¿Alguna vez has tenido uno de esos días en los que te sientes extremadamente ocupado, pero al final del día has conseguido mucho menos de lo que habías planeado? ¿O tal vez trabajas hasta tarde con frecuencia porque ponerse a trabajar de forma productiva antes de las 5 de la tarde es todo un reto la mayoría de los días? Hay una razón para ello.

La colaboración se ha apoderado de la jornada laboral típica. Los datos publicados en Harvard Business Review (HBR) en 2016 mostraban que el tiempo que directivos y empleados dedicaban a actividades colaborativas como reuniones, llamadas telefónicas y conversaciones por correo electrónico había aumentado un 50 % en los 20 años anteriores. Hoy en día, con la incorporación de aplicaciones de mensajería instantánea en el lugar de trabajo como Slack y Microsoft Teams, esta "sobrecarga de colaboración"sigue robando la atención de la gente. Se calcula que los empleados pasan hasta un 80% de su tiempo comunicándose y colaborando, lo que deja solo un 20% del día para el trabajo productivo y sin interrupciones.

Los empleados de alto rendimiento son aún más propensos a soportar el peso de la sobrecarga de colaboración. Según HBR, entre el 20% y el 35% de los valiosos esfuerzos de colaboración proceden de sólo entre el 3% y el 5% de los empleados. Los "jugadores A" -conocidos por ser muy capaces y estar dispuestos a ayudar- se ven arrastrados con más frecuencia a los proyectos y a menudo contribuyen más allá del ámbito de sus funciones. Sin embargo, la pérdida de tiempo productivo de calidad de los que más rinden, unida a las crecientes exigencias de solicitudes y proyectos adicionales, puede acabar provocando cuellos de botella cuando se quedan rezagados. Peor aún, estos miembros críticos del equipo acaban trabajando más horas para poder hacer algunas cosas cuando cesan las interrupciones, y a menudo acaban tan sobrecargados que dejan de ser colaboradores eficaces.

Trabajar juntos es, por supuesto, fundamental para el éxito y el rendimiento tanto de los equipos como de las organizaciones en su conjunto, pero los costes pueden superar fácilmente a los beneficios cuando la productividad individual disminuye tanto. El problema no es la colaboración en sí, sino el modo ineficiente en que los equipos trabajan juntos y comparten información.

El valor temporal de la comunicación

En finanzas, el "valor temporal del dinero" se refiere al concepto de que el dinero que se tiene ahora vale más que la misma cantidad en el futuro debido a su capacidad potencial de generar ingresos. Del mismo modo, las comunicaciones que pueden intercambiarse a lo largo del tiempo a través de medios más flexibles pueden ofrecer mucho más valor que las comunicaciones en tiempo real. Para entender mejor este concepto, veamos dos de los mayores inconvenientes de las comunicaciones sincrónicas en tiempo real.

1. El uso excesivo de las comunicaciones en tiempo real produce interrupciones frecuentes, lo que aleja a los empleados del trabajo de mayor valor.

Obtener respuestas y tomar decisiones con rapidez puede aumentar la productividad y acelerar el rendimiento, sobre todo para una persona o un equipo bloqueado, pero hay una contrapartida: la distracción de una notificación de Slack o la interrupción de una reunión virtual aleja a todos los implicados de un trabajo más profundo. La ciencia cognitiva nos dice que se puede tardar hasta media hora en volver a centrarse y trabajar a pleno rendimiento después de una reunión o una llamada telefónica. Incluso las pequeñas distracciones pueden ser contraproducentes, ya que nos obligan a desconcentrarnos de la tarea que tenemos entre manos y a volver a concentrarnos en ella. 

2. El valor de la comunicación disminuye cuando la información intercambiada no puede conservarse o consultarse posteriormente. 

Las reuniones y llamadas en directo, por ejemplo, son efímeras. Apenas una hora después de que termine una reunión, la gente puede recordar sólo el 40% de la información que se compartió, y al cabo de dos días esa cifra desciende al 28%. Ni las notas ni la memoria de la gente son registros completos y fiables de las palabras que se dijeron o de los elementos visuales que se mostraron. Así que cuando surge una pregunta después de la reunión, no es raro que la gente dedique un tiempo precioso a buscar respuestas que ya no existen. Es más, los que se pierden una reunión suelen obtener sólo detalles parciales de compañeros dispuestos a compartir un resumen o sus notas personales.

El dilema del trabajador a distancia

Ahora que la mayoría de los empleados trabajan de forma remota, las plataformas de colaboración como Slack, Teams y Zoom's videoconferencia Zoom informan de que su uso se ha disparado. Estas tecnologías de colaboración se han convertido rápidamente en los sistemas nerviosos centrales que conectan a los equipos remotos y facilitan la comunicación entre empleados dispersos. El inconveniente es el torbellino resultante de notificaciones de mensajes casi constantes, invitaciones a reuniones, recordatorios de calendarios, reuniones y llamadas que impiden a la gente profundizar en su trabajo.

¿Cómo pueden entonces los equipos remotos seguir trabajando juntos sin sacrificar la productividad individual?

