Las empresas tienen éxito cuando los empleados son capaces de trabajar juntos de manera eficiente para resolver problemas complejos, ejecutar nuevas iniciativas y compartir conocimientos. Ahora que muchos equipos trabajan a distancia a tiempo completo, es más importante que nunca garantizar que los equipos que trabajan desde casa tengan acceso a las herramientas que permiten una colaboración eficaz y eficiente.

Con herramientas de colaboración como Slack y Zoom, los empleados remotos pueden obtener respuestas rápidas de sus compañeros y mantener conversaciones en tiempo real desde cualquier lugar. Pero cuando los detalles son fundamentales y no es necesaria una conversación en directo, la mayoría de nosotros sigue pasando horas escribiendo largos correos electrónicos, presentaciones de diapositivas y documentos -con explicaciones, capturas de pantalla, instrucciones paso a paso, etc.- para asegurarse de que los demás lo entienden.

Es hora de dejar de escribir y empezar a grabar.

Has oído el dicho: "Una imagen vale más que mil palabras". Pues bien, según Forrester Research, un vídeo de un minuto vale 1,8 millones de palabras. Piensa en la cantidad de información adicional que puedes compartir en un vídeo de 2 minutos que en un correo electrónico que se tarda 2 minutos en leer. Y considera también cuánto tiempo te lleva escribir un correo electrónico detallado que simplemente mostrar y contar. El vídeo contiene una gran cantidad de datos en cada fotograma, que actúan conjuntamente para mejorar la capacidad del espectador de comprender y recordar los detalles presentados.

El vídeo puede añadir fácilmente eficacia, claridad y coherencia a muchos aspectos de las operaciones empresariales a distancia, como por ejemplo

• Grabación y documentación de las reuniones
• Formación de los empleados a escala
• Incorporación de nuevas contrataciones
• Atraer al público a las comunicaciones corporativas
• Habilitación de los equipos de ventas
• Educar a los clientes

Además, grabar vídeos es ahora más fácil que nunca y mucho más rápido que escribir. La mayoría de las soluciones de videoconferencia permiten grabar reuniones, sesiones de formación, etc. con un solo clic. Y los grabadores de pantalla en línea hacen un trabajo rápido para capturar una presentación, un recorrido o un mensaje en un vídeo a la carta que se puede compartir.

Para mejorar la colaboración y el intercambio de conocimientos entre equipos remotos, considere las siguientes tácticas que aprovechan las soluciones de comunicación por vídeo disponibles en la actualidad.

Cuatro consejos eficaces para la colaboración por vídeo

Con una pila completa de herramientas de colaboración de vídeo que admiten comunicaciones de vídeo tanto en directo como a la carta, los equipos remotos no sólo pueden aprovechar mejor el tiempo que dedican a las reuniones virtuales, sino que también colaboran de forma asíncrona, reduciendo la frecuencia de las llamadas y reuniones en directo que a menudo alejan a las personas de un trabajo más profundo y productivo. He aquí cómo:

1. Obtenga más de sus reuniones grabándolas

Las reuniones, las amemos o las odiemos, siguen siendo una de las formas más eficaces para que los empleados colaboren y compartan ideas. Por eso las empresas siguen invirtiendo en herramientas para optimizar las reuniones: desde el hardware de las salas de conferencias y los calendarios inteligentes hasta todo tipo de sistemas de comunicaciones unificadas, hemos eliminado muchas de las barreras que antes impedían nuestra capacidad de conectar con los compañeros de trabajo en tiempo real.

Pero, ¿qué ocurre una vez que comienza la reunión? Seguimos sin colaborar tan eficazmente como podríamos. Durante el debate, confiamos en las notas y actas manuales para documentar las decisiones. Después, tardamos horas en redactar los resúmenes y los próximos pasos. Y cualquier detalle que se pierda, ya sea durante la reunión o después, se pierde.

No tiene por qué ser así. La grabación de las reuniones puede ayudar a que los equipos remotos sean más productivos, ya que les permite revisar los momentos clave de la reunión o ver las conversaciones a las que no pudieron unirse en directo, al tiempo que protege a su empresa al proporcionar un registro de lo que ocurrió durante cada interacción.

Grabación de reuniones más inteligente y fácil.

