¿Ha tenido alguna vez uno de esos días en los que se siente extremadamente ocupado, pero al final del día ha logrado mucho menos de lo que había planeado? ¿O tal vez trabaja con frecuencia hasta tarde porque ponerse a trabajar de forma productiva antes de las 5 de la tarde es todo un reto la mayoría de los días? Hay una razón para ello.

La colaboración se ha apoderado de la jornada laboral típica. Los datos publicados en la revista Harvard Business Review (HBR) en 2016 mostraron que el tiempo que los directivos y los empleados dedicaban a actividades de colaboración, como reuniones, llamadas telefónicas y discusiones por correo electrónico, aumentó un 50% en los 20 años anteriores. Hoy en día, con la incorporación de aplicaciones de mensajería instantánea en el lugar de trabajo como Slack y Microsoft Teams, este "sobrecarga de colaboración"sigue robando la atención de la gente. Se calcula que los empleados de pasan hasta un 80% de su tiempo comunicándose y colaborando, lo que deja sólo un 20% del día para el trabajo productivo e ininterrumpido.

Los trabajadores de alto rendimiento son aún más propensos a soportar el peso de la sobrecarga de colaboración. HBR informó de que entre el 20% y el 35% de los esfuerzos de colaboración valiosos proceden de sólo el 3% al 5% de los empleados. Los "jugadores A" -conocidos por ser muy capaces y estar dispuestos a ayudar- se ven arrastrados con más frecuencia a los proyectos y a menudo contribuyen más allá del alcance de sus funciones. Sin embargo, la pérdida de tiempo productivo de calidad de los mejores, junto con las crecientes demandas de solicitudes y proyectos adicionales, pueden acabar provocando cuellos de botella cuando se quedan atrás. Y lo que es peor, estos miembros críticos del equipo acaban trabajando más horas para poder hacer algunas cosas después de que cesen las interrupciones, y a menudo acaban tan sobrecargados que ya no son contribuyentes eficaces.

Trabajar juntos es, por supuesto, fundamental para el éxito y el rendimiento tanto de los equipos como de las organizaciones en su conjunto, pero los costes pueden superar fácilmente los beneficios cuando la productividad individual disminuye tanto. El problema no es la colaboración en sí misma, sino la forma ineficiente en que los equipos trabajan juntos y comparten la información.

El valor temporal de la comunicación

En finanzas, el "valor temporal del dinero" se refiere al concepto de que el dinero que se tiene ahora vale más que la misma cantidad en el futuro debido a su capacidad potencial de ganancia. Del mismo modo, las comunicaciones que pueden intercambiarse a lo largo del tiempo a través de medios más flexibles pueden ofrecer un valor significativamente mayor que las comunicaciones en tiempo real. Para entender mejor este concepto, veamos dos de los mayores inconvenientes de las comunicaciones sincrónicas en tiempo real, .

1. El uso excesivo de las comunicaciones en tiempo real produce interrupciones frecuentes, lo que aleja a los empleados del trabajo de mayor valor.

Obtener respuestas y tomar decisiones con rapidez puede aumentar la productividad y acelerar el rendimiento, sobre todo para una persona o un equipo que está bloqueado, pero hay una contrapartida: la distracción de una notificación de Slack o la interrupción de una reunión virtual aleja a todos los implicados del trabajo más profundo. La ciencia cognitiva nos dice que se puede tardar hasta media hora en volver a centrarse y trabajar a pleno rendimiento después de una reunión o una llamada telefónica. Incluso las pequeñas distracciones pueden ser contraproducentes, ya que nos obligan a desconcentrarnos de la tarea que tenemos entre manos y nos obligan a retomar el ritmo de trabajo. 

2. El valor de la comunicación disminuye cuando la información que se intercambia no puede ser conservada o referenciada posteriormente. 

