Der kometenhafte Aufstieg der sozialen Medien hat uns vieles gelehrt – zum Beispiel die überraschende Popularität von Katzenvideos – aber noch viel wichtiger ist, dass uns die sozialen Medien Folgendes gelehrt haben: Jeder hat Erkenntnisse, und jeder möchte sie teilen.

Auch wenn man über die neuesten viralen Memes leicht lachen kann, beschränkt sich der Drang zum Teilen nicht auf die Freizeit. Ihre Mitarbeiter teilen ihr Fachwissen – insbesondere berufsbezogenes – genauso gern im Büro, wenn Sie ihnen die Gelegenheit dazu geben.

In den meisten Unternehmen gehört informelles Lernen unter Kollegen seit der Gründung zum Alltag. Interne Experten beantworten ständig E-Mails und Sofortnachrichten mit kurzen Fragen. Manche Organisationen veranstalten sogar informelle Treffen, bei denen Teammitglieder Best Practices für gängige Tools vorstellen. Diese Fragerunden mit Experten sind eine äußerst wertvolle Möglichkeit für Ihr Team, voneinander zu lernen, institutionelles Wissen weiterzugeben und Wettbewerbsvorteile auszubauen.

Es gibt nur ein Problem: Sie funktionieren nur, wenn Ihr Experte direkt verfügbar ist. Ist Ihr Experte in Meetings, Telefonaten, auf Reisen, krankgeschrieben oder – schlimmer noch – kündigt er gerade, geht Ihnen all sein Wissen verloren.

Es sei denn, Sie finden einen Weg, es aufzuzeichnen.

Aus diesem Grund hat bereits im Jahr 2007 ein zukunftsorientiertes Unternehmen ein Videoportal für von Mitarbeitern erstellte Inhalte ins Leben gerufen, um Wissensaustausch, Schulungen und Mitarbeiterengagement zu fördern.

Bei diesem Unternehmen handelte es sich um Microsoft. Die Kosten für die Entwicklung und Wartung dieses Systems beliefen sich allein in den ersten drei Jahren auf 2,49 Millionen US-Dollar an IT-Kosten.  

Sie nannten es das Microsoft Academy Portal, und man mag es kaum glauben, aber sie werden Ihnen bestätigen, dass es sich gelohnt hat. Sie veröffentlichten sogar einen detaillierten Bericht , der die Rentabilität des Mammutprojekts umfassend aufschlüsselt – und die Zahlen sprechen für sich.

Doch die Summe von 2,49 Millionen Dollar ist für die meisten Unternehmen etwas hoch. Wir vermuten, dass es selbst für Microsoft kein leichtes Unterfangen war. Das gilt insbesondere heute, da Videomanagementsysteme (VCMS, auch bekannt als „YouTube für Unternehmen“) deutlich leichter zugänglich geworden sind und es dadurch vergleichsweise einfach ist, eine interne Videobibliothek mit Funktionen für Aufnahme, Live-Streaming, Bearbeitung, Wiedergabe, Transkodierung, Berichterstellung und mehr einzurichten.

Wenn es also darum geht, Video in Ihrem gesamten Unternehmen zu ermöglichen, was ist besser: Eigenentwicklung oder Kauf?

Täglich werden 45 Minuten mit dem Ansehen von Geschäftsvideos verbracht.

Wir werden in Kürze auf die Frage „Eigenentwicklung versus Kauf“ sowie auf die Details von Microsofts Antwort eingehen. Zunächst aber zu einer noch grundlegenderen Frage: Warum sollten sich Unternehmen überhaupt mit Videomanagement beschäftigen? Die Antwort ist einfach: Video im Geschäftsleben ist nicht erst im Kommen. Es ist bereits Realität.

Gartner Research prognostiziert, dass große Unternehmen innerhalb der nächsten Jahre mehr als 16 Stunden Videomaterial pro Mitarbeiter und Monat streamen werden, gegenüber 10,8 Stunden im Jahr 2012. Das entspricht 45 Minuten pro Tag, die jeder Ihrer Mitarbeiter mit dem Ansehen Ihrer Unternehmensvideos verbringt.

