. Fehler sind kein Problem - klicken Sie einfach auf "Zurücksetzen", und Sie haben Ihr Originalvideo wieder.

Ein mobilfähiges Videoerlebnis

Vorbei sind die Zeiten, in denen man davon ausging, dass man etwas nur für Windows und Internet Explorer entwickeln kann. Die Verbreitung von "Bring Your Own Device" bedeutet, dass IT-Teams nicht mehr einfach interne Lösungen für eine kleine Anzahl vorab genehmigter Hardware-Optionen entwickeln können, auf denen eine begrenzte Anzahl von Software läuft - neue Software muss jedes System unterstützen, das Ihre Mitarbeiter mitbringen. Das ist keine kleine Herausforderung.

Glücklicherweise bieten moderne VCMS-Optionen wie Panopto alles, was Sie für mobile Videosbenötigen, darunter native iOS- und Android-Apps sowie technische Systeme, die die automatische Standardisierung verschiedener Dateitypen und die Transcodierung in für Mobilgeräte optimiertes HTML5 und app-basierte Viewer unterstützen.

Ein Blick auf die Zukunft von Video

Interne IT-Projekte müssen naturgemäß ein Ziel setzen und dieses erreichen. Nur wenige verfügen über das Budget und die Fähigkeit, mit den Entwicklungen in der Branche Schritt zu halten und jeden neuen Standard und jede neue Option anzupassen und zu unterstützen. In einer so schnelllebigen Branche wie der Videobranche ist es außerordentlich schwierig, selbst fortschrittliche Plattformen auf dem neuesten Stand zu halten - vor allem, wenn sie nicht von vornherein zu Ihren Kernkompetenzen gehören.

Das aufkommende Zeitalter der Wearable-Technologie mit Videorekordern - IOT, Sprachassistenten, intelligente Wearables und alles andere - gibt Ihnen schon genug zu denken. Moderne VCMS-Anbieter übernehmen die Zukunftsplanung für Sie und ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, die neuesten Geräte, Rekorder, Viewer, Dateitypen, Social Sharing-Anfragen und alles andere mitzubringen, was sie sich vorstellen können - und alles zu bekommen, was sie erwarten.

Schlussfolgerung

Eine großartige Videoplattform ist ein bewährtes Mittel zur schnellen und effektiven Wissensvermittlung, zur Durchführung von Schulungen mit geringem Aufwand, zur Steigerung des Mitarbeiterengagements und zur Verbesserung der Unternehmenskultur. Es ist eine Investition, die sich für viele Unternehmen zu fast jedem Preis lohnt.

Wenn die Verwaltung von Videoinhalten jedoch nicht zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens gehört, sollten Sie sich für den Kauf und nicht für den Aufbau eines VCMS entscheiden. Für die meisten Unternehmen bietet die Beschaffung eines etablierten VCMS eine überragende Investitionsrendite, da es alle Vorteile von Geschäftsvideos bei drastisch reduzierten Entwicklungsanforderungen bietet und darüber hinaus erweiterte und ständig verbesserte Funktionen bereitstellt, die ansonsten intern kaum zu finanzieren wären.

Wenn es Zeit für den Kauf ist, schauen Sie sich unbedingt Panopto an. Als einziger „Visionär“ im Gartner Magic Quadrant für Enterprise Video Content Management Panopto Unternehmensvideos einfach.