Von der Vorlesungsaufzeichnung bis hin zu HyFlex-Klassenzimmern ist Video zu einem integralen Bestandteil der Hochschulerfahrung geworden. Doch wenn es um das Videomanagementsystem (VMS) geht, das diese Modalitäten unterstützt, gibt es auf dem Markt eine Vielzahl von Optionen – oft zu völlig unterschiedlichen Preisen.

Warum ist das so? Welche Auswirkungen hat die VMS-Preisgestaltung? Welche Lösung ist die richtige für Ihr Unternehmen?    

Lassen Sie uns in die Nuancen der VMS-Preisstrukturen eintauchen, damit Sie über das nötige Wissen verfügen, um fundierte Entscheidungen bezüglich Ihrer Investitionen in Video-Learning zu treffen. 

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In diesem Handbuch erfährst du:

• Welche Institutionen benötigen ein VMS (und welche nicht)?
• Häufige Probleme, die beim Kauf eines VMS auftreten
  • Welche potenziellen versteckten Kosten können auf Sie zukommen?
• Was Sie beim Kauf priorisieren sollten (und was passiert, wenn Sie dies nicht tun)
  • Die VMS-Kaufcheckliste, die Sie brauchen

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Welche Institutionen benötigen ein VMS (und welche nicht)?

Gemäß der 2023 Videotrends in der Hochschulbildung melden83,8 % der Hochschulleitungen geben an, dass die Lernergebnisse der Studierenden bei der Einführung von asynchronem Video in ihrer Einrichtung wichtig oder äußerst wichtig waren. Angesichts knapper Budgets und steigender Anforderungen ist die Suche nach kostengünstigen Lösungen jedoch immer wichtiger geworden. Wie kann dies ohne Qualitätseinbußen erreicht werden? 

Stellen Sie zunächst fest, ob Ihre Einrichtung ein VMS benötigt. 

Für Institutionen, die innovative Unterrichtsmodalitäten bereitstellen möchten, die die sich weiterentwickelnde Pädagogik unterstützen oder ihren Anmeldepool durch flexiblere Lernmöglichkeiten erweitern möchten, ist ein VMS ein unschätzbarer Vorteil, der seinen Preis rechtfertigt. Wenn Ihre Einrichtung Wert auf Engagement und Zugänglichkeit der Lernenden legt, in der sich ständig weiterentwickelnden Bildungslandschaft an der Spitze bleiben möchte und bereit ist, Budget für langfristiges Wachstum bereitzustellen, dann ist ein VMS von entscheidender Bedeutung für Ihren Erfolg. 

Ganz gleich, ob Sie eine zukunftsorientierte K-12-Schule, eine Universität mit mehreren Campussen oder eine Community College sind, deren Schwerpunkt auf den unterschiedlichen Anforderungen der Schüler liegt: Die Vielseitigkeit eines VMS deckt ein breites Spektrum an Bildungsbedürfnissen ab und macht es zu einer lohnenden Investition für diejenigen, die bereit sind, sein Potenzial zu nutzen.

Wenn Ihre Bildungseinrichtung hingegen sehr klein, budgetbewusst und stark auf traditionelle Methoden des Präsenzunterrichts angewiesen ist, ist ein VMS möglicherweise nicht die dringendste Lösung für Sie. Während der Übergang möglicherweise eine Anfangsinvestition erfordert, laufen Institutionen, die sich einer Umstellung auf das von den Studierenden erwartete flexiblere Lernen widersetzen, Gefahr, bei der Einschreibung und dem Wachstum ins Hintertreffen zu geraten. 

Für diejenigen, die jedoch offen für transformative Lernerfahrungen sind und die langfristigen Vorteile verstehen, ermöglicht ein VMS den Lehrkräften die Bereitstellung ansprechenderer Inhalte und ermöglicht den Lernenden, in ihrem eigenen Tempo auf Materialien zuzugreifen, was möglicherweise zu besseren Lernergebnissen und einer allgemeinen Kosteneffizienz führt.