Der Trend hin zu Video wird sich insbesondere bei mittelständischen und größeren Unternehmen bemerkbar machen. Forrester Research stellt fest, dass bereits fast die Hälfte der größeren Unternehmen angibt, Video eingeführt oder dessen Einsatz erweitert zu haben. Bei den mittelständischen Unternehmen liegt dieser Anteil bei 40 %.

Der Online-Videokonsum boomt. Laut dem führenden digitalen Datenanbieter ComScore (Video Metrix) sahen 188,2 Millionen Amerikaner – 86,9 Prozent der US-amerikanischen Internetnutzer – 52,4 Milliarden Online-Videos, was einer durchschnittlichen Sehdauer von 1.164,5 Minuten pro Zuschauer entspricht. Das sind mehr als 19 Stunden pro Monat!

Obwohl die Zuschauerzahlen von Business-Videos noch nicht das Niveau von Videos außerhalb der Geschäftszeiten erreicht haben, ist der Trend eindeutig. Online-Videos sind wertvoll und werden von den Nutzern gewünscht.

Der einzige Unterschied zwischen dem Ansehen von Videos zu Hause und dem Ansehen im Büro besteht darin, dass Unternehmen mehr Zeit hatten, ihr Videomanagement zu optimieren.

Die Analysten stimmen zu. Phillipp Karcher von Forrester Research schreibt, dass führende Anwender von Unternehmensvideos heute bereits über Video-Content-Management-Systeme verfügen, die Live- und On-Demand-Videoverteilung, videofähige Intranets, Videokonferenzen, Zugriff über Smartphones und Tablets, soziale Funktionen und nutzergenerierte Inhalte ermöglichen.

Und so beschloss Microsoft, genau das zu entwickeln. Das Ergebnis: das Microsoft Academy Portal, ein umfassendes, auf SharePoint basierendes Videocontent-Management-System. 

Mit anderen Worten: Sie beschlossen, ihr eigenes Unternehmens-YouTube aufzubauen – ganz allein.

Wie Microsoft sich entschied, ein Video-Content-Management-System zu entwickeln

Eine Investition von fast 2,5 Millionen Dollar ist keine Kleinigkeit, aber Microsoft wird Ihnen versichern, dass sie jeden Cent wert war. Tatsächlich haben sie genau das bereits bewiesen – in ihrer Fallstudie „ROI des Aufbaus eines unternehmensweiten Video-Podcast-Portals mit Microsoft® SharePoint® 2010: Wie die Microsoft Academy den Wissensaustausch zwischen Kollegen erleichterte, das Lernen verbesserte und virtuelle Veranstaltungen ermöglichte und gleichzeitig die Kosten senkte“ .

In diesem Abschnitt werden wir Microsofts Gründe für diese Investition, einschließlich der detaillierten ROI-Berechnung, untersuchen. Anschließend werden wir betrachten, was Microsoft hätte tun können, wenn sie das System stattdessen selbst entwickelt hätten.

Microsoft startete das Academy-Portal mit einer Reihe von Zielen vor Augen:

• Um die Anzahl teurer, von Ausbildern geleiteter Präsenzschulungen und anderer Live-Veranstaltungen deutlich zu reduzieren und Videos von diesen Live-Veranstaltungen, die stattfinden, einfacher zu teilen;
• Um den Wissensaustausch unter Fachexperten zu fördern (wobei sie auch anmerkten: „Fast jeder in Ihrem Unternehmen ist in irgendeiner Form ein Fachexperte“);
• Um die Geschwindigkeit und den Komfort dieses Wissensaustauschs zu erhöhen, insbesondere zwischen verschiedenen Teams, und dadurch den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens zu stärken;
• Den Mitarbeitern ein zentrales Archiv für Videoinhalte zur Verfügung stellen, die bei Bedarf abgerufen werden können;
• Um den Nutzern zusätzliche videobezogene Funktionen zu bieten, darunter das Hochladen von Videos über Mobilgeräte sowie die Suche und das Abonnieren von Inhalten;
• Um eine weniger hierarchische, offenere Unternehmenskultur zu fördern; und schließlich
• Die Mitarbeitermotivation soll gefördert werden, indem drei wichtige Bedürfnisse der Menschen erfüllt werden: Austausch, Lernen und Vernetzung.

