Aux États-Unis, le 15 avril se profile sur le calendrier comme un patron qui a tendance à faire de la microgestion un peu trop souvent. Cette date marque l'engagement annuel de l'une des deux seules certitudes de la vie : la date limite de dépôt des déclarations d'impôts sur le revenu au niveau fédéral et de l'État.

Ici, aux États-Unis, les impôts ont acquis la réputation d'être probablement la procédure la plus déroutante que la plupart des gens tentent d'accomplir. Il existe de nombreux formulaires officiels de déclaration, dont seule une poignée est pertinente pour un contribuable donné. Et même après un effort concerté de l'administration fiscale américaine pour rendre les formulaires plus faciles à comprendre, la plupart des lignes de chaque document sont encore soit truffées de jargon comptable, soit tout simplement frustrantes et vagues.

Pire encore, même les documents censés aider à expliquer les choses ne font qu'accroître la confusion. Il suffit de regarder, par exemple, les documents d'accompagnement du formulaire 1040A - lui-même un court formulaire de deux pages - complétés par un PDF d'instruction de 84 pages.

Si quelqu'un n'est pas en mesure de comprendre un formulaire 1040A, quelle est la probabilité qu'une FAQ de 84 pages puisse l'aider ?

Heureusement pour les contribuables américains, il existe une meilleure solution. Des cabinets d'experts-comptables, des préparateurs de déclarations de revenus et un certain nombre d'organisations à but non lucratif se sont efforcés de faciliter la compréhension de la manière de remplir un formulaire fiscal, en exploitant le pouvoir de la vidéo en tant qu'outil pédagogique.

Cette vidéo de Laws.com en est un parfait exemple : elle explique en un peu moins de trois minutes comment remplir le formulaire 1040A. L'enregistrement utilise une combinaison pointue de diapositives PowerPoint pour présenter les informations essentielles, puis ajoute un simple enregistrement d'écran pour illustrer la manière dont le formulaire doit être rempli, étape par étape. En quelques minutes, la vidéo permet de comprendre facilement ce qu'il aurait fallu 84 pages pour expliquer dans le texte.

La vidéo simplifie l'enseignement de processus complexes en plusieurs étapes

Les formulaires RH de votre organisation sont-ils plus faciles à remplir que les déclarations d'impôts actuelles ?

Il est tentant de penser que les problèmes de l'IRS relèvent de l'inefficacité bureaucratique classique - des vestiges des processus que les organisations modernes ont améliorés il y a plusieurs décennies.

Mais n'en soyez pas si sûrs.

Dans de nombreuses organisations, des dizaines - voire des centaines - de processus reposent encore sur les mêmes processus de données fondés sur des formulaires que ceux qui guident la fiscalité moderne. Les formulaires fédéraux tels que le I9 et le W4 en sont des exemples évidents, tout comme les formulaires relatifs aux avantages sociaux des employés, tels que les formulaires d'inscription et de mise à jour aux régimes 401k, les formulaires d'inscription aux régimes de soins de santé et d'assurance-vie, ainsi que des dizaines d'autres documents administratifs relatifs au personnel.

Même si votre organisation a numérisé le processus pour ces formulaires et n'a plus besoin de les remplir, cela ne résout pas le problème. Les formulaires numériques restent des formulaires - et exigent toujours que les employés les comprennent et les remplissent.

C'est un problème qui a un coût réel. Pour la plupart des salariés, remplir correctement les formulaires d'affiliation aux prestations est une préoccupation sérieuse - quelque chose qu'ils (et vous) ne veulent absolument pas rater. C'est pourquoi la plupart d'entre eux poseront questions sur questions à vos équipes des ressources humaines, qui s'efforceront de régler chaque détail correctement, ce qui grugera le temps dont dispose le personnel des ressources humaines pour d'autres projets .

Certaines organisations, en particulier celles qui embauchent régulièrement, tentent de minimiser les questions aléatoires sur les avantages sociaux en intégrant l'inscription dans le processus d'intégration - mais cela a également un coût, car l'organisation doit disposer d'un personnel spécialisé chargé d'aider les autres employés à remplir un formulaire.

 

S'assurer que les formulaires sont correctement remplis est une tâche quotidienne dans la plupart des organisations

Même au-delà des inscriptions aux régimes de prestations, la plupart des organisations sont inondées de formulaires d'une manière ou d'une autre - l'ajout de personnes à une liste de courriels nécessite un formulaire, la mise à jour d'ordinateurs portables ou d'appareils mobiles nécessite un formulaire, les comptes de dépenses nécessitent un formulaire, les voyages d'affaires nécessitent un formulaire, et c'est à peine si l'on effleure la surface.

Et il ne s'agit là que de formulaires simples - dans un sens plus large, de nombreux outils sur lesquels nous nous appuyons dans notre travail quotidien ne sont en fait qu'un réseau complexe de formulaires. Les outils de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce, les outils de gestion de contenu (CMS) comme SharePoint, les logiciels d'automatisation du marketing comme Eloqua - tous ces outils sont construits autour de la gestion et de l'exécution d'informations provenant d'un ensemble de formulaires individuels.

Pire encore, dans la plupart des organisations, il n'y a guère mieux que le manuel d'aide de 84 pages de l'IRS pour aider les employés à utiliser l'un ou l'autre de ces formulaires - qu'ils soient complexes ou simples, qu'ils soient essentiels ou non au travail quotidien, la plupart des organisations n'offrent aucun moyen facile aux employés d'apprendre à remplir correctement tout ce qui est requis.

Et c'est bien dommage car, comme l'a montré Laws.com dans l'exemple ci-dessus, même les formulaires d'impôt fédéral sur le revenu peuvent être expliqués en moins de 3 minutes grâce à la vidéo.

 

Grâce à la vidéo, il est facile d'enseigner aux employés comment remplir les formulaires - et de répéter l'opération

Grâce à une vidéo rapide, votre équipe RH - et toute autre équipe qui utilise des formulaires dans votre organisation - peut passer en revue chaque document que vos employés devront remplir, et fournir des conseils détaillés étape par étape, sans avoir recours à un PDF de 84 pages.

En rendant les supports de formation visuels, la vidéo facilite la compréhension des étapes, ce qui permet à un plus grand nombre d'employés de remplir correctement vos formulaires dès la première fois.

En enregistrant la formation pour chaque formulaire, votre organisation peut rendre ce matériel disponible à tout moment et en tout lieu, à la demande, dans votre vidéothèque d'entreprise sécurisée. Vous pouvez même fournir des liens vers les vidéos à partir de vos documents eux-mêmes, afin de vous assurer que les employés peuvent y accéder rapidement.

En stockant ces vidéos dans votre vidéothèque, vous pouvez permettre à vos employés de rechercher et de trouver des moments pertinents dans ces enregistrements. La fonction de recherche vidéo de Panopto indexe chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran pour chaque vidéo de votre vidéothèque (qu'elle ait été enregistrée ou non avec Panopto) - aidant ainsi les membres de votre équipe à trouver et à avancer instantanément vers la réponse à toute question qu'ils pourraient se poser.

Mieux encore, la vidéo peut vous aider à redonner du temps à votre équipe RH pour qu'elle se concentre sur de nouveaux projets à forte valeur ajoutée, au lieu de répondre encore et encore aux mêmes questions. Pour les grandes organisations en particulier, c'est un retour sur investissement qui parle de lui-même.

 

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