Durante una entrevista reciente, Jeff Bezos, consejero delegado de Amazon, explicó la forma en que sigue celebrando las reuniones, que admitió puede parecer "rara" a los forasteros. "En Amazon no se utilizan PowerPoints", dijo. "Cuando contratamos a un nuevo ejecutivo de fuera [le advertimos]: 'Esta es la cultura de reuniones más rara que te vas a encontrar'".

Cada vez que un miembro del equipo de Amazon tiene una idea que proponer, no elabora otra presentación en PowerPoint, que es lo habitual en la mayoría de las organizaciones. En su lugar, estructuran su propuesta en forma de memorándum de cuatro a seis páginas, que la empresa denomina "narrativa".

Es una práctica que lleva en vigor desde 2004, cuando Bezos envió originalmente un correo electrónico a su equipo directivo explicando por qué prohibía las viñetas. Dice así:

"Un poco más para ayudar con la razón "por qué".

Lo que buscamos es un texto narrativo bien estructurado, no sólo texto. Si alguien elabora una lista de viñetas en word, eso sería igual de malo que un powerpoint.

La razón por la que escribir un memorándum de 4 páginas es más difícil que "escribir" un powerpoint de 20 páginas es porque la estructura narrativa de un buen memorándum obliga a pensar mejor y a entender mejor qué es más importante que qué, y cómo se relacionan las cosas.

Las presentaciones tipo powerpoint permiten, de alguna manera, pasar por alto las ideas, aplanar cualquier sentido de importancia relativa e ignorar la interconexión interna de las ideas".

Y como lleva tanto tiempo crear un gran memorándum, Bezos también implementó un método infalible para asegurarse de que todo el mundo lo lee: la lectura comunitaria.

"Leemos en la sala. [De lo contrario, como si fueran niños de instituto, los ejecutivos se pasan la reunión fanfarroneando como si hubieran leído el memorándum", explica. En la reunión en la que se comparte el memorándum, los primeros 20-30 minutos se dedican a leerlo. Después, el presentador responde a las preguntas del resto del equipo.

¿Funcionaría esto en otro sitio que no fuera Amazon?

Aunque las reuniones de Amazon son un tanto singulares, la estructura y los objetivos subyacentes no lo son. El formato de las reuniones de Amazon puede denominarse más generalmente reunión invertida. Inspirándose en el modelo de aula invertida de la educación, en una reunión invertida se proporciona a los asistentes materiales de presentación relevantes para que los revisen antes de la reunión programada, liberando así tiempo en persona para preguntas y debates informados.

Independientemente de cómo se aplique, la reunión invertida está diseñada para resolver algunos de los problemas habituales que pueden surgir en las reuniones tradicionales basadas en presentaciones. Todos estamos familiarizados con los estereotipos de largas exposiciones de ideas poco desarrolladas y audiencias poco comprometidas, estructuradas para dejar solo unos minutos para preguntas o conversaciones.

Pero la reunión invertida no es una solución rápida. Se trata de un cambio cultural que requiere una importante inversión de tiempo y recursos, costes que Bezos ha declarado una y otra vez que está más que dispuesto a sacrificar a cambio de debates en equipo más informados y productivos.

Por supuesto, no todas las reuniones tradicionales basadas en presentaciones carecen de sustancia o son improductivas. La Harvard Business Review (HBR) no apoya la prohibición total de las presentaciones en las reuniones, pero coincide en cierta medida con Bezos. La HBR ha señalado que una dependencia excesiva de las presentaciones durante las reuniones puede hacer que las organizaciones pierdan conversaciones más productivas que impulsen un cambio real en la empresa.

Cómo hacer que la Flipped Meeting funcione en su organización

En la actualidad, todavía se organizan demasiadas reuniones con poco más que un orden del día escueto y un montón de ilusiones. Un estudio estima que en EE.UU. se malgastan 37.000 millones de dólares al año en reuniones inútiles, una cifra que se acelera a medida que asistimos a más y más reuniones.

Nuestro objetivo es que asistan las personas adecuadas, con la esperanza de que conozcan de antemano cualquier información que podamos necesitar para mantener un debate productivo. Con un poco de suerte, podremos llegar a un consenso viable. A menudo, sin embargo, lo que conseguimos son sesiones a las que asistimos parcialmente con participantes parcialmente informados que sólo son capaces de reconstruir una serie de próximos pasos y puntos de acción para rellenar los huecos de la reunión inicial. Entonces programamos una segunda reunión y repetimos.

Invertir las reuniones ayuda a informar de antemano a los asistentes para recuperar el valioso tiempo perdido en sesiones improductivas. Garantiza que todas las reuniones sean productivas y permite a los equipos tomar decisiones más inteligentes y oportunas en colaboración.

¿Significa eso que las presentaciones están muertas?

Aunque la lectura de una "hoja de 6 páginas" al comienzo de una reunión y la posterior participación en un debate activo parecen funcionar bien en Amazon, puede que no sea necesariamente el mejor enfoque para su organización. Afortunadamente, el modelo de reunión invertida puede adaptarse a la cultura de su empresa.

Las presentaciones bien estructuradas -incluidas las que utilizan PowerPoint- siguen siendo un medio valioso y eficaz de comunicar nuevas ideas, y suelen requerir sólo una fracción del tiempo que llevaría redactar una larga nota. No hace falta que abandones esas presentaciones, basta con adelantarlas a la reunión propiamente dicha.

Antes de la reunión, la presentadora puede preparar las diapositivas y estructurar sus temas de debate, como haría siempre. A continuación, sólo tiene que utilizar la cámara web integrada en su portátil para grabar la presentación que habría hecho durante la reunión. La presentadora compartirá el vídeo un día antes de la reunión para que los asistentes puedan verlo a su conveniencia -incluso rebobinarlo y repetirlo si es necesario- y acudir a la reunión en persona totalmente preparados para contribuir al debate.

Vea un ejemplo de presentación de una reunión invertida grabada con Panopto:

 

 

Aunque una reunión invertida requiere un poco más de trabajo previo, cosechará los frutos durante la sesión. Revisar los materiales de la presentación con antelación garantiza que los asistentes tendrán tiempo para considerar seriamente el tema. Las reuniones tradicionales están estructuradas para minimizar el desacuerdo y el debate permitiendo que el presentador sea el que más hable. Pero sólo se puede avanzar de verdad si se estructuran las reuniones de forma que los puntos de desacuerdo se planteen lo antes posible, minimizando el tiempo de desacuerdo y maximizando el tiempo disponible para que el colectivo llegue a un consenso.

 

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Crédito de la imagen: Joe Wolf vía Flickr