„Das Academy-Portal basiert auf der grundlegenden Annahme, dass aktuelles Wissen Macht bedeutet und dass eine Unternehmenskultur, die kontinuierliches Lernen fördert, die Basis für Innovation und Kreativität bildet, die eine agilere Reaktion auf Marktchancen ermöglicht“, so Microsoft.

Mit den oben genannten Zielen vor Augen begann Microsoft mit der Entwicklung des Academy-Portals, um den gemeinsamen Bedürfnissen von vier zentralen Geschäftsszenarien gerecht zu werden:

• Wissensaustausch durch Manager und andere wichtige Entscheidungsträger;
• Ersatz für teure Mitarbeiterschulungen vor Ort;
• Ersatz für Veranstaltungen jeder Größe, einschließlich Konferenzen
• Wissensaustausch und Lernen unter Gleichgesinnten.

Vor diesem Hintergrund entstand die Idee für das Microsoft Academy-Portal. Allerdings ist ein Projekt dieser Größenordnung selten ohne Herausforderungen, und auch dieses bildete keine Ausnahme.

Aufbau des unternehmensweiten YouTube-Kanals von Microsoft

Zu sagen, dass das Akademieportal ein gewaltiges Unterfangen war, ist keine Übertreibung. Es handelte sich um ein äußerst ambitioniertes Projekt, das innerhalb von drei Jahren zu Gesamtkosten von 6,2 Millionen US-Dollar (einschließlich IT- und Betriebskosten) entwickelt und eingeführt wurde.

Seitdem sind Microsoft weitere Ausgaben für die laufende Wartung, die kontinuierliche Weiterentwicklung der Technologie, das Programm- und Produktmanagement sowie für Werbemaßnahmen entstanden.

Zunächst mussten sie das Projekt jedoch auf den Weg bringen, und das war nicht einfach. Hier ein kleiner Einblick in die dafür notwendigen Schritte:

Genehmigung durch die Geschäftsleitung

Die frühzeitige und regelmäßige Vorstellung der Idee bei einer breiten Gruppe interner Stakeholder war entscheidend für die anfängliche Zustimmung zu der Initiative. Ohne die organisationsübergreifende Unterstützung der Führungsebene hätten einige Teams das Tool möglicherweise einfach ignoriert, wodurch der Gesamtnutzen geringer ausgefallen wäre.

Kundenspezifische Softwareentwicklung

Microsoft entwickelte sein VCMS mit eigens entwickeltem Code. Es handelte sich um eine detaillierte und umfangreiche Arbeit – so sehr, dass Teile des neuen Codes schließlich in spätere Versionen von SharePoint übernommen wurden.

Ein vollständiges Videocontent-Management-System verfügt über eine lange Liste von Funktionen, und Microsoft hat sich zum Ziel gesetzt, einige der wichtigsten davon zu entwickeln:

• Eine einzige, unternehmensweite Bibliothek zur Speicherung von Video- und Mediendateien;
• Transkodierung zur Konvertierung hochgeladener Videos für die kompatible Wiedergabe auf einer Reihe von Geräten;
• Die Möglichkeit, Videos intern über soziale Medien und Promotion zu teilen;
• Die Möglichkeit, Videos Metadaten hinzuzufügen und diese Metadaten von anderen durchsuchen zu lassen, um relevante Videos zu finden; und
• Die Möglichkeit, Inhalte einfach von überall herunter- und hochzuladen.

Es handelt sich um eine lange Liste, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Fallstudie noch immer abgearbeitet wird.

Personalbesetzung eines Videocontent-Portal-Teams

Obwohl Microsoft bereits über eine große Lern- und Entwicklungsorganisation verfügt, hielt es Microsoft aufgrund des enormen Umfangs dieser Investition auch für angebracht, ein neues Team von Microsoft-Mitarbeitern zu gründen, das bei der Erstellung und Verwaltung von Podcasts helfen soll.

Dem Team des Akademieportals wurde ein Jahresbudget für die Produktentwicklung und interne Bekanntmachungsmaßnahmen zugewiesen. Außerdem wurde ihm die Verantwortung für die Strategie und die Ausrichtung der internen Nutzung des Tools übertragen.