 

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Häufige Probleme, die beim Kauf eines VMS auftreten (und wie man sie löst)

Die Preisgestaltung eines VMS für Bildungseinrichtungen kann durch allgemeine Herausforderungen, die während des Kaufprozesses auftreten, erheblich beeinflusst werden. Um eine kosteneffiziente Investition sicherzustellen, ist es für Entscheidungsträger wichtig, sich dieser Herausforderungen bewusst zu sein:

1. Versteckte Kosten: Das Vorhandensein versteckter Kosten in der VMS-Preisgestaltung kann zu finanziellen Überraschungen für Bildungseinrichtungen führen. Beim Kauf eines VMS ist es wichtig, die Preisstruktur und Vertragsbedingungen gründlich zu prüfen, um mögliche versteckte Gebühren wie Speicherbeschränkungen oder professionelle Dienstleistungen zu identifizieren. Dabei kann es sich um unerwartete, aber notwendige Zusatzleistungen handeln, die nicht im Angebotspreis enthalten waren. Durch das Verständnis der vollständigen Kostenaufschlüsselung können Institutionen unerwartete Ausgaben vermeiden und eine fundiertere Entscheidung über die allgemeine Erschwinglichkeit des VMS treffen.

Lösung: Erkundigen Sie sich nach Speicherbeschränkungen, Gebühren für professionelle Dienstleistungen und zusätzlichen Gebühren für die Freischaltung von Funktionen. Wählen Sie ein VMS mit transparenten Preisen und klar umrissenen Vertragsbedingungen, um unerwartete Kosten zu vermeiden und eine fundierte Entscheidung über die Erschwinglichkeit zu treffen.

2. Kompatibilitätsprobleme: Kompatibilitätsprobleme können sich indirekt auf die Preisgestaltung auswirken, da die Lösung dieser Probleme möglicherweise zusätzliche Investitionen in Hardware, Software oder Integrationen erfordert. Um die mit der Kompatibilität verbundenen Kosten zu senken, sollten Institutionen die Kompatibilität des VMS mit bestehenden Systemen gründlich bewerten und eine nahtlose Integration mit anderen Tools sicherstellen. Wenn Kompatibilitätsprobleme von Anfang an berücksichtigt werden, können potenzielle Kosten im Zusammenhang mit Systemänderungen oder -austausch eingespart werden.

Lösung: Stellen Sie fest, ob sich das VMS in Ihre Videokonferenzplattform, LMS, SSO und APIs von Drittanbietern integrieren lässt. Entscheiden Sie sich für ein VMS, das eine robuste Kompatibilität mit Ihren aktuellen Systemen bietet, und suchen Sie Unterstützung bei Anbietern, die eine nahtlose Integration und Unterstützung bieten.

3. Mangelnde Benutzerakzeptanz: Wenn sich die Verwendung eines VMS als schwierig erweist oder es an benutzerfreundlichen Funktionen mangelt, kann dies die Benutzerakzeptanz beeinträchtigen und sich letztendlich auf den Wert und die Kapitalrendite auswirken. Bei der Betrachtung der VMS-Preisgestaltung sollten Entscheidungsträger Lösungen priorisieren, die intuitive Schnittstellen und umfassende Schulungen bieten, um die Benutzerakzeptanz zu erhöhen. Die Erfüllung der Bedürfnisse moderner Lernender und Studenten kann kompliziert sein und erfordert besondere Anstrengungen. Wählen Sie daher ein VMS, das Ihre Inhalte jederzeit und an jedem Ort auf jedem Gerät abspielen kann. Durch die Investition in ein VMS, das sowohl von Lehrkräften als auch von Lernenden angenommen wird, können Institutionen ihre Investitionen optimieren und langfristig höhere Renditen erzielen.

Lösung: Ermitteln Sie, ob Ihr VMS-Anbieter Onboarding-Unterstützung für Stakeholder und Endbenutzer bietet. Priorisieren Sie ein benutzerfreundliches VMS und führen Sie gründliche Schulungen durch, um eine breite Akzeptanz sicherzustellen und den Nutzen Ihrer Investition zu maximieren.

