In den USA hat der 15. April einen zweifelhaften Ruf im Kalender, vergleichbar mit einem Chef, der sich zu sehr in Details verliert. An diesem Tag jährt sich eine der wenigen Gewissheiten im Leben: die Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung auf Bundes- und Landesebene.

In den USA gelten Steuern als einer der verwirrendsten Prozesse überhaupt. Es gibt unzählige offizielle Formulare, von denen nur wenige für den jeweiligen Steuerzahler relevant sind. Und selbst nach den Bemühungen des US-amerikanischen Internal Revenue Service (IRS), die Formulare verständlicher zu gestalten, ist fast jede Zeile entweder mit Fachjargon gespickt oder einfach nur frustrierend vage.

Am schlimmsten ist jedoch, dass selbst die Materialien, die eigentlich zur Erklärung gedacht sind, nur noch mehr Verwirrung stiften. Man betrachte beispielsweise die Begleitmaterialien zum Formular 1040A – selbst ein kurzes, zweiseitiges Formular –, die durch ein 84-seitiges Anleitungs-PDF ergänzt werden.

Wenn jemand schon nicht in der Lage ist, ein Formular 1040A zu verstehen, wie wahrscheinlich ist es dann, dass ein 84-seitiges FAQ helfen wird?

Zum Glück gibt es für US-Steuerzahler einen besseren Weg. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Steuerberater und zahlreiche gemeinnützige Organisationen haben daran gearbeitet, das Ausfüllen von Steuerformularen verständlicher zu machen – indem sie die Möglichkeiten von Videos als Lehrmittel nutzen.

Ein perfektes Beispiel dafür liefert dieses Video von Laws.com, das in knapp drei Minuten erklärt, wie man das Formular 1040A ausfüllt. Die Aufnahme kombiniert PowerPoint-Folien gekonnt, um die wichtigsten Informationen einzuführen, und zeigt anschließend anhand einer einfachen Bildschirmaufnahme Schritt für Schritt, wie das Formular auszufüllen ist. In wenigen Minuten wird so verständlich, was im Text 84 Seiten gekostet hat.

Video macht das Lehren komplexer, mehrstufiger Prozesse einfach

Sind die Personalformulare Ihres Unternehmens einfacher auszufüllen als die heutigen Steuererklärungen?

Man könnte leicht meinen, dass die Probleme der US-Steuerbehörde (IRS) typische Anzeichen bürokratischer Ineffizienz sind – Überbleibsel von Prozessen, die moderne Organisationen vor Jahrzehnten verbessert haben.

Aber sei dir da nicht so sicher.

In vielen Organisationen basieren Dutzende – manchmal Hunderte – von Prozessen noch immer auf denselben formularbasierten Datenverarbeitungsmethoden, die auch die moderne Steuererklärung prägen. Bundesformulare wie I-9 und W-4 sind hierfür typische Beispiele, ebenso wie Formulare für Mitarbeiterleistungen, beispielsweise zur Anmeldung und Aktualisierung von 401k-Plänen, zur Anmeldung für Kranken- und Lebensversicherungen sowie Dutzende weiterer Personalunterlagen.

Selbst wenn Ihr Unternehmen die entsprechenden Prozesse digitalisiert hat und keine Papierformulare mehr benötigt, löst das das Problem nicht. Digitale Formulare sind immer noch Formulare – und erfordern weiterhin, dass die Mitarbeiter sie verstehen und ausfüllen.

Das ist ein Problem mit spürbaren Kosten. Für die meisten Angestellten ist das korrekte Ausfüllen der Formulare zur Anmeldung für Sozialleistungen ein wichtiges Anliegen – etwas, das weder ihnen noch Ihnen misslingen soll. Daher werden die Personalabteilungen mit unzähligen Rückfragen beschäftigt, da sie jedes Detail sorgfältig prüfen müssen – was die für andere Aufgaben verfügbare Zeit der Personalabteilung raubt.

