Aux États-Unis, le 15 avril plane sur le calendrier comme un patron un peu trop intrusif. Cette date marque l'échéance annuelle d'une des deux seules certitudes de la vie : la déclaration des impôts sur le revenu, tant au niveau fédéral qu'au niveau de l'État.

Aux États-Unis, les impôts ont la réputation d'être sans doute l'une des démarches les plus complexes que la plupart des gens entreprennent. Il existe une multitude de formulaires officiels, dont seule une poignée concerne chaque contribuable. Et même après les efforts concertés du Service des impôts américain (IRS) pour simplifier ces formulaires, la plupart des lignes restent soit truffées de jargon comptable, soit d'une imprécision exaspérante.

Pire encore, même les documents censés faciliter les explications ne font qu'accroître la confusion. Prenons l'exemple du formulaire 1040A — un formulaire court de deux pages — accompagné d'un document PDF d'instructions de 84 pages.

Si quelqu'un n'est pas capable de comprendre un formulaire 1040A, quelle est la probabilité qu'une FAQ de 84 pages lui soit utile ?

Heureusement pour les contribuables américains, il existe une meilleure solution. Des cabinets comptables, des préparateurs fiscaux et plusieurs organisations à but non lucratif ont œuvré pour simplifier la compréhension du remplissage des déclarations de revenus, en s'appuyant sur la vidéo comme outil pédagogique.

Un parfait exemple nous est fourni par cette vidéo de Laws.com, qui explique en moins de 3 minutes comment remplir le formulaire 1040A. L'enregistrement combine habilement des diapositives PowerPoint pour présenter les informations essentielles, puis ajoute un enregistrement d'écran simple illustrant étape par étape comment remplir le formulaire. En quelques minutes, la vidéo permet de comprendre facilement ce qui nécessitait 84 pages de texte.

La vidéo simplifie l'enseignement des processus complexes et à plusieurs étapes

Les formulaires RH de votre organisation sont-ils plus faciles à remplir que les déclarations de revenus actuelles ?

Il est tentant de penser que les problèmes du fisc américain (IRS) relèvent de l'inefficacité bureaucratique classique — des vestiges de processus que les organisations modernes ont améliorés il y a des décennies.

Mais n'en soyez pas si sûr.

Dans de nombreuses organisations, des dizaines, voire des centaines, de processus reposent encore sur les mêmes systèmes de traitement de données basés sur des formulaires qui régissent la déclaration fiscale moderne. Les formulaires fédéraux comme le I-9 et le W-4 en sont des exemples flagrants, tout comme les formulaires relatifs aux avantages sociaux des employés, tels que les formulaires d'inscription et de mise à jour des régimes 401k, les formulaires d'inscription aux assurances maladie et vie, et des dizaines d'autres documents administratifs liés au personnel.

Même si votre organisation a numérisé ces processus et n'exige plus de documents papier, le problème persiste. Les formulaires numériques restent des formulaires et nécessitent toujours que les employés les comprennent et les remplissent.

Voilà un problème qui engendre des coûts réels. Pour la plupart des employés, remplir correctement les formulaires d'inscription aux avantages sociaux est une préoccupation majeure : ils (et vous aussi) ne veulent absolument pas se tromper. De ce fait, la plupart d'entre eux solliciteront indéfiniment vos équipes RH avec des questions incessantes, car ces dernières s'efforceront de vérifier chaque détail, ce qui empiétera sur le temps que le personnel RH pourrait consacrer à d'autres projets.

Certaines organisations, notamment celles qui embauchent régulièrement, tentent de minimiser les questions aléatoires sur les avantages sociaux en intégrant l'inscription au processus d'accueil ; mais cela a aussi un coût, puisqu'il faut que l'organisation dispose d'un personnel dédié uniquement pour aider les autres employés à remplir un formulaire.

 

S'assurer que les formulaires sont correctement remplis est une tâche quotidienne dans la plupart des organisations.

Au-delà même des inscriptions aux avantages sociaux, la plupart des organisations regorgent de formulaires de toutes sortes : ajouter des personnes à une liste de diffusion nécessite un formulaire, la mise à jour des ordinateurs portables ou des appareils mobiles nécessite un formulaire, les notes de frais nécessitent un formulaire, les voyages d'affaires nécessitent un formulaire, et ce n'est que la partie émergée de l'iceberg.

Et ce ne sont là que les formulaires les plus simples ; à plus grande échelle, nombre des outils que nous utilisons quotidiennement dans notre travail ne sont en réalité qu’un réseau complexe de formulaires. Les outils CRM comme Salesforce, les systèmes de gestion de contenu comme SharePoint, les logiciels d’automatisation marketing comme Eloqua : tous ces outils sont conçus pour gérer et exploiter les informations issues de formulaires individuels.

Pire encore, dans la plupart des organisations, il n'existe guère mieux que le manuel d'assistance de 84 pages du fisc américain (IRS) pour aider les employés à utiliser ces formulaires — aussi complexes ou simples soient-ils, aussi essentiels ou non au travail quotidien soient-ils ; la plupart des organisations n'offrent aucun moyen simple aux employés d'apprendre à remplir correctement tous les formulaires requis.

Et c'est dommage car, comme l'a montré Laws.com dans l'exemple ci-dessus, même les formulaires de déclaration de revenus fédéraux peuvent être expliqués en moins de 3 minutes grâce à la vidéo.

 

La vidéo simplifie l'apprentissage du remplissage des formulaires par les employés — et facilite la répétition.

Grâce à une courte vidéo, votre équipe RH — et une autre équipe de votre organisation qui utilise des formulaires — peut passer en revue chaque document que vos employés devront remplir et fournir des instructions détaillées étape par étape, sans avoir à remplir le PDF de 84 pages.

En rendant les supports de formation visuels, la vidéo contribue à faciliter la compréhension des étapes, garantissant ainsi qu'un plus grand nombre d'employés remplissent correctement vos formulaires dès la première fois.

En enregistrant la formation pour chaque formulaire, votre organisation peut rendre ces supports accessibles à tout moment, n'importe où et à la demande, dans sa vidéothèque d'entreprise sécurisée. Vous pouvez même intégrer des liens vers les vidéos directement dans vos documents, afin de garantir un accès rapide aux employés.

Et en stockant ces vidéos dans votre vidéothèque, vous permettez à vos employés de rechercher et de trouver des moments pertinents dans ces enregistrements. Panopto La fonction de recherche vidéo de indexe chaque mot prononcé et chaque mot affiché à l'écran pour chaque vidéo de votre bibliothèque (qu'elle ait été enregistrée ou non avec Panopto — permettant aux membres de votre équipe de trouver et d'accéder instantanément à la réponse à n'importe quelle question qu'ils pourraient se poser.

Mieux encore, la vidéo permet à votre équipe RH de gagner du temps et de se concentrer sur des projets novateurs et à forte valeur ajoutée, au lieu de répondre sans cesse aux mêmes questions fréquentes. Pour les grandes entreprises notamment, le retour sur investissement est indéniable.

 

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