Für viele Organisationen ist die Einrichtung eines neuen Teams für die Entwicklung, Verwaltung und Vermarktung eines Videoportals nicht realisierbar. Häufiger liegt die Verantwortung für die Verwaltung und Vermarktung des Video-Content-Management-Systems (VCMS) in einer gemeinsamen Aufgabe der Fachabteilung(en), die Inhalte hochladen und ansehen, und der IT-Abteilung.

Interne Mitarbeiterförderung und Marketing

Die meisten internen Programme überleben nach dem Start nur, wenn die Mitarbeiter sie auch tatsächlich nutzen . Videomanagementsysteme bilden da keine Ausnahme. Daher förderte Microsoft die Initiative aktiv, um eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten. Das Team des Academy-Portals arbeitete mit einer Kreativagentur zusammen, um ein Logo sowie verschiedene Werbeflyer und Konferenzmaterialien zu erstellen. Banner wurden auf dem gesamten Microsoft-Campus angebracht. Zu den Werbemaßnahmen gehörte auch das Verleihen von kleinen Videokameras, Bildschirmaufzeichnungssoftware und Audiorecordern an die Mitarbeiter, um die Content-Produktion anzuregen.

Die massiven Anstrengungen haben sich ausgezahlt. Microsoft verzeichnete einen Anstieg des Anteils der Einzelnutzer an der internen Belegschaft (eine wichtige Kennzahl für die Akzeptanz) von 11 % im ersten Jahr auf 53 % im dritten Jahr .

Kundenspezifische Content-Management-Dienste

Um die Popularität des Portals zu steigern, bieten die Microsoft-Mitarbeiter nicht nur IT-Dienstleistungen an, sondern unterstützen auch beim Hochladen von Inhalten, beim Hinzufügen relevanter Suchtags, beim Schreiben von Biografien der Inhaltsinhaber und vielem mehr.

Hat es sich gelohnt? Microsoft berechnet den ROI

Microsoft schließt seine Fallstudie mit einer detaillierten Erläuterung des für das Academy-Portal berechneten Return on Investment ab – und die Ergebnisse sind beeindruckend. Aufgeschlüsselt nach Kategorien:

• Für den Ersatz von Präsenzschulungen berechneten sie einen ROI von 18x.
• Für den Ersatz kleinerer Präsenzveranstaltungen ergab sich ein ROI von 5x.
• Und für die Substitution großer Ereignisse betrug der ROI das 79-Fache.

„Insgesamt beliefen sich die jährlichen Ausgaben für die Academy über einen Zeitraum von drei Jahren auf etwa 2,1 Millionen US-Dollar, die jährlichen Einsparungen und vermiedenen Kosten lagen jedoch bei etwa 13,9 Millionen US-Dollar. Der ROI für den Dreijahreszeitraum wird auf 569 % geschätzt “, heißt es in ihrer Fallstudie.

Kostenvergleich: Was wäre, wenn Microsoft sein VCMS gekauft hätte?

Für Microsoft rechtfertigten die Vorteile den enormen Aufwand, den hohen Preis und den langwierigen Prozess der Entwicklung eines Videocontent-Managementsystems. Aber was wäre gewesen, wenn sie einfach ein fertiges System gekauft hätten?

Erstens hätte Microsoft Geld gespart.

Microsoft führt 40 % der Kosten des Academy-Portals in Höhe von 6,2 Millionen US-Dollar – insgesamt 2,49 Millionen US-Dollar – auf direkte IT-Kosten zurück, darunter Hardware und Software, Management, Hosting, Support und Implementierung. Der Rest entfällt auf Gemeinkosten und Betriebskosten, einschließlich Programm- und Account-Manager, Geschäftsbetrieb und Marketingmaßnahmen.

Für ein Unternehmen wie Microsoft hätte die Entscheidung für Panopto , basierend auf den Nutzungsraten des Academy-Portals der letzten drei Jahre, Einsparungen im siebenstelligen Bereich bedeutet. Und das gilt nur für Microsoft. Für detaillierte Kosteninformationen für Ihr Unternehmen kontaktieren Sie Panopto unter PANOPTO .

Zweitens hätte Microsoft eine fortschrittlichere Videoplattform erhalten.

Microsoft hätte nicht nur weniger für die Beschaffung seines VCMS ausgegeben, sondern hätte praktisch sofortigen Zugriff auf ein vollständiges, voll funktionsfähiges VCMS erhalten, das bereits alles kann, was sie sich vorgestellt hatten, und noch vieles mehr – ohne den mehrjährigen Einrichtungsprozess.