Las reuniones y llamadas en directo, por ejemplo, son efímeras. Una hora después de que termine la reunión, la gente puede recordar sólo el 40%. de la información que se compartió, y después de dos días esa cifra se reduce al 28%. Ni las notas ni la memoria de la gente son registros completos y fiables de las palabras reales que se dijeron o de los elementos visuales que se mostraron. Por eso, cuando surge una pregunta después de la reunión, no es raro que la gente dedique un tiempo precioso a buscar respuestas que ya no existen. Es más, los que se pierden una reunión suelen obtener sólo detalles parciales de los compañeros de equipo dispuestos a compartir un resumen o sus notas personales. 

El dilema del trabajador a distancia

Con la mayoría de los empleados que ahora trabajan a distancia a través de una pandemia desafiante, las plataformas de colaboración como Slack, Teams y Zoom's videoconferencia plataforma informan de que su uso ha se disparó. Estas tecnologías de colaboración se han convertido rápidamente en los sistemas nerviosos centrales que conectan a los equipos remotos y permiten una fácil comunicación entre empleados dispersos. El inconveniente es el torbellino resultante de notificaciones de mensajes casi constantes, invitaciones a reuniones, recordatorios de calendarios, reuniones y llamadas que alejan a la gente del trabajo más profundo.

¿Cómo pueden entonces los equipos remotos seguir trabajando juntos sin sacrificar la productividad individual?

Los equipos remotos altamente productivos se comunican más pero hablan entre sí con menos frecuencia. Esto se consigue minimizando las preguntas y conversaciones improvisadas y, en su lugar, dando prioridad a una comunicación clara y oportuna a través de medios asincrónicos. Y cuando las reuniones siguen siendo necesarias, los líderes eficaces aprovechan al máximo el tiempo de todos estableciendo un orden del día, preparando a los asistentes con la información que necesitan de antemano y grabando la reunión para poder consultarla más tarde. 

A continuación se presentan cinco formas de poner en práctica estas estrategias para crear un entorno de trabajo productivo con menos interrupciones y un flujo de información más eficaz.

5 formas de optimizar la colaboración y la productividad

1. Apóyate en la colaboración asíncrona.

Es fácil sucumbir al encanto de la comunicación instantánea cuando se trabaja a distancia: ofrece esa sensación de compromiso y conexión que se siente naturalmente cuando se está en la oficina interactuando con los colegas cara a cara. Y muchas veces, puede parecer la forma más rápida de obtener una respuesta a una pregunta. 

Desgraciadamente, lo que tú ganas es lo que pierden tus compañeros. Comunícate más a menudo a través de medios asíncronos en los que no se espera una respuesta inmediata y tus mensajes no serán tan molestos. El correo electrónico es, por supuesto, una opción probada, pero si quieres evitar que tu equipo tenga que leer otro correo electrónico, considera lo siguiente:

• Muestra y cuenta con un vídeo. El vídeo a la carta es una de las soluciones más eficaces para comunicar y compartir información y explicaciones ricas y detalladas. Con un plataforma de vídeo como Panopto puedes capturar tu pantalla y un vídeo de tu presentación para mostrar o enseñar a tus compañeros cómo hacer casi cualquier cosa. Invita a tus compañeros por correo electrónico a ver tu vídeo y haz que respondan con comentarios dentro del vídeo. Tu equipo también puede busca dentro de tus vídeosPor lo tanto, la información que contienen es tan fácil de encontrar y consultar más tarde como lo sería en un correo electrónico.

• Colaborar dentro de documentos y hojas de cálculo. Soluciones como Microsoft 365 y G-suite permiten a los equipos trabajar juntos dentro de los documentos, colaborando de forma asíncrona en su propio tiempo. Para muchas personas, esto les permite contribuir de manera más significativa de lo que podrían hacer en un entorno de reuniones de ritmo rápido. Además, la colaboración dentro del propio documento puede dar lugar a un producto acabado y listo para ser enviado.
• Trabajar juntos en aplicaciones de gestión de proyectos. Aplicaciones como Trello y Asana pueden eliminar la necesidad de reuniones sobre el estado de los proyectos, los correos electrónicos de seguimiento o los controles periódicos a través de Slack. Las comunicaciones de tu equipo no solo se organizan en torno a las tareas y los proyectos en curso, sino que todo el mundo tiene una visión clara de cómo avanza el trabajo. 