Los equipos remotos altamente productivos se comunican más pero hablan entre sí con menos frecuencia. Esto se consigue minimizando las preguntas y conversaciones improvisadas y, en su lugar, dando prioridad a una comunicación clara y oportuna a través de medios asíncronos. Y cuando las reuniones siguen siendo necesarias, los líderes eficaces aprovechan al máximo el tiempo de todos fijando un orden del día, preparando a los asistentes con antelación la información que necesitan y grabando la reunión para poder consultarla más tarde.

A continuación se indican cinco formas de poner en práctica estas estrategias para crear un entorno de trabajo productivo con menos interrupciones y un flujo de información más eficaz.

5 formas de optimizar la colaboración y la productividad

1. Apóyate en la colaboración asíncrona.

Es fácil sucumbir al encanto de la comunicación instantánea cuando se trabaja a distancia: ofrece esa sensación de compromiso y conexión que se siente de forma natural cuando se está en la oficina interactuando con los compañeros cara a cara. Y muchas veces puede parecer la forma más rápida de obtener una respuesta a una pregunta. 

Desgraciadamente, tú ganas y tus compañeros pierden. Comunícate más a menudo a través de medios asíncronos en los que no se espera una respuesta inmediata y tus mensajes no serán tan molestos. El correo electrónico es, por supuesto, una opción de probada eficacia, pero si quieres evitar que tu equipo tenga que leer otro correo electrónico, ten en cuenta lo siguiente:

• Mostrar y contar con vídeo. El vídeo a la carta es una de las soluciones más eficaces para comunicar y compartir información y explicaciones ricas y detalladas. Con una plataforma de vídeo como Panopto puedes capturar tu pantalla y un vídeo de tu presentación para mostrar o enseñar a tus compañeros cómo hacer casi cualquier cosa. Invita a tus compañeros por correo electrónico a ver tu vídeo y haz que respondan con comentarios dentro del vídeo. Tu equipo también puede buscar dentro de tus vídeoslo que significa que la información que contienen es tan fácil de encontrar y consultar más tarde como lo sería en un correo electrónico.

• Colabora dentro de documentos y hojas de cálculo. Soluciones como Microsoft 365 y G-suite permiten a los equipos trabajar juntos dentro de documentos, colaborando de forma asíncrona en su propio tiempo. Para muchas personas, esto les permite contribuir de manera más significativa de lo que podrían hacer en un entorno de reuniones de ritmo rápido. Además, la colaboración dentro del propio documento puede dar como resultado un producto acabado y listo para enviar.
• Trabajar juntos en aplicaciones de gestión de proyectos. Aplicaciones como Trello y Asana pueden eliminar la necesidad de reuniones sobre el estado del proyecto, correos electrónicos de seguimiento o controles periódicos a través de Slack. Las comunicaciones de tu equipo no solo se organizan en torno a las tareas y proyectos en curso, sino que todo el mundo tiene una visión clara de cómo avanza el trabajo.

 

 

2. Envíe menos mensajes, pero de mayor calidad.

Enviar una respuesta rápida puede dar lugar a más idas y venidas en las comunicaciones y a una mayor frustración cuando los destinatarios no disponen de toda la información que necesitan o acaban intentando descifrar un mensaje que simplemente carece de contexto. En su lugar, espere hasta que pueda enviar una respuesta completa que no deje a nadie con la duda, con la claridad y los detalles que la gente necesita para avanzar con confianza.

3. Desactiva las notificaciones.

Las aplicaciones de chat como Slack también pueden tratarse de forma asíncrona. Desactiva las notificaciones y acostúmbrate a consultar los mensajes entre tareas o cuando tengas un descanso, igual que harías con el correo electrónico. Podrás seguir respondiendo a tiempo a tus compañeros y minimizar las distracciones cuando estés inmerso en el flujo de trabajo, pero tus respuestas no serán inmediatas. Para necesidades realmente urgentes, pide a tus compañeros que te llamen.

4. Da la vuelta a tus reuniones.

Muchas reuniones acaban siendo más largas de lo necesario. Incluso pueden prolongarse en varias reuniones, en las que se pierde un tiempo valioso presentando información o poniendo a todo el mundo al día. Déle la vuelta a su reunión y asegúrese de que todo el tiempo que han reservado juntos puede emplearse en trabajar hacia el objetivo definido. En dar la vuelta a la reunióntodos reciben el orden del día, las notas sobre cómo hemos llegado hasta aquí y otros detalles importantes que necesitan para contribuir plenamente antes de que empiece la reunión.

Envía la información previa a la reunión al menos un día antes para que todo el mundo tenga tiempo de prepararse. Puedes escribirlo todo en un correo electrónico con archivos adjuntos o, si quieres ser realmente eficiente, grabar una rápida presentación en vídeo para compartirla con el equipo: no sólo captarás la atención de tu audiencia, sino que podrás compartir más información más rápidamente que con un correo electrónico. Así, cuando llegue la hora de la reunión, el equipo podrá ponerse manos a la obra.