Ihre Entscheidung: Warum Kaufen besser ist als Bauen

Wenn eine Organisation mit der Softwareentwicklungs- und Betriebskompetenz von Microsoft nicht in der Lage ist, ein Video-Content-Management-System intern zu entwickeln, ohne dabei exorbitant viel mehr auszugeben als nötig, wird die Antwort auf die Frage „Selbst entwickeln oder kaufen“ für die meisten Organisationen klar.

Für die meisten Unternehmen bietet die Nutzung eines etablierten VCMS zwei entscheidende Vorteile gegenüber dem Eigenbau:

1. Ein extern bezogenes VCMS ist sowohl in der Anschaffung als auch langfristig kostengünstiger – es verbessert den ROI, indem es alle Vorteile bei deutlich reduziertem Entwicklungs-, Betriebs- und Supportaufwand bietet.
2. Ein externes VCMS bietet mehr Funktionen und erweitert den Funktionsumfang kontinuierlich.

Schauen wir uns jedes einzelne genauer an.

#1: Der Kauf eines VCMS ermöglicht eine höhere Kapitalrendite

Bei Microsoft fand das Academy-Portal schnell Anklang. Da über 50 Prozent der Microsoft-Mitarbeiter das Academy-Portal regelmäßig nutzen, ist eine gute Rendite nahezu garantiert – selbst bei einer Investition in der Größenordnung von Microsoft.

Nach eigenen Berechnungen von Microsoft hat ihre Investition in das Videoinhaltsmanagement einen ROI von 569 % erzielt, was vor allem auf die berechnete Kostenvermeidung von 13,9 Millionen US-Dollar jährlich durch eingesparte Schulungs- und Reisekosten zurückzuführen ist.

Dennoch bleibt die Tatsache bestehen: Microsoft gab allein für IT-Kosten deutlich mehr aus als nötig. Warum also ist der Unterschied im ROI zwischen dem Eigenbau eines VCMS wie bei Microsoft und der Nutzung eines Anbieters wie Panopto so groß? Hier einige Gründe:

Reduzierte anfängliche Baukosten

Die Entwicklung eines Videomanagementsystems erfordert fundierte Kenntnisse der Videotechnologie und umfangreicher digitaler Bibliotheken. Microsoft gehört zu der kleinen Minderheit der Unternehmen, die über Expertise in beiden Bereichen verfügen, und selbst mit dieser Expertise arbeitete das Unternehmen noch drei Jahre nach Projektbeginn am Portal.

Der Aufwand für die Entwicklung eines Videomanagementsystems ist enorm. Unternehmen, die diese Option in Betracht ziehen, müssen Technologien programmieren, testen und skalieren, die die Transkodierung verschiedener und sich ständig weiterentwickelnder Videoformate, die Speicherung und Verwaltung von Dateien im Gigabyte- und Terabyte-Bereich, Big-Data-Analysen, Zugriffskontrolle, die Integration in bestehende Systeme, Metadatenverwaltung, Videostreaming und die Suche in unstrukturierten Daten ermöglichen – und vieles mehr. Hinzu kommen die oft essenziellen Zusatzfunktionen, die Microsoft im Academy-Portal nicht berücksichtigt hat. Diese werden im Folgenden erläutert.

Reduzierte Wartungskosten

Die Auswahl eines externen Anbieters für Ihr VCMS reduziert den Aufwand für die Produktwartung. Durch die Zusammenarbeit mit einem Anbieter sinkt der interne Ressourcenbedarf für die Systembetreuung, und die meisten VCMS-Anbieter stellen ihre Supportteams rund um die Uhr zur Verfügung, um auf Probleme schnell zu reagieren und diese umgehend zu beheben.

Neben dem Support können Sie sich darauf verlassen, dass das Team Ihres Anbieters dafür sorgt, dass Ihr Produkt stets auf dem neuesten Stand ist. Videomanagementsysteme (VCMS), die in der Cloud gehostet werden, erhalten automatische Upgrades auf die neueste Version. Bei On-Premises-Installationen wie beispielsweise bei Microsoft bieten VCMS-Anbieter in der Regel Unterstützung bei Upgrades an.