 

2. Envíe menos mensajes, pero de mayor calidad.

Enviar una respuesta rápida puede llevar a más comunicaciones de ida y vuelta y a una mayor frustración cuando los receptores no tienen toda la información que necesitan, o cuando acaban tratando de descifrar un mensaje que simplemente carece de contexto. En su lugar, espere hasta que pueda enviar una respuesta completa que no deje a nadie con la duda, con la claridad y los detalles que la gente necesita para avanzar con confianza.

3. Desactive las notificaciones.

Las aplicaciones de chat como Slack también pueden tratarse de forma asíncrona. Desactiva las notificaciones y acostúmbrate a revisar los mensajes entre tareas o cuando tengas un descanso, igual que harías con tu correo electrónico. Podrás seguir respondiendo a tiempo a tus compañeros y minimizar las distracciones cuando estés inmerso en el flujo de trabajo, sólo que tus respuestas no serán inmediatas. Para necesidades realmente urgentes, pide a tus compañeros que te llamen.

4. Déle la vuelta a sus reuniones.

Muchas reuniones acaban siendo más largas de lo necesario. Incluso pueden prolongarse en varias reuniones en las que se dedica un tiempo valioso a presentar información o a poner a todo el mundo al día. Déle la vuelta a su reunión y asegúrese de que todo el tiempo que han reservado juntos puede ser utilizado para trabajar hacia el objetivo definido. Por dar la vuelta a la reuniónEn el caso de las reuniones de trabajo, todo el mundo recibe el orden del día, las notas sobre cómo hemos llegado hasta aquí y otros detalles importantes a los que deben contribuir plenamente antes de que comience la reunión. 

Envía la información previa a la reunión al menos un día antes para que todos tengan tiempo de prepararse. Puedes escribirlo todo en un correo electrónico con archivos adjuntos o, si quieres ser realmente eficiente, grabar un rápido presentación en vídeo para compartir con el equipo: no sólo atraerás a tu audiencia, sino que podrás compartir más información con mayor rapidez que con un correo electrónico. Luego, cuando llegue el momento de la reunión, el equipo podrá ponerse manos a la obra.

Vea un vídeo previo a una reunión invertida:

 

 

5. Graba tus videoconferencias.

Si vale la pena celebrar una reunión o una llamada, a menudo vale la pena tener un registro de la misma para que el equipo pueda consultarlo más tarde. Sin ese registro, se pierde gran parte del valor potencial de sus comunicaciones más importantes. La grabación de las videollamadas y las reuniones puede convertir las conversaciones en profundidad en activos de conocimiento que mejoran la productividad y capturan cada detalle exactamente en el momento en que se produce. De hecho, una encuesta reciente entre los miembros del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) mostró que más del 30% ha utilizado su software de videoconferencia para grabar sus reuniones. Estas son algunas de las formas en que las grabaciones de reuniones pueden ahorrarle a usted y a su equipo un tiempo valioso:

• Elimine la carga de tomar notas para mejorar la concentración y el compromiso durante la reunión.
• Comparta la grabación con los asistentes o con cualquier persona que se haya perdido la reunión para reducir el tiempo que dedica a escribir y enviar correos electrónicos de seguimiento una vez finalizada la reunión.
• Revisa las grabaciones de las reuniones para encontrar las respuestas sin tener que buscarlas en otras personas que estuvieron en la reunión y que quizá tampoco las recuerden.
• Ofrezca a las personas mejores recursos para ponerse al día cuando sean nuevas en el equipo o se incorporen a un proyecto ya en marcha.

