Negli Stati Uniti, il 15 aprile incombe sul calendario come un capo che tende a controllare tutto nei minimi dettagli. È una data che segna l'appuntamento annuale con una delle sole due certezze della vita: la scadenza per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi statali e federali.

Qui negli Stati Uniti, la dichiarazione dei redditi si è guadagnata la reputazione di essere probabilmente il processo più complicato in assoluto che la maggior parte delle persone si trovi ad affrontare. Esistono numerosi moduli ufficiali, ma solo una manciata di essi è rilevante per un singolo contribuente. E persino dopo gli sforzi congiunti dell'Agenzia delle Entrate statunitense per semplificare i moduli, quasi ogni riga di ciascun documento è ancora piena di gergo contabile o, semplicemente, frustrantemente vaga.

Peggio ancora, persino i materiali pensati per chiarire le cose finiscono per creare ulteriore confusione. Basti pensare, ad esempio, ai materiali di supporto per il modulo 1040A, un modulo breve di sole due pagine, integrato da un PDF di istruzioni di ben 84 pagine.

Se qualcuno non riesce a capire un modulo 1040A, quante probabilità ci sono che una sezione di domande e risposte di 84 pagine possa essergli d'aiuto?

Fortunatamente per i contribuenti statunitensi, esiste un modo migliore. Studi contabili, consulenti fiscali e numerose organizzazioni non profit si sono impegnati per semplificare la compilazione dei moduli fiscali, sfruttando il potenziale dei video come strumento didattico.

Un esempio perfetto è questo video di Laws.com, che spiega in poco meno di 3 minuti come compilare il modulo 1040A. La registrazione utilizza un'efficace combinazione di diapositive PowerPoint per introdurre le informazioni essenziali fin da subito, per poi aggiungere una semplice registrazione dello schermo che illustra passo dopo passo come compilare il modulo. In pochi minuti, il video rende comprensibile ciò che in un testo di 84 pagine avrebbe richiesto una spiegazione più chiara.

I video rendono semplice l'insegnamento di processi complessi e articolati in più fasi.

I moduli delle risorse umane della vostra organizzazione sono più facili da compilare rispetto alle dichiarazioni dei redditi odierne?

È facile pensare che i problemi dell'IRS siano la solita inefficienza burocratica, retaggi di processi che le organizzazioni moderne hanno migliorato decenni fa.

Ma non esserne così sicuro.

In molte organizzazioni, decine, a volte centinaia, di processi si basano ancora sugli stessi processi di dati basati su moduli che regolano il pagamento delle imposte moderno. I moduli federali come l'I9 e il W4 ne sono un chiaro esempio, così come i moduli per i benefit dei dipendenti, quali i moduli di iscrizione e aggiornamento al piano pensionistico 401k, i moduli di iscrizione all'assicurazione sanitaria e sulla vita e decine di altri documenti relativi al personale.

Anche se la vostra organizzazione ha digitalizzato il processo e non richiede più documenti cartacei, ciò non risolve il problema. I moduli digitali restano pur sempre moduli e richiedono comunque che i dipendenti li comprendano e li compilino.

Questo è un problema con un costo reale. Per la maggior parte dei dipendenti, compilare correttamente i moduli di iscrizione ai benefit è una questione seria: qualcosa che loro (e voi) non volete assolutamente sbagliare. Di conseguenza, molti intaseranno il vostro team delle risorse umane con una serie di domande, mentre si sforzano di inserire ogni dettaglio correttamente, sottraendo tempo al personale delle risorse umane che potrebbe dedicarsi ad altri progetti.

Alcune organizzazioni, soprattutto quelle che assumono regolarmente, cercano di ridurre al minimo le domande casuali sui benefit includendo l'iscrizione nel processo di onboarding, ma anche questo ha un costo, in quanto richiede all'organizzazione di avere personale dedicato esclusivamente ad aiutare gli altri dipendenti a compilare il modulo.

 

Assicurarsi che i moduli siano compilati correttamente è un'attività quotidiana nella maggior parte delle organizzazioni.

Oltre alle procedure di iscrizione ai programmi di benefit, la maggior parte delle organizzazioni è sommersa da moduli di vario tipo: aggiungere persone a una mailing list richiede un modulo, aggiornare computer portatili o dispositivi mobili richiede un modulo, i rimborsi spese richiedono un modulo, i viaggi di lavoro richiedono un modulo, e questo è solo un piccolo esempio.

E queste sono solo le forme più semplici: in senso più ampio, molti degli strumenti su cui facciamo affidamento nel nostro lavoro quotidiano non sono altro che una complessa rete di moduli. Strumenti CRM come Salesforce, strumenti CMS come SharePoint, software di automazione del marketing come Eloqua: tutti questi strumenti sono costruiti attorno alla gestione e all'elaborazione di informazioni provenienti da una serie di moduli individuali.

Peggio ancora, nella maggior parte delle organizzazioni, non c'è molto di meglio del manuale di supporto di 84 pagine dell'IRS quando si tratta di aiutare i dipendenti a usare questi moduli, indipendentemente dalla loro complessità o semplicità, indipendentemente da quanto siano essenziali o meno per il lavoro quotidiano. La maggior parte delle organizzazioni non offre un modo semplice per i dipendenti di imparare a compilare correttamente tutto ciò che è richiesto.

Ed è un peccato, perché come ha dimostrato Laws.com nell'esempio precedente, anche i moduli per la dichiarazione dei redditi federale possono essere spiegati in meno di 3 minuti con un video.

 

Un video rende facile insegnare ai dipendenti come compilare i moduli, e altrettanto facile da ripetere.

Grazie a un breve video, il tuo team delle risorse umane – e qualsiasi altro team che si affidi ai moduli nella tua organizzazione – potrà illustrare nel dettaglio ogni singolo documento che i dipendenti dovranno compilare, fornendo una guida completa e passo passo, senza dover ricorrere a un PDF di 84 pagine.

Rendendo i materiali formativi visivi, i video contribuiscono a rendere più facili da comprendere i passaggi, garantendo che un maggior numero di dipendenti compili i moduli correttamente fin dal primo tentativo.

Registrando la formazione per ciascun modulo, la tua organizzazione può rendere questi materiali disponibili sempre e ovunque, su richiesta, nella tua libreria video aziendale sicura. Puoi persino fornire link ai video direttamente dai documenti, per garantire che i dipendenti possano accedervi rapidamente.

Archiviando questi video nella tua libreria video, puoi consentire ai dipendenti di cercare e trovare i momenti rilevanti all'interno delle registrazioni. Panopto La funzionalità di ricerca video di indicizza ogni parola pronunciata e ogni parola mostrata sullo schermo per ogni video nella tua libreria (indipendentemente dal fatto che sia stato registrato con Panopto — aiuta i membri del tuo team a trovare e a passare rapidamente alla risposta a qualsiasi domanda possano avere.

La cosa migliore è che i video possono aiutare il tuo team delle risorse umane a risparmiare tempo, permettendogli di concentrarsi su progetti nuovi e di alto valore, invece di dover rispondere ripetutamente alle stesse domande frequenti. Soprattutto per le organizzazioni più grandi, il ritorno sull'investimento (ROI) è evidente.

 

Scopri come i video possono semplificare il processo di onboarding nella tua organizzazione.

Più coinvolgente di un manuale e più conveniente di eventi e seminari in presenza, il video è uno dei migliori investimenti che un'azienda possa fare per l'inserimento dei nuovi dipendenti . Scarica il nostro white paper e scopri come la giusta piattaforma video può aiutarti a trasformare il tuo processo di onboarding, rendendolo più semplice e coerente.

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