Kosteneinsparungen durch Cloud-Hosting in großem Umfang

Die Zusammenarbeit mit einem VCMS-Anbieter ermöglicht es Ihnen, von den Kosteneinsparungen zu profitieren, die diese Organisationen aufgrund ihrer Größe bieten können.

Es ist kein Geheimnis, dass die Kosten für Cloud-Speicher stark gesunken sind, da die Anbieter einen langfristigen Preiskampf führen – große VCMS-Anbieter erzielen diese Einsparungen, indem sie Speicher in großem Umfang nutzen und die Einsparungen dann an ihre Kunden weitergeben.

Die Beschaffung ist schnell

Interne IT-Projekte können Monate in Anspruch nehmen, um die Produktanforderungen zu ermitteln. Hinzu kommt die Zeit für Design, Entwicklung und Tests, die für den Aufbau und die Bereitstellung einer Videobibliothek benötigt werden. Daher ist es verständlich, warum Microsofts Projekt drei Jahre nach dem Start immer noch in der Entwicklung war. Die Auslagerung an externe Dienstleister eliminiert praktisch all diese Zyklen, oft sogar bei kundenspezifischen Erweiterungen oder Funktionen.

Ein externer VCMS-Anbieter kann denselben Mehrwert bieten, den Microsoft beim Aufbau seines Academy-Portals erfahren hat. Und das deutlich schneller und zu wesentlich geringeren Kosten.

#2: Die Beschaffung eines VCMS bietet eine umfassendere Videolösung

Microsoft nutzte seine SharePoint-Technologie, um sein Academy-Portal zu entwickeln und eine Videobibliothek mit Funktionen zum Hochladen, Herunterladen, Teilen und zur einfachen Suche zu schaffen. Dennoch hinkt das Microsoft Academy-Portal im Hinblick auf den Funktionsumfang vielen Standardversionen von Videokonferenzmanagementsystemen (VCMS) hinterher.

Überlegen Sie einmal, was eine moderne Videoplattform wie Panopto ermöglicht:

Die Möglichkeit, HD-Videoinhalte von Laptops und Mobilgeräten aufzuzeichnen

Das Academy-Portal ermöglicht zwar das Hochladen von Videos, die Funktion zum Aufnehmen von Videos fehlt in der Microsoft-Lösung jedoch vollständig. Dies wirft eine Reihe von Fragen für den Nutzer auf: Wie erstellt man eine Aufnahme? Wie verwaltet man die Video- und Toneinstellungen? Wie importiert man die fertige Aufnahme in das Videokonferenzsystem? Und so weiter. All dies stellt ein Hindernis für die Akzeptanz dar und wird voraussichtlich zu Anfragen nach technischem Support führen.

Moderne VCMS-Lösungen wie Panopto Sie ermöglichen nicht nur das Hochladen von Videos, sondern integrieren die Videoaufzeichnung auch direkt in die Software. So können Benutzer einfach das Programm öffnen, Kameras und Einstellungen auswählen, auf „Aufnehmen“ klicken und präsentieren. Videos werden automatisch hochgeladen, sobald der Benutzer auf „Stopp“ klickt – das umständliche Übertragen der Videos vom Aufnahmegerät in die Bibliothek entfällt.

Moderne VCMS-Lösungen bieten darüber hinaus die Möglichkeit, mehrere Videostreams zu integrieren, darunter zusätzliche Kameras, Bildschirmaufnahmen von einem Laptop oder Desktop-PC, Videos von Mobilgeräten, eingebettete Webseiten und vieles mehr.

Live-Streaming für Webcasting-Events

Einer der wichtigsten Anwendungsfälle für eine Videobibliothek ist die Aufzeichnung von Schulungen und Branchenkonferenzen, damit Zuschauer diese später ansehen können. Das ist ein sinnvoller Einsatz von Videos – aber die Zuschauer müssen nicht warten. Ein Videomanagementsystem (VCMS) ermöglicht es Ihrem Team, die Veranstaltung live zu streamen.

Früher erforderte das Live-Streaming von Veranstaltungen und Präsentationen teure AV-Geräte und professionelle Dienstleistungen. Das ist heutzutage immer weniger der Fall – mit nur Panopto Mit einem Windows-Laptop kann Ihr Team mit nur wenigen Mausklicks Videos an Zehntausende von Menschen auf der ganzen Welt übertragen .

