In den USA steht der 15. April auf dem Kalender wie ein Chef, der dazu neigt, ein wenig zu viel zu kontrollieren. Dieses Datum markiert das jährliche Unterfangen einer der beiden einzigen Gewissheiten im Leben - die Frist für die Einreichung der staatlichen und bundesstaatlichen Einkommenssteuer.

Hier in den Vereinigten Staaten haben die Steuern den Ruf, der wohl verwirrendste Vorgang zu sein, den die meisten Menschen zu bewältigen haben. Es gibt zahlreiche offizielle Formulare, von denen nur eine Handvoll für jeden einzelnen Steuerzahler relevant ist. Und selbst nach einer konzertierten Aktion der US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service), die Formulare verständlicher zu machen, ist immer noch fast jede Zeile auf jedem Dokument entweder mit Buchhaltungsjargon übersät oder einfach nur frustrierend vage.

Das Schlimmste ist jedoch, dass selbst die Materialien, die helfen sollen, die Dinge zu erklären, am Ende nur noch mehr Verwirrung stiften. Schauen Sie sich zum Beispiel das Begleitmaterial für das Formular 1040A an - selbst ein kurzes, zweiseitiges Formular - das durch eine 84-seitige PDF-Anleitung ergänzt wird.

Wenn jemand nicht in der Lage ist, ein 1040A auszufüllen, wie hoch ist dann die Wahrscheinlichkeit, dass eine 84-seitige FAQ helfen wird?

Zum Glück für US-Steuerzahler gibt es einen besseren Weg. Wirtschaftsprüfungsunternehmen, Steuerberater und eine Reihe von gemeinnützigen Organisationen haben sich bemüht, das Ausfüllen von Steuerformularen zu vereinfachen, indem sie die Macht von Videos als Lehrmittel nutzten.

Ein perfektes Beispiel dafür ist dieses Video von Laws.com, in dem in knapp 3 Minuten erklärt wird, wie man das Formular 1040A ausfüllt. Die Aufnahme verwendet eine scharfe Kombination von PowerPoint-Folien, um die wesentlichen Informationen vorzustellen, und fügt dann eine einfache Bildschirmaufnahme hinzu, um zu veranschaulichen, wie das Formular Schritt für Schritt ausgefüllt werden sollte. Das Video macht in wenigen Minuten verständlich, was in Textform auf 84 Seiten erklärt wird.

Video macht die Vermittlung komplexer, mehrstufiger Prozesse einfach

Sind die HR-Formulare Ihres Unternehmens einfacher auszufüllen als die heutigen Steuererklärungen?

Es ist verlockend zu denken, dass die Probleme der IRS das übliche Zeug bürokratischer Ineffizienz sind - Relikte der Prozesse, die moderne Organisationen vor Jahrzehnten verbessert haben.

Aber seien Sie sich da nicht so sicher.

In vielen Unternehmen beruhen Dutzende - manchmal Hunderte - von Prozessen immer noch auf denselben formulargestützten Datenprozessen, die auch die moderne Steuerabrechnung bestimmen. Bundesformulare wie I9 und W4 sind offensichtliche Beispiele, ebenso wie Formulare für Mitarbeiterleistungen wie 401k-Anträge und Aktualisierungsformulare, Formulare für die Anmeldung zu Kranken- und Lebensversicherungen und Dutzende anderer Personalformulare.

Selbst wenn Ihr Unternehmen den Prozess dafür digitalisiert hat und keinen Papierkram mehr benötigt, ist das Problem damit nicht gelöst. Digitale Formulare sind immer noch Formulare - und müssen von den Mitarbeitern verstanden und ausgefüllt werden.

Das ist ein Problem, das mit echten Kosten verbunden ist. Für die meisten Mitarbeiter ist das korrekte Ausfüllen der Formulare für die Anmeldung zu Sozialleistungen ein ernstes Anliegen - etwas, das sie (und Sie) auf keinen Fall falsch machen wollen. Daher werden die meisten Ihre Personalabteilung mit Fragen über Fragen überhäufen, während sie hart daran arbeiten, jedes Detail richtig auszufüllen - was die Zeit der Personalabteilung für andere Projekte auffrisst.