Manche Organisationen, insbesondere solche, die regelmäßig neue Mitarbeiter einstellen, versuchen, die zufälligen Fragen zu Sozialleistungen zu minimieren, indem sie die Anmeldung in den Onboarding-Prozess integrieren – aber auch das hat seinen Preis, da die Organisation dafür extra Mitarbeiter benötigt, die anderen Mitarbeitern beim Ausfüllen des Formulars helfen.

 

Die korrekte Ausfüllung von Formularen ist in den meisten Organisationen eine alltägliche Aufgabe.

Auch jenseits der Anmeldung zu Sozialleistungen sind die meisten Organisationen mit Formularen in der einen oder anderen Form überschwemmt – das Hinzufügen von Personen zu einer E-Mail-Liste erfordert ein Formular, das Aktualisieren von Laptops oder Mobilgeräten erfordert ein Formular, Spesenabrechnungen erfordern ein Formular, Geschäftsreisen erfordern ein Formular, und das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Und das sind nur die einfachen Formulare – im weiteren Sinne sind viele der Tools, auf die wir uns in unserer täglichen Arbeit verlassen, eigentlich nur ein komplexes Geflecht aus Formularen. CRM-Tools wie Salesforce, CMS-Tools wie SharePoint, Marketing-Automatisierungssoftware wie Eloqua – all diese Tools basieren auf der Verwaltung und Verarbeitung von Informationen aus einer Reihe einzelner Formulare.

Noch schlimmer ist, dass es in den meisten Organisationen kaum etwas Besseres gibt als das 84-seitige Handbuch der US-Steuerbehörde (IRS), wenn es darum geht, Mitarbeitern bei der Verwendung dieser Formulare zu helfen – egal wie komplex oder einfach sie sind, egal wie wichtig sie für die tägliche Arbeit sind oder nicht, die meisten Organisationen bieten keine einfache Möglichkeit für die Mitarbeiter, zu lernen, wie man alle erforderlichen Formulare korrekt ausfüllt.

Und das ist schade, denn wie Laws.com im obigen Beispiel gezeigt hat, lassen sich sogar Formulare zur Einkommensteuererklärung des Bundes in weniger als 3 Minuten per Video erklären.

 

Video macht es Mitarbeitern leicht, das Ausfüllen von Formularen zu lernen – und es ist einfach, es zu wiederholen

Mit einem kurzen Video kann Ihr HR-Team – und ein weiteres Team in Ihrem Unternehmen, das mit Formularen arbeitet – jedes einzelne Dokument, das Ihre Mitarbeiter ausfüllen müssen, Schritt für Schritt erklären und eine umfassende Anleitung geben, ohne dass ein 84-seitiges PDF benötigt wird.

Durch die visuelle Gestaltung der Schulungsmaterialien trägt Video dazu bei, die einzelnen Schritte leichter verständlich zu machen – und somit sicherzustellen, dass mehr Mitarbeiter Ihre Formulare gleich beim ersten Mal korrekt ausfüllen.

Durch die Aufzeichnung der Schulungsunterlagen für jedes Formular kann Ihr Unternehmen diese Materialien jederzeit und überall in Ihrer sicheren Unternehmensvideobibliothek auf Abruf bereitstellen. Sie können sogar Links zu den Videos direkt in Ihre Dokumente einfügen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter schnell darauf zugreifen können.

Indem Sie diese Videos in Ihrer Videobibliothek speichern, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, relevante Momente innerhalb dieser Aufnahmen zu suchen und zu finden. Panopto Die Videosuchfunktion von indexiert jedes gesprochene und jedes auf dem Bildschirm gezeigte Wort für jedes Video in Ihrer Bibliothek (unabhängig davon, ob es mit [Name der App/des Diensts] aufgenommen wurde oder nicht). Panopto ) — damit Ihre Teammitglieder schnell und einfach die Antwort auf ihre Fragen finden und direkt dorthin gelangen können.

Das Beste daran: Video spart Ihrem HR-Team Zeit für neue, wertvolle Projekte, anstatt immer wieder dieselben häufig gestellten Fragen zu beantworten. Gerade für größere Unternehmen ist der ROI unbestreitbar.

 

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