¿Alguna vez has tenido uno de esos días en los que te sientes muy ocupado, pero al final del día has logrado mucho menos de lo que habías planeado? ¿O tal vez trabajas hasta tarde con frecuencia porque empezar a trabajar de forma productiva antes de las 5 de la tarde suele ser un reto? Hay una razón para ello.

La colaboración se ha apoderado de la jornada laboral. Datos publicados en la Harvard Business Review (HBR) en 2016 mostraron que el tiempo que gerentes y empleados dedicaban a actividades colaborativas, como reuniones, llamadas telefónicas y correos electrónicos, aumentó un 50 % en los 20 años anteriores. Hoy en día, con la incorporación de aplicaciones de mensajería instantánea para el trabajo como Slack y Microsoft Teams, esta " sobrecarga de colaboración " sigue acaparando la atención de las personas. Se estima que los empleados dedican hasta el 80 % de su tiempo a comunicarse y colaborar , dejando solo el 20 % del día para un trabajo productivo e ininterrumpido.

Los empleados de alto rendimiento son aún más propensos a sufrir la sobrecarga de trabajo colaborativo. Según un informe de HBR, entre el 20 % y el 35 % de los esfuerzos colaborativos valiosos provienen de tan solo el 3 % al 5 % de los empleados. Los empleados más destacados, conocidos por su gran capacidad y disposición para ayudar, se ven involucrados con mayor frecuencia en proyectos y suelen contribuir más allá del alcance de sus funciones. Sin embargo, la pérdida de tiempo productivo de calidad para estos empleados, sumada a las crecientes demandas de solicitudes y proyectos adicionales, puede generar cuellos de botella cuando se quedan rezagados. Peor aún, estos miembros clave del equipo terminan trabajando más horas para completar algunas tareas una vez que cesan las interrupciones, y a menudo se ven tan sobrecargados que dejan de ser colaboradores eficaces.

La colaboración es fundamental para el éxito y el rendimiento tanto de los equipos como de las organizaciones en su conjunto, pero los costes pueden superar fácilmente los beneficios cuando la productividad individual se ve tan mermada. El problema no reside en la colaboración en sí, sino en la ineficiencia con la que los equipos trabajan juntos y comparten información.

El valor temporal de la comunicación

En finanzas, el «valor temporal del dinero» se refiere al concepto de que el dinero que se tiene ahora vale más que la misma cantidad en el futuro debido a su potencial de generar ingresos. De manera similar, las comunicaciones que se pueden intercambiar a lo largo del tiempo mediante medios más flexibles ofrecen un valor significativamente mayor que las comunicaciones en tiempo real. Para comprender mejor este concepto, analicemos dos de las principales desventajas de las comunicaciones síncronas en tiempo real.

1. El uso excesivo de las comunicaciones en tiempo real produce interrupciones frecuentes, lo que impide que los empleados realicen tareas de mayor valor.

Obtener respuestas y tomar decisiones rápidamente puede aumentar la productividad y acelerar el rendimiento, especialmente para una persona o un equipo bloqueado, pero existe una contrapartida: la distracción de una notificación de Slack o la interrupción de una reunión virtual desvían a todos los involucrados del trabajo que requiere mayor concentración. La ciencia cognitiva nos dice que puede llevar hasta media hora volver a concentrarse y trabajar a pleno rendimiento después de una reunión o una llamada telefónica. Incluso las pequeñas distracciones pueden ser contraproducentes, ya que provocan una interrupción en la concentración en la tarea que tenemos entre manos, lo que nos obliga a retomar el ritmo de trabajo. 

2. El valor de la comunicación disminuye cuando la información intercambiada no puede conservarse o consultarse posteriormente. 

Las reuniones y llamadas en directo, por ejemplo, son efímeras. Tan solo una hora después de que termine una reunión, la gente recuerda apenas el 40 % de la información compartida, y dos días después, esa cifra se reduce al 28 %. Ni las notas ni la memoria son registros completos y fiables de las palabras exactas pronunciadas o las imágenes mostradas. Por lo tanto, cuando surge una pregunta después de la reunión, es habitual que se pierda un tiempo valioso buscando respuestas que ya no existen. Además, quienes se pierden una reunión suelen obtener solo información parcial de sus compañeros, que están dispuestos a compartir un resumen o sus notas personales.

El dilema del trabajador remoto

Con la mayoría de los empleados trabajando a distancia debido a la pandemia, plataformas de colaboración como Slack, Teams y Zoom han experimentado un aumento vertiginoso en su uso . Estas tecnologías se han convertido rápidamente en el centro de la comunicación entre equipos remotos y empleados dispersos. La desventaja es el constante flujo de notificaciones, invitaciones a reuniones, recordatorios de calendario, reuniones y llamadas que impiden concentrarse en tareas más importantes.

¿Cómo pueden entonces los equipos que trabajan a distancia seguir colaborando sin sacrificar la productividad individual?