Con la nueva versión de Panopto herramienta de captura de vídeo en el navegador, puede fácilmente grabar una videoconferencia con unos pocos clics, incluso si no eres el anfitrión de la reunión. Seleccione la pantalla que desea grabar o la ventana de su aplicación de videoconferencia, así como su sonido, y luego pulse el botón rojo de grabación. 

Vídeo a la carta en la era del trabajo a distancia

En el rápido giro hacia el trabajo a distancia, las reuniones de Zoom, Slack chats, y otras herramientas de colaboración similares se han convertido en sustitutos de facto de la forma en que solíamos conectarnos y conversar con nuestros compañeros de trabajo en la oficina. Las videollamadas nos permiten ahora reunirnos en línea, con la comodidad de ver las caras de nuestros colegas, así como sus señales no verbales, al igual que lo haríamos en una sala de conferencias. Mientras que la mensajería instantánea con un compañero de trabajo puede hacernos sentir que nos dirigimos a nuestro compañero de cubículo para una charla rápida. 

Mantener cierta apariencia de normalidad conectando personalmente con nuestros colegas remotos es, sin duda, más importante que nunca. Y no podríamos hacerlo sin las herramientas de colaboración que permiten el compromiso virtual en tiempo real. Pero aun así, cuando las comunicaciones virtuales a través de estos medios se vuelven constantes, la productividad general se resiente, ya que los trabajadores sólo disponen de una pequeña fracción de su tiempo para centrarse en el trabajo significativo. 

Como trabajador remoto, dar prioridad a la comunicación asíncrona y a la colaboración te permite planificar mejor y te da más control sobre tu jornada laboral. El trabajo en profundidad se convierte en tu opción predeterminada en lugar de pasar la mayor parte del día reaccionando a los mensajes y las notificaciones. Las comunicaciones de mayor calidad se convierten en la norma, con menos ambigüedad y menos idas y venidas. Y como todo está documentado, una simple búsqueda puede hacer que aparezcan respuestas instantáneas más adelante si tú o un compañero de equipo las necesitáis.

La solución no es deshacerse de las comunicaciones en tiempo real, sino eliminar la expectativa de una respuesta inmediata de las comunicaciones en el lugar de trabajo, reducir la carga de las reuniones en el tiempo de las personas y encontrar métodos novedosos para una colaboración más eficiente y flexible.

Lectura relacionada: ¿Están sus herramientas de comunicación por vídeo & de colaboración preparadas para soportar una fuerza de trabajo totalmente remota?

 

Ya tienes el correo electrónico y una solución para compartir archivos en colaboración, como Dropbox o G-suite. Pero, ¿y si necesitas expresar tu mensaje rápidamente con más detalles y contexto, y no es necesaria una conversación en directo?

Con los vídeos a la carta , puede mostrar y contar información completa en el tiempo que tarda en presentarla. Con sólo su ordenador portátil, puede capturar comunicaciones en vídeo de varios flujos, demostraciones, tutoriales, instrucciones, formación, y mucho más, y luego compartirlo con sus colegas, que podrán verlo cuando estén preparados, y volver a verlo cuando lo necesiten.

Panopto hace que grabar y compartir vídeos sea más fácil que nunca 

Directamente desde tu navegador web -sin instalar ningún plugin ni descargar ningún software- puedes grabar un recorrido en tu pantalla, capturar diapositivas para reforzar tus puntos en otra pantalla, e incluso convertirte en la estrella del vídeo mientras lo presentas todo delante de tu cámara web. 

Cuando termines de grabar, puedes editar el vídeo e invitar a tus compañeros de equipo por correo electrónico para que lo vean en privado. El reproductor de vídeo interactivo de Panopto le permite a usted y a su equipo colaborar a través de discusiones dentro de sus vídeos. Con Panopto, puedes incluso buscar el contenido de tus vídeos cuando necesites encontrar algo específico sin tener que volver a ver todo el vídeo.

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