Ein modernes VCMS wie Panopto Es ist sogar möglich, dass ein einzelner PC mehrere Blickwinkel von mehreren Kameras und anderen Eingabequellen (wie z. B. einer Bildschirmfreigabe oder einer PowerPoint-Präsentation) streamt und dass sogar mehrere Video-Feeds über ein verteiltes Netzwerk von Laptops und Aufnahmegeräten genutzt werden können – und dass alles automatisch synchronisiert wird, um Ihren Zuschauern ein einheitliches Seherlebnis zu bieten.

Und für diejenigen Mitglieder Ihres Publikums, die nicht an der Live-Übertragung teilnehmen können, werden die Webcasts dennoch automatisch aufgezeichnet, in Ihr Videokonferenzsystem hochgeladen und für die spätere Wiedergabe auf jedem Gerät codiert.

 

Videosuche, die tatsächlich jedes relevante Video findet

Videos sind für Ihr Unternehmen nur dann wertvoll, wenn Ihre Mitarbeiter sie auch finden können . Die Suche nach Videoinhalten war in der Vergangenheit stets besonders schwierig – was dazu führte, dass viel zu viele Videos unentdeckt blieben, selbst wenn sie genau das gewesen wären, was ein Mitarbeiter benötigt hätte.

Microsoft versuchte, mit dem Academy-Portal eine Videosuche anzubieten, doch die Lösung ist alles andere als perfekt. Die Plattform basiert auf der herkömmlichen Methode der Videosuche – manuell eingegebenen Metadaten.

Jedes Mal, wenn ein Nutzer ein Video im Microsoft Academy-Portal hochlädt, muss er Schlagwörter hinzufügen, um den Videoinhalt zu beschreiben. Dieser Prozess ist zwar unerlässlich, hat sich im Academy-Portal aber als so umständlich erwiesen, dass Microsoft ein Content-Management-Team eingestellt hat, das diese Schlagwörter und Tags im Namen der Nutzer hinzufügt. Das System indexiert diese Schlagwörter anschließend zusammen mit dem Videotitel und dem Autor für zukünftige Suchanfragen.

Dies ist zwar die traditionelle Methode zur Videosuche, birgt aber zwei Probleme:

1. Es erfordert noch mehr manuelle Arbeit von den Erstellern der Inhalte, anstatt ihnen einfach nur das Klicken auf „Teilen“ zu ermöglichen; und
2. Selbst mit all diesem zusätzlichen Aufwand findet es immer noch nicht alles.

Geschäftsvideos können auch lang sein – manchmal 60 Minuten oder länger. Mit wenigen Stichwörtern lässt sich unmöglich alles erfassen, was in dieser Zeit behandelt wird. Unzählige wertvolle Informationen gehen dabei verloren. Und selbst wenn Ihre Mitarbeiter ein relevantes Video finden, verrät ihnen die herkömmliche Suchfunktion nicht, an welcher Stelle im Video sie suchen müssen – sie müssen einfach suchen und hoffen, die entscheidende Stelle zufällig zu finden.

Im Vergleich dazu indexiert ein modernes VCMS wie Panopto automatisch jedes gesprochene oder auf dem Bildschirm gezeigte Wort in Videos und macht es durchsuchbar – ohne die zusätzlichen Kosten für ein Content-Management-Team. Und das Beste daran: Panopto Der intelligente Suchindex liefert nicht nur das Video selbst, sondern auch die für die Suchanfrage relevante Stelle im Video. Mit einem Klick können Ihre Mitarbeiter direkt zu der gewünschten Stelle im Video springen.

Panopto Das macht alles für jedes Video in Ihrer Bibliothek, sodass Ihre Mitarbeiter jedes Mal genau das finden können, was sie brauchen – selbst wenn sie nicht genau wissen, wonach sie suchen.

Eine einfache Möglichkeit, Videos innerhalb des VCMS zu bearbeiten.

Die wohl häufigste Sorge bei Videos ist: „Wie schneide ich die Stellen heraus, an denen etwas schiefgegangen ist?“ Das ist eine berechtigte Frage und kann die Nutzerakzeptanz beeinträchtigen. Leider sind viele eigenständige Videobearbeitungsprogramme für professionelle Videografen konzipiert. Sie eignen sich hervorragend für Anwender mit etwas Erfahrung, sind aber für Gelegenheitsnutzer oft zu komplex.