Los equipos remotos altamente productivos se comunican más entre sí, pero hablan menos. Esto se logra minimizando las preguntas y conversaciones improvisadas y, en cambio, priorizando una comunicación clara y oportuna a través de medios asíncronos . Y cuando las reuniones siguen siendo necesarias, los líderes eficaces aprovechan al máximo el tiempo de todos estableciendo una agenda, preparando a los asistentes con la información necesaria con antelación y grabando la reunión para poder consultarla posteriormente.

A continuación, se presentan cinco maneras de poner en práctica estas estrategias para crear un entorno de trabajo productivo con menos interrupciones y un flujo de información más eficaz.

5 maneras de optimizar la colaboración y la productividad

1. Apuesta por la colaboración asíncrona.

Es fácil sucumbir al atractivo de la comunicación instantánea cuando se trabaja a distancia: ofrece esa sensación de interacción y conexión que se experimenta de forma natural al estar en la oficina interactuando cara a cara con los compañeros. Y muchas veces, puede parecer la forma más rápida de obtener respuesta a una pregunta. 

Lamentablemente, tu ganancia es la pérdida de tus compañeros. Comunícate con más frecuencia a través de medios asíncronos donde no se espera una respuesta inmediata y tus mensajes no serán tan intrusivos. El correo electrónico es, por supuesto, una opción probada y confiable, pero si quieres evitar que tu equipo tenga que leer otro correo, considera lo siguiente:

• Presenta y explica con vídeo. El vídeo bajo demanda es una de las soluciones más eficientes para comunicar y compartir información detallada y explicaciones completas. Con una plataforma de vídeo como Panopto , puedes grabar tu pantalla y un vídeo de tu presentación para mostrar o enseñar a tus compañeros cómo hacer prácticamente cualquier cosa. Invita a tus colegas por correo electrónico a ver tu vídeo y pídeles que comenten dentro del mismo. Tu equipo también puede buscar dentro de tus vídeos , lo que significa que la información que contienen es tan fácil de encontrar y consultar posteriormente como en un correo electrónico.

• Colabora dentro de documentos y hojas de cálculo. Soluciones como Microsoft 365 y G Suite permiten a los equipos trabajar juntos dentro de los documentos, colaborando de forma asíncrona y a su propio ritmo. Para muchos, esto les permite contribuir de manera más significativa que en un entorno de reuniones acelerado. Además, colaborar dentro del propio documento puede dar como resultado un producto final impecable y listo para su publicación.
• Colaboren en aplicaciones de gestión de proyectos. Aplicaciones como Trello y Asana eliminan la necesidad de reuniones de seguimiento, correos electrónicos de control o reuniones periódicas a través de Slack. De esta manera, la comunicación del equipo se organiza en torno a las tareas y proyectos en curso, y todos tienen una visión clara del progreso del trabajo.

 

 

2. Envía menos mensajes, pero de mayor calidad.

Enviar una respuesta precipitada puede generar más intercambios de mensajes y mayor frustración cuando quienes la reciben no cuentan con toda la información necesaria o intentan descifrar un mensaje que carece de contexto. En cambio, espere hasta poder enviar una respuesta completa que aclare todo y proporcione los detalles necesarios para que las personas puedan seguir adelante con confianza.

3. Desactiva las notificaciones.

Las aplicaciones de chat como Slack también se pueden usar de forma asíncrona. Desactiva las notificaciones y acostúmbrate a revisar los mensajes entre tareas o durante tus descansos, igual que harías con tu correo electrónico. Podrás responder a tus compañeros con prontitud y minimizar las distracciones cuando estés concentrado en tu trabajo; simplemente, tus respuestas no serán inmediatas. Para asuntos realmente urgentes, pide a tus compañeros que te llamen.

4. Dale la vuelta a tus reuniones.

Muchas reuniones se alargan innecesariamente. Incluso pueden extenderse a varias sesiones cuando se pierde tiempo valioso presentando información o poniendo al día a todos. Dale un giro a tu reunión y asegúrate de que todo el tiempo reservado se utilice para alcanzar el objetivo definido. Al darle un giro , todos reciben la agenda, las notas explicativas y otros detalles importantes que necesitan para contribuir plenamente antes de que comience la reunión.

Envía la información previa a la reunión al menos un día antes para que todos tengan tiempo de prepararse. Puedes redactarla en un correo electrónico con archivos adjuntos o, si quieres ser realmente eficiente, grabar una breve presentación en video para compartir con el equipo. Así no solo captarás la atención de tu audiencia, sino que también podrás compartir más información rápidamente que por correo electrónico. De esta manera, cuando llegue la hora de la reunión, el equipo podrá ponerse manos a la obra de inmediato.

