En Estados Unidos, el 15 de abril se cierne sobre el calendario como un jefe que tiende a controlarlo todo demasiado. Es una fecha que marca el inicio de una de las dos únicas certezas de la vida: la fecha límite para presentar la declaración de la renta estatal y federal.

Aquí en Estados Unidos, la declaración de impuestos se ha ganado la reputación de ser, posiblemente, el proceso más confuso que la mayoría de la gente intentará realizar. Existen múltiples formularios oficiales, pero solo unos pocos son relevantes para cada contribuyente. E incluso después de un esfuerzo conjunto del Servicio de Impuestos Internos de EE. UU. para simplificar los formularios, casi cada línea de cada documento sigue plagada de jerga contable o, simplemente, resulta frustrantemente vaga.

Lo peor de todo es que incluso los materiales destinados a explicar las cosas solo terminan generando más confusión. Basta con ver, por ejemplo, los materiales de apoyo para el Formulario 1040A —un formulario breve de dos páginas— complementado con un PDF instructivo de 84 páginas.

Si alguien no va a poder entender el formulario 1040A, ¿qué probabilidades hay de que una sección de preguntas frecuentes de 84 páginas le vaya a ser de ayuda?

Afortunadamente para los contribuyentes estadounidenses, existe una mejor manera. Firmas de contabilidad, preparadores de impuestos y varias organizaciones sin fines de lucro han trabajado para facilitar la comprensión de cómo completar un formulario de impuestos, aprovechando el poder del video como herramienta didáctica.

Un ejemplo perfecto lo encontramos en este video de Laws.com, que explica cómo completar el formulario 1040A en menos de 3 minutos. La grabación combina diapositivas de PowerPoint para presentar la información esencial al principio y luego incluye una sencilla grabación de pantalla para ilustrar paso a paso cómo llenar el formulario. En cuestión de minutos, el video facilita la comprensión de lo que requirió 84 páginas de texto.

El vídeo simplifica la enseñanza de procesos complejos de varios pasos.

¿Los formularios de recursos humanos de su organización son más fáciles de completar que las declaraciones de impuestos actuales?

Resulta tentador pensar que los problemas del IRS son la típica ineficiencia burocrática: vestigios de procesos que las organizaciones modernas mejoraron hace décadas.

Pero no estés tan seguro.

En muchas organizaciones, decenas —a veces cientos— de procesos aún dependen de los mismos procesos de datos basados ​​en formularios que rigen el pago de impuestos moderno. Los formularios federales como el I9 y el W4 son ejemplos claros, al igual que los formularios de beneficios para empleados, como los de inscripción y actualización del plan 401k, los de inscripción en beneficios de atención médica y seguro de vida, y decenas de otros documentos de personal.

Aunque su organización haya digitalizado el proceso y ya no requiera papeleo físico, eso no resuelve el problema. Los formularios digitales siguen siendo formularios y requieren que los empleados los comprendan y los completen.

Ese es un problema con un costo real. Para la mayoría de los empleados, completar correctamente los formularios de inscripción a beneficios es una preocupación importante, algo que ni ellos ni usted quieren hacer mal. Por lo tanto, la mayoría de ellos mantendrán ocupados a sus equipos de recursos humanos con innumerables preguntas mientras se esfuerzan por completar cada detalle correctamente, consumiendo el tiempo que el personal de recursos humanos tiene disponible para otros proyectos.

Algunas organizaciones, especialmente aquellas que contratan personal con regularidad, intentan minimizar las preguntas aleatorias sobre beneficios que surgen al integrar la inscripción en el proceso de incorporación; pero esto también tiene un coste, ya que requiere que la organización cuente con personal dedicado exclusivamente a ayudar a otros empleados a completar un formulario.

 

Garantizar que los formularios se completen correctamente es una tarea cotidiana en la mayoría de las organizaciones.

Más allá de la inscripción a beneficios, la mayoría de las organizaciones están inundadas de formularios de un tipo u otro: agregar personas a una lista de correo electrónico requiere un formulario, actualizar computadoras portátiles o dispositivos móviles requiere un formulario, las cuentas de gastos requieren un formulario, los viajes de negocios requieren un formulario, y eso es solo la punta del iceberg.

Y esos son solo los ejemplos más sencillos; en un sentido más amplio, muchas de las herramientas que utilizamos a diario son, en realidad, una compleja red de formularios. Herramientas de CRM como Salesforce, herramientas de CMS como SharePoint, software de automatización de marketing como Eloqua: todas ellas están diseñadas para gestionar y procesar información a partir de un conjunto de formularios individuales.

Peor aún, en la mayoría de las organizaciones, no hay mucho mejor que el manual de ayuda de 84 páginas del IRS para ayudar a los empleados a usar cualquiera de estos formularios; sin importar cuán complejos o simples sean, sin importar cuán esenciales o no sean para el trabajo diario, la mayoría de las organizaciones no ofrecen ninguna manera fácil para que los empleados aprendan a completar correctamente todo lo requerido.

Y eso es una lástima, porque como Laws.com ha demostrado en el ejemplo anterior, incluso los formularios de la declaración de la renta federal se pueden explicar en menos de 3 minutos con un vídeo.

 

El vídeo facilita la enseñanza a los empleados sobre cómo rellenar formularios, y además, facilita su repetición.

Con un breve vídeo, su equipo de recursos humanos —y cualquier otro equipo de su organización que utilice formularios— podrá repasar todos y cada uno de los documentos que sus empleados deberán completar y proporcionarles una guía completa paso a paso, sin necesidad del PDF de 84 páginas.

Al utilizar elementos visuales en los materiales de capacitación, el video facilita la comprensión de los pasos, lo que garantiza que más empleados completen los formularios correctamente a la primera.

Al grabar la capacitación para cada formulario, su organización puede poner esos materiales a disposición de los empleados en cualquier momento y lugar, bajo demanda, en su biblioteca de videos corporativa segura. Incluso puede proporcionar enlaces a los videos desde los propios documentos, para garantizar que los empleados puedan acceder a ellos rápidamente.

Al almacenar esos vídeos en su biblioteca de vídeos, puede permitir que los empleados busquen y encuentren momentos relevantes dentro de esas grabaciones. Panopto La capacidad de búsqueda de vídeo de indexa cada palabra hablada y cada palabra mostrada en pantalla para cada vídeo de su biblioteca (independientemente de si fue grabado con Panopto ) — ayudando a los miembros de tu equipo a encontrar y acceder rápidamente a la respuesta a cualquier pregunta que puedan tener.

Lo mejor de todo es que el vídeo puede ayudar a que tu equipo de recursos humanos dedique más tiempo a proyectos nuevos y de alto valor, en lugar de responder una y otra vez a las mismas preguntas frecuentes. Especialmente para las grandes organizaciones, el retorno de la inversión habla por sí solo.

 

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