4. Eingeschränkte Skalierbarkeit: Ein VMS mit eingeschränkter Skalierbarkeit kann mit der Zeit kostenineffizient werden, wenn Bildungseinrichtungen ihren Betrieb ausweiten. Durch die Vorabinvestition in ein skalierbares VMS können Institutionen zukünftiges Wachstum bewältigen, ohne dass zusätzliche Kosten für den Austausch oder die Aktualisierung von Systemen anfallen. Durch die Berücksichtigung der Skalierbarkeit als Teil der Preisgleichung können Entscheidungsträger eine kostengünstige Entscheidung treffen, die mit den langfristigen Zielen ihrer Institution übereinstimmt.

Lösung: Fragen Sie Ihr zukünftiges VMS, wie es Speicher, Inhaltshygiene und Benutzerberechtigungen bei steigender Nutzung unterstützt, um die Auswirkungen auf Ihre Einrichtung zu verstehen und unnötige Kosten für den Systemaustausch zu vermeiden.

Die Berücksichtigung dieser allgemeinen Herausforderungen bei der Bewertung von VMS-Optionen stellt sicher, dass Bildungseinrichtungen fundierte Entscheidungen treffen, die mit ihrem Budget und ihren Zielen im Einklang stehen. Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können sich Entscheidungsträger effektiver auf dem VMS-Markt zurechtfinden und sich eine Lösung sichern, die nicht nur ihren Preisanforderungen entspricht, sondern auch langfristigen Wert und optimale Leistung bietet.

 

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Welche potenziellen versteckten Kosten können auf Sie zukommen?

Beim Kauf eines VMS ist es wichtig, sich möglicher versteckter Kosten bewusst zu sein, die sich auf Ihr Budget auswirken können:

1. Datenspeichergebühren: Einige VMS-Anbieter erheben möglicherweise zusätzliche Gebühren, die auf der Datenmenge basieren, die Sie in ihrem System speichern, was möglicherweise zu unerwarteten Kosten führt.

2. Bandbreitenüberschreitungen: Eine hohe Videonutzung kann zu einem erhöhten Bandbreitenverbrauch führen und zusätzliche Kosten verursachen, die möglicherweise nicht sofort erkennbar sind.

3. Zusatzfunktionen: Für bestimmte erweiterte Funktionen wie Videoanalyse oder automatische Untertitel können zusätzliche Kosten anfallen, die über das Basis-VMS-Paket hinausgehen.

Durch eine sorgfältige Prüfung der Preisstruktur und Vertragsbedingungen können Bildungseinrichtungen unangenehme Überraschungen vermeiden und bei der Investition in ein VMS eine fundierte Entscheidung treffen.

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Was Sie beim Kauf priorisieren sollten (und was passiert, wenn Sie dies nicht tun)

Wenn es darum geht, das richtige VMS für Ihre Bildungseinrichtung auszuwählen, kann die Priorisierung der folgenden Schlüsselfaktoren bei Ihren Lern- und Entwicklungsinitiativen einen großen Unterschied machen:

1. Integrationen: Stellen Sie sicher, dass sich das von Ihnen gewählte VMS nahtlos in Ihre aktuellen Kommunikationstechnologien integrieren lässt, z. B. Videokonferenzsysteme wie Zoom und Learning Management Systems (LMS). Diese Integration ermöglicht einen reibungslosen Inhaltsfluss und erleichtert das Hochladen und den Zugriff auf Ihre gesamte Kommunikation über das Videosystem. Dieser optimierte Prozess verbessert die Zusammenarbeit und Effizienz Ihrer Schulungsprogramme.

Mögliche Auswirkungen: Wenn Integrationsfähigkeiten beim Kauf eines VMS nicht im Vordergrund stehen, können Bildungseinrichtungen mit unzusammenhängenden Kommunikationskanälen konfrontiert sein. Das Content-Management wird schwierig und behindert die Zusammenarbeit und Effizienz in Schulungsprogrammen. Das Fehlen einer nahtlosen Integration kann zu redundanten manuellen Prozessen führen, was letztendlich wertvolle Zeit verschwendet und das volle Potenzial des videobasierten Lernens beeinträchtigt.

