Aux États-Unis, le 15 avril se profile sur le calendrier comme un patron qui a tendance à faire un peu trop de microgestion. C'est une date qui marque l'engagement annuel de l'une des deux seules certitudes de la vie : la date limite de déclaration des impôts sur le revenu de l'État et de l'État fédéral.

Aux États-Unis, les impôts ont acquis la réputation d'être le processus le plus déroutant pour la plupart des gens. Il existe de nombreux formulaires officiels de déclaration, dont seuls quelques-uns sont pertinents pour un contribuable donné. Et même après un effort concerté de la part de l'Internal Revenue Service des États-Unis pour rendre les formulaires plus faciles à comprendre, la plupart des lignes de chaque document sont encore remplies de jargon comptable ou sont tout simplement vagues et frustrantes.

Le pire, c'est que même les documents censés aider à expliquer les choses finissent par créer davantage de confusion. Il suffit de regarder, par exemple, les documents d'accompagnement du formulaire 1040A - lui-même un court formulaire de deux pages - complétés par un PDF d'instructions de 84 pages.

Si quelqu'un n'est pas en mesure de comprendre un formulaire 1040A, quelle est la probabilité qu'une FAQ de 84 pages l'aide ?

Heureusement pour les contribuables américains, il existe une meilleure solution. Des cabinets d'expertise comptable, des préparateurs d'impôts et un certain nombre d'organisations à but non lucratif se sont efforcés de faire en sorte qu'il soit plus facile de comprendre comment remplir un formulaire d'impôt - en exploitant le pouvoir de la vidéo comme outil pédagogique.

Un exemple parfait est fourni par cette vidéo de Laws.com, qui explique tout ce qu'il faut savoir pour remplir le formulaire 1040A en un peu moins de 3 minutes. L'enregistrement utilise une combinaison pointue de diapositives PowerPoint pour présenter les informations essentielles au départ, puis ajoute un simple enregistrement d'écran pour illustrer comment remplir le formulaire, étape par étape. En quelques minutes, la vidéo permet de comprendre facilement ce qu'il a fallu 84 pages pour expliquer en texte.

La vidéo simplifie l'enseignement de processus complexes et à plusieurs étapes

Les formulaires RH de votre organisation sont-ils plus faciles à remplir que les déclarations d'impôts d'aujourd'hui ?

Il est tentant de penser que les problèmes de l'IRS relèvent de l'inefficacité bureaucratique classique - des reliques de processus que les organisations modernes ont améliorés il y a des décennies.

Mais n'en soyez pas si sûr.

Dans de nombreuses organisations, des dizaines - voire des centaines - de processus reposent encore sur les mêmes processus de données fondés sur des formulaires que ceux qui guident les contribuables modernes. Les formulaires fédéraux tels que les formulaires I9 et W4 en sont des exemples évidents, tout comme les formulaires relatifs aux avantages sociaux des employés, tels que les formulaires d'inscription et de mise à jour des plans 401k, les formulaires d'inscription aux prestations de soins de santé et d'assurance-vie, ainsi que des dizaines d'autres documents relatifs au personnel.

Même si votre organisation a numérisé le processus pour ces derniers et n'exige plus de véritable paperasse, cela ne résout pas le problème. Les formulaires numériques restent des formulaires - et exigent toujours que les employés les comprennent et les remplissent.

C'est un problème qui a un coût réel. Pour la plupart des employés, remplir correctement les formulaires d'inscription aux avantages sociaux est une préoccupation majeure - une chose qu'ils (et vous) ne veulent absolument pas manquer. En conséquence, la plupart d'entre eux vont accabler vos équipes de ressources humaines de questions en questions alors qu'elles s'efforcent de régler chaque détail - , ce qui réduit le temps dont dispose le personnel des ressources humaines pour d'autres projets.

Certaines organisations, en particulier celles qui recrutent régulièrement, tentent de minimiser les questions aléatoires sur les avantages sociaux qui leur sont posées en intégrant l'inscription dans le processus d'accueil - mais cela a aussi un coût, car il faut que l'organisation dispose d'un personnel dédié uniquement pour aider les autres employés à remplir un formulaire.

 

S'assurer que les formulaires sont correctement remplis est une tâche quotidienne dans la plupart des organisations.

Même au-delà des inscriptions aux avantages sociaux, la plupart des organisations sont inondées de formulaires d'une sorte ou d'une autre - l'ajout de personnes à une liste de courriel nécessite un formulaire, la mise à jour des ordinateurs portables ou des appareils mobiles nécessite un formulaire, les comptes de dépenses nécessitent un formulaire, les voyages d'affaires nécessitent un formulaire, et cela ne fait qu'effleurer la surface.

Et il ne s'agit là que de simples formulaires. Dans un sens plus large, bon nombre des outils sur lesquels nous nous appuyons dans notre travail quotidien ne sont en fait qu'un réseau complexe de formulaires. Les outils de CRM comme Salesforce, les outils de CMS comme SharePoint, les logiciels d'automatisation du marketing comme Eloqua - tous ces outils sont construits autour de la gestion et de l'exécution d'informations provenant d'un ensemble de formulaires individuels.

Pire encore, dans la plupart des organisations, il n'y a guère mieux que le manuel d'assistance de 84 pages de l'IRS lorsqu'il s'agit d'aider les employés à utiliser l'un de ces formulaires - quelle que soit sa complexité ou sa simplicité, quel que soit son caractère essentiel ou non au travail quotidien, la plupart des organisations n'offrent aucun moyen facile aux employés d'apprendre à remplir correctement tout ce qui est requis.

Et c'est bien dommage car, comme l'a montré Laws.com dans l'exemple ci-dessus, même les formulaires d'impôt fédéral sur le revenu peuvent être expliqués en moins de 3 minutes avec une vidéo.

 

Grâce à la vidéo, il est facile d'apprendre aux employés à remplir les formulaires - et de les répéter.

Grâce à une vidéo rapide, votre équipe RH - et une autre équipe qui s'appuie sur des formulaires dans votre organisation - peut passer en revue chaque document que vos employés devront remplir, et fournir des conseils complets étape par étape, sans le PDF de 84 pages.

En rendant le matériel de formation visuel, la vidéo facilite la compréhension des étapes, ce qui permet à davantage d'employés de remplir correctement vos formulaires dès la première fois.

En enregistrant la formation pour chaque formulaire, votre organisation peut mettre ces documents à disposition à tout moment, n'importe où, à la demande, dans votre vidéothèque d'entreprise sécurisée . Vous pouvez même fournir des liens vers les vidéos à partir de vos documents eux-mêmes, afin de vous assurer que les employés peuvent y accéder rapidement.

Et en stockant ces vidéos dans votre vidéothèque, vous pouvez permettre aux employés de rechercher et de trouver des moments pertinents dans ces enregistrements. La fonction de recherche vidéo de Panopto indexe chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran pour chaque vidéo de votre bibliothèque (qu'elle ait été enregistrée ou non avec Panopto) - ce qui permet aux membres de votre équipe de trouver et d'avancer instantanément vers la réponse à toute question qu'ils pourraient se poser.

Mieux encore, la vidéo peut vous aider à redonner du temps à votre équipe RH pour qu'elle se concentre sur des projets nouveaux et à forte valeur ajoutée, au lieu de répondre sans cesse aux mêmes questions. Pour les grandes entreprises en particulier, c'est un retour sur investissement qui parle de lui-même.

 

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