Mira un vídeo previo a una reunión con metodología de mesa invertida:

 

 

5. Graba tus videoconferencias.

Si vale la pena realizar una reunión o una llamada, también vale la pena dejar constancia de ella para que el equipo pueda consultarla posteriormente. Sin esa constancia, se pierde gran parte del valor potencial de las comunicaciones más importantes. Grabar las videollamadas y reuniones puede convertir las conversaciones profundas en valiosos recursos que mejoran la productividad y capturan cada detalle tal como sucede. De hecho, una encuesta reciente entre miembros del Project Management Institute (PMI) reveló que más del 30 % ha utilizado su software de videoconferencia para grabar sus reuniones. A continuación, se presentan algunas maneras en que las grabaciones de reuniones pueden ahorrarle tiempo valioso a usted y a su equipo:

• Eliminar la obligación de tomar notas mejorará la concentración y la participación durante la reunión.
• Comparte la grabación con los asistentes o con cualquier persona que se la haya perdido para reducir el tiempo que dedicas a escribir y enviar correos electrónicos de seguimiento una vez finalizada la reunión.
• Revisa las grabaciones de las reuniones para encontrar las respuestas sin tener que intentar obtenerlas de otras personas que estuvieron presentes y que quizás tampoco lo recuerden.
• Proporcionar a las personas mejores recursos para que se pongan al día rápidamente cuando sean nuevas en el equipo o se unan a un proyecto que ya esté en marcha.

Con la nueva herramienta de captura de vídeo en navegador de Panopto , puedes grabar fácilmente una videoconferencia con solo unos clics, incluso si no eres el anfitrión de la reunión. Selecciona la pantalla que deseas grabar o la ventana de tu aplicación de videoconferencia, así como su sonido, y luego pulsa el botón rojo de grabar.

Vídeo bajo demanda en la era del teletrabajo

En la rápida transición al trabajo remoto, las reuniones de Zoom , los chats de Slack y herramientas de colaboración similares se han convertido en sustitutos de facto de la forma en que solíamos conectarnos y conversar con nuestros compañeros de trabajo en la oficina. Las videollamadas ahora nos permiten reunirnos en línea, con la comodidad de ver los rostros de nuestros colegas, así como sus señales no verbales, tal como lo haríamos en una sala de conferencias. Mientras que la mensajería instantánea con un compañero de trabajo puede hacernos sentir que estamos hablando con nuestro compañero de cubículo para una charla rápida. 

Mantener cierta normalidad mediante la comunicación personal con nuestros compañeros que trabajan a distancia es, sin duda, más importante que nunca. Y no podríamos hacerlo sin las herramientas de colaboración que permiten la interacción virtual en tiempo real. Sin embargo, cuando la comunicación virtual a través de estos medios se vuelve constante, la productividad general se resiente, ya que los trabajadores disponen de muy poco tiempo para concentrarse en tareas significativas. 

Como trabajador remoto, priorizar la comunicación y la colaboración asíncronas te permite planificar mejor y tener mayor control sobre tu jornada laboral. El trabajo concentrado se convierte en tu prioridad, en lugar de dedicar la mayor parte del día a responder mensajes y notificaciones. La comunicación de mayor calidad se vuelve la norma, con menos ambigüedad y menos intercambios de mensajes. Y al estar todo documentado, una simple búsqueda puede proporcionar respuestas inmediatas más adelante si tú o un compañero las necesitan.

La solución no consiste en eliminar las comunicaciones en tiempo real, sino en eliminar la expectativa de una respuesta inmediata en las comunicaciones laborales, reducir la carga que suponen las reuniones para el tiempo de las personas y encontrar métodos novedosos para una colaboración más eficiente y flexible.

Lecturas relacionadas: ¿Están sus herramientas de comunicación y colaboración por vídeo preparadas para dar soporte a una plantilla que trabaja completamente en remoto?

 

Ya tienes correo electrónico y una solución para compartir archivos de forma colaborativa, como Dropbox o G Suite. Pero, ¿qué ocurre si necesitas expresar tu mensaje rápidamente, con más detalles y contexto, y no es necesaria una conversación en directo?

Con los vídeos a la carta , puedes mostrar y explicar información completa en el tiempo que te lleva presentarla. Con solo tu portátil, puedes grabar comunicaciones de vídeo multicanal, demostraciones , tutoriales , guías prácticas, cursos de formación y mucho más, y compartirlas con tus compañeros, quienes podrán verlas cuando quieran y volver a verlas si lo necesitan.

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Desde tu navegador web, sin necesidad de instalar complementos ni descargar ningún software, puedes grabar un recorrido por tu pantalla, capturar diapositivas para reforzar tus ideas en otra pantalla e incluso convertirte en la estrella del vídeo mientras lo presentas todo frente a tu cámara web. 

Cuando termines de grabar, puedes editar el vídeo e invitar a tus compañeros de equipo por correo electrónico para que lo vean de forma privada. Panopto El reproductor de video interactivo de permite que usted y su equipo colaboren a través de discusiones dentro de sus videos. Con Panopto Incluso puedes buscar contenido dentro de tus vídeos cuando necesites encontrar algo específico sin tener que volver a ver el vídeo completo.

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