Zoom, Cisco Webex Meetings, GoToMeeting, BlueJeans y otras soluciones de videoconferencia facilitan la grabación de una reunión. Pero, ¿entonces qué? La integración de Panopto con su sistema de videoconferencia no sólo le ofrece la posibilidad de automatizar la grabación de las reuniones en toda la organización, sino que también le proporciona las herramientas necesarias para simplificar el intercambio y la colaboración una vez finalizada la reunión:

• Almacenamiento en la nube seguro e ilimitado a largo plazo
• Integración de SSO & gestión de vídeo para facilitar el intercambio
• Transcripción automática & subtitulado
• Buscar contenido dentro de los vídeos
• Debates en vídeo & notas
• Herramientas sencillas de edición de vídeo
• Análisis e inteligencia

Más información sobre cómo automatizar y simplificar la grabación de reuniones con Panopto >

2. Minimizar la sobrecarga de colaboración con las comunicaciones de vídeo asíncronas

Slack ayudó a revolucionar la forma en que nos comunicamos en el trabajo, permitiendo a las personas obtener instantáneamente información rápida de sus compañeros de equipo a través del chat de búsqueda. Pero las interrupciones constantes en realidad hacen que los equipos remotos sean menos productivos, lo que mantiene a los equipos remotos alejados del trabajo cognitivo más profundo. Y no todas las preguntas se pueden responder con unas pocas líneas de texto. Cuando los detalles son críticos, cuando es más fácil mostrar en lugar de contar, o cuando hay demasiado que escribir, Slack y otras herramientas de colaboración como Microsoft Teams simplemente no son los canales más eficientes.

Con las herramientas de colaboración de video de Panopto, no tiene que esperar para que todos estén en una reunión o pasar por una larga cadena de correo electrónico. Simplemente grabe cualquier información que necesite compartir, proporcionando una explicación de audio sobre la marcha. Panopto facilita la captura de cada detalle en un video rápido con diapositivas o una grabación de pantalla, para que otros puedan seguirlo como si estuvieran mirando por encima del hombro. Con presentaciones y mensajes de video a pedido, los colegas pueden mirar tan pronto como tengan unos minutos, acelerar o disminuir la velocidad de reproducción, buscar el contenido dentro del video e incluso dejar comentarios y preguntas con marca de tiempo dentro del video.

¿Y lo mejor de todo? Los vídeos de Panopto se pueden buscar y compartir directamente en Slack, por lo que puedes seguir compartiendo información completa y detallada con tus compañeros de equipo sin tener que renunciar a tu herramienta de comunicación favorita.

Pruebe a grabar y compartir un mensaje de vídeo asíncrono con El grabador de vídeo y pantalla gratuito de Panopto >

 

3. Déle la vuelta a sus reuniones

Demasiadas reuniones en la mayoría de las organizaciones son conferencias basadas en PowerPoint, estructuradas para ofrecer pocas oportunidades de colaborar en tiempo real, haciendo avanzar los proyectos de forma efectiva y, a menudo, tomando decisiones estratégicas.

Hay una alternativa: la reunión invertida. Impulsada por empresas innovadoras como Amazon y LinkedIn, y basada en el modelo de la clase invertida que se ha implantado en universidades de todo el mundo, invertir las reuniones puede ayudarle:

• Recuperar el tiempo perdido en las reuniones
• Asegúrese de que todas las reuniones a las que asiste son productivas
• Permita que sus equipos tomen, en colaboración, decisiones más inteligentes y oportunas

En una reunión invertida, el organizador de la reunión graba una presentación en la que se detalla la información que los asistentes necesitan para contribuir plenamente, la comparte con los participantes antes de la reunión y conserva la totalidad de la reunión programada para la colaboración en tiempo real.

Obtenga más información en descargando la guía completa para dar la vuelta a sus reuniones >

4. Adoptar la documentación en vídeo para compartir rápidamente los conocimientos

Todos los empleados son expertos en algo. Hacer que todo ese conocimiento se pueda compartir -ya sea para formar a alguien nuevo, colaborar en proyectos de equipo o simplemente crear documentación para futuras referencias- podría ayudar a que sus equipos fueran mucho más productivos, si fuera más fácil. Pero los documentos de intercambio de conocimientos basados en texto simplemente tardan demasiado en producirse, y reunirse en persona simplemente no es posible (especialmente para la información que debe compartirse a menudo).

El vídeo es diferente. Con una base de conocimientos de vídeo que se puede buscar y solicitar, se puede documentar y compartir información detallada en mucho menos tiempo del que se tarda en crear un documento de texto. Panopto facilita la captura de los más complicados recorridos con varias cámaras, demostraciones, explicaciones, procedimientos operativos estándar, mejores prácticas y mucho más, utilizando los ordenadores portátiles y las cámaras web que ya tienen.

Y después de grabar, Panopto sube automáticamente cada vídeo a su propia biblioteca de vídeo segura y centralizada , donde se optimiza para su reproducción en cualquier dispositivo y se indexa para su búsqueda. De esta manera, la experiencia de su equipo no sólo es fácil de documentar, sino que también es fácil para otros dentro de su organización encontrar y aprender a la carta.

Lleve la colaboración por vídeo más allá de la videoconferencia

Maximice la colaboración y la productividad con un conjunto de herramientas de colaboración de vídeo de frontera. Panopto ofrece soluciones gratuitas y de pago que recogen lo que deja su software de videoconferencia para que los equipos remotos puedan colaborar de forma más eficaz.

Regístrese hoy mismo y pruebe Panopto de forma gratuita o solicite una prueba gratuita de Panopto Enterprise para su organización.