Negli Stati Uniti, il 15 aprile incombe sul calendario come un capo che tende a gestire un po' troppo. È una data che segna l'impegno annuale di una delle due uniche certezze della vita: la scadenza per la presentazione delle imposte sul reddito statali e federali.

Qui negli Stati Uniti, le tasse si sono guadagnate la reputazione di essere probabilmente la procedura più confusa che la maggior parte delle persone si trovi ad affrontare. Esistono numerosi moduli ufficiali per la compilazione delle dichiarazioni, di cui solo una manciata è rilevante per un particolare contribuente. E anche dopo uno sforzo concertato da parte dell'Internal Revenue Service degli Stati Uniti per rendere i moduli più facili da capire, la maggior parte delle righe di ogni documento è ancora piena di gergo contabile o semplicemente frustrantemente vaga.

Il peggio è che anche i materiali che dovrebbero aiutare a spiegare le cose finiscono per creare ancora più confusione. Basta guardare, ad esempio, il materiale di supporto per il modulo 1040A - di per sé un modulo breve, di due pagine - integrato da un PDF di 84 pagine di istruzioni.

Se qualcuno non è in grado di capire il 1040A, qual è la probabilità che una FAQ di 84 pagine possa essere d'aiuto?

Fortunatamente per i contribuenti americani c'è un modo migliore. Le società di contabilità, i preparatori fiscali e alcune organizzazioni no-profit hanno lavorato per rendere più facile la comprensione della compilazione di un modulo fiscale, sfruttando la potenza dei video come strumento di insegnamento.

Un esempio perfetto è dato da questo video di Laws.com, che spiega come compilare il modulo 1040A in poco meno di 3 minuti. La registrazione utilizza una combinazione efficace di diapositive in PowerPoint per introdurre le informazioni essenziali, quindi aggiunge una semplice registrazione dello schermo per illustrare come il modulo deve essere compilato, passo dopo passo. In pochi minuti, il video semplifica la comprensione di ciò che richiedeva 84 pagine di testo.

I video rendono semplice l'insegnamento di processi complessi e a più fasi

I moduli HR della vostra organizzazione sono più facili da compilare rispetto alla dichiarazione dei redditi di oggi?

Si è tentati di pensare che i problemi dell'Agenzia delle Entrate siano la classica inefficienza burocratica, reliquie di processi che le organizzazioni moderne hanno migliorato decenni fa.

Ma non siate così sicuri.

In molte organizzazioni, decine - a volte centinaia - di processi si basano ancora sugli stessi processi di dati basati su moduli che guidano i moderni contribuenti. I moduli federali come l'I9 e il W4 sono esempi ovvi, così come i moduli per i benefici dei dipendenti, come i moduli per l'iscrizione e l'aggiornamento del 401k, i moduli per l'iscrizione ai benefici dell'assistenza sanitaria e dell'assicurazione sulla vita e decine di altre pratiche per il personale.

Anche se la vostra organizzazione ha digitalizzato il processo e non richiede più la compilazione di documenti cartacei, questo non risolve il problema. I moduli digitali sono pur sempre moduli e richiedono che i dipendenti li comprendano e li compilino.

Si tratta di un problema con un costo reale associato. Per la maggior parte dei dipendenti, compilare correttamente i moduli di iscrizione ai benefit è una preoccupazione seria, qualcosa che loro (e voi) non vogliono assolutamente sbagliare. Per questo motivo, la maggior parte di loro impegnerà i vostri team delle risorse umane con domande su domande, mentre lavorano duramente per ottenere ogni dettaglio corretto, consumando il tempo che il personale delle risorse umane ha a disposizione per altri progetti.

Alcune organizzazioni, soprattutto quelle che assumono regolarmente, cercano di ridurre al minimo le domande casuali sui benefit facendo sì che l'iscrizione faccia parte dell'onboarding, ma anche questo ha un costo, in quanto richiede che l'organizzazione abbia uno staff dedicato solo ad aiutare gli altri dipendenti a compilare un modulo.

 

Assicurarsi che i moduli siano compilati correttamente è un compito quotidiano nella maggior parte delle organizzazioni.

Anche al di là delle iscrizioni ai benefit, la maggior parte delle organizzazioni è sommersa da moduli di un tipo o dell'altro: l'aggiunta di persone a un elenco di e-mail richiede un modulo, l'aggiornamento di computer portatili o dispositivi mobili richiede un modulo, i conti spese richiedono un modulo, i viaggi di lavoro richiedono un modulo, e questo scalfisce appena la superficie.

E questi sono solo i moduli semplici: in senso più ampio, molti degli strumenti su cui facciamo affidamento nel nostro lavoro quotidiano sono in realtà solo una complessa rete di moduli. Strumenti CRM come Salesforce, CMS come SharePoint, software di automazione del marketing come Eloqua: tutti questi strumenti sono costruiti intorno alla gestione e all'esecuzione delle informazioni provenienti da una serie di singoli moduli.

Peggio ancora, nella maggior parte delle organizzazioni, c'è poco di meglio del manuale di supporto di 84 pagine dell'IRS quando si tratta di aiutare i dipendenti a utilizzare uno qualsiasi di questi moduli: non importa quanto sia complesso o semplice, non importa quanto sia essenziale o meno per il lavoro quotidiano, la maggior parte delle organizzazioni non offre ai dipendenti un modo semplice per imparare a compilare correttamente tutto ciò che è richiesto.

Ed è un peccato perché, come ha dimostrato Laws.com nell'esempio precedente, anche i moduli dell'imposta federale sul reddito possono essere spiegati in meno di 3 minuti con un video.

 

Il video facilita l'insegnamento ai dipendenti della compilazione dei moduli e la loro ripetizione.

Con un rapido video, il team delle risorse umane o un altro team che si affida alla modulistica nella vostra organizzazione può illustrare ogni singolo documento che i vostri dipendenti dovranno compilare e fornire una guida completa passo dopo passo, senza dover ricorrere a un PDF di 84 pagine.

Rendendo i materiali di formazione visivi, il video contribuisce a rendere i passaggi più facili da capire, assicurando che un maggior numero di dipendenti completi i moduli correttamente al primo tentativo.

Registrando la formazione per ogni modulo, la vostra organizzazione può rendere disponibili questi materiali in qualsiasi momento e ovunque, on-demand, nella vostra videoteca aziendale sicura. Potete anche fornire i link ai video dai vostri documenti stessi, per assicurarvi che i dipendenti possano accedervi rapidamente.

Archiviando questi video nella vostra videoteca, potete consentire ai dipendenti di cercare e trovare i momenti più importanti all'interno di queste registrazioni. La funzionalità di ricerca video di Panopto indicizza ogni parola pronunciata e ogni parola mostrata sullo schermo per ogni video della vostra libreria (indipendentemente dal fatto che sia stato registrato o meno con Panopto), aiutando i membri del vostro team a trovare e a passare immediatamente alla risposta per qualsiasi domanda.

Soprattutto, i video possono aiutare a restituire tempo al team delle risorse umane per concentrarsi su progetti nuovi e di alto valore, invece di rispondere sempre alle stesse domande. Soprattutto per le grandi organizzazioni, si tratta di un ROI che parlerà da solo.

 

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