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パワーポイントなしでも問題なし：アマゾンが会議でのプレゼン禁止を倍増させる
最近のインタビューで 最近のインタビューでアマゾンCEOのジェフ・ベゾスは、外部の人間には "奇妙 "に映るかもしれない会議のやり方を説明した。「アマゾン社内ではパワーポイントは使いません。外部から新しい幹部を採用する際には、"これはあなたがこれまでに遭遇した中で最も奇妙な会議文化です "と警告します」。
アマゾンのチームメンバーは、提案したいアイデアがあるときはいつでも、他のほとんどの組織で標準的なパワーポイント・デッキを作り直すことはない。その代わりに、同社が "ナラティブ "と呼ぶ4～6ページのメモの形でピッチを構成する。
ベゾスは2004年に、箇条書きを禁止する理由を説明するメールを上級チームに送った。そこにはこう書かれている：
"なぜ "の理由を助けるためにもう少し。
私たちが求めているのは、単なるテキストではなく、よく構成された物語性のあるテキストだ。もし誰かがワードで箇条書きのリストを作ったとしたら、それはパワーポイントと同じくらい悪いことだ。
4ページのメモを書くことが、20ページのパワーポイントを「書く」ことより難しいのは、優れたメモの物語構造によって、よりよく考え、何が何よりも重要なのか、物事がどのように関連しているのかをよりよく理解せざるを得ないからだ。
パワーポイント形式のプレゼンでは、どういうわけか、アイデアを覆い隠し、相対的な重要性の感覚を平らにし、アイデアの内部的なつながりを無視することを許してしまう。
また、優れたメモを作成するには非常に時間がかかるため、ベゾスは全員に確実に読んでもらうための確実な方法--共同読書--も導入した。
「私たちは部屋の中で読みます。[そうしないと）まるで高校生の子供のように、幹部たちはメモを読んだかのようにハッタリをかますでしょう」と彼は言う。メモを共有する会議では、最初の20〜30分はメモを読むことに費やされる。その後、発表者が他のメンバーから質問を受ける。
アマゾン以外でも使えるか？
アマゾンのミーティングは少しユニークだが、基本的な構造と目標はそうではない。アマゾンの会議の形式は、より一般的には次のように呼ばれる。 反転会議.教育における反転授業モデルからヒントを得たもので、反転会議では、出席者は実際に予定されている会議の前に、関連するプレゼンテーション資料を提供され、それを検討する。
フリップド・ミーティングは、従来のプレゼンテーション・ベースのミーティングにありがちな問題を解決するために考案されたものだ。私たちは皆、ステレオタイプな長時間のウォークスルーで、未発達のアイデアや聴衆の関心の低さをよく知っている。
しかし、反転会議は即効性のある解決策ではない。時間とリソースの多大な投資を必要とする文化の変革であり、ベゾスは、より多くの情報に基づいた生産的なチーム・ディスカッションのためなら、犠牲も厭わないと何度も明言している。
もちろん、従来のプレゼン型会議がすべて中身がなかったり、生産性が低かったりするわけではない。ハーバード・ビジネス・レビュー（HBR）は、会議でのプレゼンテーションの全面禁止を支持しているわけではないが、ベゾスの意見にはある程度同意している。HBR は次のように指摘している。会議中のプレゼンテーションへの過度の依存は、組織内の真の変化を促す、より生産的な会話を見逃す原因になりかねない。
反転会議を組織で活用する
今日、あまりにも多くの会議が、薄っぺらな議題と希望的観測だけで組織されている。 ある調査によるとある調査によると、アメリカでは毎年370億ドルが無意味な会議のために浪費されている。
私たちは、適切な人たちに出席してもらい、生産的な議論をするために必要な情報を、その場で知ってもらうことを目指している。運が良ければ、実行可能なコンセンサスを得ることができるだろう。しかし、私たちがよく経験するのは、部分的に情報を得た参加者が部分的に出席したセッションであり、彼らは最初のミーティングでの穴を埋めるために、一連の次のステップや行動項目をまとめることしかできない。そして2回目のミーティングを予定し、それを繰り返す。
会議を反転させることで、会議の出席者に事前に情報を提供し、非生産的なセッションで無駄になった貴重な時間を取り戻すことができます。これにより、すべての会議が生産的なものとなり、チームがよりスマートで迅速な意思決定を共同で行うことができるようになります。
それはプレゼンテーションが死んだことを意味するのか？
会議の冒頭で「6枚のポスター」を読み、その間に活発なディスカッションを行うのは、アマゾンではうまくいっているようだが、あなたの組織には必ずしも最適なアプローチではないかもしれない。幸いなことに、反転会議モデルは企業文化に合わせてカスタマイズすることができる。
うまく構成されたプレゼンテーション（パワーポイントを使ったものも含む）は、今でも新しいアイデアを伝える貴重で効率的な手段であり、通常、長いメモを書くのにかかる時間のほんの一部しか必要としない。プレゼンテーションを放棄する必要はない。
会議の前に、プレゼンターはいつもと同じようにスライドを準備し、話のポイントを構成することができます。そして、ノートパソコンに内蔵されているウェブカメラを使って、会議中に行うプレゼンテーションを録画するだけだ。プレゼンターは、ミーティングの1日かそこら前にビデオ・プレゼンテーションを共有し、出席者は自分のスケジュールに合わせて閲覧し、必要であれば巻き戻して繰り返すこともできる。
Panoptoで録画した反転会議のプレゼンテーションの例をご覧ください：
フリップドミーティングでは、事前の準備は少し大変ですが、セッション中にその成果を得ることができます。事前にプレゼン資料を確認することで、出席者はそのテーマについて真剣に考える時間を持つことができます。従来の会議は、発表者がほとんどの話をすることで、意見の対立や議論を最小限に抑えるように構成されている。しかし、会議のできるだけ早い段階で意見の相違点を提起し、意見の相違にかかる時間を最小限に抑え、集団がコンセンサスを得るために利用できる時間を最大化するような方法で会議を構成した場合にのみ、真の進歩がもたらされる。
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私たちの 会議をひっくり返すための実践ガイドでは、時間や内容を犠牲にすることなく、会議でより多くのことを行う方法を紹介しています。会議前の準備、会議中の管理テクニック、ビデオを使った効率化のアイデアなど、あなたの組織に最適な反転会議フォーマットの構成と実施方法について理解を深めることができます。
画像クレジット：Joe Wolf via Flickr