2. Funktionen: Schauen Sie über die grundlegenden Video Speicherfunktionen hinaus; Suchen Sie nach einem VMS, das eine Reihe von Funktionen bietet, um die Benutzerbindung und -zugänglichkeit zu verbessern. Zu diesen Funktionen kann die Video-Analytik gehören, die es Ihnen ermöglicht, wertvolle Erkenntnisse über das Verhalten und die Leistung der Zuschauer zu gewinnen. Darüber hinaus ermöglichen Suchfunktionen innerhalb der Videobibliothek und einzelner Videos den Lernenden, bestimmte Inhalte effizient zu finden. Funktionen wie Live-Video-Streaming, In-Video-Quiz und automatische Untertitel bereichern die Lernerfahrung weiter und erfüllen unterschiedliche Lernbedürfnisse.

Mögliche Auswirkungen: Das Versäumnis, robuste Funktionen zu priorisieren, kann zu einer mangelhaften Lernerfahrung führen. Ohne Videoanalyse- und Suchfunktionen verpassen Institutionen wertvolle Einblicke in das Verhalten der Lernenden und behindern eine effiziente Inhaltssuche. Das Fehlen ansprechender Funktionen wie In-Video-Quiz und automatische Untertitelung kann zu einer geringeren Einbindung der Lernenden führen und die Inklusivität der Lernumgebung einschränken.

3. Benutzererfahrung: Sowohl Content-Ersteller als auch Mitarbeiter müssen eine intuitive und benutzerfreundliche Erfahrung mit dem VMS haben. Content-Ersteller sollten es einfach finden, Videoinhalte mühelos anzuzeigen, hochzuladen, zu erfassen und zu verwalten. Andererseits sollten Mitarbeiter von Funktionen wie Videoquiz, durchsuchbaren Inhalten und einer umfassenden Geräte- und Dateiformatkompatibilität profitieren. Eine positive Benutzererfahrung steigert das Engagement und fördert eine Kultur des kontinuierlichen Lernens.

Mögliche Auswirkungen: Wenn die Benutzererfahrung außer Acht gelassen wird, kann dies sowohl bei Lehrkräften als auch bei Studierenden zu Frustration führen. Komplizierte Schnittstellen schränken die Erstellung und Verwaltung von Inhalten ein und führen zu minderwertigen Lernmaterialien. Ohne benutzerfreundliche Funktionen wie Videoquiz und umfassende Gerätekompatibilität können die Zufriedenheit und Motivation der Lernenden leiden und den gesamten Lernprozess beeinträchtigen.

4. Skalierbarkeit: Wenn Ihre Institution wächst, wachsen auch Ihre Schulungs- und Entwicklungsbedürfnisse. Wählen Sie ein VMS, das sich leicht skalieren lässt, sodass Sie Ihre Lernprogramme je nach Bedarf problemlos erweitern können. Der Einsatz der asynchronen Videobereitstellung kann bei der Skalierung Ihrer Initiativen besonders effektiv sein, den Mitarbeitern mehr Flexibilität auf ihrem Lernweg bieten und bessere Lernergebnisse erzielen.

Mögliche Auswirkungen: Ein VMS ohne Skalierbarkeit kann das institutionelle Wachstum behindern. Da der Schulungs- und Entwicklungsbedarf zunimmt, können Institutionen mit Einschränkungen bei der Unterbringung größerer Benutzergruppen und der Erweiterung der Inhaltsbibliotheken konfrontiert sein. Ohne ein skalierbares VMS wird zukünftiges Wachstum behindert, was möglicherweise kostspielige und störende Systemänderungen erforderlich macht.

