En Estados Unidos, el 15 de abril aparece en el calendario como un jefe que tiende a microgestionar demasiado. Es una fecha que marca el compromiso anual de una de las dos únicas certezas de la vida: la fecha límite para declarar los impuestos estatales y federales sobre la renta.

Aquí en los Estados Unidos, los impuestos se han ganado la reputación de ser posiblemente el proceso más confuso para la mayoría de la gente. Existen múltiples formularios oficiales, de los cuales sólo unos pocos son relevantes para un contribuyente en particular. E incluso después de un esfuerzo concertado por el Servicio de Impuestos Internos de EE.UU. para hacer los formularios más fáciles de entender, la mayoría de cada línea en cada documento sigue estando llena de jerga contable o ahora simplemente frustrantemente vaga.

Lo peor de todo es que incluso los materiales destinados a ayudar a explicar las cosas sólo acaban creando más confusión. Basta con mirar, por ejemplo, los materiales de apoyo para el Formulario 1040A - en sí mismo un formulario corto, de dos páginas - complementado con un PDF instructivo de 84 páginas.

Si alguien no va a ser capaz de resolver un 1040A, ¿qué probabilidad hay de que unas FAQ de 84 páginas le ayuden?

Afortunadamente para los contribuyentes estadounidenses, hay una forma mejor. Empresas de contabilidad, preparadores de impuestos y varias organizaciones sin ánimo de lucro han trabajado para que sea más fácil entender cómo rellenar un formulario fiscal, aprovechando el poder del vídeo como herramienta didáctica.

Un ejemplo perfecto es este vídeo de Laws.com, que explica cómo rellenar el formulario 1040A en menos de 3 minutos. La grabación utiliza una aguda combinación de diapositivas de PowerPoint para introducir la información esencial por adelantado, y luego añade una sencilla grabación de pantalla para ilustrar cómo debe rellenarse el formulario, paso a paso. En cuestión de minutos, el vídeo facilita la comprensión de lo que se tardaba 84 páginas en explicar en texto.

El vídeo simplifica la enseñanza de procesos complejos de varios pasos

¿Son los formularios de recursos humanos de su empresa más fáciles de cumplimentar que las declaraciones de la renta?

Resulta tentador pensar que los problemas de Hacienda son los típicos de la ineficacia burocrática, reliquias de los procesos que las organizaciones modernas mejoraron hace décadas.

Pero no estés tan seguro.

En muchas organizaciones, docenas -a veces cientos- de procesos siguen dependiendo de los mismos procesos de datos basados en formularios que guían la tributación moderna. Los formularios federales como el I9 y el W4 son ejemplos obvios, al igual que los formularios de beneficios para empleados, como los formularios de inscripción y actualización de 401k, los formularios de inscripción de beneficios de seguro de vida y atención sanitaria, y docenas de otros trámites de personal.

Incluso si su organización ha digitalizado el proceso para estos y ya no requiere papeleo real, eso no resuelve el problema. Los formularios digitales siguen siendo formularios y siguen exigiendo que los empleados los comprendan y los rellenen.

Es un problema con un coste real asociado. Para la mayoría de los empleados, rellenar correctamente los formularios de inscripción a las prestaciones es una preocupación seria, algo que ellos (y usted) no quieren equivocarse en absoluto. Por ello, la mayoría de ellos atascarán a sus equipos de recursos humanos con una pregunta tras otra, ya que se esfuerzan por rellenar correctamente cada detalle, lo que les resta tiempo para dedicarlo a otros proyectos.

Algunas organizaciones, sobre todo las que contratan con regularidad, intentan minimizar las preguntas aleatorias sobre las prestaciones haciendo que la inscripción forme parte de la incorporación, pero esto también tiene un coste, ya que exige que la organización cuente con personal dedicado exclusivamente a ayudar a otros empleados a cumplimentar un formulario.

 

Garantizar que los formularios se cumplimentan correctamente es una tarea cotidiana en la mayoría de las organizaciones

Incluso más allá de las inscripciones a prestaciones, la mayoría de las organizaciones están inundadas de formularios de un tipo u otro: añadir personas a una lista de correo electrónico requiere un formulario, actualizar portátiles o dispositivos móviles requiere un formulario, las cuentas de gastos requieren un formulario, los viajes de negocios requieren un formulario, y eso apenas araña la superficie.

En un sentido más amplio, muchas de las herramientas de las que dependemos en nuestro trabajo diario son en realidad una compleja red de formularios. Herramientas de CRM como Salesforce, herramientas de CMS como SharePoint, software de automatización de marketing como Eloqua... todas ellas son herramientas creadas en torno a la gestión y ejecución de información procedente de un conjunto de formularios individuales.

Peor aún, en la mayoría de las organizaciones, hay poco mejor que el manual de apoyo de 84 páginas del IRS cuando se trata de ayudar a los empleados a utilizar cualquiera de estos formularios - no importa lo complejo o simple, no importa lo esencial o no que sea para el trabajo diario, la mayoría de las organizaciones no ofrecen ninguna manera fácil para que los empleados aprendan a completar correctamente todo lo requerido.

Y es una pena, porque como ha demostrado Laws.com en el ejemplo anterior, incluso los formularios del impuesto federal sobre la renta pueden explicarse en menos de 3 minutos con un vídeo.

 

El vídeo hace que enseñar a los empleados a cumplimentar formularios sea fácil, y fácil de repetir

Con un vídeo rápido, su equipo de RR.HH. -y otro equipo que dependa de los formularios en su organización- puede repasar todos y cada uno de los documentos que sus empleados tendrán que cumplimentar, y ofrecer una orientación exhaustiva paso a paso, sin el PDF de 84 páginas.

Al hacer que los materiales de formación sean visuales, el vídeo ayuda a que los pasos sean más fáciles de entender, lo que garantiza que más empleados rellenen sus formularios correctamente a la primera.

Al grabar la formación para cada formulario, su organización puede disponer de esos materiales en cualquier momento, en cualquier lugar y a la carta en su videoteca corporativa segura. Incluso puede proporcionar enlaces a los vídeos desde los propios documentos, para asegurarse de que los empleados puedan acceder a ellos rápidamente.

Y al almacenar esos vídeos en su videoteca, puede permitir a los empleados buscar y encontrar momentos relevantes dentro de esas grabaciones. La función de búsqueda de vídeo de Panopto indexa cada palabra hablada y cada palabra mostrada en pantalla de cada vídeo de su biblioteca (tanto si se grabó con Panopto como si no), lo que ayuda a los miembros de su equipo a encontrar y avanzar instantáneamente hasta la respuesta a cualquier pregunta que puedan tener.

Lo mejor de todo es que el vídeo puede ayudarle a devolver tiempo a su equipo de RR.HH. para que se centre en proyectos nuevos y de gran valor, en lugar de responder a las mismas preguntas frecuentes una y otra vez. Especialmente para las grandes organizaciones, es un ROI que hablará por sí solo.

 

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