Wie kann man also die Bearbeitung ermöglichen, ohne dass die Mitarbeiter zu Produktionsexperten werden müssen? Panopto VCMS bietet einen webbasierten Video-Editor , der von jedem Laptop und in jedem Browser gestartet werden kann. Videos zu schneiden, Metadaten hinzuzufügen und andere Videodateien einzufügen, ist so einfach wie Klicken und Ziehen mit der Maus.

Viele moderne Videomanagementsysteme (VCMS) nutzen die sogenannte „nicht-destruktive“ Bearbeitung, bei der das Originalvideo unabhängig von den vorgenommenen Änderungen vollständig gespeichert wird. Fehler sind kein Problem – einfach auf „Zurücksetzen“ klicken, und schon haben Sie Ihr Originalvideo zurück.

Ein für Mobilgeräte optimiertes Videoerlebnis

Vorbei sind die Zeiten, in denen man einfach etwas nur für Windows und Internet Explorer entwickeln konnte. Die zunehmende Verbreitung von BYOD (Bring Your Own Device) bedeutet, dass IT-Teams nicht mehr nur interne Lösungen für eine kleine Auswahl vorab genehmigter Hardwareoptionen mit eingeschränkter Software entwickeln können – neue Software muss jedes System unterstützen, das Ihre Mitarbeiter mitbringen. Das ist eine große Herausforderung.

Glücklicherweise gibt es moderne VCMS-Optionen wie Panopto Wir bieten Ihnen bereits alles rund um mobiles Video mit nativen iOS- und Android-Apps sowie technischen Systemen, die die automatische Standardisierung verschiedener Dateitypen und die Transkodierung in mobiloptimiertes HTML5 und App-basierte Viewer unterstützen.

Ein Blick in die Zukunft des Videos

Interne IT-Projekte müssen zwangsläufig ein Ziel setzen und dieses erreichen. Nur wenige verfügen über das Budget und die Ressourcen, um mit den Branchenentwicklungen Schritt zu halten und jeden neuen Standard und jede neue Option zu implementieren. In einer so schnelllebigen Branche wie der Videoproduktion ist es äußerst schwierig, selbst fortschrittliche Plattformen auf dem neuesten Stand zu halten – insbesondere, wenn diese nicht zu den Kernkompetenzen gehören.

Das Zeitalter tragbarer Technologien mit Videorekordern – IoT, Sprachassistenten, Smartwatches und vielem mehr – stellt Sie schon jetzt vor große Herausforderungen. Moderne VCMS-Anbieter übernehmen die Zukunftsplanung für Sie und ermöglichen Ihren Mitarbeitern, die neuesten Geräte, Rekorder, Wiedergabegeräte, Dateiformate, Social-Sharing-Funktionen und alles Weitere, was sie sich vorstellen können, zu nutzen und alle Erwartungen zu erfüllen.

Abschluss

Eine leistungsstarke Videoplattform ist ein bewährtes Mittel für schnellen und effektiven Wissensaustausch, kostengünstige Schulungen, gesteigerte Mitarbeitermotivation und eine verbesserte Unternehmenskultur. Es handelt sich um eine Investition, deren Rendite für viele Unternehmen zu nahezu jedem Preis attraktiv wäre.

Sofern Videomanagement nicht zu den Kernkompetenzen Ihres Unternehmens gehört, sollten Sie ein VCMS kaufen, anstatt es selbst zu entwickeln. Für die meisten Unternehmen bietet ein etabliertes VCMS einen deutlich höheren Return on Investment, da es alle Vorteile von Geschäftsvideos mit erheblich reduziertem Entwicklungsaufwand bietet und zudem erweiterte und kontinuierlich verbesserte Funktionen bereitstellt, deren Budgetierung intern kaum möglich wäre.

Wenn Sie eine neue Lösung suchen, sollten Sie Panopto unbedingt in Betracht ziehen . Als einziger „Visionär“ im Gartner Magic Quadrant für Enterprise Video Content Management gelistet, macht Panopto die Erstellung von Geschäftsvideos kinderleicht.