Einige Unternehmen, vor allem solche, die regelmäßig Mitarbeiter einstellen, versuchen, die zufälligen Fragen zu den Sozialleistungen zu minimieren, indem sie die Anmeldung zum Bestandteil der Einarbeitung machen.

 

Das korrekte Ausfüllen von Formularen ist in den meisten Unternehmen eine alltägliche Aufgabe

Auch jenseits der Anmeldung zu Sozialleistungen gibt es in den meisten Unternehmen die eine oder andere Form von Formularen - das Hinzufügen von Personen zu einer E-Mail-Liste erfordert ein Formular, die Aktualisierung von Laptops oder mobilen Geräten erfordert ein Formular, Spesenkonten erfordern ein Formular, Geschäftsreisen erfordern ein Formular, und das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Und das sind nur die einfachen Formulare - im weiteren Sinne sind viele der Tools, auf die wir uns bei unserer täglichen Arbeit verlassen, eigentlich nur ein komplexes Netz von Formularen. CRM-Tools wie Salesforce, CMS-Tools wie SharePoint, Marketing-Automatisierungssoftware wie Eloqua - all das sind Tools, die auf die Verwaltung und Ausführung von Informationen aus einer Reihe von einzelnen Formularen ausgelegt sind.

Schlimmer noch, in den meisten Organisationen gibt es kaum etwas Besseres als das 84-seitige Handbuch des Finanzamtes, wenn es darum geht, den Mitarbeitern bei der Verwendung dieser Formulare zu helfen - egal wie komplex oder einfach, egal wie wichtig oder unwichtig es für die tägliche Arbeit ist, die meisten Organisationen bieten keine einfache Möglichkeit für die Mitarbeiter, zu lernen, wie man alles Erforderliche korrekt ausfüllt.

Und das ist schade, denn wie Laws.com in dem obigen Beispiel gezeigt hat, können sogar Bundeseinkommenssteuerformulare in weniger als 3 Minuten per Video erklärt werden.

 

Video macht es einfach, Mitarbeitern das Ausfüllen von Formularen beizubringen - und leicht zu wiederholen

Mit einem kurzen Video kann Ihr HR-Team - und ein anderes Team, das in Ihrem Unternehmen auf Formulare angewiesen ist - jedes einzelne Dokument, das Ihre Mitarbeiter ausfüllen müssen, durchgehen und eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung bereitstellen, ohne das 84-seitige PDF zu benötigen.

Indem die Schulungsunterlagen visuell aufbereitet werden, tragen Videos dazu bei, dass die Schritte leichter zu verstehen sind, und sorgen dafür, dass mehr Mitarbeiter Ihre Formulare beim ersten Mal korrekt ausfüllen.

Indem Sie die Schulungen für jedes Formular aufzeichnen, kann Ihr Unternehmen diese Materialien jederzeit und überall in Ihrer sicheren Unternehmensvideothek auf Abruf bereitstellen. Sie können sogar Links zu den Videos in Ihren Dokumenten selbst bereitstellen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter schnell darauf zugreifen können.

Indem Sie diese Videos in Ihrer Videobibliothek speichern, können Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, relevante Momente in diesen Aufnahmen zu suchen und zu finden. Die Videosuchfunktion von Panopto indiziert jedes gesprochene und auf dem Bildschirm gezeigte Wort für jedes Video in Ihrer Bibliothek (unabhängig davon, ob es mit Panopto aufgezeichnet wurde oder nicht) - und hilft Ihren Teammitgliedern, die Antwort auf jede Frage zu finden und sofort vorzuspulen.

Das Beste daran ist, dass Sie mit Hilfe von Videos Ihrem HR-Team Zeit zurückgeben können, um sich auf neue und hochwertige Projekte zu konzentrieren, anstatt immer wieder dieselben Fragen zu beantworten. Besonders für größere Organisationen ist dies ein ROI, der für sich selbst sprechen wird.

 

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