Vea un vídeo previo a una reunión invertida:

 

 

5. Graba tus videoconferencias.

Si merece la pena celebrar una reunión o una llamada, a menudo merece la pena dejar constancia de ella para que el equipo pueda consultarla más tarde. Sin ese registro, se pierde gran parte del valor potencial de las comunicaciones más importantes. Grabar las videollamadas y las reuniones puede convertir las conversaciones en profundidad en activos de conocimiento que mejoran la productividad y capturan cada detalle exactamente en el momento en que se produce. De hecho, una encuesta reciente entre los miembros del Project Management Institute (PMI) mostró que más del 30% han utilizado su software de videoconferencia para grabar sus reuniones. He aquí algunas formas en que las grabaciones de reuniones pueden ahorrarle a usted y a su equipo un tiempo valioso:

• Elimine la carga de tomar notas para mejorar la concentración y el compromiso durante la reunión.
• Comparta la grabación con los asistentes o con cualquiera que se la haya perdido para reducir el tiempo que dedica a escribir y enviar correos electrónicos de seguimiento una vez finalizada la reunión.
• Revisa las grabaciones de las reuniones para encontrar las respuestas sin intentar buscarlas en otras personas que estuvieron en la reunión y quizá tampoco las recuerden.
• Ofrezca a las personas mejores recursos para ponerse al día cuando sean nuevas en el equipo o se incorporen a un proyecto ya en marcha.

Con la nueva herramienta de captura de vídeo en el navegadorpuede grabar fácilmente grabar una videoconferencia con sólo unos clics, incluso si no eres el anfitrión de la reunión. Seleccione la pantalla que desea grabar o la ventana de su aplicación de videoconferencia, así como su sonido, y pulse el botón rojo de grabación.

Vídeo a la carta en la era del trabajo a distancia

En el rápido giro hacia el trabajo a distancia, las reuniones de Zoom, los chats de Slack y otras herramientas de colaboración similares se han convertido en sustitutos de facto de cómo solíamos conectar y conversar con nuestros compañeros en la oficina. Las videollamadas nos permiten reunirnos en línea, con la comodidad de ver las caras de nuestros compañeros y sus señales no verbales, igual que haríamos en una sala de conferencias. Mientras que la mensajería instantánea con un compañero de trabajo puede hacernos sentir como si nos dirigiéramos a nuestro compañero de cubículo para una charla rápida. 

Mantener cierta apariencia de normalidad conectando personalmente con nuestros colegas remotos es, sin duda, más importante que nunca. Y no podríamos hacerlo sin las herramientas de colaboración que permiten el compromiso virtual en tiempo real. Pero aun así, cuando las comunicaciones virtuales a través de estos medios se vuelven constantes, la productividad general se resiente, ya que los trabajadores sólo disponen de una pequeña fracción de su tiempo para centrarse en un trabajo significativo. 

Como trabajador remoto, dar prioridad a la comunicación y la colaboración asíncronas te permite planificar mejor y te da más control sobre tu jornada laboral. El trabajo en profundidad se convierte en tu actividad por defecto, en lugar de pasar la mayor parte del día reaccionando a mensajes y notificaciones. Las comunicaciones de mayor calidad se convierten en la norma, con menos ambigüedad y menos idas y venidas. Y como todo está documentado, una simple búsqueda puede hacer que aparezcan respuestas instantáneas más tarde si tú o un compañero de equipo las necesitáis.

La solución no es deshacerse de las comunicaciones en tiempo real, sino eliminar la expectativa de una respuesta inmediata de las comunicaciones en el lugar de trabajo, reducir la carga que suponen las reuniones para el tiempo de las personas y encontrar métodos novedosos para una colaboración más eficaz y flexible.

Lecturas relacionadas: ¿Están preparadas sus herramientas de colaboración y comunicación por vídeo para dar soporte a un personal totalmente remoto?

 

Ya tienes correo electrónico y una solución colaborativa para compartir archivos como Dropbox o G-suite. Pero, ¿y si necesitas expresar tu mensaje rápidamente con más detalle y contexto, y no es necesaria una conversación en directo?

Con los vídeos a la carta, puede mostrar y contar información exhaustiva en el tiempo que tarda en presentarla. Con tu portátil, puedes capturar comunicaciones en vídeo, demostraciones, tutoriales, instrucciones, formación y mucho más, y compartirlos con tus compañeros para que los vean cuando quieran y los vuelvan a ver cuando lo necesiten.

Panopto hace que grabar y compartir vídeos sea más fácil que nunca

Desde tu navegador web, sin instalar ningún complemento ni descargar ningún programa, puedes grabar un recorrido en tu pantalla, capturar diapositivas para reforzar tus puntos en otra pantalla e incluso convertirte en la estrella del vídeo mientras lo presentas todo delante de tu webcam. 

Cuando termines de grabar, puedes editar el vídeo e invitar a tus compañeros de equipo por correo electrónico para que lo vean en privado. El reproductor de vídeo interactivo de Panopto te permite a ti y a tu equipo colaborar a través de debates dentro de tus vídeos. Con Panopto, puedes incluso buscar en el contenido de tus vídeos cuando necesites encontrar algo específico sin tener que volver a ver el vídeo entero.

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