5. Reputation des Unternehmens: Vertrauen ist bei der Auswahl eines VMS-Anbieters von entscheidender Bedeutung.  Bei G2, Gartner und Aragon finden Sie zuverlässige Unternehmensbewertungen, die Ihnen dabei helfen, ein Unternehmen mit einem guten Ruf zu finden, das durch positive Kundenbewertungen und eine Erfolgsbilanz in Bezug auf Zuverlässigkeit und Innovation gestützt wird. Entscheiden Sie sich für eine vertrauenswürdige Marke, die bereits von Top-Unternehmen weltweit genutzt wird, und stellen Sie sicher, dass Sie mit einem seriösen und etablierten VMS-Anbieter zusammenarbeiten.

Mögliche Auswirkungen: Wenn Sie sich für einen VMS-Anbieter entscheiden, ohne dessen Ruf zu berücksichtigen, kann dies zu mangelhaftem Service und Support führen. Schlechter Kundenservice und Unzuverlässigkeit können zu Frustration führen und die Fähigkeit der Einrichtung beeinträchtigen, das VMS effektiv zu nutzen. Die Zusammenarbeit mit einem seriösen und etablierten Anbieter sorgt für eine reibungslosere und vertrauenswürdigere Partnerschaft und schafft Vertrauen in die VMS-Investition.

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Lea-Ann Turner, Managerin, Academic & Professional Excellence, Mittelstaatliches Technisches College

Denken Sie daran, dass es sich auf lange Sicht auszahlt, Zeit in die Bewertung und Priorisierung dieser Faktoren bei der Auswahl eines VMS zu investieren. Durch die Wahl eines Systems, das sich nahtlos integrieren lässt, erweiterte Funktionen bietet, dem Benutzererlebnis Priorität einräumt, Skalierbarkeit ermöglicht und über einen guten Ruf verfügt, kann Ihre Bildungseinrichtung selbstbewusst auf videobasiertes Lernen und Entwicklung setzen und gleichzeitig außergewöhnliche Ergebnisse erzielen.

Die 7-stufige VMS-Kaufcheckliste, die Sie brauchen

Navigieren Sie wie ein Profi durch die Welt der VMS-Preise und entdecken Sie die perfekte Lösung, die auf die Bedürfnisse Ihrer Einrichtung zugeschnitten ist. Maximieren Sie Ihre Investition und bieten Sie mit Leichtigkeit fesselnde Bildungserlebnisse.

1. Transparente Preise: Suchen Sie nach VMS-Anbietern mit transparenten Preisstrukturen und umfassenden Aufschlüsselungen, um versteckte Kosten und Budgetüberraschungen zu vermeiden.

2. Kompatibilitätsprüfung: Bewerten Sie die Kompatibilität mit vorhandenen Systemen und Tools, um eine nahtlose Integration ohne kostspielige Änderungen und kostspielige Anbieterbindung sicherzustellen.

3. Benutzerfreundliche Benutzeroberfläche: Priorisieren Sie ein VMS mit intuitiven Benutzeroberflächen, das umfassende Schulungen bietet, um eine hohe Benutzerakzeptanz zu erzielen.

4. Skalierbarkeit ist wichtig: Investieren Sie in ein skalierbares VMS, das mit den Anforderungen Ihrer Einrichtung wächst, während Sie versuchen, eine neue Kohorte von Studenten zu erreichen – sowohl auf dem Campus als auch außerhalb – und eliminiert die Notwendigkeit eines kostspieligen Systemaustauschs.

5. Funktionserkundung: Tauchen Sie ein in die verfügbaren Funktionen wie Videoanalyse, Videoquiz, In-Video-Suche und automatische Untertitelung, um das Lernerlebnis zu verbessern.

6. Support und Unterstützung: Suchen Sie nach VMS-Anbietern, die zuverlässigen Kundensupport und technische Unterstützung für eine reibungslose Implementierung bieten.

7. Freiheit bei der Integration: Wählen Sie ein VMS, das sich nahtlos in wichtige Tools wie LMS und Videokonferenzplattformen integrieren lässt, um Arbeitsabläufe zu optimieren.

Wenn Sie dieser prägnanten Checkliste folgen, begeben Sie sich auf die Reise, um das perfekte VMS zu finden, das den Anforderungen Ihrer Einrichtung entspricht, das Videolernen optimiert und außergewöhnliche Bildungserlebnisse für alle bietet.

 

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